Filtrar registros en Business Contact Manager

Puede filtrar (filtro: un filtro puede definir los registros o columnas que se obtendrán en una consulta. Un filtro siempre limita los resultados.) los datos que aparecen en las listas e informes para crear información procesable para su negocio. Por ejemplo, puede filtrar los datos del informe predeterminado Cuentas por ciudad para mostrar solamente las cuentas (Cuenta: compañía u organización con la que se hace negocios. Si se va facilitar un servicio, por ejemplo dental o médico, una Cuenta también puede ser un cliente.)activas con una calificación Excelente. Guarde esta lista filtrada y úsela como lista de llamadas, lista de direcciones para una actividad de marketing (actividad de marketing: acción cuyo propósito es vender o identificar productos y servicios para un grupo específico de destinatarios. Las actividades de marketing pueden incluir listas de llamadas, mensajes de correo electrónico y prospectos impresos.) de correo directo o lista para un vendedor que realice llamadas a cuentas. Para obtener más información acerca de las actividades de marketing, vea el tema acerca de cómo comercializar productos y servicios en Business Contact Manager.

¿Qué desea hacer?


Filtrar datos de listas

Puede filtrar listas de cuentas, contactos profesionales (Contacto de negocios: persona con la que se hace negocios en una compañía u organización.), proyectos profesionales (Proyecto de negocios: proyecto que se ha creado en Business Contact Manager para Outlook. Un Proyecto de negocios incluye una o varias tareas.) y otros registros (registro: formulario de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad rellenado. El registro contiene información de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad, además de otros registros y elementos que estén vinculados a él.) en muchas ubicaciones de Business Contact Manager para Outlook :

Use el filtrado para mostrar solamente los registros que desee ver o con los que desea trabajar. Por ejemplo, podría filtrar la lista de Contactos profesionales para mostrar únicamente los contactos profesionales que tienen una calificación de Excelente o aquellos que viven en una ciudad o un estado determinados.

 Nota   Las listas de la carpeta Registros profesionales del panel de navegación no se pueden filtrar. Estas listas son: Contactos profesionales, Cuentas, Oportunidades, Actividades de marketing, Proyectos profesionales, Tareas de proyecto e Historial de comunicaciones.

En esta sección


Modificar una lista con un filtro

Para cambiar la información mostrada en las fichas de las áreas de trabajo de Business Contact Manager para Outlook, cree un filtro para la lista. El filtro se aplica a todos los registros de una lista, así como a los nuevos registros que se agreguen a ella.

Para determinar si se ha filtrado una ficha, haga clic con el botón secundario en ella y luego haga clic en Modificar. En el cuadro de diálogo Modificar ficha aparecen las palabras Filtro aplicado junto al botón Filtro.

Ficha con un filtro aplicado

 Nota   Las listas de las carpetas de Registros profesionales del panel de navegación no se pueden filtrar. Estas listas son: Contactos profesionales, Cuentas, Oportunidades (Oportunidad: la posibilidad de vender sus productos o servicios a una Cuenta o Contacto de negocios.), Actividades de marketing (actividad de marketing: acción cuyo propósito es vender o identificar productos y servicios para un grupo específico de destinatarios. Las actividades de marketing pueden incluir listas de llamadas, mensajes de correo electrónico y prospectos impresos.) y Proyectos profesionales. Cada una de ellas se puede filtrar desde las áreas de trabajo.

  1. En el panel de navegación, bajo Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:
    • Administración de contactos.
    • Ventas.
    • Marketing.
    • Administración de proyectos.
  1. En el área de trabajo, haga clic en la pestaña que desee filtrar.
  2. En la cinta de opciones (cinta: elemento que sustituye a la mayoría de los menús, barras de herramientas y paneles de tareas. La cinta incluye fichas basadas en tareas que contienen herramientas y opciones organizadas en grupos lógicos.), haga clic en la pestaña Vista.
  3. En el grupo Filtrar, haga clic en Filtro. Botón Filtro

 Sugerencia   El grupo Filtrar de la cinta de opciones también incluye filtros predefinidos, como Asignado a y Activo. Haga clic en el filtro y, a continuación, haga clic en la información que desee filtrar. Las opciones del grupo Filtrar pueden cambiar según el área de trabajo o el tipo de registro seleccionados. Por ejemplo, el filtro Fases de venta solo está disponible para registros de oportunidad.

