Asignar recursos a las tareas del proyecto

Se aplica a
Microsoft Office Project 2003

Una vez haya decidido que es lo que hay que hacer para completar el proyecto, deberá decidir quién va a realizar el trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.).

Project proporciona métodos fáciles para asignar las personas y el equipamiento adecuado a las tareas, e incluso los materiales que se van a utilizar.

¿Qué son las asignaciones?

¿Por qué deben asignarse recursos a las tareas?

¿Cómo se asignan recursos a las tareas?

¿Qué es una propuesta de asignación?

¿Cómo se ajustan las asignaciones de recursos de trabajo?

¿Cómo se ajustan las asignaciones de recursos de material?

¿Qué son los perfiles de trabajo?

¿Cómo afectan las asignaciones a la programación?

¿Qué es el trabajo y cómo afecta a la programación?

¿Qué es la programación condicionada por el esfuerzo?

¿Cómo se ajustan las asignaciones de recursos automáticamente?

¿Qué son las asignaciones?

Las asignaciones son las asociaciones entre tareas específicas y los recursos necesarios para completarlas. Se puede asignar más de un recurso a una tarea. Tanto los recursos de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.) como los recursos de material (recursos materiales: materiales o suministros consumibles, como hormigón, madera o clavos.) pueden asignarse a tareas.

Asigne recursos a las tareas del proyecto para indicar las personas u objetos necesarios para completar las tareas de la programación. Una vez realizadas las asignaciones, las tareas se programan de acuerdo con los calendarios de recursos (calendario de recursos: calendario en el que se especifica el período laborable y no laborable de un único recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que éste último especifica el período laborable y no laborable para más de un recurso.) y las unidades de asignación (unidades de asignación: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.), lo cual permite realizar una programación más precisa.

¿Por qué deben asignarse recursos a las tareas?

De manera específica, se asignan recursos a las tareas del proyecto para alcanzar los siguientes objetivos:

  • Realizar un seguimiento del trabajo que realizan las personas y el equipamiento, o de la cantidad de material utilizado, para completar las tareas.
  • Garantizar un estricto control de los gastos y una buena comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, disminuye el riesgo de que las tareas se pasen por alto.
  • Ser más preciso a la hora de programar la duración de las tareas y el momento en el que es probable que se completen.
  • Realizar un seguimiento de los recursos a los que se les ha asignado un volumen de trabajo excesivo o insuficiente.
  • Controlar los gastos por tiempo de recursos y costos.

¿Cómo se asignan recursos a las tareas?

Para asignar un recurso se selecciona una tarea, se elige un recurso en la lista de recursos (o se agrega a la misma) y se introducen las unidades de asignación.

Para los recursos de trabajo, el valor predeterminado de las unidades de asignación es igual al valor de capacidad máxima, (capacidad máxima: porcentaje máximo o número de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad máxima indica la capacidad más alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento..) pero no puede superar el límite del 100%. Un valor de unidades del 100% indica que el recurso está asignado a la tarea a tiempo completo, según el período laborable especificado en el calendario de recursos. Para los recursos materiales, el valor predeterminado de unidades de asignación es 1. Un valor de unidades 1 representa una de las unidades de medida, o etiquetas, establecidas para el recurso material (por ejemplo, 1 tonelada o 1 metro cúbico).

De manera predeterminada, los nombres de los recursos asignados aparecen en las barras de Gantt (barra de Gantt: elemento gráfico en la parte de diagrama de la vista Diagrama de Gantt que representa la duración de una tarea.) de la tarea.

Puede revisar los detalles de la información de asignaciones en las vistas Uso de tareas o Uso de recursos. En la vista Uso de tareas, los nombres de los recursos asignados se agrupan bajo el mismo nombre de tarea. En la vista Uso de recursos, los nombres de las tareas asignadas se agrupan bajo cada nombre de recurso. Estas dos vistas aparecen como tabla y como parte de horas en el que se muestra la distribución del trabajo por períodos de tiempo.

