Definir fases y tareas

Aplicable a
Microsoft Office Project 2003
Microsoft Office Project Server 2003
Microsoft Project 2000 y 2002

Una vez que comprenda todo el trabajo que se implica en el proyecto, podrá crear una lista de tareas en Project. Dicha lista es el corazón de un proyecto. Una lista de tareas incompleta o mal planeada podría ocasionar serias mermas al progreso del proyecto. La organización de tareas en hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) y fases (fase: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) proporciona cierta estructura al proyecto y lo hace más fácil de evaluar en cuanto a su progreso.

 Sugerencia   Este artículo forma parte de una serie de artículos en los que se describe una amplia gama de actividades de administración de proyectos. Denominamos estas actividades "objetivos" ya que están organizadas en torno al ciclo de vida de la administración de proyectos: elaborar un plan, realizar un seguimiento del proyecto y administrarlo, y cerrar el proyecto. El ciclo de vida de los proyectos se describe en Mapa del proyecto, donde se incluye un vínculo a un artículo sobre cada objetivo de la administración de proyectos. La mayor parte de los artículos incluyen vínculos a información adicional o procedimientos que se llevan a cabo en Project o Project Server. Estos artículos tienen como objetivo ayudarle no sólo a utilizar Project sino también a comprender mejor la administración de proyectos.

Objetivo anterior    Objetivo siguiente

Ver todos los objetivos en el Mapa del proyecto

Fase de generación del Mapa del proyecto Número 1  Definir tareas del proyecto    En su núcleo, un proyecto es un conjunto de tareas, cada una de las cuales representa una pieza de trabajo que debe realizarse para completar el proyecto de forma satisfactoria.

MostrarMás . . .

Un buen plan da una importancia especial a la introducción de tareas. Una tarea correctamente definida es aquella que tiene claramente definido su inicio y fin, por lo que el jefe de proyecto puede determinar fácilmente cuándo se completa la tarea. Por motivos prácticos, las tareas deben tener una duración mínima de un día. En los períodos de larga duración, lo más probable es que las tareas tengan una mayor duración, pero en los proyectos de corta duración, la tendencia es que su duración sea menor.

Generalmente, es una buena idea introducir las tareas en el mismo orden en que se espera que el trabajo comience en ellas. No obstante, algunos proyectos pueden requerir la agrupación de tareas similares o bien la agrupación de tareas por el tipo de recursos que trabajarán en ellas. Si en su organización se presenta el trabajo en determinadas categorías, se puede agrupar el trabajo en dichas categorías.

  • A efectos prácticos, las tareas deben durar por lo menos un día. En proyectos a largo plazo, las tareas probablemente durarán más. En aquellos a corto plazo, las tareas serán de una duración más corta.
  • En general, resulta una buena idea introducir las tareas en el orden en que piense en que se comenzarán. Sin embargo, en algunos proyectos tendrá que agrupar las tareas que sean similares o agruparlas por el tipo de recursos que necesitará para llevarlas a cabo. Si su organización normalmente clasifica el trabajo en determinadas categorías, podrá agrupar el trabajo en dichas categorías. Tenga en cuenta que si agrupa las tareas, no podrá definirlas más tarde, ya que la agrupación de tareas resulta ser otro tipo de definición.
  • La estructura de la lista de tareas determina el nivel de detalle del plan de su proyecto. Si enumera tan sólo las fases del proyecto y cada fase cubre un período de tiempo largo, su plan será una visión esquemática del proyecto. Si enumera incluso aquellas tareas más pequeñas, el plan será extremadamente detallado. En la mayoría de los casos, deseará encontrar el punto medio entre estos dos extremos.

La estructura de la lista de tareas determina el nivel de detalle del plan del proyecto. Si únicamente se enumeran las fases del proyecto y cada una cubre un periodo de tiempo prolongado, el plan será una perspectiva de nivel general del proyecto. Si, en cambio, enumera hasta las más pequeñas piezas de trabajo que debe llevar a cabo cada persona, el plan se presentará de forma extremadamente detallada. En la mayoría de las ocasiones, lo más seguro es que desee llegar a un equilibrio entre estos dos extremos.

