Objetivo: ajustar los costos para mantener el proyecto dentro del presupuesto

Imagine que ha descubierto un problema con el presupuesto del proyecto. ¿Y ahora qué? Una vez identificado un problema en el presupuesto, puede iniciar acciones correctivas usando Microsoft Office Project 2007 para resolver el problema y volver a optimizar la programación para los costos.

 Sugerencia   Este artículo es parte de una serie de artículos incluida dentro del Mapa del proyecto que describe un amplio conjunto de actividades de administración del proyecto. Estas actividades se denominan "objetivos" porque se organizan alrededor del ciclo de vida de administración del proyecto: crear un plan, seguir y administrar un proyecto, y cerrar un proyecto.

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Teclado de caja registradora

número 1 Determinar en qué grado afecta la calidad a los costos     Piense en las opciones que tiene si debe reducir los costos.

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Si se acumulan costos que superen el límite de su presupuesto (presupuesto: costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan de línea base.), debe decidir qué acciones emprender para mantener los costos bajo control, teniendo en cuenta las limitaciones del triángulo del proyecto (triángulo del proyecto: interrelación del trío formado por tiempo, dinero y ámbito en un proyecto. Si ajusta cualquiera de estos elementos, los otros dos se ven afectados. Por ejemplo, si se ajusta el plan del proyecto para acortar la programación, puede que aumenten los costos y disminuya el ámbito.). Los cambios de programación (programación: medición del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, restricciones e información del proyecto en función del tiempo.) que realice para cumplir el presupuesto dependen de lo que estime que es más importante.

Puede sacrificar la calidad (calidad: grado de excelencia o estándares deseados en un producto, proceso o proyecto.) usando recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) más económicos, por ejemplo personas con menos experiencia o materiales de calidad inferior. Puede cambiar el alcance (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) y, sencillamente, quitar algunas de las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) que se había propuesto realizar.

Podría ser mejor aumentar el gasto en recursos de alta calidad si dichos recursos le servirán de ayuda para completar las tareas o el proyecto en un tiempo significativamente menor, lo que podría reducir los costos.

Independientemente de las acciones que emprenda para reducir los costos, no olvide los efectos que tendrán en otras tareas, recursos y en las entregas (resultado: elemento o producto medible y tangible que debe producirse para completar un proyecto o parte de un proyecto. Normalmente, el grupo de proyecto y los participantes acuerdan los resultados del proyecto antes de que éste comience.) del proyecto. Es posible que también sea necesario renegociar los niveles de calidad con los clientes y las partes interesadas (participantes: personas y organizaciones que están involucradas de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto.).

Número 2 Optimizar el plan para cumplir el presupuesto    

Haga clic en los vínculos que proceda:

  • Quitar una asignación de recursos o reemplazarla para eliminar los costos de un recurso concreto o para reemplazar un recurso concreto con otro que requiera menos dinero o pueda hacer el trabajo más rápidamente. La sustitución de un recurso podría reducir la cantidad de tiempo necesaria para finalizar la tarea.
  • Reducir las tasas de recursos y los costos fijos de las tareas para optimizar los costos del proyecto. Puede reducir los costos de recursos globales aplicando una tasa distinta que puede facturar una persona por los distintos tipos de trabajo o usando materiales de otra calidad. La reducción de los costos de tareas fijos, como los costos de viajes o de impresión, puede reducir o eliminar gastos que no son esenciales para finalizar una tarea.
  • Modificar la duración de una tarea si desea reducir el alcance de una tarea concreta.

Número 3 Agregar notas sobre los ajustes de costos     Puede mantener un registro de las decisiones tomadas para cumplir el presupuesto establecido.

Número 4 Examinar los efectos de la optimización de costos     Puede que desee examinar el efecto que surtirán los cambios realizados en los recursos, fechas, costos y otros proyectos.

Haga clic en los vínculos que proceda:

Número 5 Guardar un presupuesto con los ajustes de costos     Puede que sea necesario que agregue los ajustes realizados en el plan previsto.

Número 6 Comunicar el plan al equipo     Puede informar de los cambios efectuados en el plan de manera electrónica o impresa.

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Corresponde a:
Project 2007