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Una lista es un conjunto de información que comparte con los integrantes de su equipo. Por ejemplo, puede crear una hoja de suscripción a un evento o realizar un seguimiento de los eventos del equipo en un calendario.

• Introducción

• Formas de trabajar con listas

• Tipos de listas

Introducción

Cuando crea un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007, se crean automáticamente varios tipos de listas. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusión a una lista de calendario.

Puede personalizar y agregar elementos a estas listas, crear otras listas a partir de las plantillas de lista disponibles y crear listas personalizadas con la configuración y las columnas que prefiera.

Las listas se pueden ver de diversas formas. Por ejemplo, puede proporcionar una vista en una página de todas las tareas y una vista en otra página de sólo las tareas pendientes para hoy. Puede utilizar también carpetas para organizar los elementos de las listas. Por ejemplo, puede ver sólo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual (similar a un calendario de pared) en otra página.  

Si tiene datos en una hoja de cálculo que desee utilizar en una lista de un sitio de SharePoint, puede crear una nueva lista, incluidas las columnas y los datos, importando la hoja de cálculo.

Si tiene instalados programas de base de datos, como Microsoft Office Access 2007, y el explorador admite controles ActiveX de Microsoft, puede integrar los datos de la lista con herramientas de base de datos como consultas, combinaciones e informes.

Las listas se pueden mostrar también en elementos Web (elemento Web: unidad modular de información que consta de una barra de título, un marco y contenido. Los elementos Web son las unidades de creación básicas de una página de elementos Web.) en las páginas del sitio. Los elementos Web son los bloques de creación de un sitio Web, y se pueden utilizar para agregar elementos directamente de una lista a una página de elementos Web. También puede abrir directamente una lista y trabajar con ella. Por ejemplo, la lista predeterminada Anuncios aparece en un elemento Web en una nueva página principal del sitio Equipo, pero puede hacer clic en el título de la lista para abrirla y trabajar con ella en su propia página.

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Formas de trabajar con listas

A continuación se indican algunas formas de trabajar con listas que pueden ayudarle a administrar la información de su grupo.

• Controlar las versiones y un historial detallado   Puede controlar las versiones de los elementos de una lista para saber qué elementos han cambiado de una versión a otra y quién han realizado los cambios. Si se cometen errores en una nueva versión, puede restaurar la versión anterior de un elemento. El control del historial de una lista es especialmente importante si su organización necesita supervisar la lista conforme se va desarrollando.

  

• Requerir aprobación   Puede especificar que es necesario aprobar un elemento de la lista antes de que lo pueda ver alguien. Los elementos permanecen en un estado pendiente hasta que alguien con permiso para aprobarlos los apruebe o los rechace. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un elemento de lista antes de que se apruebe.
• Integrar correo electrónico con una lista   Si se admiten mensajes de correo electrónico entrantes o salientes en su sitio, las listas pueden aprovechar las características de correo electrónico. Algunas listas, como los calendarios, se pueden configurar para que las personas puedan agregar contenido mediante el envío de mensajes. Otras listas, como las listas de tareas, se pueden configurar para enviar mensajes a los usuarios cuando se les asignen elementos de la lista. Su organización puede personalizar otros tipos de listas para recibir mensajes.
• Personalizar permisos   Puede especificar si los participantes de la lista sólo pueden leer y modificar los elementos que han creado o todos los elementos de la lista. Las personas con permiso para administrar listas pueden leer y modificar todos los elementos de las listas. Puede aplicar también permisos específicos a un elemento de lista concreto, por ejemplo, si el asunto contiene información confidencial.
• Crear y administrar vistas   Su grupo puede crear diferentes vistas de la misma lista. El contenido de la lista real no cambia, sino que los elementos se organizan o filtran para que las personas puedan encontrar la información más importante o interesante según sus necesidades.
• Usar fórmulas y valores calculados   Puede usar fórmulas y valores calculados para generar dinámicamente información en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información de una o varias columnas de una lista y funciones del sistema como [hoy] para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar una fecha de vencimiento predeterminada en siete días a partir de la fecha actual.
• Mantenerse informado sobre los cambios   Las listas y vistas de Office SharePoint Server 2007 ahora utilizan RSS para que los integrantes de su grupo de trabajo puedan recibir automáticamente actualizaciones. RSS es una tecnología que permite recibir y ver actualizaciones o fuentes RSS de noticias e información en una única ubicación. Puede crear también alertas de correo electrónico que le indiquen cuándo cambian las listas o cuándo se agregan nuevos elementos. Las alertas son útiles para realizar un seguimiento de los cambios que considera importantes.
• Compartir datos de una lista con un programa de base de datos   Si tiene instalado un programa de base de datos, como Microsoft Office Access 2007, puede exportar e importar datos en su sitio, así como vincular una tabla de la base de datos a una lista de SharePoint. Cuando trabaje con los datos de la lista en una base de datos, podrá analizarlos como cualquier otro dato mediante, por ejemplo, consultas, combinaciones e informes.
• Utilice listas iguales en todos los sitios  Si su grupo trabaja con varios tipos de listas, puede agregar coherencia entre las listas con tipos de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y usados en listas y bibliotecas.), columnas de sitio y plantillas. Estas características permiten volver a utilizar la configuración y la estructura de las listas de una manera eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema del servicio de atención al cliente que especifique determinadas columnas (como los datos de contacto del cliente) y procesos empresariales para el tipo de contenido. Otro ejemplo consiste en crear una columna en el sitio para los nombres de departamentos que tenga una lista desplegable de departamentos. Puede volver a utilizar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre se muestren de la misma manera en cada lista.

