Mejores prácticas para Outlook 2010

El equipo de producto de Microsoft Outlook 2010 ha escrito este artículo por el mejor motivo posible : nuestros clientes nos lo han pedido. Outlook 2010 se ha diseñado para su uso por parte de un amplio público con distintos estilos y necesidades de trabajo. Aunque no existe una "forma correcta", existen algunas formas de trabajar en el programa que sabemos que resultan más fáciles que otras. Esperamos que, al conocer estos procedimientos recomendados, pueda tener la mejor experiencia posible con Outlook.

Esta guía presenta nuestros consejos para obtener el máximo partido de Outlook 2010. Sin embargo, no es una guía completa. Abarca algunas situaciones principales que le ayudarán a aprovechar Outlook para sus tareas de administración de la información.

Esta guía está destinada a personas que:

  • Trabajen para una gran empresa con un departamento de TI.
  • Reciban más de 30 mensajes de correo electrónico al día.
  • Dediquen una gran cantidad de tiempo al día a trabajar con Outlook 2010 para enviar y recibir mensajes y planear reuniones o asistir a ellas.
  • Usen Outlook 2010 con una cuenta de Microsoft Exchange Server.

Independientemente de la configuración del servidor o del tamaño de su empresa, este documento puede resultarle útil.

Para administradores de TI

Las frases precedidas del logotipo de Office 2010 Logotipo de Office 2010 son referencias a otros productos de Microsoft Office 2010, como Microsoft OneNote 2010 y Microsoft SharePoint Server. Las frases que mencionan archivos de datos de Outlook (.pst) y Autoarchivar están marcadas con un icono de archivador Icono de archivo. Si la organización no ha implementado estos productos o funciones, estas frases pueden ignorarse sin que el documento general ni el flujo de trabajo se vean afectados.

En este artículo


Principios básicos de una buena administración del tiempo

Outlook 2010 es una herramienta que le ayuda a administrar mensajes de correo electrónico, calendario, contactos y tareas. En este sentido, es el centro no solo de las comunicaciones sino también de la administración del tiempo. Para sacar el máximo partido de Outlook 2010, sugerimos una serie de principios básicos:

  • Reduzca el número de lugares donde lee los mensajes. Mediante el uso de una serie de reglas, filtre todos los mensajes que deba leer en un único lugar:  la Bandeja de entrada.
  • Deje que algunos mensajes pasen de largo. Utilice las reglas para enviar los mensajes que necesita leer a su Bandeja de entrada y permita que los demás fluyan sin ser tocados a sus carpetas de Grupo de contactos o lista de distribución (carpetas de Grupo de contactos). No necesita —y probablemente en situaciones de grandes volúmenes, no puede—  leer todos los mensajes que recibe. Solo los que son importantes deberían ir a su Bandeja de entrada. Guardar los demás mensajes puede ser útil —en caso de que se vea involucrado en algún problema, por ejemplo.
  • Reduzca el número de lugares donde archiva manualmente los mensajes. Reduzca el esfuerzo mental de tener archivar mensajes y confíe en la búsqueda para encontrar mensajes.
  • Procese los mensajes según cuatro opciones. Cuando lea sus mensajes, decida si:
    • Lo elimina.
    • Lo procesa (responde o archiva para futuras consultas)
    • Lo delega (reenvía).
    • Lo aplaza (utilizando las categorías y marcas) para una segunda revisión en su lista de tareas.
  • Reduzca su lista de tareas pendientes a una lista. Utilice una única lista de tareas pendientes y un único calendario para administrar lo que tiene que hacer.
  • Trabaje por lotes. Utilice las categorías para ayudarle a agrupar tareas similares.
  • Utilice su buen juicio al enviar mensajes. Siga las normas de qué hacer y qué no hacer al escribir buenos mensajes.
  • Revise su calendario y sus tareas de forma regular.

Aunque no use todos los procedimientos recomendados que se describen aquí, si sigue algunos, mejorará su experiencia con Outlook 2010.

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Configurar Outlook 2010: la distribución

El primer paso para seguir estos procedimientos recomendados consiste en configurar un sistema para optimizar el uso de Outlook 2010. Se considera un procedimiento recomendado disponer de:

Para obtener más información sobre cómo configurar la distribución recomendada, consulte la sección Preguntas más frecuentes.

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Carpetas

Se considera un procedimiento recomendado:

  • Una Bandeja de entrada para los mensajes que deba procesar (de los que deba encargarse). La bandeja de entrada es para los mensajes que se le envían directamente o para aquellos que es importante que lea.

Si recibe muchos mensajes que se intercambian entre distintas personas, cambie a la vista Conversaciones. También puede usar la organización cronológica (la predeterminada). Use reglas de formato automático para que todos los mensajes que le envíen exclusivamente se muestren en azul.

  • Una única carpeta de referencia, en la Bandeja de entrada, para todo el material de referencia que pueda querer consultar de nuevo más tarde. No se archiva nada de forma automática (como con una regla) en esta carpeta. Asigne el nombre 1-Referencia a la carpeta (agregar 1- la convertirá en la primera carpeta situada bajo la Bandeja de entrada). Esta carpeta se crea bajo la Bandeja de entrada de forma que pueda contraer la Bandeja de entrada y retirarla de la vista.

Icono de archivo Configurar esta carpeta para que se archive automáticamente cada año.

 Nota    Si la carpeta crece demasiado (10.000 elementos o más), Outlook 2010 puede ralentizarse al pasar a esta carpeta.

  • Una carpeta para los mensajes profesionales, los mensajes privados y los mensajes personales. Tener carpetas independientes para la información profesional y personal le permite buscar mensajes mientras alguien le observa sin preocuparse de que aparezca un mensaje personal privado. Asigne el nombre 2-Personal a esta carpeta. Los directivos pueden tener una carpeta independiente para comentarios acerca de sus empleados denominada 3-Administración.

Icono Archivar Establezca que esta carpeta se autoarchive cada año.

  • Un conjunto de carpetas para mensajes de grupos de contactos. No es necesario leer todos los mensajes enviados a grupos de contactos (también conocido como servidores de lista, listas de correo o listas de distribución) necesariamente. Este conjunto de carpetas es el repositorio de todos los mensajes de grupos de contactos que no llegan automáticamente a la Bandeja de entrada. Cree una única carpeta de nivel superior bajo la Bandeja de entrada denominada Grupos de contactos y, a continuación, cree una subcarpeta para cada tema de los grupos de contactos. Normalmente, una carpeta por grupo de contactos es suficiente, pero, si está en distintos grupos de contactos relacionados, puede considerar la posibilidad de recibir todos los mensajes en la misma carpeta.

Contraiga la carpeta del grupo de contactos de nivel superior para que no le distraigan los mensajes sin leer que contengan las carpetas inferiores.

 Nota    Si necesita leer todos los mensajes de un Grupo de contactos, no cree una carpeta para él. Estos mensajes irán directamente a su Bandeja de entrada.

Icono Archivar Establezca que las carpetas de Grupo de contactos se autoarchiven cada seis meses o con una frecuencia superior si el tiempo es importante —por ejemplo, un Grupo de contactos de transporte compartido debería archivarse cada día.

  • Un conjunto de carpetas para fuentes RSS. Del mismo modo que el conjunto de carpetas para grupos de contactos, RSS representa otro conjunto de datos que, en ocasiones, puede contener información interesante, pero que no tiene por qué leerse de forma regular ni con la misma urgencia que los mensajes que le envían directamente. Outlook 2010 crea estas carpetas automáticamente.

Carpetas de búsqueda

Las carpetas de búsqueda son útiles para recopilar información de distintos correos y carpetas RSS. Estas carpetas pueden ser especialmente útiles cuando necesite recopilar información que se haya guardado en distintas carpetas —por ejemplo, cuando se prepara para una reunión trimestral.

Si recibe una gran cantidad de mensajes (más de 200 al día), las carpetas de búsqueda pueden ser una buena forma de analizar los correos de distintos remitentes.

Sección Favoritos del Panel de navegación

Favoritos (opcional)

Favoritos proporciona visibilidad a carpetas que de otra forma quedarían enterradas en su lista de carpetas de correo.

Favoritos, un subconjunto de carpetas de correo, aparece en la parte superior del Panel de navegación (Panel de navegación: la columna situada en la parte izquierda de la ventana de Outlook que contiene paneles como Accesos directos o Correo y los accesos directos o las carpetas de cada panel. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos de la carpeta).. El uso de Favoritos no es necesario para que funcione el sistema, pero si tiene una pantalla pequeña, puede minimizar el Panel de navegación y archivar mensajes arrastrándolos a la barra minimizada, realizar búsquedas comunes y navegar por el Calendario, los Contactos y las Tareas.

Se considera un procedimiento recomendado disponer de las siguientes carpetas en Favoritos: Bandeja de entrada, 1-Referencia, Elementos enviados y Elementos eliminados.

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Reglas

El objetivo de organizar su Outlook es reducir la cantidad de "ruido" innecesario de su Bandeja de entrada y conseguir que los elementos más importantes salgan a flote. Las reglas ayudan a este proceso mediante el movimiento de mensajes a carpetas según los criterios que haya establecido. Las reglas filtran los mensajes que llegan a la Bandeja de entrada dejando solo los que debe leer.

