Crear una combinación de catálogos

Publisher tiene la capacidad de conectarse a un origen de datos (como por ejemplo una base de datos, una hoja de cálculo o incluso un archivo de texto) y de usar los datos para crear fácilmente un catálogo de los productos o servicios. La combinación de catálogos también se puede usar para crear directorios, álbumes de fotos o cualquier otro tipo de publicación que muestre uno o varios elementos en cada página.

En este artí­culo


Funcionamiento de la combinación de catálogos

La combinación de catálogos es similar a la combinación de correspondencia. Cuando se usa la combinación de catálogos, se crea una publicación de la plantilla de combinación de catálogos y luego se combina la plantilla con la información de un origen de datos para generar páginas combinadas.

El origen de datos se combina con una plantilla de combinación para generar páginas de catálogo

1 Origen de datos con información de registro, como por ejemplo nombres de artículos y descripciones.

2 Publicación de plantilla de combinación de catálogos con área de combinación de catálogos y campos de combinación que son marcadores de posición de la información de registro.

3 Páginas combinadas resultantes que muestran varios registros por página.

Puede guardar la combinación de catálogos como una nueva publicación o puede agregarla al final de una publicación existente. También puede guardar la plantilla de combinación de catálogos y utilizarla de nuevo, cada vez que actualice la información en el origen de datos, para crear conjuntos adicionales de páginas combinadas.

Antes de empezar

Las siguientes sugerencias le ayudarán a crear correctamente una combinación de catálogos:

  • Inicie la combinación de catálogos en una nueva publicación.
  • Además de las páginas como la portada, la tabla de contenido y los formularios de pedido, reserve una página para los campos de combinación, aunque, una vez que haya creado el documento combinado, probablemente su catálogo contenga varias páginas.
  • Configure la plantilla de combinación de catálogos con las dimensiones de página que desee para las páginas combinadas finales.
  • Si planea agregar las páginas combinadas creadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente en relación con los siguientes aspectos:
    • Tamaño de página (alto y ancho)
    • Vista de página (una o dos páginas)
    • Tipo de publicación (web o impresa)
    • Orden de las páginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

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Planear el catálogo

Antes de comenzar con la combinación de catálogos, piense en el tipo de información que desea incluir en las páginas combinadas finales.

  • ¿Desea enumerar los nombres de artículos y precios?
  • ¿Desea incluir una descripción de cada artículo?
  • ¿Desea incluir una imagen de cada artículo?

Planear el origen de datos

Después de decidir qué tipo de información va a incluir en el catálogo, puede crear el origen de datos que usará para la combinación de catálogos. Si ya tiene un origen de datos, compruebe que contenga toda la información que desea incluir en la combinación.

La combinación de catálogos de Publisher puede usar diferentes formatos de orígenes de datos. Si aún no tiene un origen de datos para usar en la combinación, puede generar uno en Publisher. También puede crear un origen de datos en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o en una tabla de Microsoft Office Word.

Los   campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) que incluye en el origen de datos corresponden a los campos de combinación (campo de combinación: marcador de posición para texto o imágenes que se inserta en la publicación. La información del origen de datos (como nombre, dirección o imagen) se inserta en cada campo de combinación. Se puede dar formato, copiar, mover o eliminar un campo de combinación.) que inserta en la plantilla de combinación de catálogos.

Al configurar el origen de datos, cree una columna para cada tipo de información, como el nombre del artículo, el número y el precio. Cada fila, o registro, corresponde a la información de un artículo.

 Importante   Asegúrese de que el origen de datos incluya un campo de datos, o una columna, para cada tipo de información que va a combinar. Según cuál sea el tipo de origen de datos, es posible que pueda realizar algunos cambios en los datos después de conectarse a ellos en Publisher aunque es mejor finalizar la información antes de empezar.

Si planea combinar fotos en las páginas del catálogo, debe incluir una columna para la ruta de acceso (ruta de acceso: ruta que utiliza el sistema operativo para ubicar una carpeta o un archivo, por ejemplo, C:\Finanzas\Marzo.doc.) de cada archivo de imagen que planee usar. No incluya las fotos o imágenes en sí en el origen de datos.

Si planea crear el origen de datos en Publisher, puede hacerlo después de crear la publicación de la plantilla.

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Crear la publicación de una plantilla

Ahora puede crear la publicación de una plantilla de combinación de catálogos, en la cual puede diseñar las páginas combinadas finales. Cuando finalice la combinación, use esta plantilla de combinación de catálogos para generar páginas combinadas, que puede guardar como una nueva publicación o agregar al final de una publicación existente.