  1. En el cuadro de diálogo Filtrar, puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Cuando haga clic en: Podrá:
Pestaña Filtro simple Hacer clic en las opciones que desee incluir en los resultados filtrados y desactivar las selecciones de los elementos que no desee.
Pestaña Filtro avanzado Crear una o más consultas que puede usar para filtrar aún más los resultados.
Pestaña Revisar resultados Examinar los resultados de las opciones de filtrado. Para quitar un elemento de los resultados, seleccione su casilla de verificación para desactivarla.
Botón Guardar filtro Almacenar todas las selecciones como un filtro con nombre que podrá volver a usar. Escriba un nombre para el filtro que ha creado y haga clic en Guardar.
Botón Abrir filtro Seleccionar y aplicar una consulta guardada anteriormente en los resultados del filtro.
Botón Aceptar Aplicar el filtro al registro que está revisando y cerrar el cuadro de diálogo Filtrar.
  1.  Nota   Las configuraciones del filtro simple y del avanzado se aplican de forma conjunta en los resultados de la lista, por lo que es posible filtrar inadvertidamente todos los registros. Por ejemplo, si en la ficha Filtro simple selecciona solamente los registros activos, pero en la ficha Filtro avanzado selecciona solo los registros inactivos, no tendrá ningún resultado en la ficha Revisar resultados.

Para obtener información detallada acerca de cómo usar las fichas Filtro simple y Filtro avanzado, vea Usar filtros simples y avanzados, más adelante en este artículo.

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Crear una ficha nueva con una lista filtrada

A veces no desea ver todos los registros (registro: formulario de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad rellenado. El registro contiene información de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad, además de otros registros y elementos que estén vinculados a él.) de un tipo concreto en una lista. Por ejemplo, es posible que un vendedor solo desee ver las cuentas (Cuenta: compañía u organización con la que se hace negocios. Si se va facilitar un servicio, por ejemplo dental o médico, una Cuenta también puede ser un cliente.) que tengan la calificación Buena o Excelente o ver contactos profesionales (Contacto de negocios: persona con la que se hace negocios en una compañía u organización.) de un determinado estado o región de ventas. Resulta sencillo crear una ficha nueva del tipo de registro adecuado y, a continuación, filtrarla para mostrar solamente la información deseada en una lista.

  1. En el panel de navegación, bajo Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:
    • Administración de contactos.
    • Ventas.
    • Marketing.
    • Administración de proyectos.
  1. En el panel Lista del áreas de trabajo que desee modificar, haga clic en el icono Crear nueva ficha.
  2. En el cuadro de diálogo Crear nueva ficha, escriba un nombre descriptivo para la ficha, como Contactos profesionales excelentes.
  3. En la lista Tipo de elemento, haga clic en la flecha para ver la lista de los tipos de registro que puede agregar y, a continuación, haga clic en un tipo de registro.

La lista Tipo de elemento incluye los tipos de registro Cuenta y Contacto profesional predeterminados, además de cualquier tipo de registro personalizado. Para obtener más información acerca de cómo personalizar tipos de registro, vea el tema acerca de cómo crear y personalizar listas y tipos de registro.

  1. Haga clic en el botón Filtro. En el cuadro de diálogo Filtrar, haga clic en los criterios que desee usar para filtrar la información de la ficha, tal como se describe más arriba.
  2. Haga clic en Aceptar. Se crea la nueva ficha y se coloca a la derecha de las fichas existentes en el panel Lista. Para mover la ficha, arrástrela a la ubicación que desee.
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Filtrar una lista del Historial de comunicaciones

Puede filtrar la lista de elementos mostrados en la lista Historial de comunicaciones de los registros individuales para mostrar solo los elementos que desee ver.

