Mover un archivo de datos de Outlook de un equipo a otro

Si acaba de adquirir un nuevo equipo o quizá decidió realizar una limpieza a fondo de los archivos de su equipo y volver a instalar todo el software, o decidió volver a dar formato al disco duro, necesitará volver a instalar Microsoft Office Outlook 2007. Realizar una nueva instalación de Outlook no significa que se pierdan todos los mensajes de correo electrónico. En este artículo se explica cómo se pueden ver los mensajes de correo electrónico antiguos en una instalación nueva.

En este artículo


 Advertencia   En este artículo se supone que sabe cómo realizar una copia de seguridad de los archivos de datos de Outlook y que ya la ha realizado. No de formato a un disco duro que contiene los archivos de datos de Outlook antes de realizar una copia de seguridad de los datos en otro disco duro, unidad de red o medios extraíbles. Cuando se formatea el disco duro se destruyen de forma permanente los datos del disco duro. Además de los archivos de datos, puede que desee hacer una copia de seguridad de otros archivos de configuración, Para obtener más información sobre la ubicación de los archivos en Outlook, vea la sección Vea también.

 Nota   En este articulo se explica cómo mover los datos existentes de Outlook y configurar Outlook para guardar los elementos nuevos en el archivo de datos antiguo. Sin embargo, en este artículo no se explica cómo copiar otra información de configuración, como reglas, grupos de envío o recepción, configuración de la cuenta y sugerencias para autocompletar.

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Dónde se guardan los mensajes de correo electrónico

¿Dónde se guardan los mensajes de correo electrónico? ¿Los mensajes se guardan en el servidor de correo electrónico o en el equipo local en un archivo de datos de Outlook? Las respuestas a estas preguntas dependen del tipo de cuenta de correo electrónico que tenga y de cómo se configuró la cuenta en Outlook. La ubicación en dónde se guardan los mensajes se define como ubicación de entrega predeterminada.

  • Cuenta de Microsoft Exchange Server    

Si usa una cuenta de Exchange, normalmente los mensajes de correo electrónico, el calendario, los contactos y otros elementos se entregan y almacenan en su buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) del servidor que ejecuta Exchange. Si instala Outlook en un equipo nuevo y configura una cuenta de Exchange, todos los elementos del servidor que ejecuta Exchange estarán de nuevo disponibles. La información restante de este artículo no le afecta, a menos que haya creado archivos de almacenamiento o archivos de datos locales, o haya especificado que los mensajes de Exchange se entreguen en un archivo de datos local.

Las cuentas de Exchange permiten también trabajar sin conexión o utilizar el modo de intercambio en caché. Si utiliza cualquiera de estas características, las copias locales de los elementos se guardan en su equipo en un archivo de carpetas sin conexión (.ost) (archivo de carpetas sin conexión: archivo del disco duro que contiene las carpetas sin conexión. El archivo de carpetas sin conexión tiene la extensión .ost. Puede crearlo automáticamente cuando configura Outlook o la primera vez que una carpeta esté disponible sin conexión.). El archivo .ost se sincroniza periódicamente con los elementos del servidor que ejecuta Exchange. Puesto que los datos permanecen en el servidor que ejecuta Exchange, puede volver a crear este archivo .ost en el nuevo equipo sin tener que realizar una copia de seguridad.

  • Comprobar si el modo de intercambio en caché está activado    
    1. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
    2. Seleccione la cuenta de Exchange y haga clic en Cambiar.
    3. En Microsoft Exchange Server, si está activada la casilla de verificación Usar modo de intercambio en caché, se activará el modo de intercambio en caché.

De forma alternativa, puede mover o almacenar los elementos de su cuenta de Exchange a un archivo de carpetas personales (.pst) (Archivo de carpetas personales (.pst): archivo de datos que almacena sus mensajes y otros elementos en su equipo. Puede asignar un archivo .pst para que sea el lugar de entrega predeterminado de los mensajes de correo electrónico. Puede utilizar un archivo .pst para organizar y hacer una copia de seguridad de los elementos.). También puede configurar Outlook para enviar elementos nuevos a un archivo .pst en vez de guardar los elementos en el servidor. Debe realizar una copia de seguridad de estos archivos .pst así como volver a cargarlos en la nueva instalación de Outlook.

  • Comprobar si la ubicación de entrega predeterminada es un archivo .pst    
  1. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
  2. En La cuenta de correo electrónico seleccionada entrega los nuevos mensajes de correo electrónico en la siguiente ubicación, compruebe que aparece la ubicación de entrega predeterminada.

