Más información sobre los recursos y su disponibilidad

Se aplica a
Microsoft Office Project 2003

Recursos. ¿Qué son y qué hacen? Microsoft Office Project 2003 define recurso como cualquier persona u objeto que sea necesario para completar el trabajo de una tarea.

Puede tratarse de personas que realicen el trabajo, del equipo necesario para su realización e incluso puede referirse a los materiales utilizados.

¿Cuál es la función de los recursos?

¿Por qué debe utilizar recursos en el proyecto?

¿Qué son los recursos de trabajo?

¿Qué son los recursos de material?

¿Cómo se introduce la información de recursos en el plan?

¿Cómo se organizan y agrupan los recursos?

¿Qué es la disponibilidad de recursos?

¿Cómo afecta la disponibilidad de recursos a la programación de tareas?

¿Qué son los recursos genéricos?

¿Qué son los recursos propuestos?

¿Qué son los recursos de empresa?

¿Cuál es la función de los recursos?

Los recursos son necesarios para completar las tareas reales del proyecto. Existen dos tipos de recursos: recursos de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.) y recursos de material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.).

Puede utilizar recursos para indicar las personas o cosas que se necesitan para completar las tareas de la programación. Puede crear recursos en el proyecto y después asignarlos a tareas. A continuación, las tareas se programan de acuerdo con el trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.) de los recursos, las unidades de asignación (unidades de asignación: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.) y los calendarios de recursos (calendario de recursos: calendario en el que se especifica el período laborable y no laborable de un único recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que éste último especifica el período laborable y no laborable para más de un recurso.), lo cual permite una programación más precisa.

¿Por qué debe utilizar recursos en el proyecto?

De manera específica, debe utilizar recursos en el proyecto si su objetivo es:

  • Realizar un seguimiento del trabajo que realizan las personas y el equipamiento, o de la cantidad de material utilizado, para completar las tareas.
  • Garantizar un estricto control de los gastos y una buena comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, disminuye el riesgo de que las tareas se pasen por alto.
  • Ser más preciso a la hora de programar la duración de las tareas y el momento en el que es probable que se completen.
  • Realizar un seguimiento de los recursos a los que se les ha asignado un volumen de trabajo excesivo o insuficiente.
  • Controlar los gastos por tiempo de recursos y costos.

¿Qué son los recursos de trabajo?

Los recursos de trabajo son el equipo y las personas que completan tareas dedicando tiempo o trabajo a las mismas. Los recursos de trabajo son distintos de los recursos materiales, ya que éstos son las existencias de bienes consumibles utilizados para completar una tarea.

Cuando se crea un recurso de trabajo, se hace en un contexto de tiempo. Puede definir un nuevo recurso de trabajo indicando cuánto tiempo (o la capacidad máxima (capacidad máxima: porcentaje máximo o número de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad máxima indica la capacidad más alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento..)) tendrá que dedicar al proyecto en su conjunto: tiempo completo (100%), tiempo parcial (por ejemplo, 50%) o múltiple (por ejemplo 300% para tres carpinteros que trabajen en el mismo proyecto).

Del mismo modo, al asignar un recurso de trabajo a una tarea, se especifica la parte del tiempo de ese recurso que está disponible para dicha tarea. Es lo que se denomina unidades de asignación. El recurso puede estar asignado a tiempo completo (100%), a tiempo parcial (por ejemplo 20%, con el resto del tiempo disponible para otras asignaciones) o múltiple (por ejemplo 200% para dos fontaneros asignados a una tarea).

¿Qué son los recursos de material?

Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artículos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Algunos ejemplos de recursos materiales son el hormigón, el acero, los tubos, la madera y el cristal. Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo, como las personas y el equipo, que utilizan tiempo en lugar de material para completar las tareas.

Cuando crea un recurso material, establece que es un material y no un recurso de trabajo. Asimismo, define la etiqueta del material, o unidad de medida, para ese material. Por ejemplo, metros cúbicos, toneladas o cajas.

