Ver el historial de versiones de un elemento o archivo en una lista o biblioteca

Si una lista o biblioteca en su sitio realiza el seguimiento de versiones, es posible ver el historial de versiones de los elementos o archivos, siempre y cuando el usuario cuente con los permisos de lectura necesarios para la lista o biblioteca. El historial de versiones contiene información acerca de cuándo se modificó el elemento o archivo, quién lo modificó y cuáles fueron las modificaciones. En las bibliotecas, el historial de versiones también puede incluir comentarios de los usuarios que realizaron las modificaciones.

El historial de versiones se puede ver de dos maneras:

  • En la lista o biblioteca en su sitio
  • En la vista Vista Backstage de Microsoft Office de un documento de Microsoft Office 2010
Deseo:


Ver el historial dentro de la lista o biblioteca

Es posible ver el historial de versiones de cualquier elemento o archivo en cualquier lista o biblioteca de su sitio en la que el usuario posea un permiso de lectura. La configuración de algunas bibliotecas de documentos permite a cualquier usuario ver todas las versiones, ya sean principales o secundarias, pero existen otras bibliotecas que limitan la visualización de las versiones secundarias a los usuarios que poseen permisos específicos. Las versiones principales siempre se representan con números enteros, como 1.0, 2.0, etc. Las versiones secundarias se representan con decimales después del número de la versión principal, como 1.1, 1.2, 1.3, etc.

 Nota   Las versiones secundarias se encuentran disponibles únicamente en bibliotecas, no en listas.

En general, las versiones principales son aquellas que han alcanzado determinado hito, como el fin de un capítulo o un borrador listo para su revisión. Las versiones secundarias normalmente son actualizaciones provisionales de un archivo durante su desarrollo. Es posible que el autor no desee que otros usuarios vean el archivo hasta que alcance cierto nivel dentro del proceso de desarrollo.

  1. Desplácese hasta la lista o biblioteca que contiene el elemento o archivo que desea examinar.
  2. Mantenga el mouse sobre el elemento o archivo en el que desea ver el historial, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, seleccione Historial de versiones en la lista desplegable.

Lista desplegable para un archivo de SharePoint. Historial de versiones seleccionado.

Se abrirá el cuadro de diálogo Historial de versiones.

 Nota   Si no puede ver el comando Historial de versiones, es posible que la lista o biblioteca no esté realizando el seguimiento de las versiones. Para obtener más información, consulte al administrador o propietario del sitio.

Historial de versiones que muestra las versiones principales y secundarias con los correspondientes comentarios

Llamada 1 La versión secundaria más reciente.
Llamada 2 Comentario que dejó el último usuario que revisó el archivo.
Llamada 3 Primera versión del archivo. La primera versión siempre lleva el número 1.0.
  1. Para ver una determinada versión de un archivo, observe las listas de fecha y hora de la columna Modificado del cuadro de diálogo Historial de versiones y haga clic en el archivo que sea de su interés. El elemento o archivo se abrirá en una ventana independiente donde podrá verlo.
  2. Al terminar de ver el elemento o archivo, ciérrelo.
  3. Para regresar a la lista o biblioteca, cierre el cuadro de diálogo Historial de versiones.

 Sugerencia   Según los permisos que tenga, puede restaurar, cancelar la publicación o eliminar una versión. Para ello, seleccione el nombre de la versión, haga clic en la flecha abajo y seleccione el comando adecuado.

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Ver el historial desde un documento de Microsoft Office

Si está trabajando en un documento de Microsoft Office 2010, como un archivo de Word, Excel o PowerPoint, puede ver el historial de versiones desde la vista Backstage sin necesidad de volver a la lista o biblioteca para ver el historial.

El siguiente ejemplo se extrajo de la vista Backstage de un archivo de Microsoft PowerPoint. Muestra una versión principal y una secundaria.

Historial de versiones en la vista Backstage de PowerPoint

El siguiente ejemplo se extrajo de un archivo de Microsoft Word. En este historial de versiones solo se muestran las versiones principales. Esto puede significar que solo las versiones principales están habilitadas en la biblioteca de documentos o que el usuario tiene permiso únicamente para ver las versiones principales y no las versiones secundarias.

Historial de versiones en la vista Backstage de un documento de Microsoft Word

Llamada 1 Versión actual del archivo.
Llamada 2 Versión que incluye un comentario del usuario que protegió esta versión. Mantenga el mouse sobre el icono ubicado junto al nombre del autor para ver el comentario.
  1. Desplácese hasta la biblioteca de documentos en su sitio que contiene el archivo que desea abrir.
  2. Mantenga el mouse sobre el nombre del archivo hasta ver una flecha desplegable. A continuación, haga clic en Editar en <nombre de la aplicación>. En el ejemplo anterior, debería seleccionar Editar en Microsoft Word.

 Nota    Si la biblioteca requiere la desprotección de los archivos, o si el usuario prefiere desproteger el archivo, debe hacerlo antes de abrir el archivo.

  1. En la aplicación, seleccione la pestaña Archivo para ver la vista Backstage. El historial de versiones aparecerá junto al botón Administrar versiones, como se muestra en los dos ejemplos anteriores.
  2. En la lista, seleccione la versión que desea ver. Esa versión se abrirá para que pueda verla.

Vista Backstage del historial de versiones de un archivo de Microsoft Word. Versión 4 seleccionada.

Simplemente puede ver el archivo o, mientras se encuentra abierto, puede elegir convertirlo en la versión actual haciendo clic en Restaurar en el título amarillo de la parte superior del archivo o bien, puede comparar la versión seleccionada con la versión actual haciendo clic en Comparar.

Título amarillo ubicado en la parte superior de un archivo de aplicación que dispone de dos botones para comparar la versión con la versión actual o restaurarla y convertirla en la versión actual.

  1. Al terminar de ver la versión seleccionada, ciérrela. Un cuadro de mensaje le preguntará si desea guardar o no el archivo. Puede guardarlo en la unidad local o hacer clic en No guardar.
  2. Para continuar trabajando en el archivo que abrió originalmente, seleccione una de las otras pestañas ubicadas en la parte superior del documento como, por ejemplo, Inicio.

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Corresponde a:
SharePoint Foundation 2010 , SharePoint Server 2010