  Encontrará vínculos a más información sobre tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas de lista en la sección Vea también.

• Trabajar con elementos de lista desde un programa de correo electrónico   El uso de un programa de correo electrónico compatible con Office SharePoint Server 2007 le permite recuperar datos importantes de las listas. Por ejemplo, con Microsoft Office Outlook 2007, puede ver y actualizar tareas, contactos y paneles de discusiones de su sitio desde Outlook.
• Definir la audiencia del contenido   Los elementos de una lista de Microsoft Office SharePoint Server 2007 se pueden publicar para que sólo los vean las personas que pertenecen a un grupo o una audiencia particular. Para ello, se usan elementos Web, como Consulta de contenido, que emplean datos dirigidos a una audiencia para filtrar el contenido de la lista en función del contexto del usuario. Para que los elementos de una lista se puedan habilitar para una determinada audiencia, la propia lista debe configurarse con la columna Identificación de audiencia.

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Tipos de listas

El tipo de lista que utilice dependerá de la clase de información que desee compartir.

Anuncios  Utilice una lista de anuncios para compartir noticias y el estado, así como proporcionar avisos. Los anuncios admiten características de formato mejorado, como imágenes, hipervínculos y texto con formato.

Contactos   Utilice una lista de contactos para almacenar información sobre las personas o grupos con los que trabaja. Si utiliza un programa de correo electrónico o de administración de contactos compatible con Office SharePoint Server 2007, podrá ver y actualizar los contactos desde su sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde Office Outlook 2007. En una lista de contactos no se administran los integrantes del sitio, pero se pueden almacenar o compartir contactos de la organización, como una lista de proveedores externos.

Paneles de discusión  Utilice un panel de discusión para proporcionar un lugar centralizado en el que registrar y almacenar las discusiones del equipo con un formato similar al de los grupos de noticias. Si el administrador ha habilitado listas en su sitio para recibir mensajes de correo electrónico, los paneles de discusión pueden almacenar discusiones de correo electrónico de los programas de correo electrónico más habituales. Por ejemplo, puede crear un panel de discusión para el lanzamiento de un nuevo producto de su organización. Si utiliza un programa de correo electrónico compatible con Office SharePoint Server 2007, podrá ver y actualizar el panel de discusión mientras trabaja en el otro programa.

Vínculos  Utilice una lista de vínculos como ubicación central de los vínculos de Internet, la intranet de su empresa y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos de los sitios Web de sus clientes.

Calendario  Utilice un calendario para todos los eventos de su equipo o para situaciones específicas, como las vacaciones de la empresa. Un calendario proporciona una vista visual, similar a un calendario de escritorio o de pared, de los eventos de su equipo, como reuniones, actos sociales y actividades de todo el día. Puede realizar también un seguimiento de los hitos de su equipo, como los plazos o las fechas de lanzamiento del producto, que no estén relacionados con un intervalo de tiempo específico. Si utiliza un programa de correo electrónico o de calendario compatible con Office SharePoint Server 2007, podrá ver y actualizar el calendario desde su sitio de SharePoint mientras trabaja en el otro programa. Por ejemplo, puede comparar y actualizar su calendario en el sitio de SharePoint con fechas del calendario de Office Outlook 2007, con ambos calendarios uno junto al otro o superpuestos en Office Outlook 2007.