Cuando asigna un recurso material a una tarea, especifica el consumo de material para la asignación, por ejemplo, 10 toneladas de acero (que es un consumo fijo de material (consumo de material fijo: cantidad absoluta de recurso material necesaria para completar una asignación. La tasa de consumo fijo indica que la cantidad de material que se utiliza es constante, con independencia de los cambios en la duración de la tarea o longitud de la asignación.)). También se puede establecer si el uso de material está basado en el tiempo; por ejemplo, 2 toneladas de acero al día (que es un consumo variable de material (consumo de material variable: cantidad de recurso material basada en el tiempo que se utiliza en una asignación. Un consumo variable indica que la cantidad de material que se utiliza cambia si la duración de la tarea o la longitud de la asignación varía.)).

Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo por varios motivos:

  • Los campos de grupo de trabajo y tasa de horas extra están deshabilitados.
  • No se puede especificar la disponibilidad de unidades.
  • Los recursos materiales no están redistribuidos.
  • Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos.
  • Los costos por uso se acumulan de una forma diferente.

¿Cómo se introduce la información de recursos en el plan?

Puede ir introduciendo los recursos a medida que los va asignando a las tareas, o puede utilizar una lista de recursos que cree o comparta con otro proyecto. El método que utilice dependerá de las necesidades del proyecto, del uso de recursos en el departamento y del uso de recursos en toda la compañía.

Método Usar si
Crear una lista de recursos en el plan del proyecto. Los recursos se van a utilizar sólo en el proyecto. Puede introducir toda la información de recursos de una vez en la vista Hoja de recursos. La información de un recurso incluye el nombre de éste, la capacidad máxima, el grupo del recurso (grupo de recursos: conjunto de recursos que comparte algunas características y se clasifica con un nombre de grupo. Por ejemplo, puede clasificar los recursos según la función del trabajo y utilizar nombres de grupo del tipo fontaneros. O bien, puede clasificar por categorías los recursos según el estado del empleo.), el tipo y los costos.
Compartir los recursos de un fondo de recursos (archivo .mpp) con otros proyectos. Varios proyectos utilizan repetidamente los mismos recursos. Un fondo de recursos en un archivo del proyecto que sólo contiene la información de recursos que se va a compartir con otros proyectos.
Compartir una lista de recursos creada en otro plan de proyecto. Los recursos necesarios están en la lista de otro plan de proyecto. Si se utilizan recursos de otro proyecto, la lista de recursos de éste se muestra en el plan del proyecto.
Utilizar los recursos de empresa de la organización (los recursos de empresa sólo están disponibles en Microsoft Office Project Professional 2003.) Desea utilizar recursos compartidos con otros jefes de proyecto de toda la organización. Un proyecto puede contener tanto recursos de empresa como recursos que no formen parte de la lista de recursos de empresa.

Al introducir recursos en el proyecto, puede elegir entre crear una lista de recursos o introducirlos a medida que los asigna a las tareas. Puede introducir los recursos siguiendo uno de estos procedimientos:

  • Crear una lista de recursos en el plan del proyecto.
  • Compartir recursos de un fondo de recursos con otros proyectos.
  • Compartir una lista de recursos creada en otro plan de proyecto.
  • Utilizar los recursos de empresa de la organización (los recursos de empresa sólo están disponibles en Project Professional 2003.)

Crear una lista de recursos en el plan del proyecto si éstos se van a utilizar sólo en dicho proyecto. Puede introducir toda la información de recursos de una vez en la vista Hoja de recursos. La información de un recurso incluye el nombre de éste, la capacidad máxima, el grupo del recurso (grupo de recursos: conjunto de recursos que comparte algunas características y se clasifica con un nombre de grupo. Por ejemplo, puede clasificar los recursos según la función del trabajo y utilizar nombres de grupo del tipo fontaneros. O bien, puede clasificar por categorías los recursos según el estado del empleo.), el tipo y los costos.

