Compartir documentos o sitios con personas fuera de su organización

 Nota    Si esta información no coincide con lo que está viendo, puede que esté usando la versión de Office 365 previa a la actualización. Pruebe a Compartir un sitio con usuarios externos para encontrar información que le sea aplicable.
¿Estoy usando Office 365 tras la actualización de servicio?

Si realiza tareas que conllevan el uso compartido de documentos y una colaboración directa con proveedores o clientes, quizás desee usar sus sitios para compartir contenido con personas de fuera de la organización que no tengan licencias para su suscripción de Microsoft Office 365.

Existen tres maneras de hacer esto:

En este tema se explica cómo compartir un sitio o un documento con personas fuera de su organización.

Aclaraciones antes de empezar

Antes de dar el paso y compartir contenido externamente, debe revisar la sección Procedimientos recomendados para compartir sin compartir demasiada información. Si se está preguntando qué tipos de usuarios son susceptibles de ser usuarios externos y cuáles son los derechos de estos, vea ¿Qué es un usuario externo? Para más información sobre la activación y desactivación de la característica de uso compartido externo, vea la sección Administrar el uso compartido externo.

En este artículo


Compartir un sitio

Cuando comparte un sitio con usuarios externos, les envía una invitación que pueden usar para iniciar sesión en el sitio. Puede enviar esta invitación a cualquier dirección de correo electrónico. Cuando el destinatario acepta la invitación, puede iniciar sesión con una cuenta Microsoft o un Id. de usuario de Office 365. Cuando comparte un sitio, puede seleccionar el tipo de permisos para esa persona en el sitio.

Tenga cuidado al compartir el sitio de grupo o cualquier sitio que su organización use principalmente para documentos y negocios internos porque permitirá que usuarios externos obtengan acceso a ese sitio y a los subsitios que comparten sus permisos. Podría dar acceso a contenido confidencial a usuarios externos. Si necesita colaborar continuamente con personas de fuera de su organización, configure un sitio que se use específicamente para uso compartido externo y configure ese sitio para que tenga permisos únicos respecto al resto de sus sitios. Para más información sobre la herencia de permisos, vea ¿Qué es la herencia de permisos?

Para compartir un sitio con usuarios externos tiene que ser propietario del sitio o disponer de permisos de control total. Además, debe activarse la función de uso compartido externo para la suscripción de Office 365 (en función del plan que tenga, su administrador de Office 365 o SharePoint Online puede hacer esto).

  1. Vaya al sitio que desea compartir con usuarios externos.
  2. Haga clic en Compartir.
    Imagen del comando Compartir en la parte superior derecha de la pantalla.
  3. En el cuadro de diálogo Compartir, escriba los nombres de los usuarios externos que desea invitar. Por ejemplo: alguien@outlook.com o alguien@contoso.com.

    Recuerde: también puede usar el comando Compartir para conceder rápidamente acceso a un sitio a los usuarios internos con licencia. Si desea hacer esto, simplemente escriba los nombres de las personas que desea invitar.
  4. Escriba un mensaje para incluirlo con la invitación.
  5. Para asignar al usuario externo un grupo de permisos específicos, haga clic en Mostrar opciones y luego seleccione el grupo que desee.

    Es una buena idea dar a las personas la menor cantidad de permisos necesarios para realizar la tarea deseada. Por ejemplo, si las personas que está invitando solo necesitan leer contenido, asígnelos al grupo de visitantes, que tiene permisos de lectura de forma predeterminada. Si los usuarios externos tienen que poder modificar o actualizar contenido, agréguelos al grupo de miembros, que tiene permisos de modificación de forma predeterminada. Sea extremadamente cuidadoso con la manera de agregar usuarios externos a cualquier grupo que tenga permisos de Control total.


    Imagen del cuadro de diálogo Compartir de un sitio rellenado con nombres de usuario para usuarios externos.
  6. Haga clic en Compartir .

De forma predeterminada, cualquier invitación que envíe a usuarios externos caducará en 7 días. Si un invitado no acepta la invitación dentro de 7 días y todavía desea que esa persona obtenga acceso a su sitio, es posible que tenga que volver a enviar la invitación.

