Cuando cree un formulario, debe tener en cuenta un par de objetivos principales. Un formulario desempeña su función perfectamente si presenta la información de forma clara y ofrece control de los datos.
Las bases de datos almacenan los datos en tablas, a menudo en tablas de gran tamaño. Aunque en una tabla se pueden escribir y leer directamente los datos, este proceso puede llegar a ser muy pesado. Cuanto mayor sea la tabla, más complicado será garantizar que los datos están en el campo (columna) y el registro (fila) correctos.
Los formularios permiten a los usuarios centrarse justamente en lo que necesitan cuando escriben o ven datos. Diseñe los formularios de modo que los datos se puedan leer y comprender fácilmente. Puede incluir etiquetas para describir los datos e instrucciones para escribirlos justo al lado de las áreas de trabajo.
Los formularios le permiten seleccionar, de entre los muchos campos de una tabla, aquellos en los que desea que se centren los usuarios. Esta cualidad selectiva también implica que no tendrá que revelar todos los datos a todas las personas que trabajen con ellos. Por ejemplo, es muy probable que desee evitar que el responsable de registrar los nombres en la tabla de empleados vea los salarios.