Se considera un procedimiento recomendado disponer de las siguientes reglas (para obtener más información para definir estas reglas, consulte las Preguntas más frecuentes al final del documento):

  • Respuestas automáticas    Mueva todas las respuestas a reuniones que no tengan contenido a los Elementos eliminados. Podrá ver quién ha aceptado en la ficha de seguimiento dentro de la ventana de la reunión.
  • Para: Mí    Cualquier mensaje que se le envíe directamente o en el que conste en la línea Cc, se enviará a la Bandeja de entrada y no lo procesarán otras reglas, incluso si también se ha enviado a un Grupo de contactos.
  • Solicitudes de reunión enviadas a la Bandeja de entrada    Todas las solicitudes de reunión, incluso si se envían a un Grupo de contacto, deberán enviarse a la Bandeja de entrada.
  • Aplazar elementos enviados    Esta regla retrasa el envío de los mensajes un minuto o más. Cuando utilice esta regla, asegúrese de que sus mensajes se hayan enviado antes de apagar el equipo.

 Nota    Logotipo de Office 2010 Esta regla solo afecta al cliente; no funcionará en Outlook Web App (OWA).

  • Grupos de contacto    Cualquier mensaje de correo electrónico que se envíe a un grupo de contactos se envía a una carpeta de grupo de contactos , a menos que las palabras clave sugieran que pueda ser importante, en cuyo caso se enviará a la Bandeja de entrada. Los grupos de contactos similares deberán usar la misma regla y se archivarán en la misma carpeta. Si es miembro de un grupo de contactos para el que necesita leer todos los mensajes, no cree una regla para él. Cualquier mensaje que deba leer debe llegar directamente a la Bandeja de entrada.

Su conjunto de reglas deberá tener un aspecto similar al siguiente cuando haya finalizado la organización.

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Barra Tareas pendientes

  La barra de tareas pendientes es el panel situado a la derecha de Outlook 2010. Muestra un calendario, próximas citas y una lista de tareas unificada que contiene:

  • Mensajes que debe responder (mensajes marcados).
  • Contactos a los que debe llamar (contactos marcados).
  • Tareas que surgen de forma espontánea.

El práctica recomendada a la hora de configurar la Barra de Tareas pendientes es:

  • Mostrar el Navegador de fecha (activado de forma predeterminada).
  • Mostrar únicamente tres citas si tiene una resolución de pantalla pequeña o si no tiene muchas reuniones en un determinado día (predeterminado).
  • Mostrar cinco citas si tiene una resolución de pantalla elevada o si tiene muchas reuniones cada día (cinco o más).
  • Mostrar las tareas (activado de forma predeterminada).
  • Logotipo de Office 2010 Mostrar los Contactos rápidos (disponible y activado de forma predeterminada si tiene Microsoft Office Communicator 2007 R2).

La disposición predeterminada de las tareas se realiza por Fecha de vencimiento, pero puede considerar cambiar la disposición a Fecha de inicio, dependiendo de cómo utilice las marcas. Si desea ver las tareas que haya dejado para el lunes de la semana que viene, ordene por Fecha de inicio. Si desea ver las tareas según su día de vencimiento, ordene por Fecha de vencimiento.

Marca predeterminada

Se considera un procedimiento recomendada definir la marca de acceso rápido a Hoy (opción predeterminada).

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Notificaciones

Si recibe muchos mensajes o se distrae fácilmente con el sonido de notificación que se reproduce al llegar mensajes, le recomendamos desactivar las siguientes opciones:

Alerta de escritorio de Outlook

  • Icono de sobre que aparece sobre el icono de Outlook en la barra de tareas de Windows

Notificación de correo nuevo en la barra de tareas

  • Cambio del cursor brevemente a un sobre
  • El sonido que acompaña a todas las configuraciones anteriores

Para cambiar esta configuración, haga clic en el botón Archivo, haga clic en Opciones y luego en Correo.

En Llegada del mensaje, desactive todas las casillas de verificación.

Configuración de llegada de mensajes en la vista Backstage

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Categorías

Las categorías de Outlook 2010 permiten administrar elementos de muchas formas distintas. Es recomendable crear tres tipos principales de categorías:

  • Proyecto (puede incluir personas)
  • Tema
  • Ubicación o actividad

Las categorías no son un aspecto necesario del sistema, pero le facilitarán mucho las cosas si se esfuerza por usarlas. Por ejemplo, pueden ayudarle a identificar más fácilmente qué puede hacer y ayudarle a agrupar tareas similares para que pueda hacerlas a la vez.

Para crear categorías, haga lo siguiente:

  • En cualquier vista, en la ficha Inicio, en el grupo Etiquetas, haga clic en Categorizar y, a continuación, haga clic en Todas las categorías.

Se considera un procedimiento recomendado disponer de una categoría para:

  • Cada uno de los empleados a su cargo y para su superior, para guardar los elementos que desee revisar la próxima vez que tenga reunión (por ejemplo, una categoría llamada Reuniones privadas - Jefe).
  • Cada una de las ubicaciones importantes o tipos de actividad que realiza, de forma que puede realizar tareas en bloque (una parte útil de la administración de las tareas), por ejemplo:
    • @Transporte para tareas que pueda hacer en el camino a casa desde el trabajo.
    • @Correo electrónico para tareas que conllevan mensajes de correo electrónico, reuniones y otros aspectos de Outlook 2010.
    • @Casa para tareas que puede hacer únicamente en casa.
    • @Reunión para elementos que necesita para prepararse para una reunión.
    • @Sin conexión para tareas que puede hacer sin su PC, como realizar una copia de un documento.
    • @En línea para tareas que puede realizar únicamente en línea o mediante un explorador web.
    • @Teléfono para llamadas que tenga que hacer o recibir.
    • @Leer para tareas que conllevan una lectura , no una respuesta. Esta categoría es útil para los mensajes largos o adjuntos que necesite leer pero que no pueda atender al momento.
    • @Espera para mensajes o tareas para los cuales esté esperando una respuesta pero que no se requiere ninguna acción específica por su parte.

Cuadro de diálogo de Categorías de color

 Nota    El uso del símbolo @ hace que las categorías destaquen en la lista de categorías. Marcar con @ antes de ciertas categorías ayuda a mantener estas categorías en la parte superior de la lista de categorías y le recuerda dónde debería estar para realizar la tarea (por ejemplo, @Teléfono es "al teléfono").

  • Cada tema o proyecto importante de forma que pueda encontrar fácilmente los mensajes de un tema determinado —especialmente si no hay ninguna palabra en el cuerpo o asunto del mensaje que haría que apareciera en una búsqueda.
  • Los elementos importantes que deban atenderse hoy y no puedan posponerse a otro día.

 Nota    Puede aplicar diversas categorías a un único elemento —a diferencia del archivado, donde los elementos solo pueden estar en una carpeta a la vez. Por ejemplo, un mensaje importante que quiera tratar con su jefe antes de responder puede categorizarse como @Correo electrónico y como Reuniones privadas - Jefe.

Tarea con múltiples categorías

La categoría Clic rápido debe ser la categoría que aplique más a menudo.

Para establecer la categoría Clic rápido, haga lo siguiente:

  • En cualquier vista, en la ficha Inicio, en el grupo Etiquetas, haga clic en Categorizar y, a continuación, haga clic en Establecer Clic rápido.

Como puede ver, las categorías ayudan a que los mensajes y tareas se destaquen en la barra Tareas pendientes, hace que la búsqueda sea más eficiente y lo ayuda a estar listo para las reuniones.

 Nota    Tenga cuidado al ordenar por categorías los mensajes salientes , ya que es posible que los destinatarios puedan ver las categorías. Si los destinatarios no usan Outlook 2010 o Exchange Server 2010, podrán ver las categorías que haya definido.

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Pasos rápidos

Galería de Pasos rápidos La nueva característica de Outlook 2010 Pasos rápidos permite realizar múltiples acciones con un solo clic. Son una herramienta útil para mantener la bandeja de entrada ordenada y para hacer un uso más eficiente de Outlook en general. Siempre que observe que realiza los mismos pasos de forma repetitiva en Outlook, intente crear un Paso rápido.

 Nota    Pasos rápidos solo es aplicable a los mensajes.

Se considera un procedimiento recomendado disponer de los siguientes Pasos rápidos. Para obtener más información, consulte Automatizar tareas comunes o repetitivas con Pasos rápidos:

Paso rápido Qué hace Cuándo utilizarlo
Referencia

Marca el mensaje como leído.

Mueve el mensaje a la carpeta 1-Referencia.

Este es su botón de archivado con un solo clic.
Personal*

Marca el mensaje como leído.

Mueve el mensaje a la carpeta 2-Personal.

Para archivar mensajes personales.
Listo

Marca el mensaje como leído.

Marca el mensaje como completado.

Mueve el mensaje a la carpeta 1-Referencia.

Para mensajes de referencia que haya respondido o que haya tratado ya de algún modo.
Aplazar*

Marca el mensaje como leído.

Marca el mensaje como tarea para hoy

Mueve el mensaje a la carpeta 1-Referencia.

Para mensajes de los que prefiere ocuparse más tarde.

*Los Pasos rápidos Personal y Aplazar no son Pasos rápidos predeterminados.

Pasos rápidos opcionales

Además de los Pasos rápidos indicados anteriormente, dependiendo de su trabajo o de las actividades generales de su jornada laboral, puede que dese crear los siguientes tipos de Pasos rápidos:

Paso rápido Qué hace Cuándo utilizarlo
Categorizar y mover

Marca el mensaje como leído.

Categoriza el mensaje.

Mueve el mensaje a la carpeta 1-Referencia.

Clasifique muchos de los mensajes antes de archivarlos para poder encontrarlos más tarde. Cree uno por cada categoría que utilice a menudo.
Marcar y mover

Marca el mensaje como leído.

Marca el mensaje.

Mueve el mensaje a la carpeta 1-Referencia.

Si marca las cosas para fechas distintas, como por ejemplo, Mañana, Esta semana, etc. Cree uno por cada marca que utilice más a menudo.
Marcar, categorizar y mover

Marca el mensaje como leído.

Marca el mensaje.

Categoriza el mensaje.

Mueve el mensaje a la carpeta 1-Referencia.

