Usar informes y gráficos en Business Contact Manager

Un informe es una excelente herramienta para obtener una perspectiva de sus Cuentas, (Cuenta: compañía u organización con la que se hace negocios. Si se va facilitar un servicio, por ejemplo dental o médico, una Cuenta también puede ser un cliente.) Contactos profesionales (Contacto de negocios: persona con la que se hace negocios en una compañía u organización.), Clientes potenciales (potencial: cliente con el que el vendedor deberá ponerse en contacto para calificarlo o no como oportunidad de venta.), Oportunidades (Oportunidad: la posibilidad de vender sus productos o servicios a una Cuenta o Contacto de negocios.), Proyectos profesionales (Proyecto de negocios: proyecto que se ha creado en Business Contact Manager para Outlook. Un Proyecto de negocios incluye una o varias tareas.) y actividades de marketing (actividad de marketing: acción cuyo propósito es vender o identificar productos y servicios para un grupo de destinatarios específico. Entre las actividades de marketing se incluyen listas de llamadas, mensajes de correo electrónico y folletos impresos. Varias actividades de marketing pueden formar parte de una misma campaña de marketing.). Puede abrir docenas de informes predeterminados en Business Contact Manager para Outlook, además de modificar, guardar, actualizar y volver a usar una cantidad casi ilimitada de informes adicionales.

En este artículo, se describen las características de los informes en Business Contact Manager para Outlook y el procedimiento para trabajar con informes, personalizarlos y usarlos para iniciar otras actividades empresariales.

¿Qué desea hacer?


Abrir y modificar un informe

Business Contact Manager para Outlook ofrece muchos informes predefinidos. Si no puede ver exactamente lo que necesita, puede abrir un informe que sea similar y, a continuación, modificarlo como sea necesario. También puede guardar los informes personalizados para volver a usarlos más adelante.

Abrir un informe

  1. En la cinta de opciones (cinta: elemento que sustituye a la mayoría de los menús, barras de herramientas y paneles de tareas. La cinta incluye fichas basadas en tareas que contienen herramientas y opciones organizadas en grupos lógicos.), haga clic en la pestaña Informes. Los informes disponibles están agrupados según sus áreas de trabajo relacionadas: Administración de contactos, Ventas, Marketing o Proyectos profesionales. El grupo Abrir contiene informes que ha modificado y guardado.

Ficha Informes en la cinta de opciones

  1. Para abrir un informe predefinido, haga clic en el botón del tipo de informe que desee abrir y, a continuación, haga clic en el nombre del informe en esta lista.
  2. Para abrir un informe modificado que haya guardado, haga clic en Informes guardados, haga clic en el informe en el cuadro de diálogo Abrir informes guardados y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Sugerencia    Si no está seguro de qué grupo o categoría contiene el informe que está buscando, vea la lista de informes estándar.

Para obtener ayuda con la modificación de un informe, vea Modificar un informe para que sea más útil.

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Modificar un informe

En Business Contact Manager para Outlook, tendrá un gran control sobre el aspecto de sus informes.

En esta sección


Cambiar el diseño de un informe

Existen varias formas para cambiar el diseño o el aspecto de un informe. Puede usar estos métodos de manera individual o en combinación; no importa el orden de los cambios que realice.

  • Uso del panel Personalizar informe     En la cinta de opciones, en el grupo Diseño, haga clic en cualquiera de las opciones para abrir el panel Personalizar informe:
    • Elegir columnas. Si desea cambiar las columnas que se mostrarán, haga clic en este botón y, a continuación, haga clic en el signo + (más) para expandir la lista y vea todos los elementos que aparecen allí. Las opciones disponibles variarán con el informe que esté modificando. Active las casillas de verificación de las columnas que desee mostrar y desactive las de los elementos que no desea ver en el informe.
    • Encabezado y pie de página. Si desea agregar un encabezado o pie de página al informe, o bien agregar notas al informe, haga clic en este botón; a continuación, active las casillas de verificación y escriba información para las columnas que desea mostrar. Desactive las casillas de verificación de las columnas que no desea ver en el informe.
    • Fuentes. Si desea cambiar cómo se muestran las fuentes y los números, haga clic en Fuentes. Haga clic en las opciones que desee cambiar y actualícelas como sea necesario. Puede cambiar la fuente en el cuerpo del informe, en las etiquetas de filas y columnas, y los campos numéricos de los totales y subtotales.
  • Uso de los controles Ordenar y filtrar     En la cinta de opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, siga cualquiera de estos procedimientos:
    • Filtrar. Puede limitar los resultados que se muestran en el informe al filtrar el informe. Para obtener información sobre cómo filtrar un informe, vea el tema sobre cómo filtrar registros en Business Contact Manager.
    • Ascendente o Descendente. Haga clic en una de estas opciones para cambiar el criterio de ordenación de los registros en el informe. De forma predeterminada, las listas se ordenan alfabéticamente en función del campo principal del informe. Por ejemplo, en el informe llamado Contactos profesionales por cuenta, la lista se ordena inicialmente por el nombre de cuenta. En el nombre de cuenta, cada contacto profesional asociado a una cuenta se muestra en orden alfabético.