 Nota   La entrega de nuevo correo electrónico en un buzón de Exchange aparece generalmente como Buzón - <nombre de usuario> o sólo el nombre de usuario. La entrega de nuevo correo electrónico en un archivo .pst aparece como Carpetas personales o el nombre completo personalizado que proporcionó para el archivo .pst.

  • Cuentas POP3, IMAP y HTTP    

Si usa una cuenta de correo electrónico POP3 (POP3: protocolo común que se utiliza para recuperar mensajes de correo electrónico de un servidor de correo electrónico de Internet.), que es uno de los tipos de cuentas de correo electrónico personal más habituales, los mensajes de correo electrónico se descargan del servidor de correo electrónico POP3 situado en su proveedor de servicios de Internet (ISP) al equipo y se entregan y almacenan localmente en un archivo de carpetas personales (.pst) denominado Outlook.pst. Outlook.pst es el nombre del archivo de datos. El archivo se almacena en la carpeta <unidad>:\Documents and Settings\<usuario>\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook.

Las cuentas IMAP (IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet): a diferencia de los protocolos de correo electrónico de Internet como POP3, que proporcionan únicamente una carpeta Bandeja de entrada de servidor, IMAP permite la creación de varias carpetas de servidor para guardar y organizar mensajes a los que se puede obtener acceso desde varios equipos.) y HTTP guardan los mensajes de correo electrónico en un servidor, como lo hace una cuenta de Exchange. De la misma forma que con cualquier tipo de cuenta de correo electrónico de Outlook, puede elegir archivar o mover los elementos del servidor en un archivo .pst local. Si archiva o mueve elementos desde el servidor al archivo .pst local, necesitará realizar una copia de seguridad del archivo .pst y después cargarlo en la nueva instalación de Outlook. Si guardó todo en el servidor, después de utilizar el asistente para cuentas de correo electrónico para configurar su cuenta IMAP o HTTP, podrá disponer otra vez de todos los elementos del servidor de correo electrónico en Outlook.

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Paso 1: Mover archivos de datos antiguos

Después de instalar Outlook en un equipo nuevo o en un nuevo disco duro, ya está listo para empezar a utilizar sus datos antiguos.

  • Utilice el Explorador de Windows para copiar cada archivo de carpetas personales (.pst) desde su ubicación de copia de seguridad (unidad de red o medios extraíbles, como un CD o un DVD o un disco duro portátil) a la carpeta <unidad>:\Documents and Settings\<usuario>\Local Settings\Datos de programa\Microsoft\Outlook.

Aunque puede guardar los archivos de datos en cualquier carpeta, ésta es la ubicación que Outlook utiliza de forma predeterminada al crear archivos .pst.

 Nota   Esta ubicación es una carpeta oculta. Para poder desplazarse hasta ella con el Explorador de Windows, primero debe hacer que sean visibles las carpetas ocultas. En el menú Herramientas del Explorador de Windows, haga clic en Opciones de carpeta. En la subcarpeta Archivos y carpetas ocultos de la carpeta Archivos y carpetas de la ficha Ver, de la sección Configuración avanzada, seleccione Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos. Si desea ver todas las extensiones de los nombres de los archivos, desactive la casilla de verificación Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos. Las carpetas ocultas aparecen atenuadas para indicar que no son carpetas normales.

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Paso 2: Configurar una cuenta al iniciar Outlook pro primera vez

Cuando inicie Outlook por primera vez, se le preguntará por la información de la cuenta de correo electrónico. Dependiendo del tipo de cuenta que utilice, Outlook puede crear un nuevo archivo de datos conocido en Outlook como un archivo de carpetas personales (.pst). Esto está bien si es un nuevo usuario de Outlook pero probablemente no es lo que desearía si ya fuera un usuario de esta aplicación, tuviera sus mensajes de correo electrónico en un archivo .pst y deseara seguir utilizando dicho archivo .pst. Todavía puede conseguir sus datos originales, pero primero debe completar la configuración de Outlook respondiendo a las preguntas que se le solicita que responda. Una vez que esté en Outlook, existen algunos pasos importantes que debe seguir para recuperar los datos antiguos y asegurarse de que los mensajes nuevos se entregan al mismo archivo .pst utilizado con anterioridad.

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Paso 3: Tener acceso al archivo de datos antiguo de Outlook

Si utiliza una cuenta POP3 o configuró su cuenta de Exchange para que realice las entregas en un archivo de carpetas personales (.pst), debe configurar Outlook para que abra el archivo.