Utilice algunas categorías para ayudarle a comprender en qué contexto se encuentran sus tareas. Por ejemplo: @Leer: marca para mañana, clasifica con la categoría @Leer.
Información y mover

Marca el mensaje como leído.

Crea un reenviado como mensaje de información

Mueve el mensaje a la carpeta 1-Referencia.

A menudo reenvía correos electrónicos a otras personas (artículos, etc.)
Delegar

Marca el mensaje como leído.

Crea un elemento para reenviar a una persona específica

Mueve el mensaje a la carpeta 1-Referencia.

Recibe mensajes que eran para otros.
Tarea

Crea una tarea con adjunto

Eliminar mensaje

Necesita más contexto para sus mensajes marcados.
Grupo de contactos

Marca el mensaje como leído.

Mueve el mensaje a la carpeta de Grupo de contactos (o a una carpeta de Grupo de contactos específica).

Recibe algunos mensajes de grupos de contactos en la Bandeja de entrada involuntariamente debido a las reglas. Por ejemplo: tiene una regla para archivar todos los mensajes del grupo de contactos foo en una carpeta a menos que contenga la palabra barra en cualquier parte del cuerpo. Es posible que alguien envíe un mensaje al grupo de contactos con la palabra barra que no trate ningún tema que le interese.
Responder y eliminar

Abre una ventana de respuesta

Elimina el mensaje original

A menudo recibe mensajes rápidos a los que debe responder, pero tras lo cual ya no necesita el mensaje original. Por ejemplo: "Eh, ¿quieres ir a comer?" Su respuesta: "¡Claro!"

Una vez que haya empezado a crear Pasos rápidos, se dará cuenta que pueden haber otras maneras en las que pueda optimizar el número de clics necesarios para hacer algo. Siempre que observe que realiza la misma acción de forma repetitiva, intente crear un Paso rápido. Y a medida que cambien los proyectos, actualice sus Pasos rápidos de forma que representen las tareas que realmente hace.

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Dominar la Bandeja de entrada con cuatro opciones

Una vez haya configurado su sistema, estará listo para empezar a administrar los mensajes entrantes. Al convertir la Bandeja de entrada en el lugar de recepción central de los mensajes importantes, podrá estar seguro de que cada elemento es algo que debe abordar.

Para todos los mensajes en la Bandeja de entrada:

  • Si no es importante, elimínelo inmediatamente.
  • Si puede hacerse en dos minutos o menos, hágalo (responder, archivar, llamar, etc.).
  • Si no es para usted o si puede, deléguelo (reenvíelo).
  • Si fuera necesario, pero requiere más de dos minutos (incluyendo la lectura), aplácelo (postérguelo).

Si lo necesita como referencia (incluso si ha decidido aplazarlo), muévalo a la carpeta de referencia. El objetivo es reducir el número de veces que toca cada mensaje.

Elimínelo

Elimine los mensajes que no necesite leer. Si es correo no deseado, elimínelo.

Si no desea recibir ningún otro mensaje como parte de una conversación, ignórelo.

Comando Ignorar conversación

Hágalo: el plazo de 2 minutos

Es increíble lo que se puede hacer en dos minutos. Por ejemplo, muchos mensajes se pueden responder en 2 minutos o menos. Pero si un mensaje requiere más de dos minutos, aplácelo. Para saber si han pasado dos minutos, intente cronometrarse.

Una vez que se haya ocupado del mensaje, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

  • Elimínelo si es algo con pocas consecuencias.
  • Archívelo en una de las carpetas de referencia (por ejemplo, 1-Referencia) mediante un Paso rápido.

Para mantener un registro de las cosas que ha hecho, especialmente por motivos de reflejo del tiempo en las revisiones anuales, etc., utilice el Paso rápido Hecho, el cual marca los mensajes como completados.

Deléguelo

A veces recibe un mensaje que realmente estaba dirigido a otra persona. En estos casos, responda e incluya la persona a quien delega el mensaje en la línea Para. Si observa que tiene que hacer esto a menudo, observe la posibilidad de crear un Paso rápido que responda y añada a la persona delegada en la línea Para.

Si desea realizar un seguimiento más tarde, márquelo para usted antes de enviar. En la Barra de Tareas pendientes, marque la tarea con la categoría @Espera.

Aplácelo

Cuándo aplazar un mensaje

Aplazar un mensaje significa que lo revisará más tarde, cuando tenga tiempo.

Motivos para aplazar un mensaje:

  • No se puede atender en menos de dos minutos.
  • Se necesita un buen rato para leerlo.
  • Requerirá una respuesta cuidadosa y elaborada.
  • Requiere una acción adicional en otro programa (por ejemplo, "Se debe agregar al documento <nombre>").
Cómo aplazar un mensaje: márquelo

Cuando decida que no tiene tiempo para ocuparse de un mensaje inmediatamente, puede marcarlo:

  • Si debe hacerlo hoy, márquelo para Hoy (haga clic con el botón izquierdo en la marca).
  • Si no puede dejarlo de lado durante más tiempo, haga clic con el botón secundario y márquelo para una fecha posterior.
  • Si va a necesitar consultar el mensaje más de una vez y desea acceder fácilmente a él, arrástrelo al grupo Más tarde de la barra de tareas pendientes. Si no dispone de un grupo Más tarde, defina la marca Fecha de inicio de la tarea a 100 años en el futuro (use esta marca en contadas ocasiones para que no se convierta en una opción sobreutilizada).
  • Si es algo que vaya a necesitar a corto plazo, márquelo Sin fecha para que aparezca en la parte superior de la barra de tareas pendientes. Use este grupo de forma ocasional y bórrelo regularmente, ya que se encuentra en la parte superior de la lista de tareas.

Además de marcar un mensaje puede:

  • Agregar las categorías adecuadas:
  • Haga clic en el Paso rápido Referencia para marcar el mensaje como leído, si no está ya marcado como leído y archívelo en la carpeta (1-Referencia).

Si observa que aplica las mismas categorías y marcas constantemente, cree un Paso rápido nuevo que marque, categorice y archive.

Después de marcar un elemento, aparecerá en la barra de tareas pendientes. Al marcarlo y archivarlo en la carpeta de referencia, lo ha procesado y ahora puede moverlo fuera de la vista. Pero como se encuentra en la lista de tareas, puede pasar al siguiente mensaje y volver a los elementos marcados más tarde.

Si desea agregar más información a sus elementos marcados

Si la línea Asunto de un mensaje no proporciona suficiente contexto, puede elegir una de estas dos opciones, en función de la cantidad de información que necesite agregar:

  • Cambie el nombre de la tarea haciendo clic en ella en la barra de tareas pendientes y seleccione Cambiar nombre de la tarea. Al cambiar el nombre de la tarea, no cambiará el nombre del asunto del mensaje, pero le resultará más fácil comprender cuál es la siguiente tarea.
  • Crear una tarea con el mensaje como adjunto.

También puede agregar una categoría para ayudarle a ver de un vistazo dónde será su próxima acción. Un vistazo rápido a la barra Tareas pendientes con tareas con categorías le permite saber qué se puede realizar inmediatamente (@Oficina), qué tareas requieren que espere a otras personas (@Espera) y sobre qué será alguna reunión (@Reunión).

¿Cuándo se ocupa de las tareas que ha aplazado?

Después de procesar sus mensajes, puede abordar su lista de tareas. En este momento es cuando responde a aquellos mensajes que haya aplazado.

Simplemente, archívelo

En ocasiones, recibe un mensaje sobre el que no necesita realizar ninguna acción, pero que puede necesitar en un futuro. Un buen ejemplo es un mensaje con instrucciones. Archive estos mensajes en su carpeta de referencia (1-Referencia) haciendo clic en su Paso rápido de referencia. Agregue una categoría que facilitará encontrar el mensaje posteriormente cuando lo necesite (por ejemplo, @Proyecto). Realice esta acción antes de archivarlo con el Paso rápido.

Una vez haya completado el procesado de sus mensajes, debería tener una Bandeja de entrada limpia y debería poder cambiar su centro de interés al calendario y las tareas.

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Revisión diaria: administrar su tiempo y tareas

Se considera un procedimiento recomendado reservar un momento cada mañana para administrar la lista de tareas y el calendario. Esto incluye:

  • Revisar las citas y reuniones del día y de la semana.
  • Revisar las tareas y realizar ajustes.
  • Agregar citas al calendario para tener tiempo para realizar el trabajo.

Decir que no

A media que revise su calendario y lista de tareas, sea realista acerca de lo que puede lograr. A veces esto significa decir que no. A continuación encontrará algunas formas para volver a obtener tiempo diciendo que no:

  • Rechace reuniones a las que no necesite asistir. Sí, puede hacerlo.
  • Elimine tareas que no necesite hacer o que sepa que no va a hacer.
  • Envíe mensajes para informar a los demás de que está trabajando en una respuesta (y asegúrese de marcarlo al enviarlo). Es mejor dejar que alguien sepa que responderá en una fecha realista que dejar que piense que ha olvidado su solicitud.

Administración del calendario

La realidad es que si tiene el día lleno de reuniones, tendrá menos tiempo para completar las tareas y escribir mensajes, de forma que pase tareas a otros días.

Si una tarea va a requerir mucho tiempo o si es algo que debe hacer (a diferencia de las tareas que decide que no necesita hacer), arrástrela de la Lista de tareas diarias al calendario para reservar tiempo.