 Sugerencia   Los nombres se muestran en la información del campo Nombre completo. Si incluye un tratamiento en el nombre completo, el tratamiento se incluye en orden. Por ejemplo, el nombre completo Sr. Carlos Lacerda se incluiría en la S.

  • Reordenar columnas    Para cambiar el orden de las columnas en un informe, simplemente haga clic en el nombre de una columna y, a continuación, arrástrela al punto donde la desea.
  • Ordenar elementos en un campo de datos secundario    Para invertir el orden del texto o los números en un campo secundario, haga clic en el nombre del campo en el informe. Por ejemplo, en el informe llamado Contactos profesionales por cuenta, puede hacer clic en la columna Nombre de contacto profesional para volver a ordenar los nombres de los contactos profesionales incluidos en cada nombre de cuenta en orden alfabético invertido. Vuelva a hacer clic en el título de la columna para restablecer el orden original. De igual forma, si hace clic en el nombre de columna Dirección: código postal, la lista de contactos profesionales en cada nombre de cuenta se restablece en orden alfabético invertido.
  • Expandir o contraer grupos en un campo de datos secundario    Haga clic en el signo - (menos) en cualquier fila del informe para contraer todos los elementos secundarios y mostrar solo la primera línea de la entrada del informe. Por ejemplo, en el informe llamado Contactos profesionales por cuenta, puede hacer clic en el signo - (menos) en un nombre de cuenta para ocultar la lista de contactos profesionales asociados. Para indicar que una lista está contraída, el signo - (menos) cambia a un signo + (más). Esta característica puede ser útil para reducir el tamaño y la complejidad del informe. Para expandir un grupo, haga clic en el signo + (más).

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Modificar un informe para que sea más útil

Existen varias formas en las que puede modificar los informes para que sean más útiles para uno mismo o para un compañero de trabajo.

Para obtener más información acerca de cómo editar valores en listas, vea el tema sobre cómo crear y personalizar listas y tipos de registro.

 Nota   Si un campo definido por el usuario que ha agregado a un informe se elimina de la base de datos de Business Contact Manager (base de datos de Business Contact Manager: base de datos en la que se almacena información sobre Cuentas, Contactos de negocio, Oportunidades, Proyectos de negocio y otros datos.), el informe guardado no mostrará la información del campo eliminado. Si exporta un informe con la información a Excel antes de que se elimine el campo, esos informes no se verán afectados.

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Corregir errores de datos en un informe

Al observar un informe, es posible que detecte errores que desea corregir. Por ejemplo, es posible que vea que un contacto profesional se ha asociado con una cuenta incorrecta. Este tipo de error no puede corregirse en el informe, pero debe corregirse en los registros individuales involucrados.

Para corregir el error en este ejemplo, abra el registro del contacto profesional y, en la Página general del registro, en el campo Cuenta vinculada, escriba la cuenta correcta. Si luego vuelve al informe y, en el grupo Acciones, hace clic en Actualizar, el informe se corregirá.

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Guardar, actualizar o imprimir un informe abierto

Después de revisar el informe, es posible que desee guardar los cambios que haya realizado, actualizar los datos o imprimir el informe. Comience con un informe abierto para completar cualquiera de estas acciones.