¿Qué es una propuesta de asignación?

En Project, se puede especificar un tipo de reserva para marcar los recursos como confirmados o propuestos. En la fase de planeación del proyecto es aconsejable definir el tipo de reserva de un recurso como propuesto. Esto significa que, de momento, reserva el recurso para trabajar en tareas. Al asignar un recurso propuesto a una tarea, la asignación se marcará como propuesta. Las asignaciones a recursos confirmados son las únicas verdaderas.

¿Cómo se ajustan las asignaciones de recursos de trabajo?

Puede ajustar el tiempo que un recurso de trabajo dedica a una tarea ajustando las unidades (unidades: cantidad de un recurso que se asigna a una tarea. La capacidad máxima es el número máximo de unidades disponibles para el recurso. Por ejemplo, si tiene tres fontaneros trabajando en un proyecto, la capacidad máxima es 300 por ciento o tres fontaneros a tiempo completo.), el trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.), los perfiles (perfil: modelo de cómo se distribuye el trabajo programado para una asignación en el tiempo. Utilice un perfil para controlar cómo Project programa el trabajo de un recurso. Entre los ejemplos de perfil pueden citarse: uniforme, creciente, decreciente, de campana y de campana achatada, entre otros.) o las fechas de comienzo y fin.

La primera vez que asigne un recurso a una tarea, tiene que establecer las unidades de asignación. En un recurso de trabajo, las unidades indican el porcentaje de período laborable disponible que, según el calendario de recursos, dedicará este recurso a la tarea. A tiempo completo suele ser 100%, lo que significa que se trata de un recurso a tiempo completo que trabaja a tiempo completo en una tarea. Si se asigna, por ejemplo, un recurso a tiempo parcial con una capacidad máxima del 25%, el valor predeterminado de las unidades de asignación será 25%. También puede asignar un recurso a tiempo completo a una asignación a tiempo parcial. Por ejemplo, puede asignar un recurso a tiempo completo a una tarea al 50% y a otra tarea también al 50%. Si un calendario de recursos está configurado para 8 horas de período laboral el jueves y un recurso está programado para trabajar en una tarea al 100% ese mismo día, el recurso trabajará 8 horas el jueves. Sin embargo, si el calendario de recursos se define en cuatro horas de período laborable los viernes y el recurso está asignado al 100% a una tarea el viernes, el recurso trabajará 4 horas el viernes.

Al asignar un recurso de trabajo a una tarea, se calcula automáticamente el trabajo para esa asignación. El método de cálculo del trabajo depende del tipo de tarea (tipo de tarea: caracterización de una tarea basándose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: unidades fijas, trabajo fijo y duración fija. El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas.) (unidades fijas, duración fija o trabajo fijo). Por ejemplo, cuando se asigna un recurso por primera vez a una tarea de unidades fijas (tarea de unidades fijas: tarea cuyas unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afecta a las unidades de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duración x Unidades = Trabajo.), la cantidad de trabajo asignado depende de la duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de la tarea. Puede cambiar el valor del trabajo total de una asignación si desea reducir el tiempo que un recurso dedica a una tarea, o si desea desplazar el trabajo de un recurso asignado a otro. Cambiar el valor del trabajo total puede resultar útil si intenta acortar la programación o igualar la carga de trabajo de recursos sobreasignados (sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.) o infraasignados (subasignación: asignar un recurso a un trabajo menos horas de las que está disponible.) .

Además de cambiar la cantidad de trabajo total de una asignación, puede perfilar el trabajo, esto es, ajustar cuanto trabajo total se realiza durante el intervalo de la asignación. Con los perfiles preestablecidos puede aumentar, disminuir, aumentar y después disminuir la carga de trabajo, y realizar otras acciones. El trabajo total de una asignación a la que se haya aplicado un perfil se distribuye a lo largo de la duración de la tarea de acuerdo con el perfil elegido. También puede crear su propio perfil de trabajo.