  1. En el panel de navegación, bajo Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:
    • Administración de contactos.
    • Ventas.
    • Marketing.
    • Administración de proyectos.
  1. En el área de trabajo, haga clic en la pestaña que contiene el registro que desee abrir.
  2. Haga doble clic en un registro (registro: formulario de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad rellenado. El registro contiene información de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad, además de otros registros y elementos que estén vinculados a él.) para abrirlo.
  3. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Historial.
  4. Haga clic en la pestaña Vista.
  5. En la cinta de opciones, en el grupo Filtrar, haga clic en Filtro.

 Sugerencia   El grupo Filtrar también incluye filtros predefinidos, que varían según el tipo de registro seleccionado. Haga clic en el filtro y, a continuación, haga clic en una opción para restringir los resultados.

  1. Se abre el cuadro de diálogo Filtrar, que muestra todos los registros del historial de comunicaciones que pueden vincularse al tipo de registro seleccionado.
  2. En el cuadro de diálogo Filtrar, puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Cuando haga clic en: Podrá:
Pestaña Filtro simple Hacer clic en las opciones que desee incluir en los resultados filtrados y desactivar las selecciones de los elementos que no desee. En la sección Incluir historial de comunicaciones de puede escribir los nombres de los registros adicionales que desee incluir en los resultados o hacer clic en ellos (vea la ilustración). Estas selecciones se aplican junto con las selecciones de la ficha Filtro avanzado.
Pestaña Filtro avanzado Crear una o más consultas que puede usar para filtrar aún más los resultados. Estas selecciones se aplican junto con las selecciones de la ficha Filtro simple.
Pestaña Revisar resultados Examinar los resultados de las opciones de filtrado. Para quitar un elemento de los resultados, seleccione su casilla de verificación para desactivarla.
Botón Guardar filtro Almacenar todas las selecciones como una consulta con nombre que podrá volver a usar. Escriba un nombre para el filtro que ha creado y haga clic en Guardar.
Botón Abrir filtro Seleccionar y aplicar una consulta guardada anteriormente en los resultados del filtro.
Botón Aceptar Aplicar el filtro al registro que está revisando y cerrar el cuadro de diálogo Filtrar.
  1. Llamada de filtrado del historial de comunicaciones
  2. Agregue elementos del historial de comunicaciones de contactos adicionales en esta sección del cuadro de diálogo Filtrar.
  3.  Nota   Si piensa volver a usar la vista filtrada que ha creado, asegúrese de guardarla como un filtro con nombre. Las selecciones de filtrado se conservan solamente mientras está abierto el registro que está viendo. Al cerrar el registro, se borran todas las selecciones de filtrado.

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Filtrar una lista de destinatarios en una actividad de marketing

  1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Business Contact Manager.Botón Business Contact Manager en el panel de navegación
  1. Haga clic en Marketing para mostrar el área de trabajo.
  2. En el área de trabajo, haga clic en la pestaña del tipo de actividad de marketing que desee actualizar.
  3. Haga doble clic en el nombre de la actividad para abrir el registro de actividad de marketing.

 Nota   Solo se pueden filtrar las actividades de marketing que no se hayan iniciado o ejecutado.

  1. En la sección Lista de destinatarios, haga clic en Revisar y filtrar. Se abre el cuadro de diálogo Filtrar, donde aparece la ficha Revisar resultados.
  2. En el cuadro de diálogo Filtrar, puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Cuando haga clic en: Podrá:
Pestaña Filtro simple Hacer clic en las opciones que desee incluir en los resultados filtrados y desactivar las selecciones de los elementos que no desee.
Pestaña Filtro avanzado Crear una o más consultas que puede usar para filtrar aún más los resultados. Por ejemplo, puede crear una lista que muestre solamente los clientes potenciales de California si selecciona Estado o provincia del trabajo y lo modifica para indicar California (vea la ilustración).
Pestaña Revisar resultados Examinar los resultados de las opciones de filtrado. Para quitar un elemento de los resultados, seleccione su casilla de verificación para desactivarla.
Botón Guardar filtro Almacenar todas las selecciones como una consulta con nombre que podrá volver a usar. Puede volver a usar este filtro al crear la lista de destinatarios de otra actividad de marketing.
Botón Abrir filtro Seleccionar y aplicar una consulta guardada anteriormente en los resultados del filtro.
Botón Aceptar Aplicar el filtro al registro que está revisando y cerrar el cuadro de diálogo Filtrar.

