Antes de dar a otros una copia de la presentación, es una buena idea revisar la información personal y oculta, y decidir si es apropiado incluirla. Quizá desee quitar comentarios, anotaciones manuscritas y marcas antes de empaquetar la presentación.

PowerPoint Viewer se empaqueta con la presentación automáticamente, pero puede excluirlo si sabe que el equipo que utilizará para ejecutar el CD tiene PowerPoint instalado, o si va a copiar presentaciones en un CD de archivo.

Si utiliza fuentes TrueType, puede incrustarlas (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.) en la presentación. La incrustación de fuentes garantiza su disponibilidad cuando se ejecute la presentación en otro equipo. Sin embargo, el CD no puede empaquetar fuentes TrueType con restricciones de Copyright integradas.

De manera predeterminada, el CD se configura para reproducir todas las presentaciones automáticamente en el orden que especifique (a veces se le denomina CD de inicio automático), pero puede cambiar esta configuración predeterminada para que reproduzca automáticamente la primera presentación únicamente, para que muestre un cuadro de diálogo en el que los usuarios puedan seleccionar las presentaciones que deseen reproducir o para deshabilitar las características automáticas y solicitar a los usuarios que inicien manualmente el CD.

Puede proteger el contenido del CD agregando contraseñas de apertura o modificación que se aplicarán a todas las presentaciones empaquetadas. Para las presentaciones que requieran más seguridad, puede agregar Information Rights Management. Las presentaciones protegidas con Information Rights Management se pueden ver únicamente en Office PowerPoint 2003 o posterior y no se pueden ver en PowerPoint Viewer. Puede quitar Information Rights Management de una presentación si tiene derechos para ello.

Nota  Si agregó una contraseña para abrir una presentación antes de empaquetarla, el requisito de contraseña permanece con la presentación empaquetada en el CD. Puede quitar la contraseña antes de empaquetar la presentación si no desea restringir el acceso a la presentación empaquetada. Microsoft PowerPoint Viewer no permite modificar presentaciones, por lo que se pasarán por alto las contraseñas para modificar presentaciones cuando éstas se visualicen.