La plantilla de combinación de catálogos debe tener el mismo diseño (tamaño de página y orientación) que desea para las páginas combinadas finales. Además, debería contener cualquier texto o gráfico que desea que aparezca en cada página de la publicación final; por ejemplo, una imagen de fondo o el nombre y el número de teléfono de su compañía. Esto se logra mejor con una Página principal para estos elementos de la plantilla de combinación.

Si planea agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)
  • Vista de página (una o dos páginas)
  • Tipo de publicación (web o impresa)
  • Orden de las páginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

Crear la plantilla de combinación de catálogos

  1. Elija una plantilla de publicación apropiada para su catálogo.
  2. En la ficha Insertar, haga clic en Páginas de catálogo.
    Iniciar la combinación de páginas de catálogo
  3. Las páginas del catálogo se crearán con un área de combinación de catálogos predeterminada y en la cinta de opciones aparecerá la ficha Herramientas de catálogo. A estas alturas, puede ubicar el área de combinación de catálogos en la página tal como desee y agregar cualquier texto o imagen que desee que aparezcan en cada página del catálogo. Cuanto más pequeña sea el área de combinación, más elementos del catálogo pueden combinarse en la página. Por ejemplo, un área de combinación de 2x2 cm se repetirá más veces que un área de combinación de 4x4 cm. No se preocupe demasiado por hacerlo perfectamente bien, ya que puede volver a editar estos elementos en cualquier momento.

 Sugerencia   No configure el área de combinación de catálogos en este momento; espere a que sea el momento de insertar los campos combinados y use uno de los diseños predeterminados de la galería de diseño.

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Conectar con el origen de datos

Después de aplicar formato a la página de la plantilla de combinación de catálogos, el paso siguiente es crear o ubicar y conectar con el origen de datos. La opción que elija a continuación dependerá de si ya tiene un origen de datos o de si desea crear una nueva lista en Publisher.

  1. En la ficha Herramientas de catálogo, haga clic en Agregar lista y siga uno de los procedimientos que se describen a continuación:
    • Si necesita crear el origen de datos para la combinación, seleccione Escribir una lista nueva.
    • Si ya tiene un origen de datos que desea usar, haga clic en Utilizar una lista existente.
    • Si desea crear un directorio de sus contactos, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

Escribir una lista nueva

  1. En el cuadro de diálogo Nueva lista de productos, escriba la información para el primer artículo o registro que desea incluir en el catálogo.

Si desea agregar o quitar columnas (por ejemplo, si no incluye imágenes), haga clic en Personalizar columnas y a continuación realice los cambios que desee.

  1. Después de escribir toda la información para el primer registro, haga clic en Nueva entrada y luego escriba la información para el siguiente registro. Continúe hasta que haya escrito la información de todos los registros que desea incluir.
  2. Cuando la nueva lista esté completa, haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista nueva y luego haga clic en Guardar.

Usar una lista existente

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, ubique y haga clic en el origen de datos que desea.

De manera predeterminada, Publisher guarda los orígenes de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Para encontrar el origen de datos, posiblemente deba buscar la carpeta Mis archivos de origen de datos.

  1. Haga clic en Abrir.

En función del tipo de origen de datos que seleccione, pueden aparecer otros cuadros de diálogo que solicitan información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel que contiene información sobre varias fichas, debe seleccionar la ficha que contenga la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

Seleccionar de los contactos de Outlook

  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • En el cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desea usar.
    • En el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione el perfil adecuado para los contactos que desea usar.
  2. Haga clic en Aceptar.

Agregar más listas

Si desea utilizar más de una lista en la combinación de catálogos, puede agregar listas.

  1. Haga clic en Editar lista y luego, en la Lista de productos de combinación de catálogos bajo Agregar a la lista de productos, haga clic en Utilizar una lista existente, Seleccionar de los contactos de Outlook o Escribir una lista nueva.
    Publisher abrirá el cuadro de diálogo Agregar a la lista de productos para solicitarle que corrija los errores de coincidencia entre los campos de las distintas listas de origen.
  2. En el cuadro de diálogo Agregar a la lista de productos, seleccione un campo que no esté marcado en la columna Coincidencia, seleccione el campo al cual desea que corresponda en la lista Campos de la lista de productos con campos coincidentes y luego haga clic en Coincidir.
  3. En el cuadro de diálogo Asignar campo, compruebe que el campo que seleccionó aparezca en Hacer coincidir con el campo de lista de productos o seleccione otro y haga clic en Aceptar.
  4. Si necesita agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para crear una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar en la nueva lista (la lista a la izquierda en el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios), haga clic en Agregar y luego en Aceptar.
    Los campos agregados se muestran en Nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios.

Seleccionar los registros que desea incluir

  1. Haga clic en Editar lista.
  2. En el cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos, realice uno de los siguientes procedimientos:
    • Active las casillas de verificación situadas junto a los registros que desea incluir y desactive aquéllas junto a los registros que desea excluir.

 Sugerencia   Si desea incluir solo algunos registros en la lista, haga clic en Borrar todo y luego seleccione los registros que desea.

  • Para filtrar la lista de acuerdo con un criterio específico, haga clic en la flecha situada junto al encabezado de la columna del elemento por el que desea filtrar y, a continuación, haga clic en el valor que desea usar como filtro.
    • (Vacías) muestra todos los registros en los cuales el campo correspondiente aparece en blanco.
    • (No vacías) muestra todos los registros en los cuales el campo correspondiente contiene información.

 Nota   Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es una lista de propiedades para la venta y hay varios registros de propiedad que enumeran Madrid como la ciudad o ubicación, puede filtrar por Madrid.

El cuadro de diálogo Lista de productos de combinación de catálogos solo muestra los registros designados. Para mostrar nuevamente todos los registros, haga clic en (Todos).

  • Para ordenar los elementos de la lista, haga clic en el encabezado de columna del elemento según el cual desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por ciudad o localidad, haga clic en el encabezado de columna Ciudad o localidad.
  1. Haga clic en Aceptar.

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Insertar campos de combinación

Ha llegado el momento de organizar la información que desea mostrar en la publicación. Para diseñar la página, agregue los campos de combinación al área de combinación de catálogos. Cada campo de combinación representa una columna del origen de datos y el área de combinación de catálogos muestra cómo aparecerá la información en un registro.

Organice el área de combinación de catálogos de la manera que desee y luego especifique la cantidad de veces que el área de combinación se repite en cada página. Por ejemplo, quizás desee mostrar cuatro elementos en cada página. Cada elemento se mostrará de la misma manera según la forma en que se hayan organizado en el área de combinación de catálogos. Puede ajustar el tamaño de cada elemento y cambiar el tamaño del área de combinación de catálogos.

 Importante   Si inserta campos de combinación fuera del área de combinación de catálogos, éstos no se repetirán una vez finalizada la combinación.

Seleccionar un diseño para el área de combinación

  1. En el grupo Diseño, realice uno de los procedimientos siguientes:
    • Seleccione una opción de las galerías de diseño predeterminadas.
      Opciones de diseño de combinación de catálogos
    • Seleccione el número de filas y columnas en cada página en la lista desplegable Filas y columnas.
      Filas y columnas del diseño de página del catálogo

Insertar campos de combinación de texto en el área de combinación de catálogos

  1. Haga clic en el botón Campo de texto y después en el primer campo de combinación que desea insertar.
    Insertar campos de texto en una combinación de catálogos
  2. En el área de combinación de catálogos, seleccione el campo de combinación y luego mueva el campo de combinación y cambie su tamaño de la siguiente manera:
  3. Haga clic fuera del campo de combinación para que no quede seleccionado.
  4. Repita los pasos del 1 al 3 hasta haber insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

 Importante   Los campos se insertan en el punto de inserción actual (cursor intermitente en punto de inserción). Si no hay un punto de inserción, se creará un nuevo cuadro de texto y el campo de combinación se colocará en este nuevo cuadro de texto.

Dar formato a los campos de combinación de texto

Para dar formato a los datos de catálogos combinados, puede aplicar formato a los campos de combinación en la plantilla de combinación de catálogos. Estos campos se pueden tratar como cualquier cuadro de texto y en ellos se puede incluir texto no combinado y formato así como también elementos combinados.

  1. En la plantilla de combinación de catálogos, seleccione el campo que contiene la información a la que desea dar formato, incluidos los caracteres delimitadores del campo de combinación (« « » »).
  2. En la ficha Herramientas de cuadro de texto, seleccione las opciones que desea.

Insertar campos de combinación de imagen en el área de combinación de catálogos

  1. Haga clic en el botón Campo de imagen y luego en el primer campo de combinación que desea insertar.
  2. En el área de combinación de catálogos, seleccione el campo de combinación y luego mueva el campo de combinación y cambie su tamaño de la siguiente manera:
    • Para mover el campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre el campo de combinación hasta que se convierta en el puntero de desplazamiento Cursor de desplazamiento y luego arrastre el campo de combinación hasta la nueva posición.
    • Para cambiar el tamaño del campo de combinación, coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores del cuadro de texto o del marco de imagen hasta que se convierta en el puntero de ajuste de tamaño Cursor de ajuste de tamaño y luego arrastre el mouse hasta que el cuadro de texto o el marco de imagen sea del tamaño que desea.
  3. Haga clic fuera del campo de combinación para que no quede seleccionado.
  4. Repita los pasos del 1 al 3 hasta haber insertado todos los campos que desee desde el origen de datos.