Filtro avanzado

Ejemplo de la ficha Filtro avanzado, donde los resultados de la consulta se limitan solamente a los registros de clientes potenciales de California.

 Nota   Las configuraciones del filtro simple y del avanzado se aplican de forma conjunta en los resultados de la lista, por lo que es posible filtrar inadvertidamente todos los registros. Por ejemplo, si en la ficha Filtro simple selecciona solamente los registros activos, pero en la ficha Filtro avanzado selecciona solo los registros inactivos, no tendrá ningún resultado en la ficha Revisar resultados.

Filtrar datos de informes

Un filtro es simplemente un mecanismo para seleccionar los registros (registro: formulario de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad rellenado. El registro contiene información de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad, además de otros registros y elementos que estén vinculados a él.) que hay que incluir en un informe según los datos que ya ha indicado en los registros profesionales. Al crear y aplicar un filtro, se examina la base de datos de Business Contact Manager (base de datos de Business Contact Manager: base de datos en la que se almacena información sobre Cuentas, Contactos de negocio, Oportunidades, Proyectos de negocio y otros datos.). Se devuelven solamente los registros que tienen la información especificada en el filtro.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

MostrarAbrir un informe predeterminado

  1. En el panel de navegación, haga clic en Business Contact Manager.
  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el grupo que contiene el tipo de informe que desee abrir. Por ejemplo, para ver un informe acerca de sus contactos profesionales, en el grupo Administración de contactos, haga clic en Contactos profesionales.

Pestaña Informes de la cinta de opciones

  1. Haga clic en el informe que desee filtrar.

MostrarAbrir un filtro guardado

  1. En el panel de navegación, haga clic en Business Contact Manager.
  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes.
  3. En el grupo Abrir, haga clic en Informes guardados y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir. Por ejemplo, si guardó un informe de contactos profesionales, haga clic en Contactos profesionales.
  4. En el cuadro de diálogo Abrir informes guardados, haga clic en el informe que desee filtrar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  1. En el informe, en el grupo Ordenar y filtrar de la cinta de opciones, haga clic en Filtro.
  2. En el cuadro de diálogo Filtrar, realice una de las siguientes acciones:
  • En la ficha Filtro simple, active o desactive las opciones que desee. Para obtener más información acerca de las opciones del Filtro simple, vea la sección Usar la ficha Filtro simple, más adelante en este tema.
  • Para restringir aún más los resultados del informe mediante la especificación de criterios adicionales, haga clic en la pestaña Filtro avanzado y, a continuación, especifique la información que desee incluir. Para obtener más información acerca de cómo seleccionar criterios y crear un filtro avanzado o consulta, vea Usar la ficha Filtro avanzado, más adelante en este artículo.
  1. Haga clic en la pestaña Revisar resultados para ver la información que se mostrará en el informe. Para obtener más información acerca de los resultados, vea Usar la ficha Revisar resultados, más adelante en este artículo.
  2. Cuando haya filtrado los datos que desea ver en el informe, puede guardarlo para volver a usarlo siguiendo uno o ambos de los procedimientos siguientes:
  • Guarde el informe. Haga clic en Guardar como y, a continuación, escriba un nombre para el informe.
  • Guarde el filtro. Si no está abierto el cuadro de diálogo Filtrar, ábralo haciendo clic en Filtro en la cinta de opciones. El cuadro de diálogo muestra las selecciones de filtrado. Haga clic en Guardar filtro y escriba un nombre para el filtro.


 Notas 

Al guardar el informe solo se guarda el formato. Los datos del informe se actualizarán cada vez que lo abra. Si guarda el filtro que creó, puede volver a usarlo en otros informes del mismo tipo de registro.

De forma predeterminada, un informe se guarda en el formato de archivo de consulta de Business Contact Manager (.bcmq).