Cuando los usuarios externos a los que invitó reciben sus invitaciones, hacen clic en un botón que les lleva a una página donde pueden iniciar sesión en su sitio de SharePoint Online con una cuenta Microsoft o un Id. de usuario de Office 365. Si los usuarios no tienen una cuenta Microsoft, pueden registrarse para obtener una cuenta de Microsoft gratuita.

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Compartir un documento mediante el envío o la publicación de un vínculo de invitado

Puede crear un vínculo de invitado anónimo y compartirlo como más le convenga. Por ejemplo, puede publicarlo en una página de medios sociales o pegarlo en un correo electrónico. Puede crear un vínculo de invitado que ofrezca permiso de edición o solo permiso de visualización.

Para compartir un documento con usuarios externos debe ser propietario de un sitio o tener permisos de control total. Además, debe activarse la función de uso compartido externo en la Configuración de servicio de Office 365 o en el centro de administración de SharePoint Online (en función del plan que tenga). También debe activarse el uso compartido externo para su colección de sitios (solo para planes de empresa).

  1. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) junto al documento para abrir la ventana en forma de globo y, luego, haga clic en Compartir.
    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint
  2. En el cuadro de diálogo Compartir, seleccione Obtener un vínculo.
  3. Seleccione Crear un vínculo para el tipo de permiso que desee conceder.
    Así se crea una dirección URL con el vínculo de invitado.
  4. Seleccione la dirección URL del vínculo de invitado y cópiela.
    Crear un vínculo de invitado anónimo y copiarlo
    Ahora puede pegar la dirección URL del vínculo de invitado donde más quiera.
  • Si un documento está en una biblioteca de un sitio de grupo, los demás miembros del sitio pueden buscar los vínculos de invitado en el cuadro de diálogo Compartir y enviarlos a terceros.
  • Si el archivo que intenta compartir se encuentra en una biblioteca que usa Information Rights Management, no podrá compartir de forma externa.
  • Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión. Evite el uso de vínculos de invitado anónimo para contenido confidencial.
  • Las personas invitadas a tener acceso a documentos con vínculos de invitado anónimo solo podrán ver o leer archivos en las Office Online correspondientes. No podrán abrir archivos en la correspondiente versión de escritorio del programa Office.
  • Si el uso compartido externo está desactivado de forma global en la Configuración de servicio de Office 365 o en el Centro de administración de SharePoint Online, los vínculos compartidos dejarán de funcionar. Si la función se reactiva más tarde, estos vínculos volverán a funcionar. También es posible deshabilitar vínculos individuales compartidos si desea revocar el acceso a un documento específico. Vea Deshabilitar un vínculo de invitado anónimo.

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Permitir que otros usuarios creen vínculos de invitado con documentos que compartió con ellos

Es posible que desee compartir abiertamente algunos documentos y, de hecho, puede que quiera animar a los demás usuarios a que ellos también los compartan con otros. Para esos documentos, puede permitir que otras personas creen vínculos de invitado anónimo con documentos que comparte con ellos.

Para habilitar esta función, debe tener permiso de control total.

  1. Vaya a la biblioteca donde desea permitir a las personas crear vínculos de invitado.
  2. Seleccione el icono del engranaje y luego seleccione Configuración del sitio.
  3. En la página Configuración del sitio, en Usuarios y permisos, seleccione Permisos del sitio.
  4. En la pestaña Permisos, haga clic en Configuración de solicitudes de acceso.
  5. En el cuadro de diálogo Configuración de solicitudes de acceso, active la casilla Permitir que los miembros compartan el sitio y archivos y carpetas individuales.

Ahora, cuando los usuarios seleccionen los documentos que compartió con ellos y abran el cuadro de diálogo Compartir, pueden crear un vínculo de invitado. Sin embargo, tenga en cuenta que solo pueden crear vínculos de invitado que permiten a los invitados editar el documento si les dio permiso de edición la primera vez que compartió el documento. Si solo tienen permiso de visualización, solo pueden crear vínculos de invitado que conceden permisos de visualización.

Para obtener información general sobre la Configuración de solicitudes de acceso, vea Vídeo: Compartir un sitio sin solicitud de acceso.

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Compartir documentos que requieren iniciar sesión en su sitio

Para compartir un documento con usuarios externos debe ser propietario de un sitio o tener permisos de control total. Además, debe activarse la función de uso compartido externo en la Configuración de servicio de Office 365 o en el centro de administración de SharePoint Online (en función del plan que tenga). También debe activarse el uso compartido externo para su colección de sitios (solo para planes de empresa).

  1. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) junto al documento para abrir la ventana en forma de globo y, luego, haga clic en Compartir.
    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint
  2. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a compartir el documento. Por ejemplo: alguien@outlook.com, o alguien@gmail.com, o usuarioexterno@contoso.com.
  3. En la lista desplegable, seleccione el nivel de permiso que desea conceder a estos usuarios.
  4. Si lo desea, escriba un mensaje que irá incluido en el correo electrónico. El mensaje puede incluir información o instrucciones sobre el documento que compartió.
  5. Active la casilla Requerir inicio de sesión.

 Precaución    Si no activa la casilla "Requerir inicio de sesión", el correo electrónico contendrá un vínculo de invitado anónimo al documento. Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión.

  1. Haga clic en Compartir .

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Cómo compartir sin compartir demasiada información

Procedimientos recomendados para compartir sitios

Si comparte un sitio completo con un usuario, este podrá iniciar sesión en ese sitio y actuar como miembro de pleno derecho del sitio. Podrá examinar, buscar, ver y editar el contenido, en función del grupo de permisos que le asigne. También podrá realizar acciones como ver los nombres de otros usuarios del sitio en el selector de personas o ver metadatos de documentos. Los usuarios externos también aparecerán en el selector de personas como usuarios del sitio, lo que significa que otras personas que usen su sitio podrían conceder permisos diferentes a estos usuarios de los que inicialmente se concedieron al compartir el sitio con ellos. Asegúrese de conocer la identidad de los usuarios externos antes de invitarlos a su sitio.

Si invita a usuarios externos a su sitio de grupo, podrán ver contenido en el sitio de grupo y en todos los subsitios. Si desea impedir que los usuarios externos obtengan acceso a contenido importante o confidencial de su sitio de grupo, debe crear un subsitio del sitio de grupo que tenga permisos únicos y después compartir solo ese subsitio con los usuarios externos. Para más información sobre la herencia de permisos, vea ¿Qué es la herencia de permisos?

De modo similar, si desea compartir un subsitio que ha creado en su ubicación de OneDrive para la Empresa, quizá desee asegurarse de que tiene permisos exclusivos para que no conceda accidentalmente a los usuarios permisos para contenido o sitios adicionales en Mi sitio.

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Procedimientos recomendados para compartir documentos

Si comparte documentos con vínculos de invitado anónimo, es posible que los destinatarios de la invitación compartan esos vínculos de invitado con otros, que podrían usarlos para ver contenido. No use vínculos de invitado para compartir documentos confidenciales. Si desea minimizar el riesgo de que alguien pudiera compartir un vínculo anónimo, en su lugar comparta un documento pidiendo que se inicie sesión.

Decidir cómo compartir

Cuando se plantee si quiere compartir contenido de forma externa y cómo debe hacerlo, considere lo siguiente:

  • ¿A quién desea conceder acceso al contenido de los subsitios y el sitio de grupo, y qué desea que puedan hacer?
  • ¿A qué persona de su organización desea conceder permiso para compartir contenido externamente?
  • ¿Hay algún contenido que desee que personas externas a la organización no puedan ver nunca?

Las respuestas a estas preguntas le facilitarán la panificación de la estrategia para compartir contenido.

Pruebe esto: Si necesita:

Compartir un sitio

Si desea compartir un sitio, pero también desea restringir el acceso de los usuarios externos a algún contenido interno de su organización, puede crear un subsitio con permisos exclusivos que se use exclusivamente para compartirlo con los usuarios externos.