Formas de crear tareas

A medida que vaya repasando su calendario y tareas, inevitablemente empezará a pensar en más cosas que debe hacer. Aquí encontrará algunas formas para crear tareas en Outlook:

  • Marcar el mensaje.
  • Escriba en el cuadro Escriba una nueva tarea en la parte superior de la lista de tareas.
  • Use el método abreviado del teclado Ctrl+Mayús+K para crear una tarea nueva.
  • Si está conduciendo, y si es legal y seguro hacerlo, use la función de recordatorio de voz de su dispositivo o teléfono móvil para grabar sus tareas y transcribirlas más tarde a la lista de tareas pendientes.
  • Logotipo de Office 2010 Si se encuentra en una reunión, tome notas en OneNote. Los elementos marcados en OneNote aparecerán en la lista de tareas de Outlook 2010.

Formas de administrar las tareas

A continuación, encontrará formas en las que puede facilitarse la labor de las tareas:

  • Agregue tareas a medida que vayan llegando en el cuadro Escriba una nueva tarea en la barra Tareas pendientes, en un espacio en blanco de la Lista de tareas diarias, o haga clic en Nueva tarea en la cinta.
  • Limpie las tareas que no necesite hacer. Su lista de tareas es un espacio sagrado —no deje que se contamine o se perderá su utilidad. Para los mensajes marcados que desee mantener, haga clic en Eliminar de la lista o, de lo contrario, en Eliminar.
  • Marque las tareas completadas como completas para que se eliminen de la barra Tareas pendientes.
  • Para facilitar las acciones sobre las tareas, cambie el asunto de la tarea de un mensaje marcado. Por ejemplo, puede cambiar un mensaje marcado con la línea de asunto No puedo cambiar la suscripción del grupo a través del teclado a Responder a Ryan, que es la siguiente acción en esta tarea. Para cambiar el asunto de la tarea, haga clic en el elemento en la barra de tareas pendientes y especifique el nuevo asunto o haga clic con el botón secundario en Cambiar nombre de la tarea. Cambiar el asunto de la tarea no cambia el asunto del mensaje, solo el asunto que se muestra en la lista de tareas.
  • Aplique categorías para ayudarle a identificar donde debe situarse para emprender el siguiente paso y conseguir que algunas tareas se destaquen.
  • Reorganice sus tareas para agrupar las tareas similares, como tareas con la misma categoría. Para mover una tarea, haga clic en la tarea en la lista de tareas y arrástrela. De esta forma, podrá trabajar en tareas similares a la vez.
  • Arrastre tareas de la Lista de tareas diarias y de la barra Tareas pendientes al día en el que tiene previsto hacer la tarea. Para tareas que requerirán un cierto tiempo, arrastre las tareas en el calendario y reserve tiempo para hacer dichas tareas. 

Aunque está bien ser organizado, no pase demasiado tiempo dando prioridad y administrando la lista de tareas. El proceso de administración de tareas no debe ocupar todo su tiempo.

Utilice su calendario: cree citas para administrar su tiempo

Recuerde: siempre habrá más cosas que hacer que tiempo para hacerlas.

Como parte de una buena administración del tiempo, necesitará tiempo para ocuparse de los mensajes, administrar las citas y tareas y pensar en lo que tiene que hacer.

Puede programar este tiempo para usted mediante citas y reuniones ordinarias en su calendario. Deberá tratar su calendario como una planificación real de su tiempo —si lo ha programado, entonces eso es lo que se ha comprometido a hacer en dicho tiempo.

Resérvese tiempo para:

  • Ocuparse de sus mensajes. Reservar un tiempo para encargarse de sus mensajes es especialmente importante si recibe muchos mensajes. Aunque tenga reglas establecidas de forma que solo aparezcan los mensajes importantes en su Bandeja de entrada, todavía necesitará disponer de tiempo para encargarse de esos mensajes.

 Sugerencia    Cuando procese y lea sus mensajes, elimine el desorden visual minimizando el Panel de navegación, la barra Tareas pendientes y la cinta haciendo clic en el botón LecturaComando de vista de lectura en la barra de estado en la barra de estado. Para volver a tenerlo otra vez todo abierto, haga clic en Normal Comando de vista normal en la barra de estado (justo a la izquierda de Lectura).

  • Realice una revisión diaria y semanal de las tareas y citas. Observe su calendario y tareas y evalúe sus citas y tareas con respecto a sus prioridades. Si tiene un calendario apretado, es hora de:
  • Borrar citas que entren en conflicto entre sí, ya que no puede estar en dos sitios a la vez.
  • Programar un plazo de tiempo para trabajar.
  • Reflexionar sobre lo que está haciendo, si está haciendo un buen uso de su tiempo y si está estableciendo las prioridades adecuadas.
  • Reúnase de forma regular con su superior. Las reuniones regulares con su superior pueden ayudarle a explicar en qué está trabajando y restablecer prioridades cuando sea necesario. Para fijar una reunión regular o recurrente, haga clic en Periodicidad Imagen de botón

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Tareas: organizarse en el trabajo

Revisión semanal

Observar el conjunto general del tiempo y las tareas le ayudará a dar prioridad a las tareas importantes respecto a las menos urgentes. Le ayudará a aclarar a los demás qué puede y qué no puede esperarse que haga de forma realista. Revisar la semana anterior y la semana siguiente también puede ser una forma útil de ayudarle a preparar las reuniones semanales con el director o a preparar un mensaje de correo electrónico de estado.

Dónde realizar el trabajo

Cuando haya procesado los mensajes, el mejor lugar para trabajar en Outlook (responder mensajes y demás) es en Tareas. Al cambiar a Tareas, no tendrá la distracción de los mensajes que llegan a su Bandeja de entrada.

Proceso de las tareas en lote

A medida que pase por su lista de tareas y el calendario, realice las tareas similares juntas. Por ejemplo, si tan solo tiene unos minutos, realice todas sus llamadas telefónicas (si solo tiene algunas). Aborde las tareas que requieren más energía (para algunos, esto puede ser responder a los mensajes) cuando tenga más energía. Encárguese de las tareas de baja energía como la lectura de los mensajes de estado, más hacia el final del día o cuando su energía sea más baja. Al realizar sus tareas "por lotes", avanzará en todos sus proyectos de forma simultánea.

Una forma de realizar tareas en lote es cambiar la disposición de Ordenado por: Fecha de inicio a Ordenador por: Categorías. Para ello, haga clic en el título Ordenador por y luego haga clic en Categorías.

 Nota    Si tiene tareas que deben cumplise para que otras personas realicen su trabajo, realice esas tareas primero.

Menú de organización

Finalizar sus tareas

A medida que finalice las tareas, márquelas como completadas. Outlook 2010 mantiene una lista de las tareas completadas automáticamente. Puede ser un resumen útil de sus logros. Si no necesita mantener un registro de la tarea o del mensaje, elimínelo o borre la marca.

Comando de la cinta Marcar como completada

Trabajar sin conexión

Si tiene mucho trabajo por hacer, considere la posibilidad de trabajar sin conexión para aliviar la presión de las distracciones de mensajes entrantes.

Cuando cambie entre trabajar con o sin conexión, todas las cuentas de correo electrónico dentro de su perfil de Outlook cambiarán.

  • En la ficha Enviar / recibir, en el grupo Preferencias, haga clic en Trabajar sin conexión.

El comando de trabajo sin conexión en la cinta indica con conexión

El comando Trabajar sin conexión se resalta cuando esté trabajando sin conexión.

El comando de Trabajar sin conexión de la cinta indica que Sin conexión está habilitado.

Haga clic en Trabajar sin conexión destacado para volver al modo en línea.

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Encontrar ese mensaje: buscar de forma efectiva

Cómo encontrar un mensaje de una persona en concreto

Si desea encontrar un mensaje de una persona en concreto, haga clic en el cuadro Buscar en la carpeta de referencia (por ejemplo, 1-Reference) y luego en la ficha de Búsqueda, haga clic en De.

Comando De en la cinta

Escriba el nombre de la persona.

Búsqueda instantánea con los criterios de búsqueda de De

O, empiece por escribir el nombre y luego ppresione la flecha hacia abajo para seleccionar De para limitar los resultados.

Búsqueda instantánea con criterios sugeridos

Cómo encontrar un mensaje con un adjunto

Para encontrar un mensaje con un adjunto, haga clic en el cuadro Buscar y en la ficha de Búsqueda, haga clic en Con datos adjuntos.

Comando Con datos adjuntos en la cinta

Todos los términos de busca se suman, de modo que si desea encontrar un mensaje de alguien con adjuntos, haga clic en la cinta de comandos (De, Con datos adjuntos) para crear la búsqueda.

Ejemplo de Búsqueda instantánea con múltiples criterios de búsqueda

Para encontrar mensajes por todo su buzón de correo

A veces no puede encontrar un mensaje únicamente buscando en la carpeta de referencia —puede ser un mensaje que envió usted o que se haya archivado mal. En estos casos, empiece por buscar en cualquier carpeta (Bandeja de entrada, 1-Referencia, etc.) y luego haga clic en Intentar búsqueda de nuevo en Todos los elementos de correo

Búsqueda instantánea sin resultados

También puede hacer clic en Todos los elementos de correo en la ficha de Búsqueda.

Todos los elementos de correo en la cinta

Si sospecha que lo que está buscando puede ser una solicitud de reunión aceptada (y, por lo tanto, está en su calendario), intente ampliar a Todos los elementos de Outlook.

Si observa que a menudo realiza búsquedas en todo su buzón, puede establecer el ámbito de búsqueda predeterminado para que siempre sea en todas las carpetas en la vista Backstage.

  1. Haga clic en Archivo y, a continuación, en Opciones.
  2. Haga clic en Búsqueda.
  3. En Resultados, haga clic en Todas las carpetas.

Opciones de Búsqueda instantánea en la vista Backstage

Para detener la búsqueda

Una vez haya encontrado el elemento que estaba buscando y esté listo para pasar a la siguiente tarea, haga clic en Botón de Cerrar de búsqueda junto al cuadro de Búsqueda instantánea o en la ficha Búsqueda en el grupo Cerrar haga clic en Cerrar búsqueda.