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Abrir un filtro

Puede volver a usar un filtro guardado abriéndolo desde el cuadro de diálogo Filtrar. Los filtros guardados pueden ser útiles para reproducir los mismos resultados en distintos conjuntos de datos. Por ejemplo, si creó un filtro para ver todas las notas telefónicas del Historial de comunicaciones de una cuenta vencida, podría aplicar el mismo filtro a otro tipo de registro (registro: formulario de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad rellenado. El registro contiene información de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad, además de otros registros y elementos que estén vinculados a él.) basado en cuentas que haya creado, como un proveedor.

Puede aplicar un filtro a todos los registros del mismo tipo que el tipo de registro para el que creó el filtro. Por ejemplo, un filtro de informe de clientes potenciales puede aplicarse solamente a otras listas de clientes potenciales.

Quizás también desee abrir un filtro para cambiar los criterios o editar los resultados.

  1. En el panel de navegación, bajo Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:
    • Administración de contactos.
    • Ventas.
    • Marketing.
    • Administración de proyectos.
  1. Siga uno de los procedimientos siguientes para abrir un filtro:
    • Fichas en un área de trabajo    
      1. Haga clic en una pestaña. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Vista.
      2. En el grupo Filtrar, haga clic en Filtro.
    • Lista del Historial de comunicaciones    
      1. Haga doble clic en un registro para abrirlo.
      2. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Historial.
      3. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Vista. En el grupo Filtrar, haga clic en Filtro.
    • Actividad de marketing    
      1. Haga doble clic en un registro de actividad de marketing para abrirlo.

 Nota   No se pueden cambiar los filtros de las actividades de marketing que se hayan iniciado o ejecutado.

  1. En la sección Lista de destinatarios, haga clic en Revisar y filtrar.
  • Informe    
    1. En la cinta de opciones de un área de trabajo o el Centro de bienvenida, haga clic en la pestaña Informes.
    2. En el grupo Abrir de la cinta de opciones, haga clic en Informes guardados y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir. Por ejemplo, si guardó un informe de contactos profesionales, haga clic en Contactos profesionales.
    3. En el cuadro de diálogo Abrir informes guardados, haga clic en el informe que desee abrir y, a continuación, haga clic en Abrir. Los datos se actualizan cuando se abre el informe.
    4. En el informe, en el grupo Ordenar y filtrar de la cinta de opciones, haga clic en Filtro.
  1. En el cuadro de diálogo Filtrar, haga clic en Abrir filtro. Aparece una lista de todos los filtros guardados, pero solo se pueden aplicar los filtros creados para el mismo tipo de registro que el que se usa actualmente.
  2. Haga clic en el filtro que desee abrir y, a continuación, haga clic en Abrir.
  3. Revise los resultados. Haga clic en la pestaña Revisar resultados para ver los resultados en el cuadro de diálogo o haga clic en Aceptar para ver los registros filtrados.
  4. Si lo desea, puede realizar más cambios en el filtro en este cuadro de diálogo. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar filtro para guardar la configuración o haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo sin guardar.
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Deshacer el filtrado

Resulta sencillo deshacer un filtro aplicado a una lista. Hay varios modos de saber si las listas se han filtrado:

  • Ficha de un área de trabajo     Las fichas de las listas de áreas de trabajo no aparecerán filtradas a menos que haga clic con el botón secundario en la pestaña y, a continuación, haga clic en Modificar. El campo Filtrar se marcará con Filtro aplicado si se ha filtrado la lista.
  • Lista del Historial de comunicaciones     Estas listas solo se filtran cuando el registro que contiene los elementos del historial está abierto. No tienen ninguna indicación de que hayan sido filtradas.
  • Actividad de marketing     Aparece (Modificado) después del nombre de las listas de destinatarios en los registros de actividad de marketing.
  • Informe     Aparece un icono de filtro de color verde bajo el título del informe en los informes que se han filtrado. Solo se filtran los informes guardados.
  1. En el panel de navegación, haga clic en Business Contact Manager.
  2. Vaya a la lista con el filtro que desee quitar.

Siga uno de los procedimientos siguientes para quitar un filtro:

 Nota   No se pueden cambiar ni quitar los filtros de las actividades de marketing que se hayan iniciado o ejecutado.

