Microsoft Outlook dispone de 10 colores que puede utilizar para las citas y las reuniones. Estos colores están visibles en la vista Día, semana y mes del Calendario. Puede colorear citas y reuniones individuales o periódicas manualmente, o puede utilizar reglas para colorear automáticamente elementos que cumplan determinadas condiciones, como que contengan una determinada palabra en el asunto o cuando una convocatoria de reunión la envía una determinada persona. La asignación de colores manual tiene prioridad frente a la automática, por lo que si ha aplicado un color manualmente a un elemento, no se aplicará el color automático.

Si abre el calendario de otra persona o uno almacenado en una carpeta pública, verá los colores que se han asignado manualmente, pero no los colores automáticos. Los colores automáticos sólo los puede ver la persona que los define.

Cada color dispone de una etiqueta. Puede cambiar estas etiquetas para que sean más comprensibles. Puede cambiar, por ejemplo, la etiqueta del color rojo de "importante" a "urgente."

Cuando consulta el Calendario en la vista Día o Semana laboral, la trama del indicador de disponibilidad (indicador de disponibilidad: aparece a la izquierda de una reunión o cita (o alrededor del elemento cuando está seleccionado), indicando el estado de tiempo como libre, provisional, ocupado, fuera de la oficina o no hay información disponible. Sólo es visible en la vista Día y Semana laboral.) situada a la izquierda de las citas o las reuniones muestra su estado de disponibilidad durante ese período de tiempo: libre, provisional, ocupado o fuera de la oficina.