En este artículo se ofrece orientación sobre cómo crear documentos de Microsoft Word más accesibles para los usuarios con discapacidad. Como muchos archivos se suelen ver electrónicamente, autoridades y empresas de todo el mundo están introduciendo normas que exigen que la electrónica y la tecnología de la información sean accesibles para la gente con discapacidad. Por ejemplo, la enmienda al Artículo 508 de la Ley de Rehabilitación de 1973 de Estados Unidos exige a los organismos federales que conviertan a formas accesibles toda la electrónica y tecnología de información.
Sugerencia A partir de Microsoft Office 2010 se incluye una nueva herramienta para Word, Excel y PowerPoint denominada Comprobador de accesibilidad, que se puede utilizar para comprobar si los documentos de Word presentan algún aspecto que pueda suponer dificultades para un usuario con discapacidades. Para obtener más información, consulte Comprobador de accesibilidad.
En este artículo
Agregar texto alternativo a imágenes y objetos
El texto alternativo, también conocido como texto alt. o Texto Alt., aparece cuando se mueve el puntero por encima de una imagen o un objeto y ayuda a las personas que utilizan lectores de pantalla a entender el contenido de las imágenes de un documento. Para muchos lectores, esta es la única información que tienen sobre las imágenes y objetos del documento.
- Imágenes
- Imágenes prediseñadas
- Gráficos
- Tablas
- Formas (que no contengan texto y que no estén en grupos)
- Gráficos SmartArt
- Grupos (todos los objetos de esta lista, con la excepción de las formas, también deben tener texto alternativo cuando aparecen en grupos)
- Objetos incrustados
- Entrada de lápiz.
- Archivos de vídeo y de audio
Agregue el texto alternativo mediante el siguiente procedimiento:
- Haga clic con el botón secundario en la imagen o en el objeto y, a continuación, haga clic en Formato.
Nota En el caso de las tablas, haga clic en Propiedades de tabla.
- Haga clic en Texto alternativo.
- Añada una descripción de la imagen o el objeto en los cuadros de texto Título y Descripción.
Sugerencia Utilice descripciones claras, pero concisas. Por ejemplo, "un Ferrari rojo" proporciona más información sobre la imagen que el texto "un coche".
- Haga clic en Cerrar.
Para obtener más información, consulte Agregar texto alternativo a formas, imágenes, gráficos, tablas, elementos gráficos SmartArt u otros objetos o Appropriate use of alternative text (Uso apropiado del texto alternativo).
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Especificar filas de encabezado de columna en tablas
Además de agregar texto alternativo que describa la tabla, tener encabezados de columna claros puede servir para poner en contexto y ayudar a la navegación por el contenido de las tablas.
Para especificar una fila de encabezado en una tabla:
- Haga clic en cualquier parte de la tabla.
- En la pestaña Diseño en Herramientas de tabla, en el grupo Opciones de estilo de tabla, seleccione la casilla de verificación Fila de encabezado.
- Agregue información de encabezado.
Obtenga más información en Word 2010: Tablas.
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Usar estilos en documentos extensos
Los estilos de título y párrafo, así como las tablas de contenido cuando sean necesarias, facilitan el seguimiento a todos los lectores de un documento. En los documentos más extensos, estos elementos definen la estructura para los usuarios que utilizan un lector de pantalla o que precisan de las pistas visuales que ofrecen los títulos de sección para navegar mientras leen.
Nota Usar el panel de navegación en Word permite explorar el documento de título en título. Si desea más información, consulte Navegar por un documento.
Para aplicar los estilos de título a un documento:
- Seleccione el texto que desee convertir en título.
- En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, seleccione el estilo de título del nivel apropiado en la galería Estilos rápidos.
También puede crear su propio estilo de título y párrafo. Para obtener más información sobre este tema, consulte Agregar un encabezado o Crear un conjunto de estilos personalizado.
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Usar títulos cortos
Cuando cree títulos en un documento, asegúrese de que sean cortos (menos de 20 palabras). En general, los títulos deben tener, como máximo, una línea de longitud. Así resultará más fácil a los lectores navegar rápidamente por el documento, con un barrido visual o con el panel de navegación.
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Comprobar que todos los estilos de títulos siguen el orden correcto
Utilizar los niveles de títulos en un orden lógico, como, por ejemplo, que el Título 4 sea un nivel inferior al Título 3 y no al Título 2, ayuda a los lectores a navegar por el documento y a encontrar información.
Para cambiar un estilo de título:
- Seleccione el título que desea cambiar.
- En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, elija el estilo de título correcto.
Para agregar una línea de título:
- Inserte una línea de texto donde desee el nuevo título.
- En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, elija el estilo de título correcto.
Puede ver y actualizar la organización de su documento haciendo clic en la pestaña Ver, en el grupo Mostrar, seleccione la casilla de verificación Panel de navegación. Para ayudar a que los documentos más extensos conserven una navegación clara, asegúrese de que haya, al menos, un título cada dos páginas, y que los títulos sigan el orden correcto (el Título 2 debajo del Título 1, etc.).
Vea el Vídeo de formación: Usar el panel de navegación para buscar y desplazarse por el documento.
Vea el Vídeo de demostración: Usar el panel de navegación en Word 2010
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Usar texto de hipervínculos significativo
El texto de los hipervínculos debe dar una descripción clara del destino del vínculo, en lugar de ofrecer únicamente la dirección URL.