Comandos de Cerrar búsqueda para la Búsqueda instantánea

Escribir buenos mensajes de correo electrónico

Las siguientes reglas le ayudarán a tener un aspecto profesional y conseguir que llegue su mensaje.

Reglas básicas de un buen mensaje: qué hacer

  • Lea su mensaje antes de enviarlo.
  • Asegúrese de que el asunto es descriptivo y orientado a la acción. Por ejemplo, Equipo de ventas: envío de fechas propuestas para la reunión del panel ejecutivo, donde Equipo de ventas es el nombre del grupo y Envío es la acción. Otros prefijos útiles son Información: y Se requiere acción.
  • Si se requiere una acción, indique qué quiere en el cuadro de Asunto.
  • Cambie el asunto del mensaje si el tema de la conversación cambia.
  • Mantenga todos los mensajes breves y centrados en el tema.
  • Organice el contenido de su mensaje de más a menos importante.
  • Considere la opción de poner en negrita información importante.
  • Ponga elementos de acción o preguntas en líneas independientes para que se destaquen y no pasen desapercibidas.
  • Ponga en negrita los nombres de las personas cuando realice preguntas. Por ejemplo: "Ryan: ¿cuál es el estado del proyecto?
  • Limite el número de personas a quien envía el mensaje a aquellas que realmente deben leerlo.
  • Coloque personas que deban estar informadas en la línea de CC.
  • Coloque las personas que deban responder o emprender alguna acción en la línea Para.
  • Utilice una firma cuando sea adecuado, pero asegúrese de que su firma sea sencilla, breve, profesional y, si es posible, sin gráficos.
  • Si desea una respuesta inmediata, no envíe un mensaje. Llame o Logotipo de Office 2010 envíe un mensaje instantáneo.
  • Si está en una conversación por correo electrónico con más de 10 mensajes sin resolución, plantéese la posibilidad de fijar una reunión para tratar el tema. El correo electrónico no siempre es un medio eficiente para resolver temas complejos. En el mensaje seleccionado, en la pestaña Inicio, en el grupo Responder, haga clic en Reunión.

Comando Responder con reunión

  • Identifique los mensajes que requieran una respuesta más elaborada. Si está demasiado ocupado para responder con una respuesta completa al momento, haga saber al emisor que está investigando el tema y que responderá antes de una fecha u hora. Márquelo para hacerlo más tarde.
  • Utilice Importancia altaIcono de Importancia alta con moderación.

Grupo de etiquetas en la cinta

  • Si está planteando una pregunta y hay diversas personas que pueden responder, elija una sola persona en lugar de enviar la pregunta a un grupo.

Seguimiento: marcar al enviar

Cuando envíe un mensaje a alguien de quien necesita una respuesta, haga lo siguiente:

  • Márquelo para usted tras enviarlo.
  • Cambie el nombre del mensaje marcado en la barra Tareas pendientes para que empiece por Seguimiento.
  • Márquelo con la categoría @Espera.
  • Cuando haya realizado estos tres pasos, sabrá que su próxima acción es enviar otro mensaje o esperar una respuesta.

 Sugerencia    Recordarse a sí mismo enviar otro mensaje a menudo es más efectivo que marcar el mensaje para su destinatario. Del mismo modo, cuando promete hacer algo en un mensaje, márquelo para usted de modo que tenga una tarea en la barra Tareas pendientes para recordárselo.

Reglas básicas de un buen mensaje: qué no hacer

  • No utilice papel.
  • No incluya a su superior en cada mensaje que envíe.
  • No envíe un mensaje cuando esté enfadado. Es mejor escribirlo, guardarlo en la carpeta de borradores y volver a ello más tarde.
  • No espere una respuesta rápida si envía mensajes largos (más de dos párrafos).
  • No envíe un mensaje de seguimiento transcurrido menos de un día tras el primer mensaje. Si no obtiene la respuesta oportuna, intente llamar o Logotipo de Office 2010 enviar un mensaje instantáneo.
  • No utilice las confirmaciones de lectura o las confirmaciones de entrada en todos los mensajes que envíe. Utilícelos únicamente cuando no esté seguro de si el destinatario recibirá el mensaje.
  • No adjunte marcas o Icono de importancia alta en todos los mensajes que envíe. Sus destinatarios aprenderán a ignorarlos.
  • No escriba TODO EN MAYÚSCULAS.
  • No envíe adjuntos —envíe vínculos en su lugar. Esta regla es aplicable especialmente para las solicitudes de reunión donde los adjuntos pueden contribuir significativamente a la cuota de servidor.
  • No amplíe las listas de distribución. Ampliar las listas de distribución hace que los mensajes sean más difíciles de leer y provoca que vayan a las carpetas de correo incorrectas en el caso de personas que utilicen reglas.
  • No sea sarcástico. El humor puede ser malinterpretado.
  • No escriba algo que no querría que todo el mundo en su empresa leyera. Nunca se sabe dónde acabará su mensaje.
  • No utilice cursiva ni fuentes "divertidas" que sean difíciles de leer.
  • No utilice fuentes en rojo, ya que son difíciles de leer y pueden ser interpretadas como algo crítico.
  • No utilice Responder a todos en un Grupo de contactos para solicitar que le eliminen. Nunca.

Consejos para los Grupos de contactos (previamente llamados Listas de distribución)

Si responde a un gran Grupo de contactos, siga todas las instrucciones de qué hacer y qué no hacer con los mensajes.

Si necesita más información o está investigando un problema por separado, responda a todo el Grupo de contactos para hacerles saber que está respondiendo y, a continuación, responda a la persona en concreto a parte. Asegúrese de que responde al Grupo de contactos después de que se resuelva el problema para compartir la resolución. De este modo, otras personas pueden consultar la resolución en el Grupo de contactos.

Cómo redirigir personas

Si alguien envía un mensaje a un Grupo de contactos del que usted es miembro y el mensaje obtendría una mejor respuesta si lo respondiera otra persona u otro Grupo de contactos, haga lo siguiente:

  • Responda con el Grupo de contactos o persona correcta en la línea Para.
  • Haga que las respuestas se envíen al Grupo de contactos o persona correcta.
  • No ponga el grupo de contactos original en la línea Cco, ya que el mensaje no se filtrará mediante las reglas de otras personas. Deje el grupo de contactos en la línea Para o Cc.
  • Si realiza una transición hacia un nuevo cargo y observa que redirige a personas de forma regular, establezca un Paso rápido.
Cómo ser eliminado de un Grupo de contactos

Si recibe correos electrónicos de un Grupo de contactos en el cual no desea estar, envíe un mensaje al administrador de red o al propietario del Grupo de contactos y solicite su eliminación. No responda a todo el Grupo de contactos. Para encontrar el propietario del Grupo de contactos, haga doble clic en el nombre del Grupo de contactos en la línea Para.

Cómo utilizar los comentarios en línea

Agregar comentarios en línea a un mensaje que haya recibido es una forma cómoda de responder a preguntas y responder directamente a los problemas. Se considera un procedimiento recomendado hacer lo siguiente:

  1. En su mensaje, mencione que está realizando un comentario en línea. Por ejemplo, incluya "Consulte los comentarios adicionales a continuación".
  2. Distinga su texto del mensaje original. Algunas sugerencias incluyen:
  • Cambiar el color de fuente.
  • Colocar su nombre o iniciales entre paréntesis previamente, por ejemplo, [Scott Mitchell].

Ejemplo de nombre del emisor que precede el comentario

  • Cambiar la fuente a cursiva o negrita o ambos.
  1. No elimine nada que no haya escrito.

Si solo desea comentar una pequeña parte de un mensaje más largo, copie dicha sección del mensaje en su respuesta, utilice un color distinto y añada comillas a la cita y, a continuación, escriba su respuesta.

Cuándo utilizar CCO

Si agrega el nombre de un destinatario en el cuadro de copia oculta Cco de un mensaje, se enviará una copia del mensaje al destinatario pero el nombre del destinatario no será visible para el resto de destinatarios del mensaje.

Utilice la función de CCO para eliminar personas adicionales de la conversación por correo electrónico cuando considere que ya no necesitan recibir correos electrónicos adicionales o si el tema de la conversación ha cambiado.

Por ejemplo, si usted es uno de las cinco personas invitadas a recibir una pregunta y desea responderla, pase las otras cuatro personas a la línea de CCO y escriba algo como "Joe, Jeff, James y Jennifer pasan a CCO. Aquí está la respuesta... " los siguientes mensajes serán únicamente entre usted y el emisor original.

No utilice CCO para que terceros (como por ejemplo su superior) obtengan información sobre un mensaje delicado. El receptor de CCO puede que no se dé cuenta que ha recibido una copia CCO y puede que responda a todos, poniendo en evidencia que ha recibido el mensaje por CCO. Esto puede mostrarse como un comportamiento taimado por su parte.

En lugar de utilizar CCO para informar a un tercero de un problema, reenvíe el mensaje después de enviarlo.

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Calendario y reuniones

¿Cuándo es adecuado concertar una reunión?

Concierte una reunión cuando:

  • Un grupo nuevo de personas trabajen juntos por primera vez.
  • Se han intercambiado más de 10 mensajes relativamente largos entre distintas personas.
  • Cuando sea necesario discutir, intercambiar ideas o colaborar.
  • Convoque una reunión cuando sea la forma más eficiente de avanzar y sea claro a la hora de establecer el objetivo de la reunión.

A quién invitar

Invite únicamente a personas que deban estar involucradas. Cada persona adicional que invite a la reunión añade más complejidad a la reunión, lo cual la hará más difícil de controlar. Por otro lado, si se debe tomar una decisión, asegúrese de que todos los accionistas clave están presentes o la reunión será una pérdida de tiempo y recursos.

