Insertar campos de combinación en una publicación de combinación de correspondencia

Puede insertar campos combinados en las publicaciones de combinación de correspondencia, combinación de correo electrónico o combinación de catálogos en el paso 2 de una combinación de correspondencia, de una combinación de correo electrónico o de una combinación de catálogos. Los campos de combinación son marcadores de la información del texto y las imágenes que variará en cada copia de la publicación terminada.

Las publicaciones de combinación de correspondencia, combinación de correo electrónico o combinación de catálogos deben estar conectadas a un origen de datos antes de que pueda insertar campos de combinación. Para obtener más información sobre la creación de un origen de datos, vea Crear un origen de datos para una combinación de correspondencia.

En este artículo



Insertar campos de combinación en una publicación de combinación de correspondencia

  1. Si aún no está abierta, abra la publicación de combinación de correspondencia.
  2. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correspondencia.
  3. En la sección Crear una lista de destinatarios del panel de tareas Combinación de correspondencia, seleccione el origen de datos que desee usar y, a continuación, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccione un origen de datos, haga clic en el origen de datos que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

En función del tipo de origen de datos que seleccione, pueden aparecer otros cuadros de diálogo que quizá soliciten información específica.

Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Office Excel con información en varias hojas, debe seleccionar la hoja que contiene la información deseada y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, puede seleccionar los destinatarios que desee incluir en la combinación. Active las casillas de verificación situadas junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las de los destinatarios que desee excluir. Puede filtrar la lista por un campo o criterio específicos y ordenarla en orden alfabético. Para obtener más información sobre cómo restringir una lista de destinatarios, vea Sugerencias para crear listas de distribución de correo.
  2. Si la publicación no contiene ningún cuadro de testo y desea agregar texto que permanezca exactamente igual en todas las copias de la publicación terminada, inserte uno o varios cuadros de texto.

Mostrar¿Cómo?

  1. En la barra de herramientas Objetos, haga clic en Cuadro de textoImagen del botón.
  2. En la publicación, elija el lugar donde desee que aparezca una de las esquinas del cuadro de texto y, a continuación, arrastre en diagonal hasta que el cuadro de texto tenga el tamaño deseado.
  1. Para insertar el texto deseado de forma que permanezca igual en todas las copias de la publicación terminada, haga clic dentro del cuadro de texto y, a continuación, escriba el texto que desee que aparezca en todas las copias.
  2. Haga clic dentro del cuadro de texto en el que desee insertar el campo combinado.
  3. Inserte uno de los siguientes elementos:

MostrarCampo de imagen

  1. En la sección Más elementos del panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Campo de imagen.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de imagen, haga clic en el campo de datos que contiene los nombre de los archivos de imágenes o sus rutas de acceso y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Si la columna Contenido no incluye la ruta a la carpeta que contiene las imágenes, debe especificar la ubicación de los archivos de las imágenes. Haga clic en Especificar carpetas, seleccione [Carpeta de origen de datos], haga clic en Agregar, desplácese hasta la ubicación de las imágenes y, a continuación, haga clic en Abrir.

MostrarBloque de direcciones con nombre, dirección e información adicional

  1. En la sección Más elementos del panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Bloque de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, haga clic en los elementos de dirección que desee incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Si los nombres de los campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) del origen de datos no coinciden con los de los campos de datos utilizados en Publisher para el bloque de dirección, quizá deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. En el cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que correspondan a los campos de Publisher.

MostrarLínea de saludo

  1. En la sección Más elementos del panel de tareas Combinación de correspondencia, haga clic en Línea de saludo.
  2. En el cuadro de diálogo Línea de saludo, seleccione el formato de la línea de saludo, que incluye el saludo, el formato del nombre y la puntuación.

 Sugerencia   También puede escribir su propio texto en el saludo y en los siguientes cuadros de puntuación.

  1. Seleccione el texto que desee mostrar en los casos en que Publisher no pueda interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contenga nombre ni apellido, sino sólo un nombre de compañía. 