Si usa Project Professional, puede introducir recursos de empresa si desea compartirlos con otros jefes de proyecto de toda la organización. Un proyecto puede contener tanto recursos de empresa como recursos que no formen parte de la lista de recursos de empresa.

Compartir la lista de recursos creada en otro plan de proyecto si los recursos que necesita aparecen en ésta. Si se utilizan recursos de otro proyecto, la lista de recursos de éste se muestra en el plan del proyecto.

Compartir recursos de un archivo de fondo de recursos (un archivo .mpp) con otros proyectos si hay varios proyectos que utilizan repetidamente los mismos recursos. Un fondo de recursos en un archivo del proyecto que sólo contiene la información de recursos que se va a compartir con otros proyectos. El método que utilice dependerá de las necesidades del proyecto, del uso de recursos en el departamento y del uso de recursos en toda la compañía.

¿Cómo se organizan y agrupan los recursos?

A efectos organizativos, los recursos pueden agruparse de tres maneras distintas:

  • Puede crear un esquema de recursos utilizando códigos de esquema personalizados.
  • Puede usar el campo Grupo para especificar categorías de recursos.
  • Puede crear nombres consolidados de recursos que representen una categoría para las asignaciones.

Puede utilizar códigos de esquema personalizados para definir un código alfanumérico que represente una estructura de recursos jerárquica o agrupada. Los códigos de esquema son etiquetas personalizadas para los recursos que comparten los mismos rasgos. Puede utilizar códigos de esquema personalizados como 1026, Arquitecto5, o NIVEL-4 para agrupar los recursos de la forma que desee. También puede crear códigos de esquema para representar la estructura detallada de la organización, los códigos de trabajo o los códigos de contabilidad de los costos asociados a los recursos. Una vez asignados estos códigos a los recursos, puede agruparlos (grupo: se utiliza para combinar o reorganizar tareas o recursos de un proyecto conforme a ciertos criterios, por ejemplo, duración de la tarea, prioridad, sobreasignación de recursos o fecha de finalización. No debe confundirse con el campo Grupo, que es un campo de recursos.), filtrarlos (filtro: especifica qué información de las tareas o los recursos debe mostrarse o resaltarse en una vista. Por ejemplo, si se aplica el filtro Críticas, sólo se mostrarán las tareas críticas.) o ordenarlos (ordenación: método de controlar el orden en el que se muestra la información de la tarea, el recurso u otra información.) para reflejar la estructura que desea ver al mostrar la información de recursos.

Si utiliza el campo Grupo, puede agrupar, filtrar u ordenar los recursos según el criterio de éste. Si usa nombres de recursos consolidados, puede asignar y realizar un seguimiento de varios recursos como si se tratara de un único recurso.

Tenga en cuenta la forma en que desea asignar y realizar el seguimiento de varios recursos del mismo tipo. Por ejemplo, si hay cuadro ingenieros en el proyecto, puede escribir sus nombres o títulos individualmente. Utilice este método si es importante saber qué ingeniero está asignado a cada tarea y si desea realizar un seguimiento individual del tiempo y los costos de cada uno de ellos. Puede seguir utilizando el campo Grupo para revisar la información combinada de los cuatro ingenieros.

Si aún no ha completado el personal, pero sabe que va a necesitar cuatro ingenieros de los que desea realizar un seguimiento individual, será mejor que los introduzca individualmente desde el exterior. Puede introducir recursos de texto genérico (recurso con marcador de posición: nombre de recurso temporal agregado a un plan de proyecto para ayudar a calcular los tipos y la cantidad de recursos necesarios. Los nombres de recursos con marcador de posición permiten desarrollar la propuesta de proyecto y obtener aprobaciones.), por ejemplo, Ingeniero1, Ingeniero2, etc. Después, a medida que vaya contratando o asignando los ingenieros reales, puede sustituir el texto genérico por los nombres de éstos sin que ello afecte a ninguna de las asignaciones realizadas.