Cómo elegir el momento para reunirse

Elija un momento en el que todo el mundo pueda reunirse observando la información de ocupado/libre del Calendario de los invitados. Utilice el Asistente para programación para ver la disponibilidad de todos los asistentes.

La cuadrícula de disponibilidad muestra la disponibilidad de los asistentes. Una línea verde vertical representa el inicio de la reunión. Una línea roja vertical representa el final de reunión.

Cuadrícula de disponibilidad de Outlook

Para ver el Asistente para programación al crear una solicitud de reunión, haga lo siguiente:

  • En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programación.

El panel Buscador de salas contiene sugerencias para la mejor hora para la reunión, es decir, la hora en la que la mayoría de los asistentes estarán disponibles. Para seleccionar una hora para la reunión, haga clic en la hora sugerida del panel Buscador de salas en la sección Horas sugeridas o elija la hora en la cuadrícula de disponibilidad.

Panel Horas sugeridas para una convocatoria de reunión

 Nota    Si el panel Buscador de salas no aparece, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Buscador de salas.

Comando Buscador de salas en la cinta de opciones

Si crea reuniones de forma regular con el mismo grupo de personas, puede crear un grupo en el Panel de navegación de forma que pueda ver más fácilmente la información de disponibilidad de los asistentes. Estos grupos también incluyen salas, lo cual puede facilitar el encontrar una sala disponible en la que reunirse.

Para crear un Grupo de calendario, siga el procedimiento a continuación:

  • En Calendario, en la ficha Inicio, en el grupo Administrar calendarios, haga clic en Grupos de calendarios y, a continuación, haga clic en Crear nuevo grupo de calendarios.

Cuando reunirse en persona en lugar de remotamente

Reúnase en persona si:

  • Es la primera vez que este grupo trabaja junto.
  • Se muestran o se pasan elementos no electrónicos.
  • Es una reunión de intercambio de ideas.
  • Es una reunión dedicada a la colaboración.
  • No todo el mundo dispone de un teléfono, Logotipo de Office 2010 Office Live Meeting o un software y equipo de reunión electrónica adecuado.

De lo contrario, considere el uso de Live Meeting o realizar una reunión por teléfono.

 Sugerencia    Si tiene que desplazarse hasta el lugar de reunión, programe el tiempo de viaje en el calendario antes y después de la reunión.

Cómo tratar documentos relacionados

Durante la preparación de una reunión, a menudo se comparten documentos antes o durante la reunión.

Logotipo de Office 2010 Si todos los asistentes están conectados a su red corporativa, coloque los documentos en un sitio SharePoint o en una unidad de red compartida.

Logotipo de Office 2010 Si cualquiera de los asistentes es una persona externa a la empresa (por ejemplo, un proveedor que no tiene acceso a la intranet), considere la posibilidad de usar SharePoint Workspace.

No envíe adjuntos a su solicitud de reunión.

Preparación de la agenda: deje que las tareas lo ayuden

  • @Reunión es su punto central para los elementos de agenda   .

Cree una única tarea, márquela con la categoría @Reunión y establezca una fecha de inicio y de vencimiento para la reunión. A medida que se acerque la fecha de la reunión y surjan los puntos de discusión, agregue comentarios, puntos e ideas a la tarea cuando se le ocurran. Esta tarea se convertirá en la agenda para la reunión.

Después de la reunión, marque la tarea como completada y cree una nueva tarea para los elementos de acción.

  • Si desea discutir diversos mensajes o solo un mensaje...   

Si tiene un mensaje que desee discutir en una reunión, márquelo para el día de la reunión y márquelo con la categoría @Reunión

Si tiene más de tres mensajes que tratar, no los marque todos, ya que sobrecargará la lista de tareas. Puede crear una nueva tarea con el nombre de la reunión; haga clic con el botón secundario y arrastre los mensajes a la tarea (para copiarlos). Marque esta tarea con la categoría @Reunión.

  • Si necesita más espacio para sus pensamientos...   

Logotipo de Office 2010 Si está colaborando con otras personas o si simplemente necesita más espacio para sus pensamientos, considere la opción de usar un bloc de notas de OneNote, que se puede compartir mediante un sitio de SharePoint o un servidor local. OneNote 2010 proporciona una experiencia de toma de notas más rica que las tareas de Outlook 2010.

Durante la reunión: cómo colaborar

La herramienta que utilice para colaborar durante una reunión depende de la ubicación y del acceso de sus asistentes.

Si está colaborando en un documento y todos se encuentran en la misma sala, use las funciones Control de cambios y Comentarios de Word.

Logotipo de Office 2010 Si usted se encuentra presentando y algunos de los asistentes son remotos, utilice las funciones de reunión en línea y funciones de chat de Microsoft Lync o para reuniones menos formales, reúna a todos con un grupo de chat de Microsoft Lync y comparta su escritorio o un monitor secundario:

Ventana de Microsoft Lync con opciones para compartir pantalla

Logotipo de Office 2010 Si desea colaborar de una forma más ad hoc, puede usar OneNote para tomar notas conjuntamente en un bloc de notas único. Si el bloc de notas no es compartido, envíe las notas en un mensaje tras la reunión

Logotipo de Office 2010 Si toma notas o escribe el acta durante la reunión, también puede usar OneNote para insertar detalles de la reunión desde Outlook en sus notas. Después de la reunión, puede enviar sus notas a los asistentes como un mensaje.

Cómo finalizar una reunión periódica

Cuando una serie de reuniones llega a su fin, en lugar de cancelar la reunión, lo cual eliminaría todas las instancias históricas de la reunión, cambie el patrón de periodicidad para que finalice en la última reunión que se hizo. Para ello, haga clic en el botón Periodicidad y cambie la fecha de finalización.

Cuándo y cómo compartir su calendario

Puede que no necesite compartir su calendario, porque todas las personas de su empresa podrán ver cuándo está libre u ocupado pero no verán necesariamente el contenido o el tema de las reuniones y citas. Sin embargo, puede compartir fácilmente su calendario con su equipo si desea que ellos puedan ver todas sus reuniones y citas.

Puede que quiera que alguien administre su calendario en su nombre, por ejemplo, un asistente que pueda aceptar o rechazar reuniones en su nombre. En este caso, puede delegar su calendario. Si delega su calendario, elija únicamente una persona: no convierta a todo el mundo en delegado de su calendario. Tener más de un delgado puede provocar errores en su calendario.

Logotipo de Office 2010 Cree un calendario SharePoint para las actividades de grupo al que puedan acceder todos, en lugar de compartir su propio calendario. Por ejemplo, cree un calendario en un sitio SharePoint para realizar un seguimiento de los calendarios de vacaciones del grupo.

Envíe su calendario en un mensaje al concertar reuniones con personas que no pueden ver la información sobre su disponibilidad, como, por ejemplo, personas ajenas a su empresa.

 Nota    Que su calendario sea compartido depende de su versión de Microsoft Exchange Server de su sistema y cómo ha configurado el servidor el administrador.

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Contactos

Cuándo usar los contactos de Outlook 2010 en un entorno corporativo

Incluso si trabaja para una empresa con una lista de direcciones global, habrá ocasiones en que querrá mantener un contacto en Outlook 2010. Cree contactos para:

  • Personas que son externas a su empresa.
  • Personas para las que quiera recordar algo o añadir información a su contracto, como su cumpleaños.
  • Personas que desee sincronizar en su teléfono móvil, especialmente si su teléfono no está conectado a la libreta de direcciones de la empresa, o en casos en que no tenga conectividad.

Cuándo crear un grupo de contactos en Outlook 2010

Cree grupos de contactos (anteriormente conocidos como listas de distribución) en Outlook 2010 cuando desee facilitar el envío de mensajes a un grupo de personas ajenas a la empresa. Para todos los grupos de la corporación, cree un grupo de contacto público (pregunte al administrador de TI cómo hacerlo). 

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Preguntas más frecuentes

¿Qué son los estilos rápidos?

La nueva característica de Outlook 2010 Pasos rápidos permite realizar múltiples acciones con un solo clic. Son una herramienta útil para mantener la bandeja de entrada ordenada y para hacer un uso más eficiente de Outlook en general. Siempre que observe que realiza los mismos pasos de forma repetitiva en Outlook, intente crear un Paso rápido.

 Nota    Los Pasos rápidos solo son aplicables a los elementos de correo (por ejemplo, elementos de su Bandeja de entrada).

¿Por qué mostrar el Panel de lectura a la derecha y no en la parte inferior (o desactivado)?

Leer una columna de texto estrecha y larga resulta más sencillo que leer una sección de texto más ancha y corta. Esto se debe a que es más fácil mover los ojos hacia abajo que de izquierda a derecha recorriendo largas distancias, lo que puede hacer que mueva la cabeza y el cuello y se fatigue. Es mejor tener el Panel de lectura activado para no tener que abrir cada mensaje para leer su contenido.

¿Qué hacer con las carpetas que ya no se necesitan?

La lista de carpetas del Panel de navegación deberá reservarse para las carpetas que utiliza más a menudo. Si está lleno de carpetas que no reconoce, mueva todo el correo a la carpeta de referencia y elimine las carpetas existentes.

¿Cómo puedo hacer para que aparezcan en azul los mensajes que solo recibo yo?

  1. En la ficha Ver, en el grupo Vista actual, haga clic en Configuración de la vista.

Comando Configuración de la vista en la cinta

  1. En el cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada, haga clic en Formato condicional.

Cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada

  1. En el cuadro de diálogo Formato condicional, haga clic en Agregar.
  2. En el cuadro Nombre, escriba Yo y, a continuación, haga clic en Fuente.
  3. En el cuadro de diálogo Fuente , en Color, haga clic en Azul y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro de diálogo Formato condicional, haga clic en Condición.
  5. En el cuadro de diálogo Filtro, seleccione la casilla de verificación Dónde estoy junto a La única persona en la línea Para y, a continuación, haga clic en Aceptar en cada uno de los cuadros de diálogo abiertos.