 Sugerencia   Además puede escribir su propio texto como línea de saludo en el cuadro para los nombres de los destinatarios no válidos.

  1. Haga clic en Aceptar.

 Nota   Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los de los campos de la línea de saludo de Publisher, puede que deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Línea de saludo. En el cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que correspondan a los de Publisher.

MostrarOtros campos de información

En el panel de tareas Combinar correspondencia, la lista situada debajo de Preparar su publicación incluye todos los campos que están en el origen de datos. Puede usar esta lista para agregar campos adicionales a la publicación.

  • En el panel de tareas Combinar correspondencia, en el cuadro de lista situado debajo de la sección Preparar su publicación, arrastre el campo que desee incluir en el cuadro de texto que ha creado para él.

 Nota   Si arrastrar un elemento de imagen desde esta lista, se inserta sólo el texto que indica la ruta a la imagen; pero no la propia imagen.

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Insertar campos de combinación en una publicación de combinación de correo electrónico

  1. Si aún no está abierta, abra la publicación de combinación de correo electrónico.
  2. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de correo electrónico.
  3. En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, en Crear una lista de destinatarios, seleccione el origen de datos que desee usar y, a continuación, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccione un origen de datos, haga clic en el origen de datos que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

En función del tipo de origen de datos que seleccione, pueden aparecer otros cuadros de diálogo que quizá soliciten información específica.

Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Office Excel con información en varias hojas, debe seleccionar la hoja que contiene la información deseada y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, puede seleccionar los destinatarios que desee incluir en la combinación. Active las casillas de verificación situadas junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las de los destinatarios que desee excluir. Puede filtrar la lista por un campo o criterio específicos y ordenarla en orden alfabético. Para obtener más información cómo restringir una lista de destinatarios, vea Sugerencias para preparar listas de distribución de correo electrónico.
  2. Si la publicación no contiene ningún cuadro de texto, inserte uno o varios cuadros de texto.

Mostrar¿Cómo?

  1. En la barra de herramientas Objetos, haga clic en Cuadro de textoImagen del botón.
  2. En la publicación, elija el lugar donde desee que aparezca una de las esquinas del cuadro de texto y, a continuación, arrastre en diagonal hasta que el cuadro de texto tenga el tamaño deseado.
  1. Para insertar el texto deseado de forma que permanezca igual en todas las copias de la publicación terminada, haga clic dentro del cuadro de texto y, a continuación, escriba el texto que desee que aparezca en todas las copias.
  2. En la publicación de combinación de correo electrónico, haga clic dentro del cuadro de texto donde desee insertar el campo de combinación.
  3. Inserte uno de los siguientes elementos:

MostrarHipervínculo personalizado

  1. En la sección Más elementos del panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Insertar hipervínculo personalizado.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo personalizado, escriba el texto que desee que se muestre y la dirección del sitio Web a la que desee que vaya cada destinatario cuando haga clic en el hipervínculo.
  3. Si desea usar un campo de datos en los campos para mostrar texto o hipervínculos, haga clic en los cuadros Mostrar texto o Hipervínculo y, a continuación, en la lista situada debajo de la sección Elemento para insertar, haga clic en el campo de datos que desee insertar.

 Nota   Si inserta un campo de datos, puede especificar un texto sustitutorio y una dirección Web para todas las entradas vacías que se correspondan con el campo de datos insertado. Active las casillas de verificación Usar texto predeterminado para entradas vacías y Usar hipervínculo predeterminado para entradas vacías, si es necesario, y después escriba el texto sustitutorio y la dirección Web.

Imagen del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo personalizado

MostrarCampo de imagen

  1. En la sección Más elementos del panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Campo de imagen.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de imagen, haga clic en el campo de datos de la imagen que desee insertar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Si la columna Contenido no incluye la ruta a la carpeta que contiene las imágenes, debe especificar la ubicación de los archivos de las imágenes. Haga clic en Especificar carpetas, seleccione [Carpeta de origen de datos], haga clic en Agregar, desplácese hasta la ubicación de las imágenes y, a continuación, haga clic en Abrir.

