Crear y publicar indicadores clave de rendimiento (KPI)

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es una indicación visual que da a conocer el progreso que se ha hecho para lograr un objetivo. En este artículo se explica cómo crear indicadores clave de rendimiento con listas de KPI de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y cómo mostrarlos en páginas Web.

En este artículo

Utilizar los KPI de Office SharePoint Server 2007

Los indicadores clave de rendimiento resultan muy valiosos para que equipos, administradores y empresas evalúen rápidamente el progreso realizado en objetivos mensurables. Mediante el uso de los indicadores clave de rendimiento de SharePoint puede visualizar fácilmente respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿En qué se está adelantado o retrasado?
  • ¿Qué adelanto o retraso se tiene?
  • ¿Cuál es el mínimo que se ha completado?

Para crear y publicar indicadores clave de rendimiento en Office SharePoint Server 2007, debe seguir cuatro procedimientos: crear una lista de KPI, agregar el KPI a la lista de KPI, agregar un elemento Web (elemento Web: unidad modular de información que consta de una barra de título, un marco y contenido. Los elementos Web son las unidades de creación básicas de una página de elementos Web.) a una página Web y vincular la lista de KPI con el elemento Web.

Antes de comenzar es buena idea elegir uno de los siguientes tipos de KPI:

Tipos de KPI

  • El que utiliza los datos en listas de SharePoint     Cuando las listas de SharePoint contienen elementos que se pueden contar, elementos que forman parte de un flujo de trabajo o elementos que contienen fechas, puede utilizar un KPI para realizar un seguimiento sobre cuánto tiempo llevan abiertos los elementos o tareas, cuántos hay abiertos y qué porcentaje de una tarea se ha completado. También puede llevar un control de totales, por ejemplo, de la cantidad de tiempo que lleva abierto un elemento o del número total de ventas de una región.
  • El que utiliza los datos en libros de Microsoft Office Excel     Puede configurar un KPI en un libro de Excel y vincularlo al KPI desde Office SharePoint Server 2007. El PKI se actualiza automáticamente a medida que los datos del libro cambian. Puede elegir que el libro se muestre en la misma página Web mediante el Representador Web de Excel (EWR).
  • El que utiliza los datos de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    Office SharePoint Server 2007 puede utilizar los KPI de Analysis Services, un componente de Microsoft SQL Server 2005. Un administrador de sistemas o un analista de bases de datos es quien normalmente configura estos KPI y registra las conexiones de datos con Office SharePoint Server. A continuación, las personas que dispongan de los permisos adecuados podrán obtener acceso a la base de datos y vincularse con los KPI de Analysis Services.
  • El que utiliza la información especificada manualmente     En los casos en los que no haya un sistema formal configurado o cuando tenga un proyecto único sobre el que realizar un seguimiento, puede usar este KPI y especificar los criterios manualmente. Este KPI resulta útil para mostrar la información que se comunica a través del correo electrónico u otro tipo de sistemas no estructurados.

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Crear una lista de KPI

Para crear un KPI, primero se crea una lista de KPI a la que se agregan uno o más KPI. Puede crear listas de KPI en la Biblioteca de informes del Centro de informes de un sitio de equipo o de organización, de modo que otras personas puedan encontrarlas fácilmente. Para obtener más información acerca del Centro del informes, vea Introducción a las características de Business Intelligence.

  1. En el sitio en el que desea crear la lista de KPI, en la página predeterminada del Centro de informes, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, seleccione Ver todo el contenido del sitio. En el encabezado Ver todo el contenido del sitio, haga clic en Crear.
  2. En la página Crear, en Listas personalizadas, haga clic en Lista KPI.
  3. Escriba un nombre y una descripción opcional para la lista de KPI.
  4. Haga clic en Aceptar.

Ahora tendrá una lista de KPI a la que poder agregar uno o más tipos de KPI.

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Agregar un KPI a la lista de KPI

  1. En la barra de herramientas de la lista de KPI, haga clic en la flecha situada junto a Nueva.
  2. Seleccione uno de los siguientes tipos de KPI en función de dónde residan los datos para el KPI.
Seleccione esta opción Cuando el origen de datos sea
Indicador que utiliza datos de lista de SharePoint Una lista de SharePoint que contiene elementos a partir de los que desea crear un valor agregado, como una suma, un mínimo o un máximo. Antes de configurar el KPI, asegúrese de que la lista de SharePoint ya se encuentra en la vista que desea utilizar. Primero debe mostrar las columnas adecuadas en orden para que el KPI funcione.
Indicador que utiliza datos de libro de Excel Un libro de Excel donde se calcula el KPI.
Indicador que utiliza datos de SQL Server 2005 Analysis Services Un cubo de SQL Server 2005 Analysis Services.
Indicador que utiliza información especificada manualmente Información que no se encuentra en un sistema y que por tanto se especifica manualmente.
  1. En la página Nuevo indicador, siga uno de los procedimientos siguientes dependiendo del tipo de KPI que seleccionó en el paso 2.
Para este KPI Haga esto
Indicador que utiliza datos de lista de SharePoint
  1. En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.
  2. En el cuadro Comentarios, escriba un texto que ayude a los usuarios que ven el KPI a entender lo que representa.
  3. En Lista de SharePoint y vista, en el cuadro Dirección URL de lista, escriba la dirección URL de la lista o de la biblioteca.