  • Si enumera cada tarea que debe realizarse, aunque sean pequeños, tendrá que realizar un seguimiento de todas estas tareas y detallar todos los progresos, probablemente una vez al día. En este caso sabrá si se retrasa alguna tarea por pequeña que sea.
  • Si enumera y realiza un seguimiento sólo de las fases del proyecto, no tendrá que actualizar el proyecto muy a menudo. En este caso no sabrá que una tarea se retrasa tan sólo cuando se finalice una fase.
  • Estime la importancia del proyecto, cada cuánto tiempo podrá realizar actualizaciones de las tareas y el nivel de seguimiento de las tareas para que el proyecto no fracase.

Número 2  Importar tareas en un proyecto    una forma de ayudarle a decidir el nivel de detalle que debe tener su lista de tareas es considerar con qué precisión desea llevar un seguimiento del proyecto. Si enumera cada una de las piezas de trabajo que debe llevarse a cabo, independientemente de lo pequeñas que puedan ser, necesitará realizar un seguimiento de estas tareas y especificar el progreso en ellas, probablemente una vez al día como mínimo. Por otro lado, siempre será consciente del más mínimo retraso que se produzca. Si enumera y realiza un seguimiento únicamente de las fases del proyecto, no necesitará actualizar el proyecto muy a menudo. No obstante, no será consciente de los retrasos que se produzcan en una fase hasta que ésta haya finalizado.

Tenga en cuenta el nivel de importancia del proyecto, la frecuencia con la que pueden obtener y especificar actualizaciones de tareas de forma verosímil y el nivel de tareas que necesite seguir para mantener el proyecto bien encauzado.

Número 3  Introduzca una tarea en el proyecto     que se ubican con sangría bajo ellas. Así, mientras puede estar especificando duraciones o costos de las subtareas, Project calcula la duración y el costo de las tareas de resumen basándose en la información procedente de las subtareas que contienen. Estos valores calculados de forma automática no se pueden modificar directamente.

Número 4   Crear fases y subfases en un proyecto   Una vez que haya organizado la lista de tareas en forma de

Número 5  Cree un hito    , podrá expandir y contraer el esquema o las secciones de éste para ver la lista de tareas en diferentes niveles de detalle. Por ejemplo, podría mostrar sólo las tareas de resumen del nivel superior para ver únicamente las principales fases del proyecto; después, podría expandir por completo una fase para ver los detalles del trabajo que se realizará en dicha fase. Recuerde esta posibilidad cuando diseñe la lista de tareas. También debería considerar los niveles que desee que la lista de tarea muestre y diseñarla de modo que satisfaga todas sus necesidades.

Número 6  Sugerencia    No use la esquematización para acomodar varios proyectos en un único plan. Si necesita realizar un seguimiento de varios proyectos que estén estrechamente relacionados, cree un archivo de proyecto independiente para cada uno de ellos y, acto seguido, cree vínculos entre las tareas relacionadas de los diferentes proyectos.

Un hito es, generalmente, una tarea sin ninguna duración (cero días) que se usa para identificar eventos significativos de la programación, como la finalización de una fase principal o la entrega de material listo para ser entregado. Cuando se especifica una duración cero para una tarea, Project muestra el símbolo de hito (Símbolo de hito ) en el diagrama de Gana de dicha tarea. Si lo desea, puede cambiar el icono que Project muestra mediante el comando Estilos de barra del menú Formato. Asimismo, puede transformar una tarea, incluso aunque tenga una duración distinta de cero, en un hito seleccionándola y haciendo clic en Información de la tarea, en el menú Proyecto. Haga clic en la ficha Avanzado y, acto seguido, en Marcar la tarea como hito.