Si las fechas de comienzo y fin de una asignación son distintas de las fechas de comienzo y fin de la tarea, puede ajustarlas en el cuadro de diálogo Información de la asignación.

¿Cómo se ajustan las asignaciones de recursos de material?

Puede ajustar el uso de material y las asignaciones de tasa de consumo de los recursos materiales ajustando el trabajo y las unidades. También puede utilizar perfiles de uso de material y establecer las fechas de comienzo y fin de la asignación.

La primera vez que asigne un recurso a una tarea, tiene que establecer las unidades de asignación. Para los recursos materiales, se considera que las unidades son la cantidad o la tasa de consumo de material. Las unidades que asigne para los recursos materiales indican la cantidad de material que se consumirá para completar la tarea, utilizando la unidad de medida, o etiqueta, que especifique para el recurso material (por ejemplo, 20 toneladas o 5 metros cúbicos).

Si el recurso material tiene un consumo variable de material (consumo de material variable: cantidad de recurso material basada en el tiempo que se utiliza en una asignación. Un consumo variable indica que la cantidad de material que se utiliza cambia si la duración de la tarea o la longitud de la asignación varía.), se indica la tasa en el campo Unidades. Por ejemplo, si se van a utilizar 10 toneladas de acero por semana en la asignación, especifique 10/semana como unidad de asignación. Sin embargo, si el recurso tiene un consumo fijo de material (consumo de material fijo: cantidad absoluta de recurso material necesaria para completar una asignación. La tasa de consumo fijo indica que la cantidad de material que se utiliza es constante, con independencia de los cambios en la duración de la tarea o longitud de la asignación.), basta con introducir la cantidad total de material que se va a utilizar, sin la etiqueta de tiempo. Por ejemplo, si se van a utilizar 40 metros de tierra en la asignación, independientemente de la duración de la tarea, especifique 40.

Al asignar un recurso material a una tarea, se calcula automáticamente el trabajo para esa asignación. En el caso de los materiales, se considera que el trabajo es el uso total de material. La forma de calcular el uso total de material depende de si el consumo del recurso se indica como fijo o variable. Si el consumo es fijo, el uso total de material equivale al valor de la unidad. Por ejemplo, si el valor de las unidades de asignación para una tarea es 20 cajas, el trabajo también es 20 cajas. Sin embargo, si el consumo del recurso es variable, el uso total de material indica la cantidad total de material que se utilizará a lo largo de toda la tarea. Por ejemplo, si el valor de las unidades de asignación para la tarea es 20 cajas/día y la tarea dura 4 días, el valor de trabajo es 80 cajas.

Además de modificar la cantidad total de trabajo (uso de material) de una asignación, puede perfilar el uso de material; es decir, puede ajustar la cantidad del material total que se utilizará en el transcurso de la asignación. Puede utilizar los perfiles preestablecidos puede aumentar, disminuir, aumentar y después disminuir la carga de trabajo, y realizar otras acciones. El uso total de material de la asignación se divide durante el transcurso de la tarea según el perfil que haya elegido. También puede crear su propio perfil de trabajo. Si las fechas de comienzo y fin de la asignación del recurso material son distintas de las fechas de comienzo y fin de la tarea, puede ajustarlas en el cuadro de diálogo Información de la asignación.

¿Qué son los perfiles de trabajo?

Cuando se realiza una asignación por primera vez, su perfil de trabajo es plano de manera predeterminada. Un perfil de trabajo plano significa que el trabajo de la asignación se distribuye de manera uniforme a lo largo de la asignación.