¿Cuándo debería utilizar la vista Conversación?

La vista Conversación es útil cuando:

  • Compruebe sus mensajes con menos frecuencia y, por lo tanto, tenga más mensajes para ver a la vez.
  • Tenga muchas conversaciones de mensajes que supongan un gran intercambio de correos de discusión.
  • Necesite ver el contexto de quién ha respondido a quién.
  • Recibe muchos mensajes.

Al ver los mensajes en la vista Conversación, podrá ver rápidamente qué conversaciones han tenido un mayor intercambio de correos de discusión. En estos casos, puede que desee leer y responder únicamente al último mensaje de la conversación. También puede seleccionar toda una conversación y ocuparse de ella. Por ejemplo, puede que exista una larga serie de mensajes donde el último simplemente diga "Gracias, eso responde a mi pregunta", de modo que puede eliminar toda la conversación.

También puede ver los mensajes de otras carpetas cuando esté en la vista de conversación, la cual es muy útil cuando recibe un nuevo mensaje de una larga conversación — puede ver toda la historia, incluyendo las respuestas.

¿Debería mantener los mensajes personales y profesionales juntos?

Para reducir el número de lugares donde lee los mensajes no necesita combinar mensajes profesionales y personales. Un procedimiento recomendado es usar cuentas de correo electrónico independientes para las comunicaciones personales y profesionales. Sin embargo, debería reducir el número de direcciones de correo electrónico que usa. Afortunadamente, con Outlook 2010, podrá ver distintas cuentas de forma simultánea. Podrá ver sus mensajes de trabajo (Exchange Server) en un archivo de datos y la cuenta de Windows Live Hotmail (con Outlook Connector) y Google Gmail en otro archivo de datos. Todo desde el mismo perfil de Outlook 2010.

¿Cómo me pueden ayudar los estados de leído y sin leer?

Los estados leído y sin leer de Outlook 2010 ayudan mostrando rápidamente qué mensajes se han leído al menos una vez y cuáles no. Sin embargo, los estados leído o sin leer pueden activarse fácilmente al hacer clic en los mensajes, por lo que no son un registro perfecto , sino solo una herramienta.

Para marcar rápidamente un mensaje como leído, presione el método abreviado de teclado Ctrl+Q. Para marcarlo como sin leer, presione Ctrl+U.

¿Por qué el estado de leído/sin leer no es suficiente?

Algunas personas intentan usar el estado leído o sin leer para indicar si un mensaje es nuevo o un elemento de referencia. Pero el estado sin leer no es fiable, ya que tan pronto como el mensaje deja de ser el centro de atención (cuando hace clic en otro mensaje) su estado cambia automáticamente a leído y con demasiada frecuencia otros dispositivos (como teléfonos, por ejemplo) marcan los mensajes como leídos. Inevitablemente, los mensajes se volverán a leer y tendrá que hacer nuevamente el esfuerzo mental de decidir qué hacer. Usar el estado leído/sin leer como "línea" entre aquellos elementos de la Bandeja de entrada que son "tareas" y aquellos que simplemente no se han procesado no suele funcionar al recibir muchos mensajes, algunos de los cuales nunca leerá porque puede ver en el tema que no será necesario. Un plan mucho más eficiente para la Bandeja de entrada es revisar los mensajes y decidir qué hacer con cada uno. Entonces, deberán abandonar la Bandeja de entrada , no permanecer "sin leer".

¿Por qué debo archivar los mensajes?

Tener un repositorio central de mensajes es un procedimiento recomendado, ya que puede consultarlos después de haberse ocupado de ellos. Al tener un número limitado de carpetas en las que buscar (1-Referencia y 2-Personal), no tendrá que preocuparse por haber archivado mal un mensaje o por la necesidad de copiarlo en múltiples carpetas si se aplica a más de un tema o proyecto.

Esto no significa que no sea necesario navegar por los mensajes de un tema o proyecto en concreto. Outlook 2010 proporciona mejores herramientas , como categorías y carpetas de búsqueda,  de modo que pueda buscar de forma efectiva.

¿Por qué debería tener solo una carpeta de referencia?

Si tiene solo una carpeta no tendrá que pensar en qué carpeta guarda los mensajes y sabrá que todo lo que se encuentra en esta carpeta es algo que ha visto antes y quiso guardar.

Tener múltiples carpetas significa que cada vez que archive un mensaje, se verá obligado a decidir qué carpeta utilizar. Esto puede ser todavía más complicado si hay más de una carpeta adecuadas para el mensaje. Como muchas carpetas quedan sin utilizarse cuando hay múltiples opciones esto crea desorden.

Aunque pueda parecer algo muy importante dejar todos los mensajes en la Bandeja de entrada, existe un costo oculto que paga cada vez que mira un mensaje y se pregunta, "¿Esto es algo que tengo que hacer o está aquí como referencia?" También le otorga tranquilidad tener la Bandeja de entrada llena únicamente de elementos nuevos. Su Bandeja de entrada es un lugar que los demás pueden manipular; lo que guarda en la carpeta de referencia es estrictamente cosa suya.

¿Por qué necesito carpetas distintas para los Grupos de contactos?

  • Icono de archivo Distintas tasas de archivado    Debería tener distintas carpetas para distintos Grupos de contactos en base al tema y a la frecuencia de autoarchivado. Por ejemplo, si está en un Grupo de contactos de transporte compartido, los mensajes en la carpeta de Transporte compartido se eliminarán diariamente. Un Grupo de contactos que trate un tema relacionado con el trabajo deberá archivarse con menos frecuencia, como por ejemplo, anualmente.
  • Agrupación de conversaciones eficiente    Cuando separa las carpetas por Grupos de contactos por temas, podrá ver conversaciones enteras agrupadas juntas. Si fuera necesario, puede buscar de forma eficiente dentro de la carpeta.

¿Por qué necesito carpetas independientes para los Grupos de contacto y RSS?

Los mensajes enviados a grandes listas de distribución y fuentes RSS pueden inundar su Bandeja de entrada. Trate estos flujos de información como lo haría con un periódico de gran tamaño —puede que haya un artículo útil o interesante, pero leer todo el periódico requiere una gran cantidad de tiempo. Deje que las reglas le ayuden a leer lo que resulte más interesante y más pertinente para usted.

¿Qué Grupos de contactos deberían ir a una carpeta en lugar de en la Bandeja de entrada?

Los candidatos ideales para la regla y carpeta de listas de distribución son las listas de distribución que:

  • Reciben muchos mensajes.
  • Se dirigen a muchas personas.

Los mensajes a nivel de empresa con noticias importantes (por ejemplo, del Director ejecutivo) y mensajes de su departamento de TI acerca de los tiempos de inactividad del servidor no deberían ir a una carpeta. Los mensajes de un Grupo de contactos que solo contienen información útil o contenido interesante, independientemente de la frecuencia, debería tener una regla y una carpeta.

¿Cómo configuro reglas para RSS?

Si está suscrito a diversas fuentes de RSS, trátelas como cualquier otra lista de distribución. Mueva los elementos de RSS interesantes (basados en palabras clave) a la Bandeja de entrada; de lo contrario, deje que se archiven automáticamente en las carpetas de RSS.

¿Qué sucede si tengo directivas de retención o un Archivo en línea de Exchange Server?

Utilice la solución de la organización en lugar de Autoarchivado y, como siempre, siga las directrices empresariales. Si su directiva empresarial dictamina que disponga de diversas carpetas para cada tipo de elemento, siga dicha directiva.

¿Cómo puedo configurar la regla de "respuesta automática"?

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.
  4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, seleccione Aplicar regla a los mensajes que recibo y haga clic en Siguiente.
  5. En el Paso 1, seleccione la casilla de verificación Utiliza el formulario nombre de formulario (puede que tenga que desplazase hacia abajo para encontrar esta opción).
  6. En el Paso 2, haga clic en Nombre del formulario y, a continuación, seleccione Respuesta para aceptar una reunión y Respuesta provisional a una reunión. Después de añadir los dos formularios, haga clic en Cerrar y, a continuación, en Siguiente en la ventana principal del Asistente para reglas. Asegúrese de seleccionar Formularios de aplicación de la lista en la parte superior del cuadro de diálogo o puede que no vea Respuesta para aceptar una reunión y Respuesta provisional a una reunión.

Cuadro de diálogo Elegir formulario

  1. Seleccione la siguiente excepción: Excepto si el cuerpo del mensaje contiene palabras específicas.
  2. En el Paso 2, haga clic en Palabras específicas, teclee un espacio y haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
  3. Haga clic en Finalizar.

¿Cómo puedo establecer la regla "Para: mi"?

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.
  4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, seleccione Aplicar regla a los mensajes que reciba y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. Seleccione la casilla de verificación Donde mi nombre esté en el cuadro Para o CC y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  6. Seleccione la condición Detener el proceso de más reglas (es posible que deba desplazarse hacia abajo para encontrar esta opción) y, a continuación, haga clic en Finalizar.

¿Cómo puedo establecer la regla "invitaciones a reuniones enviadas a la Bandeja de entrada"?

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.
  4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, seleccione Aplicar regla a los mensajes que reciba y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. Seleccione la condición Invitación o actualización para una reunión (es posible que deba desplazarse hacia abajo para encontrar esta opción) y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  6. Seleccione la acción Detener el proceso de más reglas (es posible que deba desplazarse hacia abajo para encontrar esta opción) y, a continuación, haga clic en Finalizar.