  1. En la sección Lista de destinatarios, haga clic en Revisar y filtrar.
  2. En el cuadro de diálogo Filtrar, haga clic en la pestaña Filtro simple.
  • Informe    
    1. En la cinta de opciones de un área de trabajo o el Centro de bienvenida, haga clic en la pestaña Informes.
    2. En la cinta de opciones, haga clic en Abrir informe guardado y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir. Por ejemplo, si guardó un informe de contactos profesionales, haga clic en Contactos profesionales.
    3. En el cuadro de diálogo Abrir informes guardados, haga clic en el informe que desee abrir y, a continuación, haga clic en Abrir.
    4. En el informe, en el grupo Ordenar y filtrar de la cinta de opciones, haga clic en Filtro.
  1. En la ficha Filtro simple, active cada casilla de verificación y haga clic en cada opción para restaurar la página a su configuración predeterminada sin filtrar.

 Nota   La configuración predeterminada de la sección Fecha de última modificación de la ficha Filtro simple es Todas las fechas.

  1. Haga clic en la pestaña Filtro avanzado y, a continuación, haga clic en Borrar todo.
  2. Haga clic en la pestaña Revisar resultados y, a continuación, en Seleccionar todo.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y quitar el filtro.
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Usar filtros simples y avanzados

Puede usar filtros simples o avanzados en los datos. Un filtro simple aplica un conjunto de condiciones o criterios predefinidos, mientras que un filtro avanzado permite crear una consulta personalizada para cada campo de datos posible para el tipo de registro (registro: formulario de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad rellenado. El registro contiene información de Cuenta, Contacto profesional u Oportunidad, además de otros registros y elementos que estén vinculados a él.) que se está filtrando. Los dos filtros pueden usarse por separado o combinados.

Después de filtrar, use la ficha Revisar resultados del cuadro de diálogo Filtrar para confirmar que tiene los resultados que esperaba.

En esta sección


Usar la ficha Filtro simple

En la ficha Filtro simple se seleccionan todas las opciones de valor de campo de forma predeterminada. Haga clic en una opción para borrar la selección y excluir los registros con esos datos de los resultados.

Algunas de las listas de las que puede seleccionar contienen una opción <Sin especificar>. Esta opción devuelve los registros que no contienen información para un valor. Para filtrar solo estos valores, desactive las demás opciones de la lista. La opción Sin especificar permanece seleccionada de forma predeterminada.

Cuadro de diálogo Filtro simple

Si va a filtrar un registro que se ha personalizado con campos definidos por el usuario (campo definido por el usuario: campo que puede crear y definir para rastrear la información específica de su negocio.), estos valores también aparecen en la ficha Filtro simple.

 Nota   Las configuraciones del filtro simple y del avanzado se aplican de forma conjunta en los resultados de la lista, por lo que es posible filtrar inadvertidamente todos los registros. Por ejemplo, si en la ficha Filtro simple selecciona solamente los registros activos, pero en la ficha Filtro avanzado selecciona solo los registros inactivos, no tendrá ningún resultado en la ficha Revisar resultados.

El cuadro de diálogo Filtrar cuentas aparece al filtrar listas e informes de cuentas. En cada sección, seleccione el valor que desee incluir en los resultados.

Valor Acción
Incluir Seleccione un valor para incluir tipos de registro de cuenta. Desactive una casilla de verificación para excluirlos.
Estado de cuenta Seleccione un valor para incluir las cuentas activas o inactivas.
Origen de cliente potencial Seleccione un valor de la lista.
Zona Seleccione un valor de la lista.
Fecha de última modificación Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán las cuentas modificadas en el período o las fechas seleccionados.
Estado de pago Seleccione un valor de la lista.
Calificación de cuenta Seleccione un valor de la lista.
Tipo de empresa Seleccione un valor de la lista.
Asignado a Desactive las casillas de verificación para excluir cuentas asignadas a usuarios específicos. Los usuarios incluidos en esta lista son aquellos con los que ha compartido la base de datos.

El cuadro de diálogo Filtrar contactos profesionales aparece al filtrar listas e informes de contactos profesionales y clientes potenciales. En cada sección, seleccione el valor que desee incluir.