Guardar un informe modificado

No hay necesidad de guardar un informe que no haya modificado, dado que está disponible desde la ficha Informes de la cinta de opciones. Los informes guardados se almacenan en la base de datos de Business Contact Manager para Outlook.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir y haga clic en el nombre del informe para abrirlo.
  2. Personalice el informe como se describe en Abrir y modificar un informe.
  3. En la cinta, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar como.
  4. En el cuadro de diálogo Guardar como que se abre, escriba un nombre para el informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para abrir un informe personalizado, haga clic en Informes guardados.

 Sugerencia   El informe se guarda en la misma categoría que el informe que modificó para crear el informe guardado.

Actualizar datos de un informe

Los datos del informe se actualizan cuando abre un informe guardado. También puede actualizarlo según sea necesario.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir y haga clic en el nombre del informe para abrirlo.
  2. En la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Actualizar.

Imprimir un informe

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir y haga clic en el nombre del informe para abrirlo.
  2. En la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Imprimir.

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Crear un gráfico a partir de un informe

Puede crear un gráfico a partir de la mayoría de los informes de Business Contact Manager para Outlook, y a partir de los informes personalizados que ha creado desde un informe. En los informes que se pueden mostrar en forma de gráfico, se mostrará un botón Gráfico activo (botón de gráfico ), en la cinta de opciones. Los informes que no tengan datos no se podrán ver como gráficos.

  1. Abra el informe que desee ver como gráfico.
  2. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Gráfico. Si un gráfico es demasiado ancho para mostrarse en el monitor, aparecerá una barra de desplazamiento horizontal debajo del gráfico.

 Sugerencia    Si desea crear gráficos más sofisticados, exporte los datos del informe a Excel y use ese programa para crear el gráfico. Para obtener más información acerca de cómo exportar datos de informes a Excel, vea Exportar un informe a Excel u otro programa para su análisis.

ejemplo de gráfico

  1. Para personalizar los gráficos, use los controles del grupo Gráfico en la cinta de opciones.
  • Etiquetas    Haga clic en Etiquetas para agregar o quitar Títulos de los ejes y una Leyenda.
  • Valores    Haga clic en Valores para seleccionar los datos que se muestran en el informe. Por ejemplo, en el gráfico de Oportunidades por origen, puede mostrar datos de Número de oportunidades    o Ingresos.
  • Esperado    y Total    Active estas casillas de verificación si desea que el gráfico muestre los ingresos reales, los esperados o ambos.

 Nota   Estas casillas de verificación no están disponibles en todos los gráficos.

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Exportar un informe a Excel u otro programa para su análisis

Puede exportar fácilmente un informe de Business Contact Manager para Outlook a Microsoft Excel u otro programa para realizar un análisis más profundo. Para exportar los datos del informe a un programa que no sea Excel, comience exportando los datos a Excel. Luego, en Excel, puede guardar los datos en un formato de archivo que se pueda abrir con el otro programa. Por ejemplo, un archivo de Excel guardado en un formato de archivo de valores separados por comas (.csv) puede abrirse en diversos programas.

Siga uno de estos procedimientos:

Guardar el informe como archivo de Excel en el equipo    

  1. Abra el informe que desee exportar a Excel.
  2. En la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Exportar a Excel. El informe se abre en Excel.
  3. En Excel, haga clic en el botón Guardar para que se abra el cuadro de diálogo Guardar como. Elija entre más de 20 formatos de archivo para guardar el informe.

Enviar el informe por correo electrónico como datos adjuntos de un archivo de Excel    

  1. Abra el informe que desea enviar como datos adjuntos de correo electrónico.
  2. En la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Enviar como correo electrónico. Se abrirá un formulario de mensaje de correo electrónico de Outlook con el informe adjunto como archivo de Excel (formato .xlsx).
  3. Complete las líneas Para y Asunto, escriba un mensaje (opcional) y, a continuación, haga clic en Enviar.

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Iniciar una actividad de marketing desde un informe

Puede usar un informe que contenga las direcciones, los números telefónicos o las direcciones de correo electrónico de cuentas, contactos profesionales o clientes potenciales para iniciar una actividad de marketing en Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra el informe que desee usar como base para la actividad de marketing.
  2. Haga clic en Ctrl+E para resaltar todos los registros de la lista.
  3. En la cinta de opciones, en el grupo Comunicar, haga clic en Nueva lista de llamadas, Correo electrónico masivo o Correo directo impreso y, a continuación, haga clic en Todos los destinatarios o en Destinatarios seleccionados.
  4. En el formulario de actividad de marketing que se abre, cree la lista de destinatarios para la actividad y el contenido.

