Puede usar las vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que considera más importantes o más adecuados para un fin determinado. Por ejemplo, puede crear vistas de los archivos en una biblioteca que se apliquen a un departamento en particular o de los elementos de una lista que fueron creados por una persona específica. Las vistas están disponibles para la lista o biblioteca en la cual fueron creadas.
Cada lista o biblioteca tiene al menos una vista que se basa en el tipo de lista o biblioteca y en el modo en que fue configurada. Puede modificar estas vistas y crear vistas nuevas en el explorador. Por ejemplo, una lista de tareas incluye varias vistas como Vence hoy y Todas las tareas. Puede modificar estas vistas cambiando, por ejemplo, el modo en que los elementos están ordenados en la lista. También puede crear vistas nuevas que muestren solamente las tareas incompletas.
Además del explorador, también puede usar Microsoft SharePoint Designer 2010 para crear vistas altamente personalizadas y Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista.
En este artículo
Planear la vista
Antes de empezar
Antes de crear una vista, posiblemente desee agregar columnas a la lista o biblioteca para permitir mayor flexibilidad para ordenar, agrupar y filtrar los elementos de esa lista o biblioteca. Por ejemplo, las personas quizás deseen ver solo los documentos de una biblioteca que se apliquen a su departamento o los elementos de una lista ordenados según el número de proyecto.
Si va a crear vistas a las cuales se tendrá acceso mediante teléfonos u otros dispositivos móviles, debe considerar las capacidades de los dispositivos móviles.
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Tipos de vistas
Cuando crea una vista, primero debe elegir si desea que la vista esté basada en:
- Un formato predefinido; por ejemplo, un calendario
- Una vista existente
- Una vista personalizada creada mediante SharePoint Designer 2010
- Formularios e informes creados en Microsoft Access
La opción que elija determinará los requisitos para los datos de la lista o biblioteca y el modo en que se mostrará la información. Por ejemplo, para crear una vista Calendario, la lista o biblioteca debe contener columnas que se puedan usar para las fechas de inicio y de finalización de los elementos del calendario.
Nota Una vez creada la vista, no se puede cambiar su formato; por ejemplo, no se puede cambiar de calendario a vista de Gantt.
No todos los formatos están disponibles para todos los tipos de listas y bibliotecas. Por ejemplo, existen formatos de vista que solo están disponibles para paneles de discusión. A continuación, se detallan los formatos disponibles. También pueden haber formatos personalizados disponibles en un sitio.
- Estándar Esta vista muestra los elementos de la lista o biblioteca una fila después de la otra. La vista Estándar es la predeterminada para la mayoría de los tipos de listas y bibliotecas. Puede personalizar la vista de diferentes maneras; por ejemplo, puede agregar o quitar columnas de la vista.
- Vista Estándar con eventos periódicos expandidos Esta vista muestra los elementos de la lista o biblioteca fila tras fila. Use esta vista si desea ver cada copia del evento periódico.
- Calendario Esta vista muestra la lista y biblioteca con un formato similar al de un calendario de pared. En este formato puede aplicar vistas diarias, semanales o mensuales. Esta vista puede ser de utilidad cuando desea mostrar los elementos de la lista o biblioteca cronológicamente.
Los requisitos de las vistas Calendario son diferentes de aquellos de los demás formatos.
- Gantt Esta vista muestra los elementos de listas y bibliotecas en barras que realizan el seguimiento del progreso. Una vista de Gantt puede ayudarlo a administrar proyectos. Puede usar esta vista, por ejemplo, para ver qué tareas se superponen entre sí y el progreso general.
A continuación, se describen las demás opciones en las cuales puede basar la vista:
- Vista existente Si una vista existente es más o menos la vista que desea, puede usar la vista existente como punto de partida para crear la nueva vista y así ahorrar tiempo.
- Vista de Access Use Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista o biblioteca.
- Vista personalizada en Designer Use las características de Microsoft SharePoint Designer 2010, como cambiar el ancho de las columnas, para crear vistas personalizadas para la lista o biblioteca.
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Configuración de las vistas
Las vistas tienen muchas opciones de configuración para ayudar a que le resulte más fácil encontrar rápidamente la información en la lista o biblioteca que necesita. A continuación, se describen las opciones de configuración para las vistas de SharePoint. No todas las opciones de configuración están disponibles para todos los tipos de vistas. Las opciones para las vistas Calendario son diferentes de aquellas para otros tipos de vistas.
Importante La cantidad máxima de elementos en una vista es 5000. Puede administrar la cantidad de elementos en una vista mediante la configuración del filtro y el límite de elementos.
- Vista predeterminada Todas las listas y bibliotecas tienen una vista predeterminada. Puede cambiar la vista predeterminada de cualquier vista pública de la lista o biblioteca; no puede usar una vista personal. Para eliminar una vista predeterminada, primero debe especificar otra vista pública como predeterminada.
