Ver y actualizar un calendario de SharePoint

Puede ver y actualizar un calendario de SharePoint igual que lo haría con uno de Outlook. Use Outlook para ver un calendario de un sitio de SharePoint al lado de un calendario de Outlook, ver una superposición de los calendarios como si fuesen uno solo, e incluso copiar eventos entre los calendarios.

 Nota    Las características descritas en este artículo requieren que el entorno de la organización disponga de las tecnologías de Microsoft SharePoint. Estas características están diseñadas para trabajar con SharePoint 2007 o posterior. Si no sabe con certeza cuál es la versión de Microsoft SharePoint que se ejecuta en el servidor, pregunte al administrador de red..

En este artículo


Tener acceso a un calendario de SharePoint en Outlook

Cuando se conecta a un calendario de SharePoint en Microsoft Outlook 2010, aparece en Otros calendarios con las carpetas de calendario.

Calendario de un sitio de SharePoint que aparece en Outlook

  1. En un explorador web, abra el calendario en el sitio de SharePoint.

Si no encuentra el calendario, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre del calendario.

  1. En el grupo Acciones de la ficha Calendario, haga clic en Conectar a Outlook.
  2. Cuando se le pida que confirme si desea permitir que el sitio web abra un programa en el equipo, haga clic en Permitir. Cuando se le pida que confirme si desea conectar el calendario de SharePoint con Outlook, haga clic en .

En Outlook, en Calendario, el calendario de SharePoint se agrega al panel de navegación en Otros calendarios.

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Superponer un calendario de SharePoint con otro calendario

Puede superponer un calendario de SharePoint con calendarios de Outlook o con otros calendarios de SharePoint, de modo que pueda ver todos los eventos de una vez.

De forma predeterminada, el calendario de SharePoint se abre en la vista Calendario en Otros calendarios en el panel de navegación y aparece como un calendario adicional junto a su calendario predeterminado en la vista de calendarios en paralelo, pero puede desactivar las casillas de verificación correspondientes a los calendarios que no desee ver.

  1. En Calendario, en el panel de navegación, active o desactive la casilla de verificación de otros calendarios hasta que aparezcan los calendarios que desea superponer.

Cada calendario que selecciona se abre a la derecha del último calendario abierto.

  1. En la ficha CalendarioFicha de calendario desde el sitio de SharePoint, haga clic en la flecha Imagen del botón.

La flecha cambiará de color cuando la elija o haga clic en ella. Cuando haga clic en la flecha, la ficha se moverá a la izquierda. Los calendarios estarán entonces en modo de superposición.

  1. Para agregar otro calendario a la superposición, repita los pasos anteriores.

Fichas de dos calendarios en modo de superposición

Para quitar un calendario de la superposición, haga clic en la flecha de la ficha Calendario, o desactive la casilla de verificación del calendario en el panel de navegación.

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Agregar un evento a un calendario de SharePoint mediante Outlook

Puede agregar citas y eventos de todo el día a un calendario de SharePoint de modo similar a como lo hace con sus calendarios de Outlook.

  1. Abra el calendario de SharePoint en Outlook. En el grupo Nuevo de la ficha Inicio, haga clic en el tipo de evento que desea agregar.

También puede crear eventos repetitivos, aunque algunos patrones de repetición personalizados no están disponibles en los calendarios de SharePoint.

  1. Escriba la información acerca del evento, como normalmente lo hace en Outlook.
  2. Haga clic en Guardar y cerrar.

 Sugerencia    Puede arrastrar elementos entre el calendario de SharePoint y su calendario personal de Outlook, o puede copiarlos y pegarlos.

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Quitar de Outlook un calendario de SharePoint

  1. En Calendario, en el panel de navegación, en Otros calendarios, seleccione el calendario que desea quitar.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar nombre de carpeta del calendario.
  3. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

 Nota    Esta acción solo quita el calendario de Outlook, no del sitio de SharePoint.

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Agregar un evento a un calendario de SharePoint enviando correo electrónico

Los calendarios de SharePoint se pueden configurar de modo que las personas puedan agregar elementos de calendario enviando correo electrónico, si su sitio y el calendario están habilitados para recibir contenido por correo electrónico.

Cuando envía una convocatoria de reunión a un calendario en un sitio de SharePoint, puede trabajar con ella igual que lo haría con otros eventos de calendario en un sitio de SharePoint. No obstante, los calendarios en sitios de SharePoint no envían actualizaciones automáticamente a los asistentes cuando se realizan cambios. Por ejemplo, si cambia la ubicación de una reunión, debe notificarlo a los asistentes.

Mostrar¿Cómo se puede saber si el calendario de SharePoint está configurado para recibir correo electrónico?

Para poder enviar correo electrónico a un calendario, necesita saber si el calendario está configurado para recibir correo electrónico y, si es así, conseguir la dirección.

Siga alguno de los procedimientos siguientes para obtener la dirección de correo del calendario:

  • Mire en la Libreta de direcciones. Si no encuentra allí la dirección de correo electrónico, puede pedírsela a la persona que configuró el calendario. Después, agréguela a la lista Contactos de forma que pueda encontrarla fácilmente cuando lo desee.
  • Vea la descripción del calendario que aparece justo debajo del título. El propietario del sitio puede haber agregado la dirección de correo electrónico del calendario a la descripción.
  • Vea los valores de configuración del correo electrónico para la lista, si tiene los permisos necesarios para ver la configuración del calendario:
    1. En un explorador web, abra el calendario en su sitio de SharePoint.

Si el nombre de su calendario no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después en el nombre de su calendario.

  1. En el grupo Configuración de la ficha Calendario, haga clic en Configuración de la lista.

Si el calendario está habilitado para recibir correo electrónico, su dirección aparece bajo Información de la lista, junto a Dirección de correo electrónico.

  • Puede que su organización use grupos de SharePoint, que habilitan a sus miembros para enviarse correo entre ellos. La dirección del grupo de SharePoint puede contener las direcciones de los calendarios, de forma que, cuando envíe convocatorias de reunión a los miembros del grupo, los elementos se agreguen automáticamente a su calendario de SharePoint. En estos casos, puede usar la dirección del grupo de SharePoint para el calendario.

Para enviar un elemento de calendario, envíe una convocatoria de reunión o una cita mediante Outlook como lo haría normalmente. En el cuadro Para o CC de la convocatoria de reunión, agregue la dirección del calendario. O bien, si su grupo de SharePoint ya incluye el calendario, agregue la dirección de correo electrónico del grupo de SharePoint en su lugar.

Los calendarios se pueden configurar para recibir también datos adjuntos a los elementos por correo electrónico. Para incluir datos adjuntos con el elemento de lista, adjunte el archivo a su convocatoria de reunión como lo haría normalmente.

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