Sin embargo, si desea distribuir el trabajo total (tiempo de un recurso de trabajo o existencias de un recurso material) de otra forma, puede elegir uno de los siguientes perfiles de trabajo que están disponibles en el cuadro de diálogo Información de la asignación:

  • Creciente
  • Decreciente
  • Dos picos
  • Pico inicial
  • Pico final
  • Campana
  • Campana achatada

Estos perfiles indican las formas que toma la distribución de trabajo en los intervalos de asignación. La forma de aplicar los perfiles depende del tipo de tarea (unidades fijas, duración fija o trabajo fijo).

Puede ver los perfiles de trabajo en los partes de horas de la vista Uso de tareas o Uso de recursos.

Si ninguno de los perfiles predeterminados se adapta a sus necesidades, puede crear su propio perfil ajustando manualmente las cantidades de trabajo en los partes de horas de la vista Uso de tareas o Uso de recursos. No obstante, tenga cuidado al calcular el valor de trabajo total en los intervalos de asignación. Es fácil agregar o quitar accidentalmente trabajo cuando se hacen ajustes manuales en una vista de usos, en cuyo caso podría cambiar sin darse cuenta el valor de trabajo total (que se muestra en el campo Trabajo en la parte de las tablas de la vista de usos).

¿Cómo afectan las asignaciones a la programación?

Si no asigna recursos a las tareas en el proyecto, Project calcula la programación utilizando sólo la información sobre la duración de tareas, la dependencia entre las mismas, las delimitaciones y el calendario del proyecto y de tareas. (calendario de tareas: calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar su programación; por lo general, es distinto del calendario del proyecto o de los calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del proyecto.) Si asigna recursos, las tareas también se programarán de acuerdo con los calendarios de recursos y las unidades de asignación, lo cual proporciona una programación más precisa.

A diferencia de los recursos de trabajo, la asignación de los recursos materiales a unas tareas no afecta a la programación de las mismas. Sin embargo, la modificación de las asignaciones materiales puede afectar a la programación de tareas si sólo los recursos materiales, y no los de trabajo, están asignados a una tarea. En este caso, si cambia el trabajo de una asignación con consumo de material variable podrá cambiar la duración de la tarea. Por ejemplo, supongamos que tiene un recurso material con unidades de asignación de 10 toneladas la hora y la duración es de 8 horas. Si cambia las unidades a 20 toneladas/hora, la duración de la tarea cambiará a 16 horas.

Además de programar de acuerdo con la información de tareas, después de asignar recursos a las tareas en el proyecto, Project utiliza la información de recursos y de asignaciones para calcular la información de programación, incluyendo:

Para todas las tareas, tras la asignación de un recurso, la tarea se programa de acuerdo con la fórmula Duración = Trabajo / Unidades. La siguiente tabla muestra el modo en que afecta cada uno de los tipos de tareas a la programación cuando modifique uno de los tres elementos.

En una Si revisa el trabajo Si revisa la duración Si revisa las unidades
Tarea de unidades fijas La duración se vuelve a calcular El trabajo se vuelve a calcular La duración se vuelve a calcular
Tarea de trabajo fijo La duración se vuelve a calcular Las unidades se vuelven a calcular La duración se vuelve a calcular

¿Qué es el trabajo y cómo afecta a la programación?

Trabajo es la labor, el tiempo (en términos de minutos, horas, días o semanas para los recursos de trabajo) o la cantidad (para los recursos materiales) necesarios para realizar una tarea o asignación.

El trabajo no es lo mismo que la duración de tareas. Por ejemplo, un recurso puede necesitar 32 horas de trabajo para realizar una tarea, pero la tarea se puede programar con una duración de dos días. En este caso, se tiene que asignar más de un recurso a esta tarea. Si se trabaja 8 horas al día en la tarea, dos personas podrían realizar la tarea en 2 días.