 Importante   Los campos se insertan en el punto de inserción actual (cursor intermitente en punto de inserción). Si no hay un punto de inserción, se creará un nuevo cuadro de texto y el campo de combinación se colocará en este nuevo cuadro de texto.

Mover el área de combinación de catálogos o cambiar su tamaño

Si los campos de combinación con formato ya no caben en el área de combinación de catálogos, puede modificar su tamaño.

 Nota   Si aumenta el tamaño, quizás deba colocar menos elementos o registros en cada página.

  1. Haga clic en el área de combinación de catálogos para seleccionarla.
  2. Coloque el puntero del mouse sobre uno de los controladores del área de combinación de catálogos y luego arrastre el mouse.
  3. Especifique cuántos elementos deben aparecer en cada página. Para ello, escriba la cantidad de elementos que desea que aparezcan en la página en la barra de herramientas Diseño de combinación de catálogos.

Finalizar y obtener una vista previa de la plantilla

  1. Haga clic en Vista previa de resultados.
  2. Haga clic en las flechas para ver cada página de datos combinados.
    Grupo Vista previa del catálogo

Si decide no incluir un elemento, haga clic en el elemento en la vista previa y luego seleccione Excluir entrada en el grupo Vista previa de página.

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Completar, imprimir y guardar la publicación de un catálogo

Para completar la combinación, tiene tres opciones:

  • Puede imprimir la publicación combinada directamente.
  • Puede crear e imprimir una nueva publicación que contenga el contenido combinado. Puede realizar cambios en el contenido de esta publicación tal como cambiaría cualquier otra publicación en Publisher.

 Sugerencia   Si desea incluir varias combinaciones de catálogos en una publicación, deberá crear una nueva publicación para las páginas combinadas, ya que solo puede haber un conjunto de páginas de catálogo por publicación.

  • Puede agregar el contenido combinado a una publicación existente.

Si desea agregar una portada y una contraportada a su publicación, o si desea agregar alguna otra página, deberá crear una nueva publicación o agregar el contenido a una publicación existente.

Combinar en una nueva publicación

Si desea editar las páginas combinadas, guardarlas para usarlas más adelante o imprimirlas posteriormente, puede recopilar y guardar todas las páginas combinadas como una única publicación nueva combinada que contenga los datos en sí (por ejemplo, precios y nombres de productos) en lugar de campos de combinación.

  1. En el grupo Combinar, haga clic en Combinar en nueva.
    Combinación de catálogos en publicación nueva
    Publisher crea una nueva publicación que se puede guardar y editar. También se pueden agregar portadas y contraportadas.
     Note   Si piensa imprimir el catálogo como un folleto, asegúrese de que el número total de páginas sea múltiplo de cuatro.
  2. En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en Guardar esta publicación.
  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva publicación y, a continuación, haga clic en Guardar.
  4. Si es necesario, guarde también cualquier cambio que haya realizado en la plantilla de combinación de catálogos. Puede volver a usar esta plantilla de combinación de catálogos para crear otras páginas combinadas cada vez que actualice la información en el origen de datos.

Agregar a una publicación existente

Si ya tiene las portadas configuradas en una publicación independiente o si desea colocar el catálogo al final de una publicación más larga, puede agregar el contenido combinado directamente.

Antes de agregar las páginas combinadas al final de una publicación existente, asegúrese de que la plantilla de combinación de catálogos coincida con la publicación existente de las siguientes maneras:

  • Tamaño de página (alto y ancho)
  • Vista de página (una o dos páginas)
  • Tipo de publicación (web o impresa)
  • Orden de las páginas (de izquierda a derecha o de derecha a izquierda)

 Nota   Publisher no puede agregar páginas combinadas a una publicación abierta. Si está trabajando en la publicación en la que desea realizar la combinación, guárdela y ciérrela antes de completar la combinación.

  1. En el grupo Combinar, haga clic en Agregar a existente.
    Combinación de catálogos en publicación existente
  2. En el cuadro de diálogo Abrir publicación, busque y seleccione la publicación a la cual desea agregar las páginas combinadas y luego haga clic en Abrir.

Publisher agrega las páginas combinadas al final de la publicación existente.

 Sugerencia   Para reorganizar las páginas en la publicación actualizada, haga clic en cualquier página que desee mover en el panel Navegación de páginas y luego arrástrela hasta la ubicación que desee.

  1. En la publicación existente, haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones.
  2. Si es necesario, guarde también cualquier cambio que haya realizado en la plantilla de combinación de catálogos. Puede volver a usar esta plantilla de combinación de catálogos para crear otras páginas combinadas cada vez que actualice la información en el origen de datos.

Imprimir la publicación combinada

  • En el grupo Combinar, haga clic en Imprimir.
    Combinación de catálogos a impresora

Publisher abre la página de impresión en la vista Backstage.

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Corresponde a:
Publisher 2010