 Notas 

  1. En Ver, seleccione la vista que contiene los elementos que desea utilizar en el KPI.
  2. En Cálculo de valor, seleccione una de las siguientes formas de calcular el objetivo del KPI:
    • Número de elementos de lista     Recuento del número total de elementos de la lista.
    • Porcentaje de elementos de lista donde     Cálculo que compara el valor de un tipo de contenido de una columna o de hasta un máximo de cinco columnas de la lista.
    • Cálculo utilizando todos los elementos de lista de la vista     Cálculo de Total, Promedio, Máximo o Mínimo de una columna numérica de la lista.

 Nota   La opción Cálculo utilizando todos los elementos de lista de la vista sólo está disponible si la lista incluye un campo numérico.
Indicador que utiliza datos de libro de Excel
  1. En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.
  2. En el cuadro Comentarios, escriba un texto que ayude a los usuarios que ven el KPI a entender lo que representa.
  3. En el cuadro Dirección URL del libro, escriba la ubicación del libro.

 Notas 

  • Si no conoce la dirección URL del libro, haga clic en ninguno para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar un vínculo y, a continuación, desplácese hasta el archivo.
  • La dirección URL debe tener relación con el sitio actual.
  1. En Dirección de celda para valor de indicador, escriba el número del libro seguido de un signo de exclamación y, a continuación, la dirección de la celda en la hoja de cálculo en la que se ubica el KPI. Por ejemplo, escriba Hoja1!D15. También puede utilizar un intervalo con nombre.
Indicador que utiliza datos de SQL Server 2005 Analysis Services
  1. En el cuadro Conexión de datos, escriba la dirección URL donde está ubicado el archivo de conexión de datos de Microsoft Office (.odc).

 Nota   Si no conoce la dirección URL del archivo .odc, haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar un vínculo y, a continuación, desplácese hasta el archivo .odc.

  1. En el cuadro Sólo mostrar KPI de la carpeta de presentación, seleccione la carpeta de presentación de la base de datos de Analysis Services que contiene el KPI.
  2. En el cuadro Lista KPI, seleccione el KPI que desea, por ejemplo, Ingresos totales o Promedio de margen de beneficios.
  3. Active la casilla de verificación Incluir indicadores secundarios para mostrar todos los indicadores secundarios del KPI seleccionado.
  4. En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.
  5. En el cuadro Comentarios, escriba un texto que ayude a los usuarios que ven el KPI a entender lo que representa.
Indicador que utiliza información especificada manualmente
  • En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.
  • En el cuadro Comentarios, escriba un texto que ayude a los usuarios que ven el KPI a entender lo que representa.
  • Escriba el valor numérico del progreso hasta el momento.
  1. En la sección Icono de estado, en Reglas de iconos de estado, en la lista Son mejores los valores, seleccione mayores o menores para indicar el intervalo de números que estará en verde.
  2. Escriba los valores de los indicadores de estado en los cuadros. Por ejemplo, para realizar un seguimiento del porcentaje mínimo completo de un conjunto de tareas, puede establecer el indicador verde en el valor del objetivo e indicar que el valor de la advertencia sea menor que el del objetivo. En este caso, si desea ver cuándo el porcentaje mínimo cae por debajo del 25 por ciento, debe establecer el indicador verde en 25 y el indicador amarillo en 24.

 Nota   Las Reglas de iconos de estado de un KPI Indicador que utiliza datos en Analysis Services las preestablece el analista de bases de datos.

Después de agregar todos los KPI que desea a la lista de KPI, los puede publicar en una página Web utilizando uno de los dos elementos Web de KPI.

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Publicar el KPI en una página Web

Una vez agregados uno o más tipos de KPI a la lista de KPI, puede mostrar esta lista en Mi sitio, en un sitio de un equipo o en cualquier otra página de SharePoint. Además, la lista de KPI está disponible para que la utilice cualquier usuario de su organización que tenga permisos de acceso a la misma. Puede utilizar uno o todos los KPI que aparecen en la lista.

Para mostrar los KPI, modifique la página Web donde desea mostrar la lista de KPI y agregue un elemento Web de KPI. Para mostrar toda la lista de KPI, utilice el elemento Web Lista KPI. Para mostrar sólo uno de los KPI de la lista, utilice el elemento Web Detalles de KPI.

Agregar un elemento Web a una página

  1. En la página en la que desea agregar el KPI, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, seleccione Editar página.
  2. En la zona donde desea agregar el KPI, haga clic en Agregar elemento Web.
  3. En el cuadro de diálogo Agregar elementos Web, en la sección Todos los elementos Web, en Panel, siga uno de los procedimientos siguientes.
    • Para insertar toda la lista de KPI, seleccione Indicadores clave de rendimiento.
    • Para elegir un KPI en la lista de KPI, seleccione Detalles de KPI.
  4. Haga clic en Agregar.

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Vincular la lista de KPI al elemento Web

  1. En el elemento Web, haga clic en Abra el panel de herramientas.
  2. En el panel de herramientas, en Lista de indicadores, haga clic en Imagen del botón para desplazarse y haga doble clic en la lista de KPI que creó en los procedimientos anteriores. La lista puede estar en el Centro de informes del sitio.
  3. Seleccione uno de los KPI de la lista. (Si seleccionó Lista KPI, se mostrará toda la lista.)
  4. Haga clic en Aceptar.

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