Tan pronto como asigne un recurso de trabajo a una tarea, se calcula el trabajo para la asignación. La forma en que se calcula el trabajo depende de si la tarea es del tipo condicionada por el esfuerzo. Por ejemplo, si tiene una tarea condicionada por el esfuerzo con una duración de 4 días y asigna dos recursos a la misma, a cada recurso se le asigna 16 horas de trabajo. Por otro lado, si tiene una tarea no condicionada por el esfuerzo con una duración de 4 días y asigna dos recursos a la misma, a los dos recursos se le asignan 32 horas de trabajo.

Puede ver el trabajo en forma de datos de fase temporal (fase temporal: información sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisar la información de fase temporal en cualquier período de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.) en la vista Uso de tareas y Uso de recursos. En los partes de horas de estas vistas, el trabajo se muestra a lo largo del período de tiempo. Podrá personalizar este trabajo en formas diferentes como decreciente, creciente o en forma de campana.

Para ajustar el trabajo para cada período de tiempo, modifique manualmente las cantidades de trabajo en los partes de horas de la vista Uso de tareas o Uso de recursos. No obstante, tenga cuidado al calcular el valor de trabajo total en los intervalos de asignación. Es fácil agregar o quitar trabajo cuando se hacen ajustes manuales en una vista de usos, en cuyo caso podría cambiar sin darse cuenta el valor de trabajo total (que se muestra en el campo Trabajo en la parte de las tablas de la vista de usos).

¿Qué es la programación condicionada por el esfuerzo?

La asignación de recursos a las tareas afecta a la programación de una forma diferente si éstas están condicionadas por el esfuerzo.

La programación condicionada por el esfuerzo significa que a medida que agrega recursos a una asignación de tareas, el trabajo se redistribuye entre todos los recursos para mantener la misma cantidad de trabajo total. De igual forma, si quita los recursos de una tarea condicionada por el esfuerzo, el trabajo se redistribuye entre los recursos restantes para mantener la misma cantidad de trabajo en su totalidad.

De manera predeterminada, las tareas tienen unidades fijas y están condicionadas por el esfuerzo. Esto significa que cuantos más recursos se asignan a una tarea, menos trabajo tiene que realizar cada uno de ellos. Puesto que se trata de tareas de unidades fijas, al agregar recursos también disminuye la duración.

Si tiene una tarea de unidades fijas condicionada por el esfuerzo, cuantos más recursos asigne, menos unidades necesitarán los recursos para finalizar la cantidad reducida de trabajo para la asignación.

Debido a su naturaleza, una tarea de trabajo fijo es del tipo condicionada por el esfuerzo. Si se agregan más recursos, el trabajo se distribuye entre las asignaciones y disminuye la duración.

¿Cómo se ajustan las asignaciones de recursos automáticamente?

El Asistente para la sustitución de recursos, disponible sólo en Project Professional 2003, permite optimizar los planes de un proyecto recomendando los mejores recursos para las tareas basándose en sus cualificaciones, carga de trabajo actual y disponibilidad. El asistente puede realizar recomendaciones sobre recursos basadas en cualificaciones mediante el análisis de los recursos de toda la organización o de un departamento.

El Asistente para la sustitución de recursos aporta las siguientes ventajas a los proyectos:

  • Las asignaciones de recursos recomendadas aparecen en una lista para las tareas de todos los proyectos que especifique.
  • Puede elegir que el asistente realice automáticamente todos los cambios de asignación recomendados.
  • Puede permitirle acortar la programación sin que con ello se produzcan sobreasignaciones, ya que a la hora de realizar los cambios de asignación recomendados, se tienen en cuenta la disponibilidad y las cualificaciones de los recursos.
  • Puede imprimir un informe de los resultados del asistente en el que se muestre la fecha y la hora de ejecución, los proyectos, los recursos, la fecha límite para la sustitución de recursos, los equipos de proyecto y otras opciones de programación.

El Asistente para la sustitución de recursos requiere una cuidadosa planeación y configuración. Debe tener en cuenta las siguientes condiciones para que el asistente se ejecute eficazmente y devuelva los resultados más significativos: