Compartir rápidamente información del calendario con los vínculos del panel de exploración

Panel de exploración del calendario Puede compartir información del calendario con otras personas usando Microsoft Office Outlook 2007 de muchas maneras.

En Calendario, en el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.), hay varios vínculos que le permitirán compartir el calendario rápidamente.

En este artículo se describen las maneras de compartir el calendario usando los vínculos del panel de exploración del calendario.

Los vínculos que vea pueden variar, según las cuentas que se hayan configurado en el perfil de Outlook. Por ejemplo, esta ilustración representa lo que vería una persona que dispusiera de Microsoft Exchange.




    Abrir un calendario compartido de Exchange

    Compartir el calendario con otros usuarios de Exchange

    Enviar calendarios en mensajes de correo electrónico

    Publicar el calendario en Microsoft Office Online

    Agregar un nuevo grupo de calendario


    Abrir un calendario compartido de Exchange

    Puede ver rápidamente el calendario predeterminado de Microsoft Exchange compartido por otra persona desde el panel de exploración (panel de navegación: columna que proporciona acceso a las carpetas usadas para organizar la información. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que contiene. También incluye la sección Carpetas favoritas y botones para cambiar entre Correo, Calendario, Tareas y otras vistas.).

    1. En Calendario, haga clic en Abrir un calendario compartido.

    Cuadro de diálogo Abrir un calendario compartido

    1. Escriba un nombre en el cuadro Nombre, o haga clic en Nombre para seleccionar uno en la Libreta de direcciones.
    2. Haga clic en Aceptar.

    El calendario compartido aparecerá junto a los calendarios que ya estuviesen en la vista.

    Vista de calendarios unos al lado de otros

    Cuando se obtiene acceso a un calendario compartido por primera vez, el calendario se agrega al panel de exploración. La próxima vez que se desee ver el calendario compartido, podrá hacer clic en él en el panel de exploración.

    Si la otra persona cuyo calendario desea abrir no le ha concedido permiso para verlo, Outlook le indicará que solicite a la persona el permiso necesario. Si hace clic en , se abrirá automáticamente un mensaje de correo electrónico para solicitar que se comparta el calendario. En el mensaje, se solicita a la persona que comparta su calendario con usted y también se ofrece la opción de compartir su propio calendario predeterminado con esa persona.

    Solicitud para compartir calendarios

     Sugerencia   Puede programar rápidamente una reunión con otras personas cuyos calendarios pueda ver. En el menú Acciones, elija Nueva convocatoria de reunión con y, a continuación, haga clic en Todos o en los nombres que desee de la lista.

     Notas 

    • Sólo es posible abrir el calendario predeterminado. Incluso si una persona creó un calendario adicional, sólo podrá abrir el predeterminado.
    • Para quitar un calendario de la lista Otros calendarios, haga clic con el botón secundario del mouse ratón en el calendario y, a continuación, haga clic en Quitar de Otros calendarios.
    • El propietario de los elementos del calendario controla quién puede ver los elementos y modificarlos.
    • Se pueden ver hasta 30 calendarios unos al lado de los otros en la vista Calendario. No obstante, puede que la configuración de la vista personalizada del calendario no se muestre correctamente si utiliza este modo. Para asegurarse de que dicha configuración se muestra correctamente, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier calendario de la lista de calendarios compartidos y, después, haga clic en Abrir en el menú contextual. El calendario se abrirá y se cerrarán los demás calendarios abiertos. La configuración de la vista correspondiente al calendario seleccionado quedará activada para ese calendario y para todos los demás calendarios que se vean posteriormente en el modo de calendarios contiguos.

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    Compartir un calendario con otros usuarios de Exchange

    Cuando se utiliza una cuenta de Exchange, se puede compartir el calendario de Exchange. El destinatario recibirá una notificación por correo electrónico de que usted comparte su propio calendario. Además, usted podrá solicitar a ese destinatario que comparta su calendario de Exchange con usted.

    1. En Calendario, en el panel de exploración, haga clic en Compartir mi calendario.

     Nota   Si utiliza el panel de exploración en la vista minimizada, en el panel de exploración, haga clic en Imagen del botón, haga clic en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Compartir mi calendario.


    Cuadro de diálogo para compartir el calendario

    Llamada 1 Escriba el nombre de la persona a quien desea conceder permisos de acceso para ver su calendario.
    Llamada 2 Escriba un asunto para el mensaje de correo electrónico.
    Llamada 3 Active esta casilla de verificación para conceder al destinatario permisos para ver su calendario.
    Llamada 4 Active esta casilla de verificación para solicitar al destinatario que comparta a su vez su calendario con usted. Esto es opcional.

    1. En el cuadro Para, escriba el nombre del destinatario del mensaje en el que le invita a compartir.
    2. En el cuadro Asunto, escriba un asunto para el mensaje de correo electrónico.
    3. Puede solicitar permisos para ver el calendario predeterminado del destinatario. Para ello, active la casilla de verificación Solicitar permiso para ver: Calendario del destinatario.

     Nota   Si desea solicitar acceso a un calendario que no sea el predeterminado, debe enviar un mensaje de correo electrónico pidiendo permiso para tener acceso a ese calendario concretamente. Esta opción sólo solicita acceso al calendario predeterminado del destinatario.

    1. En el cuerpo del mensaje escriba la información que desee incluir.
    2. Haga clic en Enviar.
    3. Revise el cuadro de diálogo de confirmación y, si es correcto, haga clic en Aceptar.

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    Enviar calendarios en mensajes de correo electrónico

    Puede enviar cualquiera de sus calendarios a otra persona por correo electrónico. Se trata de un tipo de calendario de Internet llamado Instantánea del calendario. El calendario aparece en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. No obstante, un usuario de Office Outlook 2007 que recibe la instantánea del calendario puede decidir si lo abre como calendario de Outlook. De este modo, se puede mostrar la instantánea del calendario y el calendario actual en modo contiguo o en modo superpuesto.

    Los destinatarios de instantáneas de calendario no reciben los cambios que efectúe en el calendario mientras no les envíe una nueva instantánea. Para los calendarios que es necesario actualizar, considere el uso de calendarios de Exchange compartidos, la publicación del calendario en Microsoft Office Online, o el uso de un servidor Web compatible con la publicación de calendarios.

    1. En Calendario, en el panel de exploración, haga clic en Enviar un calendario por correo electrónico.

     Nota   Si utiliza el panel de exploración en la vista minimizada, en el panel de exploración, haga clic en Imagen del botón, haga clic en Panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el calendario que desee compartir y, a continuación, haga clic en Enviar un calendario por correo electrónico.

    1. En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea enviar la información de suscripción.
    2. En la lista Calendario, elija el calendario que desee enviar. De manera predeterminada, el calendario seleccionado es el predeterminado. Este es el calendario de Outlook que se usa para mostrar la información de disponibilidad a otros usuarios y donde se aceptan las convocatorias de reunión.
    3. En la lista Intervalo de fechas, seleccione la cantidad de datos del calendario que desee incluir en el mensaje de correo electrónico o haga clic en Especificar fechas para escribir un intervalo personalizado.

     Sugerencia   Si utiliza un intervalo de fechas grande o hace clic en Calendario completo, es posible que el mensaje de correo electrónico resultante sea muy voluminoso.

    1. En la lista Detalle, elija la cantidad de detalles que podrán ver los destinatarios. De manera predeterminada, está seleccionada la opción Sólo disponibilidad. Ninguna de las opciones incluyen los elementos marcados como privados, a no ser que modifique la opción de privacidad en Configuración avanzada.
    2. Opcionalmente, puede restringir la información que se incluirá en el mensaje de correo electrónico a su jornada laboral activando la casilla de verificación Mostrar sólo el tiempo de mi jornada laboral. Para cambiar su jornada laboral, haga clic en Establecer horas de trabajo.
    3. Si lo desea, haga clic en Mostrar para ver las siguientes opciones de Configuración avanzada:
      • Incluir detalles de los elementos marcados como privados     Esta opción requiere que Detalle se establezca en Detalles limitados o Detalles completos. Se incluirá información sobre la existencia de elementos privados, pero no se compartirá más información.
      • Incluir datos adjuntos en elementos del Calendario     Esta opción requiere que Detalle se establezca en Detalles completos. Se incluirán todos los datos adjuntos de los elementos del calendario, como hojas de cálculo.

     Nota   Como consecuencia, el tamaño del mensaje de correo electrónico puede aumentar de manera considerable.

    • Diseño de correo electrónico     Puede hacer clic en Programa diario o en Lista de eventos para incluir un programa o una lista de eventos.
    1. Si lo desea, puede solicitar permisos para ver el calendario predeterminado del destinatario. Para ello, active la casilla de verificación Solicitar permiso para ver: Calendario del destinatario.