Proporcione acceso continuo a la información y al contenido de un sitio a alguien ajeno a su organización. Dicha persona debe poder actuar como miembro de pleno derecho de su sitio y crear, editar y ver contenido.
Comparta un documento y pida que se inicie de sesión. Proporcione acceso seguro a un documento para su revisión o colaboración a usuarios de fuera de la organización. Estos, no obstante, no necesitarán un acceso continuo a otro contenido de su sitio interno.
Comparta un documento con un vínculo de invitado anónimo. Comparta un vínculo a un documento que no contenga información personal ni confidencial con personas ajenas a la organización para que puedan verlo o actualizarlo con comentarios al respecto. Dichas personas no necesitan un acceso continuo al contenido de su sitio interno.

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Ver quién tiene acceso a un sitio o un documento específico

También puede usar el comando Compartir para ver rápidamente la lista de personas con las que se ha compartido un documento.

Siga uno de los siguientes procedimientos:

  • Para ver quién tiene acceso a un sitio, haga clic en Compartir en la parte superior derecha de la página y luego haga clic en el vínculo después de Compartir con en el cuadro de diálogo Compartir para ver una lista de personas que tienen acceso al sitio.
  • Para ver quién tiene acceso a un documento, carpeta o conjunto de documentos, seleccione el elemento en la biblioteca de documentos y luego haga clic en Compartir con en la pestaña Archivos.

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Descartar invitaciones

Si desea descartar una invitación que ha enviado a un usuario externo, puede revocar la invitación antes de que se acepte.

Vaya al sitio en el que desea descartar una invitación.

  1. Vaya a ConfiguraciónBotón de configuración > Configuración del sitio.
  2. En Usuarios y permisos, haga clic en Solicitudes de acceso e invitaciones.
  3. En Invitaciones a usuarios externos, busque la persona a la que desea anular la invitación al sitio y haga clic en Abrir menú.
  4. En la ventana de propiedades, haga clic en Descartar.

Si los usuarios externos ya han aceptado una invitación y desea quitarlos de su sitio, puede hacerlo si los quita del grupo de permisos de SharePoint al que los asignó. La persona de su organización que tenga permisos como administrador de Office 365 o administrador de SharePoint Online también puede quitarlos de la lista de usuarios de su entorno. Para más información, vea los artículos que aparecen en la sección Administrar el uso compartido externo.

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Deshabilitar un vínculo de invitado anónimo

Cuando un documento se ha compartido con un vínculo de invitado, puede ver esta información en la llamada del documento.

Cuadro de diálogo de propiedades que muestra que un documento se ha compartido con un vínculo de invitado.

Puede revocar el acceso a un documento que se ha compartido a través de un vínculo de invitado si deshabilita el vínculo.

  1. Vaya a la biblioteca que contiene el documento al que desea quitar un vínculo de invitado.
  2. Apunte al documento y haga clic en Abrir menú.
  3. Haga clic en un vínculo de invitado en la frase Abrir a cualquier persona con un vínculo de invitado.
  4. Junto a la dirección URL del vínculo de invitado, haga clic en el botón Deshabilitar.
  5. Cuando se le pregunte si desea deshabilitar el vínculo, haga clic en Deshabilitar vínculo.
    Cuadro de diálogo en donde se pregunta si desea deshabilitar un vínculo de invitado a un documento que se ha compartido de manera que deje de funcionar.

Cuando personas fuera de su organización traten de obtener acceso al contenido con el vínculo de invitado, verán un mensaje indicándoles que no pueden obtener acceso a él.

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Administrar el uso compartido externo

La configuración del administrador para uso compartido externo varía según el plan de Office 365 al que se ha suscrito su organización. Para más información sobre la activación o desactivación de la función de uso compartido externo o su configuración, vea los temas siguientes:

Si su organización usa Office 365 Pequeña Empresa, vea Administrar el uso compartido con usuarios externos.

Si su organización usa uno de los planes empresariales de Office 365, vea Administrar el uso compartido en su entorno de SharePoint Online.

Para información sobre la configuración y la administración de solicitudes de acceso a sitios, vea Configurar y administrar solicitudes de acceso.

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