Si imprime en una impresora de escritorio, probablemente ya esté utilizando  el controlador correcto. Al utilizar el Asistente para agregar impresora de Microsoft Windows 2000 o Microsoft Windows XP, el usuario especifica las impresoras que va a utilizar y el sistema operativo Windows instala los controladores correspondientes.

Normalmente, los servicios de impresión comercial utilizarán una filmadora (filmadora: dispositivo de salida de alta resolución que imprime en papel o en película, o bien directamente en una plancha de imprenta. Las publicaciones que se vayan a imprimir de forma comercial se producen por lo general en una filmadora como primer paso antes de la imprenta.) RIP (Raster Image Processor) (RIP: procesador en una filmadora o impresora de sobremesa que interpreta los comandos enviados por un controlador de impresora y los convierte en un trazo o en una cuadrícula de mapa de bits para marcar el papel o la película.) PostScript para imprimir la publicación como primer paso antes de ir a la imprenta.

Si el servicio de impresión comercial acepta archivos de Publisher, sólo tiene que entregar los archivos y esperar a que acaben el trabajo. Esto es lo más recomendable, ya que así ofrece al servicio de impresión comercial pleno control sobre la impresión de la publicación. Sin embargo, en algunos casos podría ser necesario guardar la publicación como archivo PostScript (PostScript: lenguaje de descripción de páginas utilizado en impresoras y filmadoras.) (por ejemplo, si en el servicio de impresión comercial sólo utilizan equipos Macintosh o no aceptan archivos de Publisher).

Cuando se guarda un archivo PostScript, todo el contenido de la publicación (incluidos el diseño, las imágenes y las fuentes) se convierte en PostScript. Una vez hecho esto, ya podrá entregar el archivo al servicio de impresión comercial, que lo descargará en el RIP de la filmadora. Debe crear el archivo PostScript con un controlador PostScript compatible con la impresora que utiliza el servicio de impresión comercial.

Nota  Consulte al servicio de impresión comercial antes de entregarles un archivo PostScript. Es probable que le pidan que seleccione determinadas opciones en el cuadro de diálogo Imprimir para asegurarse de que la impresión se realizará correctamente. También podrían pedirle que les suministre el controlador de impresora que deben utilizar al guardar el archivo PostScript correspondiente a la filmadora que van a utilizar para imprimir la publicación.