MostrarLínea de saludo

  1. En la sección Más elementos del panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en Línea de saludo.
  2. En el cuadro de diálogo Línea de saludo, seleccione el formato de la línea de saludo, que incluye el saludo, el formato del nombre y la puntuación.

 Sugerencia   También puede escribir su propio texto en el saludo y en los siguientes cuadros de puntuación.

  1. Seleccione el texto que desee mostrar en los casos en que Publisher no pueda interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contenga nombre ni apellido, sino sólo un nombre de compañía. 

 Sugerencia   Además puede escribir su propio texto como línea de saludo en el cuadro para los nombres de los destinatarios no válidos.

  1. Haga clic en Aceptar.

 Nota   Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los de los campos de la línea de saludo de Publisher, puede que deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Línea de saludo. En el cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que correspondan a los de Publisher.

MostrarOtros campos de información

En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, la lista situada debajo de Preparar su publicación incluye todos los campos que están en el origen de datos. Puede usar esta lista para agregar campos adicionales a la publicación.

  • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, en el cuadro de lista situado debajo de la sección Preparar su publicación, arrastre el campo que desee incluir en el cuadro de texto que ha creado para él.

 Nota   Si arrastrar un elemento de imagen desde esta lista, se inserta sólo el texto que indica la ruta a la imagen; pero no la propia imagen.

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Insertar campos de combinación en una publicación de combinación de catálogos

  1. Si aún no está abierta, abra la publicación de combinación de catálogos.
  2. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinación de catálogos.
  3. En el panel de tareas de Combinación de catálogos, en Seleccionar lista de productos, seleccione el origen de datos que desee usar y, a continuación, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de productos.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccione un origen de datos, haga clic en el origen de datos que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

En función del tipo de origen de datos que seleccione, pueden aparecer otros cuadros de diálogo que quizá soliciten información específica.

Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Office Excel con información en varias hojas, debe seleccionar la hoja que contiene la información deseada y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

  1. En el cuadro de lista Lista de productos de combinación de catálogos, puede seleccionar los elementos que desee incluir en la combinación. Active las casillas de verificación situadas junto a los elementos que desee incluir y desactive las de los elementos que desee excluir. Puede filtrar la lista por un campo o criterio específicos y ordenarla en orden alfabético.
  2. Si la publicación no contiene ningún cuadro de texto, inserte un cuadro de texto en el área de combinación de catálogos de la publicación, en la que insertará los campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.).

Mostrar¿Cómo?

  1. En la barra de herramientas Objetos, haga clic en Cuadro de textoImagen del botón.
  2. En la publicación, elija el lugar donde desee que aparezca una de las esquinas del cuadro de texto y, a continuación, arrastre en diagonal hasta que el cuadro de texto tenga el tamaño deseado.
  1. Para insertar los datos que variarán con cada registro en el área de combinación de catálogos, haga clic dentro del cuadro de texto en el que desee insertar el campo de datos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
  • Para insertar texto en un área de combinación de catálogos de la plantilla, en el panel de tareas Combinación de catálogos, debajo de Preparar su publicación, haga clic en el campo que desee insertar.

 Nota   Si hace clic en el campo de una imagen o fotografía, se insertará texto (la ruta de acceso y el nombre de archivo de la imagen) en vez de la propia imagen.

  • Para insertar una imagen, en la sección Más elementos, haga clic en Imagen del producto.

 Nota   Si no ha hecho clic en ningún cuadro de testo del área de combinación de catálogos antes de insertar un campo de combinación, Publisher inserta cada campo de combinación en un cuadro de texto o en un marco de imagen nuevos.

  1. Repita el paso 5 hasta que haya insertado todos los campos que desee del origen de datos.
  2. Aplique formato y organice el área de combinación de catálogos, que se repetirá para cada registro del origen de datos. Puede cambiar su tamaño con el fin de que se puedan ajustar varios registros exactamente de la forma que desee en la página. En la sección Vea también se incluyen más vínculos a información sobre cómo aplicar formato y organizar el texto.

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Corresponde a:
Publisher 2007