Un organigrama es un diagrama de una jerarquía de subordinación que se usa normalmente para mostrar las relaciones entre los empleados, los puestos y los grupos.
Los organigramas pueden ser desde diagramas sencillos, como el que se muestra en la siguiente ilustración, hasta diagramas grandes y complejos basados en la información de un origen de datos externo. Las formas del organigrama pueden mostrar información básica como el nombre y el puesto, o detalles como el departamento y el centro de costos. Incluso se pueden agregar imágenes a las formas de los organigramas.
Crear un organigrama sencillo
Crear automáticamente un organigrama a partir de un nuevo archivo de datos
Crear automáticamente un organigrama mediante el uso de un origen de datos existente
Mostrar equipos mediante el Marco para equipo o líneas de puntos
Actualizar los organigramas generados
Crear un organigrama sencillo
Éste es el mejor método para crear un organigrama pequeño con los campos de información predeterminados, que son los siguientes:
- Departamento
- Teléfono
- Nombre
- Puesto
- Correo electrónico
- Haga clic en la pestaña Archivo.
- Haga clic en Nuevo y en Empresa y, a continuación, haga doble clic en Organigrama.
- En la galería de símbolos Formas para organigramas de la ventana Formas, arrastre la forma de primer nivel, como Ejecutivo, hasta la página.
- Con la forma seleccionada, escriba un nombre y un puesto para ella. Por ejemplo, puede que tenga un ejecutivo que se llame Enrique Gil y ocupe el puesto de presidente.
Nota Para obtener más información sobre cómo agregar más datos a las formas, vea Agregar datos a formas.
- En la ventana Formas de la galería de símbolos Formas para organigramas, arrastre una forma para el primer subordinado hasta la forma superior. De esta forma, automáticamente se vinculan las dos en una jerarquía.
Sugerencia Para generar los vínculos, debe colocar la forma subordinada en el centro de la forma superior.
- Para terminar el organigrama, siga arrastrando formas subordinadas hasta las formas superiores y escriba un nombre y un cargo para cada una.
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Crear automáticamente un organigrama a partir de un nuevo archivo de datos
Éste es el mejor método si los campos de información predeterminados no se ajustan a sus necesidades y aún no tiene los datos en un programa distinto.
- Haga clic en la pestaña Archivo.
- Haga clic en Nuevo y en Empresa y, a continuación, haga doble clic en Asistente para organigramas.
- En la primera página del asistente, seleccione Información que escribo mediante el asistente y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Seleccione Excel o Texto delimitado, escriba un nombre para el nuevo archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Nota Si selecciona Excel, se abre una hoja de cálculo de Microsoft Excel con texto de ejemplo. Si selecciona Texto delimitado, se abre una página del Bloc de notas con texto de ejemplo.
- Cuando se abran Excel o el Bloc de notas, utilice el texto de ejemplo como ejemplo del tipo de información que se va a incluir y escriba su información sobre la que aparezca en ellos.
Importante Debe conservar las columnas Nombre y Supervisado por, pero puede cambiar, eliminar o agregar más columnas.
- Salga de Excel o del Bloc de notas y, a continuación, termine los pasos del asistente.
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Crear automáticamente un organigrama mediante el uso de un origen de datos existente
Este método es el mejor si la información que desea incluir en el organigrama ya está en un documento, como una hoja de cálculo de Excel o un directorio de Microsoft Exchange Server.
- Asegúrese de que la tabla o la hoja de cálculo contienen columnas para nombres de empleados, identificadores únicos y quién supervisa a quién.
Nota Puede asignar el nombre que desee a las columnas. Al ejecutar el Asistente para organigramas, puede identificar las columnas (o nombres de campo) que contienen el nombre y el supervisor.
- Nombre del empleado La forma en la que aparecen los nombres de los empleados en este campo es la manera en la que aparecen en las formas de organigramas.
- Identificador único Esta columna puede ser la columna Nombre del empleado si todos los nombres son únicos. De lo contrario, incluya una columna con un valor que identifique de forma exclusiva a cada empleado.
- Quién supervisa al empleado Este campo debe contener el identificador único de cada director, que puede ser un nombre o un número. En el caso del empleado en el nivel más alto del organigrama, deje este campo en blanco.
- Haga clic en la pestaña Archivo.
- Haga clic en Nuevo y en Empresa y, a continuación, haga doble clic en Asistente para organigramas.
- En la primera página del asistente, seleccione Información que ya está almacenada en un archivo o base de datos.
- Haga clic en Siguiente y siga las instrucciones de los pasos restantes del asistente.
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Mostrar equipos mediante el Marco para equipo o líneas de puntos
Después de crear un organigrama, puede reorganizar la información para reflejar las relaciones del equipo virtual. Mueva las formas relacionadas a posiciones cercanas y después agregue conectores de línea de puntos para mostrar las estructuras jerárquicas secundarias, o bien use la forma Marco para equipo para resaltar un equipo virtual. El informe de línea de puntos funciona como un conector ordinario. El Marco para equipo es una forma rectangular que sirve para agrupar visualmente y dar nombre a los equipos.
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Actualizar los organigramas generados
Para reflejar los cambios en la estructura de una organización, debe actualizar el organigrama manualmente o generar uno nuevo. Si genera uno nuevo, no se incluirá en él ninguna de las personalizaciones realizadas en el anterior. Si se agregaron temas o fotos a las formas, se deben volver a agregar para que tenga una apariencia similar.