Por otra parte, también puede crear un grupo de recursos denominado Ingenieros, y si sus integrantes son cuatro recursos a tiempo total, puede establecer su capacidad máxima (capacidad máxima: porcentaje máximo o número de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad máxima indica la capacidad más alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento..) en 400%. Use este método si las asignaciones de tareas de los ingenieros son intercambiables y desea efectuar un seguimiento de su tiempo y sus costos como grupo.

¿Qué es la disponibilidad de recursos?

La disponibilidad de recursos es el tiempo o la capacidad de trabajo que se programa para un recurso en una tarea. La disponibilidad de recursos está determinada por:

  • Los períodos laborables especificados en el calendario de recursos.
  • Las fechas de comienzo y fin del proyecto.
  • La disponibilidad por unidad de recurso (por ejemplo, 50%, 100% o 300%) durante un período concreto.

La disponibilidad de recursos se aplica sólo a recursos de trabajo, no a los recursos materiales.

Utilice el calendario del proyecto (calendario del proyecto: calendario base utilizado por un proyecto.) del cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral para establecer los períodos laborables y no laborables estándar para todos los recursos del proyecto. Use un calendario de recursos (calendario de recursos: calendario en el que se especifica el período laborable y no laborable de un único recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que éste último especifica el período laborable y no laborable para más de un recurso.) para establecer las excepciones a los períodos laborables, como los días libres o de vacaciones, de recursos individuales. El calendario de recursos determina la forma en que se programan los recursos para las tareas.

Si un recurso no comienza o finaliza en la misma fecha de comienzo o de fin del proyecto, puede especificar las fechas disponibles de comienzo o de fin del recurso en el cuadro de diálogo Información del recurso.

Puede especificar la disponibilidad por unidad (disponibilidad de unidades: período de tiempo, expresado como porcentaje o número decimal, que se puede programar un recurso para un trabajo asignado. Hace referencia al nivel en que está disponible el recurso; por ejemplo, un recurso puede estar disponible el 50%, 100% o 300% del tiempo total.) de recurso para la totalidad del proyecto: tiempo total (100%), tiempo parcial (por ejemplo, 50%), o múltiple (por ejemplo, 300% para los tres carpinteros del proyecto). En el cuadro de diálogo Información de recursos, también puede especificar que la disponibilidad de las unidades del recurso varía en los distintos períodos laborables a lo largo del proyecto. Por ejemplo, utilice esta tabla para indicar que habrá tres carpinteros disponibles (300%) de Enero a Marzo, cinco carpinteros disponibles (500%) de Abril a Agosto y después dos carpinteros disponibles (200%) de Septiembre a Octubre.

¿Cómo afecta la disponibilidad de recursos a la programación de tareas?

La disponibilidad de recursos se basa en las fechas de comienzo y de fin del recurso en el proyecto, así como en la capacidad máxima del recurso. A pesar de que la disponibilidad no afecta en principio a la programación de la tarea, si un recurso se programa para las tareas con posterioridad a las fechas disponibles o la capacidad máxima, se marcará como sobreasignado. Si a continuación redistribuye (redistribuir: resolver conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas. Cuando Project redistribuye un recurso, las asignaciones seleccionadas del recurso se distribuyen y se vuelven a programar.) el recurso o realiza otro tipo de ajustes en el mismo para resolver los problemas de sobreasignación, las tareas asignadas pueden dividirse (tarea dividida: tarea cuya programación se interrumpe. Por ejemplo, una tarea de dos días que no requiere un trabajo continuo se puede dividir de forma que el primer día de trabajo se programe para el lunes y el segundo para el jueves.) o retrasarse (retraso: espacio de tiempo entre el comienzo programado de una tarea y el momento en que realmente se debería comenzar a trabajar en la tarea. Suele utilizarse para resolver casos de sobreasignación de recursos. Existen dos tipos de retrasos: retraso de asignación y retraso de redistribución.), con lo cual se producirá un cambio en la programación de tareas.