Nota Si no aparece Establecer esta vista como predeterminada en las páginas para crear o editar la vista, significa que no cuenta con los permisos necesarios para crear una vista pública o que la vista es una vista personal. Para crear una vista pública, al menos debe contar con los permisos ws (permisos: ajustes concretos de seguridad que permiten o restringen el acceso a un elemento, lista, biblioteca o sitio dado.) que se obtienen cuando es agregado al grupo Diseñador predeterminado para el sitio.
- Vistas personal y pública Cuando crea una vista, puede configurar que la audiencia de la vista sea personal o pública. Una vista personal solo está disponible cuando mira la lista o biblioteca. Una vista pública está disponible cuando cualquiera mira la lista o biblioteca.
No puede convertir una vista personal en una vista pública o viceversa. Puede usar una vista pública como el punto de partida para las vistas personales o públicas. Puede usar una vista personal como el punto de partida de vistas personales únicamente.
Si al crear una vista la opción Crear vista está deshabilitada, significa que no cuenta con los permisos necesarios para crear una vista personal o pública. Si la opción Crear una vista pública está deshabilitada, quiere decir que no tiene los permisos necesarios para crear una vista pública. Para crear una vista personal, debe tener el nivel de permisos de colaboración para la lista o biblioteca; por ejemplo, ser miembro del grupo predeterminado Miembro de nombre del sitio. Para crear una vista pública, primero debe contar con el nivel de permisos de diseño para la lista o biblioteca; por ejemplo, al ser miembro del grupo de SharePoint predeterminado Diseñador para el sitio.
- Columnas Las columnas en una vista pueden proporcionar, de un vistazo, la información necesaria para los elementos de listas o bibliotecas. Esto sirve para eliminar la necesidad de abrir cada elemento para ver sus detalles. Las columnas, en combinación con otras características de las vistas, como ser los filtros, pueden ayudar a ver únicamente la información importante para el trabajo. Esto es especialmente útil si la lista o biblioteca contiene muchos elementos.
- Columnas de Gantt Seleccione las columnas que aparecerán en la vista de Gantt. Título es un campo de texto obligatorio. Fecha de inicio y Fecha de vencimiento son campos de fecha obligatorios. Cuando selecciona una columna, como Título, si no aparece ninguna opción en la lista desplegable, debe crear la columna para admitir esta vista.
- Ordenar Establezca el orden en el que se muestran los elementos en la vista. Puede tener hasta dos criterios. Por ejemplo, puede mostrar los elementos en una lista de tareas ordenados por prioridad y después por fecha de vencimiento.
- Filtrar Configure una vista para que muestre un subconjunto de los elementos en la lista o biblioteca filtrando los elementos con la información en las columnas de la lista o biblioteca. Por ejemplo, una vista puede mostrar los documentos de una biblioteca que son para un proyecto específico.
- Edición incluida Habilite la edición de elementos de listas y bibliotecas en la vista sin tener que abrir cada elemento para modificarlo. Esto puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo si debe modificar muchos elementos de la lista o biblioteca. Esto no se aplica a los archivos en una biblioteca. Estos se deben modificar en el programa correspondiente, por ejemplo, Microsoft Word.
- Vista tabular Proporciona casillas de verificación para cada elemento de manera que los usuarios puedan seleccionar varios elementos de la lista o biblioteca para llevar a cabo operaciones masivas. Esto puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo cuando es necesario modificar muchos elementos de la lista o biblioteca. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar y desproteger varios documentos.
- Agrupar por Agrupa los elementos de la lista o biblioteca por información en las columnas. Por ejemplo, agrupe los elementos en una lista de tareas por prioridad y después por porcentaje completado.
- Totales Muestra cálculos de resumen para las columnas de la vista, por ejemplo: recuento, promedio, máximo, mínimo. Por ejemplo, al establecer la columna de título en Recuento en una biblioteca de documentos, la vista mostrará la cantidad de documentos en la vista y en los grupos de la vista.
Las columnas que están disponibles para los totales y las opciones de configuración disponibles para cada columna varían según el tipo de columna, por ejemplo número, y el tipo de lista o biblioteca para la cual se crea la vista.
- Estilo Determina el diseño de la vista, por ejemplo boletín. No todos los estilos están disponibles para todos los tipos de vista.
- Tabla básica Muestra los elementos en filas.
- Encuadrado Muestra los elementos de la lista con un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo solo está disponible para listas.
- Predeterminada La vista predeterminada varía según el tipo y la configuración de la lista o biblioteca.
- Detalles del documento Muestra los archivos de una biblioteca con un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible para la mayoría de las bibliotecas, pero no para listas.
- Encuadrado, sin etiquetas Similar al estilo encuadrado, pero las etiquetas para las columnas no están en la vista. Este estilo solo está disponible para listas.
- Boletín Muestra los elementos en filas con líneas entre las filas.
- Boletín, sin líneas Muestra los elementos en filas con sombras alternativas, sin las líneas entre las filas.
- Detalles de la biblioteca de imágenes Muestra miniaturas de las imágenes de una biblioteca de imágenes.
- Panel de vista previa Muestra el nombre de los elementos a la izquierda de la página. Cuando se señala el nombre del elemento, las columnas seleccionadas para la vista se muestran a la derecha de la página.
- Sombreado Muestra los elementos en filas con sombras alternativas.
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Crear una vista
Cuando mira una lista o biblioteca, puede ordenarla o filtrarla temporalmente. Para ello, seleccione el nombre de una columna y después haga clic en la flecha situada junto al nombre. Esto es de utilidad si a menudo desea ver la lista o biblioteca de esta manera porque debe repetir estos pasos la próxima vez que desee ver la lista o biblioteca de esta manera.
Si frecuentemente necesita ver la información en una lista o biblioteca de una manera determinada, puede crear una vista. Cuando crea una vista, esta se agrega al menú Ver de la lista o biblioteca.
Para crear una vista:
- En el Inicio rápido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca para la cual desea crear una vista.
Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rápido, haga clic en Acciones del sitio, seleccione Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Crear vista.
Nota Si la opción Crear vista no está habilitada, es posible que no tenga los permisos necesarios para crear una vista personal o pública. Para obtener más información acerca de las vistas personales y públicas, vea el tema Configuración de las vistas en este artículo.
- Haga clic en una opción, por ejemplo en Vista Estándar o en una vista existente que desee usar para crear la vista.
- En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Seleccione Establecer esta vista como predeterminada si desea que esta sea la vista predeterminada de la lista o biblioteca. Solamente una vista pública puede ser la vista predeterminada de una lista o biblioteca.
- En Audiencia de la vista en la sección Audiencia, seleccione Crear una vista personal o Crear una vista pública.
Nota Si la opción Crear una vista pública no está habilitada, probablemente no cuente con los permisos necesarios para crear una vista pública para esta lista o biblioteca.
- En la sección Columnas, seleccione las columnas que desea para la vista y borre las columnas que no desea. En las listas desplegables junto a las columnas seleccionadas, elija el orden de las columnas en la vista.
- Configure las demás opciones para la vista, como Ordenar y Filtrar y haga clic en Aceptar. Para obtener más información acerca de las opciones de configuración de las vistas, vea el tema Configuración de las vistas en este artículo.
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Modificar una vista
Use el procedimiento que se describe a continuación para modificar una vista; por ejemplo, para establecer una vista como predeterminada, agregar columnas y cambiar el orden de los elementos en la vista.
- En el Inicio rápido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca que contiene la vista que desea modificar.
Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rápido, haga clic en Acciones del sitio, seleccione Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o en la pestaña Biblioteca.
- Seleccione la vista que desea modificar en la lista desplegable Vista actual.
- Haga clic en Modificar esta vista.
Para aprovechar la funcionalidad avanzada que ofrece SharePoint Designer para modificar una vista, seleccione Modificar esta vista, seleccione la flecha hacia abajo y luego haga clic en Modificar en DesignSharePoint Designer (avanzado). Para usar esta opción, SharePoint Designer 2010 debe estar instalado en el equipo local. Si selecciona esta opción y la aplicación no está instalada, se le solicitará que lo haga. Puede descargar SharePoint Designer 2010 de forma gratuita.
Nota Si la opción Modificar esta vista no está habilitada, es posible que no cuente con los permisos necesarios para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar sus vistas personales. También puede modificar las vistas públicas si tiene el nivel de permisos Diseño para la lista o biblioteca.
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Eliminar una vista
Use el siguiente procedimiento para eliminar una vista de una lista o biblioteca.
Nota Si Eliminar no aparece como una opción, quizás esta sea la vista predeterminada para una lista o biblioteca. Primero deberá modificar otra vista y establecerla como predeterminada. Para obtener más información para modificar vistas, vea Modificar una vista en este artículo.
- En el Inicio rápido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca que contiene la vista que desea eliminar.
Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rápido, haga clic en Acciones del sitio, seleccione Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.
- En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o en la pestaña Biblioteca.
- Seleccione la vista que desea eliminar en la lista desplegable Vista actual.
- Haga clic en Modificar esta vista.
Nota Si la opción Modificar esta vista no está habilitada, no cuenta con los permisos necesarios para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar sus vistas personales. También puede modificar las vistas públicas si tiene el nivel de permisos Diseño para la lista o biblioteca.
- En la parte superior de la vista, haga clic en Eliminar.
- Cuando se le pida, haga clic en Aceptar.
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