  1. En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
  2. Haga clic en el archivo .pst que desee abrir y, a continuación, en Aceptar

El nombre de la carpeta asociada al archivo de datos aparece en la Lista de carpetas del panel de exploración. Si nunca cambió el nombre de presentación, todavía será Carpetas personales el nombre predeterminado.

Ya ha recorrido medio camino. Ahora probablemente aparecen dos Carpetas personales en el panel de exploración. La primera la creó Outlook cuando inició la aplicación por primera vez y proporcionó la información sobre su cuenta. La segunda carpeta son sus datos antiguos. Puede comprobar que sus datos originales están otra vez en Outlook viendo la Bandeja de entrada o las subcarpetas que aparecen bajo una de las entradas. Debería ver todos sus elementos antiguos.

Si ve dos entradas denominadas Carpetas personales en el panel de exploración, es recomendable que siga los pasos de la sección "Personalizar el nombre de presentación del archivo de datos" para asegurarse de que el siguiente procedimiento es más sencillo. Si sólo ve una carpeta de nivel superior denominada Carpetas personales, pase a la sección "Enviar mensajes al archivo .pst previamente utilizado".

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Paso 4: Personalizar el nombre de presentación del archivo de datos

Si guarda la configuración predeterminada y al final aparecen dos grupos de Carpetas personales, puede resultar confuso. Tiene dos archivos de datos: el archivo que creó Outlook al iniciar la aplicación por primera vez y el archivo de datos antiguo que se acaba de agregar. Ahora es un buen momento para personalizar el nombre de presentación para evitar confusión. 

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Carpetas personales y, a continuación, haga clic en Propiedades de Carpetas personales.
  2. Haga clic en Avanzadas.
  3. En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre que sea significativo para usted, por ejemplo Mis mensajes.
  4. Haga clic en Aceptar dos veces.

Ahora verá una carpeta de nivel superior denominada Mis mensajes en el panel de exploración. Podrá identificar siempre rápidamente su archivo de datos de cualquier otro.

 Sugerencia   La personalización de los nombres de archivo es útil también si se mantienen varios archivos .pst. Por ejemplo, si crea un archivo .pst mensual para almacenar todos los elementos enviados durante el mes, puede cambiar el nombre de presentación de Carpetas personales a algo más descriptivo, como Archivo de correo enviado en diciembre de 2007.

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Paso 5: Enviar mensajes al archivo .pst previamente utilizado

Puede utilizar uno o más archivos .pst, pero los mensajes nuevos se pueden entregar sólo a un archivo.

Ahora que sus elementos antiguos están disponible en Outlook, debe indicar a Outlook el archivo de datos que es su archivo de datos primario y que todos los elementos nuevos deberían ir a la Bandeja de entrada en ese archivo .pst. El archivo o buzón al que se entregan los mensajes nuevos se define como ubicación de entrega predeterminada.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.
  2. En la ficha Correo electrónico, seleccione la nueva cuenta de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Cambiar carpeta.
  3. En el cuadro de diálogo Nueva ubicación de entrega de correo electrónico, seleccione la Bandeja de entrada del archivo .pst antiguo.
  4. Haga clic en Finalizar.
  5. Salga de Outlook y reinicie la aplicación.

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Paso 6: Quitar archivos de datos no deseados

Puede que desee desechar el archivo Carpetas personales que se creó cuando configuró Outlook. Antes de continuar, es muy importante que primero haga clic en la Bandeja de entrada de ese archivo Carpetas personales y asegurarse de que, hasta ese momento, no se ha entregado ningún elemento nuevo en la Bandeja de entrada. Puede hacer clic y arrastrar cualquier elemento desde la Bandeja de entrada del archivo .pst nuevo al archivo .pst antiguo. Haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo Carpetas personales que desee desechar y, a continuación, haga clic en Cerrar carpetas personales. Puede que esta opción no esté disponible, bien porque intenta quitar el archivo .pst que creó Outlook al iniciar la aplicación por primera vez, o bien porque la ubicación de entrega predeterminada todavía señala al archivo erróneo. Asegúrese de que el archivo Carpetas personales que intenta quitar no contiene ninguno de sus elementos, o repita los pasos descritos en la sección "Enviar mensajes al archivo .pst previamente utilizado" para cambiar la ubicación de entrega predeterminada.

Al cerrar un archivo .pst no se elimina el archivo ni se quita ninguno de los elementos que contiene. El archivo deja de mostrarse en el panel de exploración. Siempre podrá volver a agregar cualquier archivo .pst a la presentación:

  1. En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook.
  2. Haga clic en el archivo .pst que desee abrir y, a continuación, en Aceptar
 
 
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Outlook 2007