Valor Acción
Incluir Seleccione un valor para incluir contactos profesionales, clientes potenciales y otros tipos de registro de contacto profesional. Desactive una casilla de verificación para excluirlos.
Estado de pago Seleccione un valor de la lista.
Origen de cliente potencial Seleccione un valor de la lista.
Fecha de última modificación Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los contactos profesionales modificados en el periodo o las fechas seleccionados.
Estado de contacto Seleccione un valor para incluir los contactos profesionales activos o inactivos.
Calificación Seleccione un valor de la lista.
Asignado a Desactive las casillas de verificación para excluir cuentas asignadas a ciertos usuarios. Los usuarios incluidos en la lista son aquellos con los que ha compartido la base de datos.

El cuadro de diálogo Filtrar elementos del historial de comunicaciones aparece cuando se filtra el Historial de comunicaciones en busca de un registro o cuando se filtran informes de tipo Actividad por Contacto profesional, Actividad por Cuenta o Actividad por Oportunidad. En cada sección, seleccione el valor que desee incluir en los resultados.

Valor Acción
Fecha de creación Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los elementos del historial de comunicaciones creados en el periodo o las fechas seleccionados.
Fecha de última modificación Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los elementos del historial de comunicaciones modificados en el periodo o las fechas seleccionados.
Elementos de historial de comunicaciones que se incluirán Desactive las casillas de verificación para excluir tipos específicos de elementos del historial.
Incluir historial de comunicaciones de

Escriba un nombre en el cuadro Escriba un nombre para buscar un registro o selecciónelo de la lista.

Active la casilla de verificación Incluir el historial de comunicaciones completo de registros vinculados para incluir todos los elementos del historial de comunicaciones para los registros vinculados a las cuentas o los contactos profesionales que seleccionó para el informe.

El cuadro de diálogo Filtrar oportunidades aparece al filtrar listas e informes de oportunidades. En cada sección, seleccione el valor que desee incluir.

Valor Acción
Fase de ventas Seleccione un valor de la lista.
Fecha de cierre que se incluirá Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán las oportunidades cerradas en el periodo o las fechas seleccionados.
Tipos de oportunidad que se incluirán Seleccione un valor de la lista.
Hora de última modificación Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán las oportunidades modificadas en el periodo o las fechas seleccionados.
Origen de cliente potencial Seleccione un valor de la lista.
Probabilidad Active la casilla de verificación para incluir solamente las oportunidades que tienen una cierta probabilidad de terminar en venta. Seleccione una condición y especifique un valor de probabilidad, que debe ser un número entre 0 y 100.
Productos y servicios Desactive las casillas de verificación para excluir oportunidades con o sin productos y servicios.
Asignado a Desactive las casillas de verificación para excluir cuentas asignadas a ciertos usuarios. Los usuarios incluidos en esta lista son aquellos con los que ha compartido la base de datos.

El cuadro de diálogo Filtrar proyectos profesionales aparece al filtrar listas e informes de proyectos profesionales. En cada sección, seleccione el valor que desee incluir.

Valor Acción
Fecha de inicio Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los proyectos profesionales iniciados en el periodo o las fechas seleccionados.
Estado Seleccione un valor de la lista.
Tipo de proyecto Seleccione un valor de la lista.
Fecha de última modificación Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los proyectos profesionales modificados en el periodo o las fechas seleccionados.
Fecha de vencimiento Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los proyectos profesionales que venzan en el periodo o las fechas seleccionados.
Prioridad Seleccione un valor de la lista.
Porcentaje completado Active la casilla de verificación para incluir solo los proyectos profesionales con un determinado porcentaje de finalización. Seleccione una condición y especifique un valor de porcentaje, que debe ser un número entre 0 y 100.

El cuadro de diálogo Filtrar tareas de proyecto aparece al filtrar listas e informes de tareas de proyecto. En cada sección, seleccione el valor que desee incluir.

