De forma predeterminada, los documentos creados con los productos de 2007 Microsoft Office estarán basados en los nuevos formatos de archivo XML. A diferencia del formato de archivo binario que ha sido la base de versiones anteriores de Microsoft Office, los nuevos formatos XML de Office son formatos de archivo compactos y eficaces que permiten una mejor integración de los datos entre documentos y sistemas back-end. Una especificación de formato de archivo abierta y libre de regalías (royalties) maximiza la interoperabilidad en un entorno heterogéneo y facilita que los proveedores de tecnología integren los documentos de Microsoft Office en sus soluciones. El 8 de diciembre de 2006, Ecma International ratificó Ecma 376 (el resultado de la estandarización de los formatos XML abiertos de Office por Ecma TC 45) por una abrumadora mayoría. Para obtener más información acerca del proceso Ecma en relación con los formatos XML abiertos de Office, vea las preguntas más frecuentes sobre la estandarización de Ecma International de los formatos de archivo XML abiertos.

Ecma 376 presenta diversas ventajas no sólo para los programadores y las soluciones que desarrollan, sino también para los usuarios individuales y las organizaciones de todos los tamaños.

• Integración de la información empresarial con los documentos

• Especificación abierta y libre de regalías (royalties)

• Formato de archivo compacto y eficaz

• Principales ventajas y funciones

Integración de la información empresarial con los documentos

Ecma 376 permite la creación rápida de documentos a partir de orígenes de datos muy diferentes, lo que acelera el ensamblaje de documentos, la minería de datos y la reutilización de contenido. El intercambio de datos entre las aplicaciones de Microsoft Office y los sistemas empresariales se simplifica: puede modificar la información contenida en un documento de Microsoft Office o crear un documento desde el principio con las herramientas y tecnologías estándar; no es necesario tener acceso a las aplicaciones de Microsoft Office. Los empleados pueden aumentar la productividad publicando, buscando y reutilizando información más rápidamente y con mayor precisión en el entorno que elijan.

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Especificación abierta y libre de regalías (royalties)

Ecma 376 es una especificación basada en las tecnologías XML y ZIP estándar, admite la integración completa de cualquier proveedor de tecnología y está disponible mediante descarga. Esta especificación ha sido publicada por Ecma International. Microsoft ha accedido a que sus derechos de patente básicos en Ecma 376 estén disponibles con arreglo a la declaración Microsoft Open Specification Promise (En inglés), según la cual Microsoft ofrece la disponibilidad de muchos de sus formatos y protocolos para que se usen ampliamente en el sector.¹

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Formato de archivo compacto y eficaz

Los tamaños de archivo menores y la mejora de la recuperación de documentos dañados permiten a los usuarios de Microsoft Office trabajar con eficacia y confianza, y reducen el riesgo de perder información. Los formatos de Ecma 376 utilizan la tecnología de compresión ZIP para almacenar los documentos, lo que proporciona ahorros de costos potenciales al reducir el espacio necesario en el disco para almacenar los archivos y disminuye el ancho de banda que se requiere para transferir los archivos por correo electrónico, a través de redes y mediante el Web.

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Principales ventajas y funciones

• Formato de archivo compacto. Los documentos se comprimen automáticamente, con una reducción de tamaño del 75 por ciento en algunos casos.
• Mejora de la recuperación de archivos dañados. El almacenamiento modular de los datos permite abrir los archivos incluso si uno de sus componentes está dañado, por ejemplo un gráfico o una tabla.
• Documentos más seguros. El código incrustado (por ejemplo, los objetos OLE o el código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones) se almacena en una sección independiente del archivo, por lo que se puede identificar con facilidad con fines de procesamiento especial. Los administradores de TI pueden bloquear los documentos que contengan macros o controles no deseados, lo que hace que los documentos sean más seguros para los usuarios cuando los abren.
• Integración más sencilla. Los programadores tienen acceso directo a contenido específico del archivo, como gráficos, comentarios y metadatos de los documentos.
• Transparencia y seguridad de la información mejorada Los documentos se pueden compartir con mayor confidencialidad, ya que la información personal identificable y la información confidencial de la empresa (nombres de usuario, comentarios, marcas de revisión, rutas de acceso de archivos, etc.) se puede identificar y quitar fácilmente.
• Compatibilidad Mediante la instalación de una sencilla actualización, los usuarios de Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP y Office 2003 pueden abrir, editar y guardar documentos en uno de los formatos de archivo XML abiertos de Office conformes con Ecma. Descargar el paquete de compatibilidad.

¹ Ecma 376, así como los esquemas de referencia XML de Microsoft Office 2003, también están disponibles bajo el convenio Covenant Not to Sue, el mismo con el que Microsoft ha ofrecido la disponibilidad de los esquemas de referencia de la versión 2003.

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