Tareas  Utilice una lista de tareas para realizar un seguimiento de la información sobre proyectos y otras actividades pendientes de su grupo. Puede asignar tareas a personas y realizar un seguimiento del estado y el porcentaje de la tarea realizado a medida que ésta avanza. Si utiliza un programa de correo electrónico o de administración de tareas compatible con Office SharePoint Server 2007, podrá ver y actualizar las tareas desde su sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso presupuestario de la organización, así como verlo y actualizarlo en Office Outlook 2007 junto con las demás tareas.

Tareas de proyecto   Para almacenar la información de las tareas con una vista visual o de Gantt con barras de progreso, utilice una lista de tareas de proyecto. Puede realizar un seguimiento del estado y el porcentaje de la tarea finalizado conforme se va realizando. Si utiliza un programa de correo electrónico o de administración de tareas compatible con Office SharePoint Server 2007, podrá ver y actualizar las tareas del proyecto desde su sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas en su sitio de SharePoint para identificar y asignar el trabajo de creación de un manual de entrenamiento y, a continuación, realizar un seguimiento del progreso de la organización desde Office Outlook 2007.

Seguimiento de asuntos  Utilice una lista de seguimiento de asuntos para almacenar información sobre asuntos concretos, como temas de compatibilidad, y realizar un seguimiento del progreso. Puede asignar asuntos, clasificarlos y relacionarlos con otros asuntos. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de asuntos para administrar los problemas y las soluciones del servicio de atención al cliente. Puede agregar comentarios a los asuntos cada vez que los modifique y crear un historial de comentarios sin modificar la descripción original del asunto. Por ejemplo, un representante del servicio al cliente puede registrar cada paso realizado para resolver un problema y los resultados. Puede utilizar también una lista de seguimiento de asuntos con el flujo de trabajo de tres estados para ayudar a la organización a administrar el seguimiento de asuntos o proyectos.

Encuesta   Para recopilar y almacenar comentarios de otras personas, como un estudio o encuesta de satisfacción de los empleados, utilice una encuesta. Puede diseñar las preguntas y respuestas de diversas formas y ver una descripción general de la información recopilada. Si tiene instalado un programa de hoja de cálculo o base de datos compatible con Microsoft Windows SharePoint Services (versión 3) o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, puede exportar los resultados para analizarlos con mayor detalle.

Lista personalizada   Aunque puede personalizar cualquier lista, puede empezar con una lista personalizada y, a continuación, personalizar sólo las opciones que especifique. Puede crear también una lista basada en una hoja de cálculo si dispone de un programa de hoja de cálculo compatible con Microsoft Windows SharePoint Services (versión 3) o Windows SharePoint Services 2.0, Microsoft Internet Explorer y Microsoft Windows. Por ejemplo, puede importar una lista de Microsoft Office Excel 2007 que haya creado para almacenar y administrar los contratos con los proveedores.

Asimismo, se puede integrar e incorporar fácilmente información de aplicaciones empresariales como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server en un sitio de Office SharePoint Server 2007 agregando el tipo de columna de datos profesionales a una lista de Office SharePoint Server 2007. Al agregar un tipo de columna de datos profesionales a una lista, puede tener una lista de elementos que utilice una combinación de columnas de Office SharePoint Server 2007 y de la aplicación empresarial externa.

Idiomas y traductores   Puede crear una lista Idiomas y traductores para utilizarla con un flujo de trabajo de administración multilingüe en una biblioteca de administración de traducciones. El flujo de trabajo utiliza la lista para asignar tareas de traducción al traductor especificado en la lista para cada idioma. Puede crear esta lista manualmente, o puede hacer que esta lista se cree automáticamente cuando agregue un flujo de trabajo de administración multilingüe a una biblioteca de administración de traducciones.

Lista KPI   Los indicadores clave de rendimiento permiten evaluar rápidamente el progreso realizado en comparación con objetivos mensurables. Puede configurar listas KPI para controlar el rendimiento mediante alguno de estos cuatro orígenes de datos: datos escritos manualmente, datos de una lista de SharePoint, datos de libros de Microsoft Office Excel o datos de Analysis Services (componente de Microsoft SQL Server 2005). Una vez creada la lista KPI, todas las personas con permisos para la lista pueden utilizarla con el fin de mostrar el estado del indicador en una página de panel.