Enviar automáticamente a alguien una copia de los mensajes enviados

En Microsoft Office Outlook 2007, puede especificar que, para todos los mensajes que envíe, se envíe una copia (CC) automática a otras personas o listas de distribución.

Un escenario en el que resulta útil esta regla es cuando todos los miembros de un equipo son responsables de responder mensajes de correo electrónico entrantes, como un centro de soporte técnico. Cuando uno de los miembros del grupo responde a un mensaje, el resto del equipo recibe automáticamente una copia de la respuesta y, de esta manera, todos los usuarios se mantienen informados de las comunicaciones salientes.

Enviar una copia a alguien de todos los mensajes enviados

En primer lugar, debe crear una regla (regla: acción o acciones automáticas aplicadas a los mensajes de correo electrónico o las convocatorias de reunión que cumplan ciertas condiciones o las excepciones a dichas condiciones. Las reglas también reciben la denominación de filtros.) para enviar automáticamente una copia (CC) de todos los mensajes de correo electrónico que envíe.

Esta regla particular se denomina regla de cliente. Una regla de cliente se ejecuta sólo en el equipo donde se crea y sólo se ejecuta si se está ejecutando Outlook. Si desea enviar un mensaje de correo electrónico con su cuenta de correo desde un equipo diferente, la regla no se ejecutará desde ese equipo hasta que se cree en el equipo. Debe crear esta misma regla en cada uno de los equipos donde desea usarla.

  1. En Correo, en el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

Menú Herramientas

  1. En la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

Cuadro de diálogo Reglas y alertas

  1. En el cuadro de diálogo Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar mensajes después de enviar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  2. Haga clic en Siguiente.

Aparecerá una confirmación que notifica al usuario que esta regla se aplicará a todos los mensajes que envíe. Haga clic en .

  1. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la casilla Enviar una copia del mensaje a personas o lista de distribución.

Cuadro de diálogo Asistente para reglas

  1. En Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en personas o listas de distribución.
  2. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, haga clic en un nombre o lista de distribución y, a continuación, haga clic en Para. Repita este paso hasta que todos los nombres o listas de distribución que desea agregar se incluyan en el cuadro Para.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro de diálogo Asistente para reglas, haga clic en Siguiente.
  5. Haga clic en Siguiente.
  6. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre que reconocerá para esta regla.

Cuadro de diálogo Asistente para reglas

  1. Haga clic en Finalizar.

Ahora, cada vez que envíe un mensaje, ya sea un mensaje nuevo o una respuesta o reenvío de un mensaje que ha recibido, las personas o listas de distribución especificadas en la regla se agregarán automáticamente como destinatarios CC. No verá los nombres de las personas o listas de distribución en la línea CC mientras redacta el mensaje, pero los destinatarios del mensaje verán estos nombres.

Para evitar enviar automáticamente una copia, primero debe desactivar la regla.

  1. En Correo, en el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.
  2. En la fichaReglas de correo electrónico, en Regla, desactive la casilla de la regla que creó anteriormente.
  3. Haga clic en Aceptar.

Ahora puede enviar un mensaje sin la regla de copia automática que envía una copia a otras personas o listas de distribución. La regla permanecerá desactivada hasta que vuelva al cuadro de diálogo Reglas y alertas y la habilite de nuevo.

 Sugerencia   Para una forma rápida de desactivar esta regla en cada mensaje, consulte la próxima sección, "Usar una categoría para desactivar la copia automática en cada mensaje".

Usar una categoría para desactivar la copia automática en cada mensaje

Si desea flexibilidad para desactivar la nueva regla de copia automática con un solo mensaje sin tener que ir al cuadro de diálogo Reglas y alertas, puede usar la característica de categorías de Office Outlook 2007 junto con la regla.

Edite la regla que creó anteriormente de modo que, si agrega una categoría especificada en el mensaje, la regla de CC no envía una copia a nadie automáticamente.

  1. En Correo, en el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.
  2. En la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en la regla que creó anteriormente, elija Cambiar regla y, a continuación, haga clic en Editar configuración de regla.

Cuadro de diálogo Reglas y alertas

  1. Haga clic en Siguiente en los primeros dos pasos del Asistente para reglas hasta que vea ¿Hay excepciones?
  2. En Paso 1: seleccione una o varias excepciones (si es necesario), active la casilla excepto si está asignado a la categoría [categoría].
  3. En Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en categoría.
  4. En el cuadro de diálogo Categorías de color, haga clic en Nuevo.

Cuadro de diálogo Agregar nueva categoría

  1. En el cuadro de diálogo Agregar nueva categoría, en el cuadro Nombre, escriba Sin copia automática.

También puede asignar un método abreviado de teclado que se pueda usar para aplicar rápidamente esta categoría a un mensaje. Para ello, haga clic en una opción de la lista Tecla de método abreviado.

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo Agregar nueva categoría y Categorías de color.
  2. Haga clic en Finalizar.

Cuando desee enviar un mensaje y desactivar la regla de copia automática para ese mensaje, aplique la categoría al mensaje.

  1. Cuando escriba un nuevo mensaje o responda o reenvíe un mensaje, en la ficha Mensaje, en el grupo Opciones, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo Opciones de mensajeImagen del botón.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones de mensaje, haga clic en Categorías y elija Sin copia automática.

 Sugerencia   Use el método abreviado de teclado de categoría si ha especificado uno al crear la categoría especial.

Cuando envíe el mensaje, la regla de copia automática no enviará automáticamente una copia a nadie.

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Corresponde a:
Outlook 2007