Valor Acción
Fecha de inicio Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los proyectos profesionales iniciados en el periodo o las fechas seleccionados.
Estado Seleccione un valor de la lista.
Asignado a Desactive las casillas de verificación para excluir cuentas asignadas a ciertos usuarios. Los usuarios incluidos en esta lista son aquellos con los que ha compartido la base de datos.
Fecha de última modificación Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los proyectos profesionales modificados en el periodo o las fechas seleccionados.
Fecha de vencimiento Seleccione un periodo predefinido o fechas de inicio y fin específicas. Solo se incluirán los proyectos profesionales que venzan en el periodo o las fechas seleccionados.
Prioridad Seleccione un valor de la lista.
Atención necesaria Seleccione si se requiere atención o no.
Porcentaje completado Active la casilla de verificación para incluir solo las tareas profesionales con un determinado porcentaje de finalización. Seleccione una condición y especifique un valor de porcentaje, que debe ser un número entre 0 y 100.

Guardar filtro     Haga clic en el botón Guardar filtro para guardar este filtro con los valores especificados para un uso futuro.

Abrir filtro     Haga clic en el botón Abrir filtro para abrir un filtro guardado.

Ficha Filtro avanzado    Use esta ficha para crear una consulta específica para sus necesidades.

Ficha Revisar resultados    Use esta ficha para ver los resultados del filtro y para revisar o quitar registros.

Usar la ficha Filtro avanzado

Con la ficha Filtro avanzado puede restringir la información que desee incluir o excluir mediante la creación de una consulta. Puede especificar una o más condiciones o criterios que deben cumplirse para que un registro específico se incluya en los resultados. Por ejemplo, si desea enviar mensajes de felicitación a todos sus contactos profesionales activos cuyo aniversario o cumpleaños se celebra en los próximos 60 días, puede crear la siguiente consulta, con paréntesis para agrupar los valores: Activo = Está seleccionado Y (Aniversario = Siguientes 60 días O Cumpleaños = Siguientes 60 días).

Si va a filtrar un registro que se ha personalizado con campos definidos por el usuario (campo definido por el usuario: campo que puede crear y definir para rastrear la información específica de su negocio.), esos valores también se pueden consultar con la ficha Filtro avanzado.

Cuadro de diálogo Filtro avanzado

 Nota   Las configuraciones del filtro simple y del avanzado se aplican de forma conjunta en los resultados de la lista, por lo que es posible filtrar inadvertidamente todos los registros. Por ejemplo, si en la ficha Filtro simple selecciona solamente los registros activos, pero en la ficha Filtro avanzado selecciona solo los registros inactivos, no tendrá ningún resultado en la ficha Revisar resultados.

Use esto Para realizar lo siguiente
Nombre de campo Seleccione el campo por el que desee filtrar.
Comparación Seleccione el operador con el que desee comparar el campo.
Comparar con Escriba o seleccione el valor que se comparará con el campo.
Agrupación Use los paréntesis para agrupar condiciones para formar un único resultado lógico. Las agrupaciones entre paréntesis solo están disponibles cuando se especifica más de una fila de valores.
Y u  O Combine condiciones individuales con Y u O. Estos operadores solo están disponibles cuando se especifica más de una fila de valores.
Borrar todo Comience de nuevo borrando primero todas las condiciones del formulario.
Eliminar Haga clic para eliminar esta fila de valores.

 Nota   El número máximo de condiciones que puede crear es 20.

Guardar filtro     Haga clic en el botón Guardar filtro para guardar este filtro con los valores especificados para un uso futuro.

Abrir filtro     Haga clic en el botón Abrir filtro para abrir un filtro guardado.

Usar la ficha Revisar resultados

Puede usar la ficha Revisar resultados para administrar los resultados de una búsqueda revisando o quitando los registros de una lista o informe completado. El número máximo de elementos que puede mostrarse en la lista de resultados es de 2.000.

Los registros mostrados en esta ficha son el resultado de aplicar los filtros simple y avanzado.

Ficha Revisar resultados

  • Para quitar un registro de la lista de resultados, desactive la casilla de verificación junto a su nombre.
  • Para buscar un elemento sin desplazarse por toda la lista de resultados, escriba un nombre en el cuadro Escriba o seleccione de la lista.

Guardar filtro     Haga clic en el botón Guardar filtro para guardar este filtro con los valores especificados para un uso futuro.

 Nota    Si se excluyen más de 300 elementos de la lista de resultados, no se puede guardar la consulta de informe.

Abrir filtro     Haga clic en el botón Abrir filtro para abrir un filtro guardado.

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