Para obtener información acerca de cómo crear una lista de llamadas, vea el tema sobre cómo crear y usar listas de llamadas en Business Contact Manager. Para obtener información acerca de cómo crear otras actividades de marketing, vea el tema sobre cómo comercializar productos y servicios en Business Contact Manager.

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Abrir un informe desde un gadget

Para abrir un informe desde un gadget, haga clic en el icono de informe en el gadget. Los informes abiertos desde gadgets se comportan igual que los informes abiertos desde la cinta de opciones.

Para obtener más información acerca de los gadgets, vea el tema sobre cómo usar gadgets en Business Contact Manager.

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Ver la lista de informes estándar

La siguiente lista de informes estándar disponibles en Business Contact Manager para Outlook está organizada por tipo de registro.

 Sugerencia    La mayoría de los informes se pueden convertir en gráficos, como se describe en Crear un gráfico a partir de un informe.

MostrarInformes de cuenta    

  • Cuentas por Asignado a
  • Cuentas por Ciudad
  • Cuentas por Provincia o estado
  • Cuentas por Código postal
  • Cuentas por Zona de ventas
  • Cuentas por Categoría
  • Cuentas por Clasificación
  • Cuentas por Estado de pago
  • Cuentas por Origen
  • Resumen de actividad de cuenta
  • Actividad por Cuenta
  • Cuentas desatendidas
  • Lista rápida de cuentas

MostrarInformes de contactos profesionales    

  • Contactos profesionales por Cuenta
  • Contactos profesionales por Asignado a
  • Contactos profesionales por Ciudad
  • Contactos profesionales por Provincia o estado
  • Contactos profesionales por Código postal
  • Contactos profesionales por Categoría
  • Contactos profesionales por Clasificación
  • Contactos profesionales por Estado de pago
  • Contactos profesionales por Origen
  • Contactos profesionales por Aniversario
  • Contactos profesionales por Cumpleaños
  • Resumen de actividad de contacto profesional
  • Actividad por Contacto profesional
  • Contactos profesionales desatendidos
  • Lista rápida de contactos profesionales

MostrarInformes de clientes potenciales

  • Clientes potenciales por Asignado a
  • Clientes potenciales por Asignado a y Calificación
  • Clientes potenciales por Calificación

MostrarInformes de oportunidades

  • Oportunidades por Producto o servicio
  • Oportunidades por Asignado a
  • Oportunidades por Origen
  • Oportunidades por Cuenta
  • Oportunidades por Contacto profesional
  • Oportunidades vencidas
  • Canal de ventas
  • Proceso de ventas
  • Actividad por Oportunidad

MostrarOtros informes de ventas

  • Clientes principales por Ingresos: Cuentas
  • Clientes principales por Ingresos: Contactos profesionales
  • Productos principales: Productos mejor vendidos
  • Productos principales: Productos más rentables
  • Productos principales: Productos con mayor margen
  • Remitentes principales: Por Volumen de clientes potenciales
  • Remitentes principales: Por Total de ventas
  • Clientes inactivos: En los últimos 30 días
  • Clientes inactivos: En los últimos 90 días
  • Clientes inactivos: En los últimos 180 días
  • Clientes inactivos: En los últimos 365 días

MostrarInformes de marketing

  • Oportunidades por Actividad de marketing
  • Contactos profesionales por Actividad de marketing
  • Cuentas por Actividad de marketing
  • Actividades de marketing por Campaña
  • Actividades de marketing por Tipo
  • Notas telefónicas por Lista de llamadas

MostrarInformes de proyectos profesionales

  • Proyectos profesionales - Todos
  • Proyectos profesionales - Próximo vencimiento
  • Proyectos profesionales - Vencidos
  • Proyectos profesionales por Estado
  • Proyectos profesionales por Fecha de vencimiento
  • Proyectos profesionales por Asignado a
  • Proyectos profesionales por Tipo
  • Proyectos profesionales por Prioridad
  • Proyectos profesionales por Cuenta
  • Proyectos profesionales por Contacto profesional
  • Tareas de proyecto – Todas
  • Tareas de proyecto – Próximo vencimiento
  • Tareas de proyecto – Vencidas
  • Tareas de proyecto por Proyecto
  • Tareas de proyecto por Asignado a

 
 
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