Si el trabajo asignado a un recurso está fuera de las fechas de comienzo y de fin o del tiempo disponible del recurso, o bien si sobrepasa la capacidad máxima del recurso, Project asigna el recurso pero indica que el recurso está sobreasignado. En ese caso puede que le avisen del posible problema y tenga que decidir la solución.

¿Qué son los recursos genéricos?

Disponibles sólo en Project Professional, los recursos genéricos son recursos de texto genérico, no individuos concretos. Puede usar recursos genéricos para especificar las cualificaciones requeridas para una asignación antes de saber qué recursos individuales están disponibles. Project programa recursos genéricos como si se tratara de recursos de trabajo, y el comportamiento de éstos es parecido.

En Project Professional, los recursos genéricos se utilizan principalmente para sustituir. En la sustitución de recursos los recursos genéricos se sustituyen por recursos específicos que poseen las mismas cualificaciones.

También puede utilizar recursos genéricos en las fases iniciales del desarrollo de un plan de proyecto, o si la identidad de las personas que van a trabajar en el proyecto le es indiferente pero no obstante desea mantener un seguimiento del trabajo realizado en el mismo.

Los recursos genéricos se introducen en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo y los recursos materiales. Por ejemplo, si un jefe de proyecto agrega un recurso con el nombre "carpintero" a la Hoja de recursos de Project, especificará que el recurso es genérico en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso. Puede que el jefe de proyecto necesite rellenar más información necesaria relacionada con el recurso si va a agregarlo a los recursos de empresa. Los recursos genéricos pueden agregarse a los recursos de empresa utilizando el Asistente para importar recursos.

Los recursos genéricos también pueden aparecer en plantillas de empresa en las que estén disponibles para agregarlos a los proyectos.

¿Qué son los recursos propuestos?

Disponibles sólo en Project Professional, los recursos propuestos se utilizan a menudo para intentar determinar cómo proveer de personal a varios proyectos que están en fase de estudio o para evaluar qué proyecto debe llevarse a cabo de entre una serie de proyectos que compiten entre sí. Los jefes de recursos y jefes de proyecto pueden experimentar con distintas formas de proveer da personal a los distintos proyectos propuestos sin tener que comprometer ningún recurso (y sin que ello tenga ningún impacto en su disponibilidad) mediante el cambio del tipo de reserva de los recursos de Comprometido a Propuesto en estos proyectos.

Aunque la utilización de recursos genéricos para planear el proyecto permite especificar el tipo y el número de recursos (qué y cuándo), la designación de recursos propuestos permite planear como proveer de personal a un proyecto basándose en la disponibilidad de las personas que están realmente trabajando en la organización y las cualificaciones que se necesitan para el proyecto (quién y cómo).

¿Qué son los recursos de empresa?

Disponibles sólo en Project Professional, los recursos de empresa son los que forman parte del fondo de recursos de la organización. Los recursos de empresa se crean en una ubicación central de la organización y pueden compartirse entre todos los proyectos de la empresa.

Los recursos de empresa son distintos de los fondos de recursos de los proyectos individuales (que no son de empresa).

Un proyecto de empresa típico contiene principalmente recursos de empresa, pero también puede contener recursos que no sean de empresa. Project programa los dos tipos de recursos de la misma manera.

Los recursos se convierten en recursos de empresa sólo después de agregarlos utilizando el Asistente para importar recursos. Los recursos que no forman parte de los recursos de empresa, como los recursos subcontratados que no pertenecen formalmente a la organización, se pueden agregar a los recursos de empresa con el Asistente para importar recursos, ya que no se agregan automáticamente si están asignados a tareas. Los recursos no agregados a los recursos de empresa no están disponibles en todos los proyectos de ésta, y los demás jefes de proyecto no pueden verlos.

Todos los jefes de proyecto pueden cambiar parte de la información de los recursos de empresa, como la información de asignación. No obstante, sólo los jefes de proyecto que tengan los permisos adecuados pueden cambiar la información personal de los recursos de empresa, como las cualificaciones, la disponibilidad y las tarifas.