     Nota   Si desea solicitar acceso a otro calendario que haya creado el destinatario, por ejemplo, un calendario personal, debe enviar un mensaje de correo electrónico pidiendo permiso para tener acceso a ese calendario concretamente. Esta opción sólo solicita acceso al calendario predeterminado del destinatario.

    1. Haga clic en Enviar.
    2. Revise el cuadro de diálogo de confirmación y, si es correcto, haga clic en Aceptar.

    Si el calendario no contiene ningún elemento, aparecerá un cuadro de diálogo con la opción para cancelar el mensaje de correo electrónico.

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    Publicar un calendario en Microsoft Office Online

    Puede publicar su calendario predeterminado de Office Outlook 2007 en Microsoft Office Online y controlar quién tiene acceso a él. Para publicar el calendario, no es necesario que use una cuenta de Exchange ni quien lo publica ni el usuario.

     Sugerencia   Si tiene acceso a un servidor Web compatible con el protocolo de creación y control de versiones distribuidas en Web (WebDAV), puede optar por publicar el calendario en ese servidor. No obstante, la publicación en Office Online ofrece mejor control sobre quién puede tener acceso al calendario. Para obtener más información, vea Compartir un calendario en un servidor Web.

    1. En Calendario, en el panel de exploración, haga clic en Publicar mi calendario.

     Nota   Si utiliza el panel de exploración en la vista minimizada, en el panel de exploración, haga clic en Imagen del botón, haga clic en Panel de exploración y, a continuación, haga clic en Publicar mi calendario.

    1. Si es la primera vez que publica un calendario en Office Online, debe registrarse en Office Online mediante su cuenta de Microsoft Windows Live ID. Si no tiene una cuenta gratuita de Windows Live ID, puede crear una. Siga las instrucciones de la pantalla.
    2. Junto a Marco temporal, seleccione los días en los que desea compartir el calendario.

    Botones de un intervalo de fechas

    1. Junto a Detalle, haga clic en la flecha y luego haga clic en una opción correspondiente a los detalles que desea compartir. Puede activar la casilla de verificación Mostrar sólo el tiempo de mi jornada laboral para compartir solamente los detalles de la jornada laboral que se haya especificado en Outlook.

    Detalles del Calendario

    1. Junto a Permisos, haga clic en una opción para indicar si desea que la información del calendario la vean sólo los usuarios especificados o todos los usuarios.

    Botones de permisos del calendario

    • Acceso restringido: sólo podrán ver el Calendario los usuarios que invite    Si selecciona esta opción, aparecerá un mensaje de correo electrónico compartido de Outlook después de que el calendario se publique en Office Online. Puede enviar este mensaje a cada uno de los usuarios a los que desee conceder acceso a su calendario. El mensaje compartido incluye automáticamente un vínculo al calendario, y le permite escribir su propio texto si lo desea.
    • Acceso no restringido: cualquier usuario podrá ver el Calendario     Si selecciona esta opción, cualquier usuario que conozca el vínculo al calendario podrá verlo. Los usuarios no necesitarán conectarse con una cuenta de Windows Live ID ni iniciar una sesión en otro servicio.
    1. Junto a Método de carga, haga clic en una opción para indicar si desea que las actualizaciones realizadas en su calendario se sincronicen automáticamente con Office Online.

    Opciones de Método de carga

    1. Si desea configurar opciones, tales como si incluir o no detalles de elementos privados, junto a Avanzadas, haga clic en Mostrar y active la casilla de verificación de la opción que desee.
    2. Haga clic en Aceptar.

    Después de compartir un calendario, el icono de calendario del panel de exploración cambia como se indica a continuación.

    Calendario compartido

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    Agregar un nuevo grupo de calendarios

    De manera predeterminada, en el panel de exploración, Office Outlook 2007 organiza los calendarios en tres grupos: Mis calendarios, Calendarios de otras personas y Otros calendarios. Puede cambiar de nombre estos grupos, o crear otros grupos para organizar sus calendarios como más le convenga.

    1. En Calendario, en el panel de exploración, haga clic en Agregar nuevo grupo.

     Nota   Si utiliza el panel de exploración en la vista minimizada, en el panel de exploración, haga clic en Imagen del botón, haga clic en Panel de exploración y, a continuación, haga clic en Agregar nuevo grupo.

    1. Escriba un nombre para el nuevo grupo de calendarios y, a continuación, presione ENTRAR.

    Podrá hacer clic y arrastrar cualquiera de los calendarios del panel de exploración hasta el nuevo grupo. Suelte el botón del mouse sobre el nombre del grupo de calendarios.

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    Outlook 2007