¿Cómo puedo configurar la regla de "aplazar elementos enviados"?

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.
  4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, seleccione Aplicar regla a los mensajes que envíe y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. Haga clic en Siguiente de nuevo, lo cual aplicará esta regla a todos los mensajes que envíe.
  6. Seleccione Diferir la entrega un número de minutos.
  7. En el Paso 2, haga clic en Un número de y luego haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Diferir entrega (El cuadro de Minutos muestra 1 de forma predeterminada).
  8. Haga clic en Siguiente.
  9. Seleccione la siguiente excepción: Excepto si tiene una marca de importancia.
  10. En el Paso 2 haga clic en Importancia y seleccione Importancia alta.
  11. Haga clic en Siguiente y nombre esta regla Elementos enviados.
  12. Haga clic en Finalizar.

 Nota    Esta regla se aplica en el lado de cliente, lo que significa que no funcionará si Outlook 2010 no se está ejecutando.

¿Cómo puedo configurar la regla de "listas de distribución"?

Cree una regla para cada lista de distribución o grupo de contactos del que sea miembro y cuyos mensajes no tiene que leer.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.
  4. En el Asistente para reglas, en Mantenerse organizado, seleccione Mover a una carpeta los mensajes de una persona y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  5. Seleccione la casilla de verificación de personas o grupo público.
  6. En el Paso 2, haga clic en personas o grupo público, añada el grupo de contacto y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  7. Seleccione las casillas de verificación Mover a la carpeta especificada y Detener el proceso de más reglas (es posible que deba desplazarse hacia abajo para encontrar esta opción).
  8. En el Paso 2, haga clic en Especificada y seleccione la carpeta de la lista de distribución adecuada; a continuación, haga clic en Siguiente.
  9. Seleccione las siguientes excepciones: Excepto si mi nombre está en el cuadro Para o CC y Excepto si el asunto o el cuerpo contienen palabras específicas.
  10. En el Paso 2, haga clic en Palabras específicas y escriba todas las palabras clave que podrían hacer que quisiera leer el mensaje. Por ejemplo, si se encuentra en una lista de distribución de temas generales pero hay algunos temas con los que trata solo usted, introduzca las palabras clave de sus temas. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
  11. Haga clic en Finalizar.

 Sugerencia    Si no se le ocurre ningún motivo por el cual quisiera que un mensaje de correo electrónico enviado a este grupo de contactos le llegue a su Bandeja de entrada, considere la opción de ser eliminado del Grupo de contactos.

 Nota    Repita los pasos 2 a 10 para cada conjunto de listas de distribución (una regla por carpeta).

¿Por qué usar reglas?

A medida que pasa el tiempo, es más probable que reciba cada vez más mensajes. Si no puede leer todos los mensajes que recibe , no lo intente. Lea simplemente los mensajes que considere importantes. Las reglas le ayudarán a establecer prioridades para los mensajes importantes y a minimizar las distracciones.

 Sugerencia    Solo porque le han enviado un mensaje (o lo han enviado a una lista de distribución a la que está suscrito), no significa que tenga que leerlo ni responderlo.

Qué fechas definen las marcas

Paso rápido Qué hace Cuándo utilizarlo
Hoy Hoy Hoy
Mañana Mañana Mañana
Esta semana Dentro de dos días a partir de hoy o el último día de la semana, lo que suceda primero (Con la configuración predeterminada, si es lunes, el miércoles; si es martes, el jueves). El último día de la semana laboral
La semana que viene El primer día de la siguiente semana laboral El último día de la siguiente semana laboral

¿Qué debo hacer con las tareas y los correos marcados de hace años de mi barra Tareas pendientes?

Si no usa las tareas o las marcas de forma activa para nada, seleccione todos los elementos, haga clic con el botón secundario y seleccione Eliminar. Esta acción eliminará las tareas antiguas y eliminará las marcas de los mensajes y los contactos sin eliminar los elementos.

¿Qué debo hacer con las categorías sin utilizar?

Elimine todas las categorías que no tenga previsto utilizar. El mismo conjunto de categorías se aplica a todos los elementos, de forma que si utiliza una categoría para los contactos, manténgala.

¿Cuál es la mejor forma de elegir colores?

Cuando se crean categorías de color, piénselo bien antes de elegir sus colores. Por ejemplo, no elija el mismo color para @Teléfono que para @Correo electrónico, pero puede elegir colores similares (tomos de verde, por ejemplo) para todas sus categorías de reuniones privadas. Con el tiempo, será capaz de mirar su lista de tareas y determinar solo por el color si la tarea de puede realizar actualmente. Por ejemplo, si @Casa es en morado y se encuentra en el trabajo, no podrá hacer las tareas moradas.

¿Por qué programar tiempo para mí?

Cuando programa tiempo para usted mismo en su calendario, la información de disponibilidad se actualizará y los demás no podrán programar ese tiempo con usted. Si tiene una agenda apretada, esta puede ser la única forma en la que puede dedicar tiempo a realizar su trabajo.

También resulta útil fijar el compromiso de realizar el trabajo —si lo pone en su calendario, estará comprometido a realizar dicha tarea en ese momento. Si alguien programa por encima de su tiempo para trabajar, asegúrese de volver a programar su tiempo. No se haga trampas así mismo.

¿Cómo puedo abordar los 10.000 mensajes de mi Bandeja de entrada?

Si tiene más de 20 elementos en su Bandeja de entrada, procese los mensajes de la semana pasada y, a continuación, seleccione los mensajes restantes y muévalos a su carpeta 1-Referencia. Sí, puede hacerlo y se sentirá bien.

¿Por qué recibo tantos mensajes?

Si se siente desbordado por los mensajes, probablemente recibe más de lo que puede abarcar y puede que necesite configurar reglas más agresivas. Intente analizar de dónde vienen sus mensajes y organice sus mensajes por De y luego contraiga todos los encabezados. ¿Está suscrito a Grupos de contactos que no necesita leer? Si es así, cree una regla. Si cambia de vista, no se olvide de volver a cambiarla.

Tengo 10 minutos: ¿qué debería leer en primer lugar de mi Bandeja de entrada?

Si tiene poco tiempo, por ejemplo, entre reuniones, puede leer los mensajes en azul: los mensajes enviados directamente a usted. A menudo estos mensajes están a la espera de que usted realice el siguiente paso y son los más importantes.

¿Con qué frecuencia debería leer mis mensajes?

Para muchos de nosotros, leer los mensajes es casi una adicción. Invierta 20 minutos en la mañana para revisar los mensajes y, a continuación, centre su atención en realizar una revisión diaria de su lista de tareas. Y luego, ¡ya puede proseguir con su jornada! Limitar el tiempo que pasa leyendo los mensajes a una vez por la mañana y una vez al final del día puede mejorar significativamente la productividad. Inténtelo durante una semana entera y véalo usted mismo.

¿Cómo puedo administrar tareas complicadas?

Logotipo de Office 2010 La planificación de algunas tareas requiere más tiempo. Para ellas, use OneNote. Por ejemplo, si está planeando un proyecto con múltiples pasos, tareas anidadas y demás, OneNote es una herramienta más adecuada.

Si solo desea recordar algunas tareas relacionadas, enumérelas en el cuerpo de la tarea. Si existen mensajes relacionados, arrástrelos en la tarea.

¿Debería mantener las tareas personales y profesionales juntas?

Si es posible, mantenga sus tareas personales y profesionales en un único lugar. Mantener una única lista reduce el número de sitios a los que tiene que mirar para saber qué debe hacer. Incluso si ya dispone de una única lista, utilice categorías para distinguir las tareas personales de las profesionales y administrar su lista de forma efectiva. Sus tareas personales se almacenarán en servidor Exchange Server de su empresa y pueden estar visibles para el departamento de TI, de modo que únicamente incluya tareas personales adecuadas en su lista.

¿Qué problema hay con que mantenga las tareas en mi cabeza?

Tratar de recordar todas las tareas no funciona. Resulta liberador depender de Outlook 2010 en lugar de su sobrecargado cerebro para realizar el seguimiento de las tareas. Puede dejar de depender del cerebro para que le recuerde sus tareas ("Vale, recuerda enviar a John un mensaje acerca de las plantillas, enviar a John un mensaje acerca de las plantillas...") para centrarse en la actividad que tiene delante.

¿Por qué debo tener mis tareas en Outlook 2010?

Por qué una lista de tareas de Outlook 2010 funciona mejor que una lista en papel:

  • Las listas de papel no pueden actualizarse automáticamente.
  • Las listas de papel no pueden reorganizarse fácilmente.
  • Puede utilizar Outlook Web App para ver su lista de tareas desde cualquier sitio.
  • Logotipo de Office 2010 Outlook 2010 se integra con OneNote 2010 y Microsoft SharePoint Server y con el teléfono/dispositivo móvil.
  • Las listas de papel se pueden perder fácilmente.

Avanzado: ¿cómo puedo crear una Carpeta de búsqueda para los mensajes de correo electrónico?

Puede tener un acceso fácil a un conjunto de mensajes de un tema en concreto para una reunión. Cree una categoría para su reunión y, a continuación, cree una Carpeta de búsqueda con los siguientes criterios: <nombre> de categoría y sin completar y desde un periodo de tiempo determinado. A medida que reciba mensajes de ese tema, márquelos con la categoría. Después de la reunión, marque como completados los mensajes que hayan tratado.

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Acerca del autor

Melissa MacBeth es la Jefa de programas del grupo de productos de Office de Microsoft. Ha trabajado en diversas funciones de administración de tiempo de Outlook, como la barra de tareas pendientes, las marcas, las marcas al enviar y la lista de tareas diarias. Vive en Seattle y le gusta la jardinería.

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Corresponde a:
Outlook 2010