Para agregar un hipervínculo a un documento:
- Coloque el cursor donde desee insertar el hipervínculo.
- En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo para abrir el cuadro de diálogo de hipervínculos.
- En el cuadro Texto para mostrar, escriba un nombre o una frase que describa brevemente el destino del vínculo.
- En el cuadro Dirección, escriba la dirección URL del vínculo.
- Haga clic en Aceptar.
Para cambiar el texto de un hipervínculo:
- Seleccione el vínculo y luego, en la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo para abrir el cuadro de diálogo Hipervínculo.
- En el cuadro Texto para mostrar, realice los cambios necesarios en el texto.
- Haga clic en Aceptar.
Además, puede incluir texto de Información de pantalla, que aparecerá cuando el cursor pase por encima de un hipervínculo y que se puede utilizar como texto alternativo. Para agregar Información de pantalla:
- Coloque el cursor en el hipervínculo al que desee agregar texto de Información de pantalla.
- En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo para abrir el cuadro de diálogo de hipervínculos.
- Haga clic en Información de pantalla
- Escriba el texto en el cuadro Información de pantalla.
- Haga clic en Aceptar.
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Usar una estructura de tabla simple
No utilizando tablas anidadas, ni combinando ni dividiendo las celdas de las tablas, puede hacer que los datos resulten más predecibles y que sea más fácil navegar por la tabla. Por ejemplo: cuando se diseña un formulario, todo el documento suele consistir en una tabla de formato muy complejo, lo que hace que resulte muy difícil para los usuarios desplazarse por el mismo con un lector de pantallas, el cual suele ir hilando el contenido de una celda con otra y leyendo en un orden impredecible para ofrecer una idea del contenido del formulario.
Para probar y simplificar la estructura de tabla, siga estos pasos:
- Seleccione la primera celda de la tabla.
- Pulse la tecla TAB varias veces para asegurarse de que el foco se mueva primero por la fila y, después, hacia abajo, a la siguiente fila.
- Si necesita combinar o dividir celdas para simplificar la tabla, en la pestaña Presentación en Herramientas de tabla, en el grupo Combinar, haga clic en Combinar celdas o Dividir celdas según corresponda.
Obtenga más información en Word 2010: Tablas.
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Evitar el uso de celdas en blanco para dar formato
Usar celdas en blanco para dar formato a una tabla puede inducir a las personas que utilizan lectores de pantalla a pensar equivocadamente que no hay nada más en la tabla. Puede evitar este problema eliminar las celdas en blanco innecesarias o, cuando se utiliza una tabla específicamente para organizar el contenido de un documento, se pueden borrar todos los estilos de tabla del siguiente modo:
- Seleccione toda la tabla.
- En la pestaña Presentación en Herramientas de tabla, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en la flecha que se encuentra junto a la galería de estilos para expandir la galería de estilos de tabla.
- En el menú que se encuentra debajo de la galería, haga clic en Borrar.
Obtenga más información en Word 2010: Tablas.
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Estructurar las tablas de diseño de modo que faciliten la navegación
Si utiliza una tabla de diseño (tabla con estilo Tabla normal), compruebe el orden de lectura para asegurarse de que es lógico (en inglés sería de izquierda a derecha y de arriba a abajo).
Compruebe el orden de lectura de la tabla avanzando con el tabulador por las celdas para comprobar que la información se ha presentado en un orden lógico.
Obtenga más información en Word 2010: Tablas.
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Evitar el uso de varios espacios en blanco seguidos
Las personas que usan lectores de pantalla pueden percibir los espacios adicionales, las tabulaciones y los párrafos vacíos como espacios en blanco. Después de oír "en blanco" varias veces, los usuarios pueden pensar que han llegado al final de la información. En lugar de estos caracteres, utilice el formato, la sangría y los estilos para crear espacios en blanco.
Para usar el formato con el fin de agregar espacios en blanco alrededor de un párrafo, siga estos pasos:
- Quite cualquier espacio en blanco existente alrededor del párrafo.
- Seleccione el texto y, a continuación, haga clic con el botón secundario y elija Párrafo.
- Seleccione los valores para Sangría y Espaciado para crear espacios en blanco.
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Evitar el uso de objetos flotantes
Los objetos que no están alineados con el texto dificultan la navegación y pueden resultar inaccesibles para los usuarios con problemas de visión. Definir el ajuste del texto alrededor de los objetos en De arriba a abajo o En línea con el texto facilita a los usuarios de lectores de pantalla el seguimiento de la estructura del documento.
Para cambiar el ajuste del texto alrededor de los objetos:
- Seleccione el objeto y haga clic con el botón secundario.
- Elija Ajustar texto y, a continuación, seleccione En línea con el texto o De arriba a abajo en la lista.
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Evitar las imágenes en marcas de agua
Es posible que aquellas personas que sufren discapacidades visuales o cognitivas no puedan comprender las imágenes que se usan como marcas de agua. Si necesita utilizar una marca de agua, asegúrese de que la información que contiene también se incluye en algún otro punto del documento.
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Incluir subtítulos cerrados para los archivos de audio y vídeo
Si utiliza componentes de audio adicionales en un documento, asegúrese de que el contenido esté disponible en formatos alternativos, como subtítulos cerrados, transcripciones o texto alternativo, para los usuarios con discapacidad.
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