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Puede almacenar y organizar todos los formularios de los usuarios en una biblioteca de documentos de un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. En la biblioteca de documentos, los usuarios pueden rellenar formularios basados en la plantilla de formulario, exportar datos de formularios completados a Microsoft Office Excel 2003 o Microsoft Office Excel 2007, o combinar los datos de varios formularios en uno solo.

Para permitir que los usuarios envíen formularios basados en la plantilla de formulario a una biblioteca de documentos, puede agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que envía los datos. Después de agregar la conexión de envío de datos, puede configurar la plantilla para permitir que los usuarios envíen los datos del formulario a la biblioteca de documentos. Al hacerlo, Microsoft Office InfoPath agrega un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar y un comando Enviar al menú Archivo en el formulario. También puede personalizar las opciones de envío de la plantilla de formulario de las siguientes maneras:

• Cambiar el texto que aparece en el botón Enviar de la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar del menú Archivo.
• Cambiar el método abreviado de teclado del botón Enviar de la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar del menú Archivo.
• Crear mensajes personalizados para mostrar a los usuarios cuando envíen los formularios
• Especificar si el formulario debe quedar abierto, se debe cerrar o se debe abrir otro formulario en blanco después de enviarlo

Agregar una conexión de envío de datos

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios enviar este formulario.
3. Haga clic en Enviar datos del formulario a un único destino y, después, haga clic en Biblioteca de documentos de SharePoint en la lista.
4. Haga clic en Agregar.
5. En el Asistente para la conexión de datos, en el cuadro Biblioteca de documentos, escriba la ubicación de la biblioteca de documentos de SharePoint.
6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre que se utilizará para identificar el formulario en la biblioteca de documentos.

    Sugerencia   También puede usar una fórmula para asegurarse de que el nombre de cada formulario es único.

   ¿Cómo?

   1. Haga clic en Insertar fórmula .
   2. En el cuadro de diálogo Insertar fórmula, siga uno de estos procedimientos:
      • Para usar un campo en la fórmula, haga clic en Insertar campo o grupo, haga clic en el campo que desee usar en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo y, después, haga clic en Aceptar.
      • Para usar una función en la fórmula, haga clic en Insertar función, seleccione la función que desee usar en el cuadro de diálogo Insertar función y, después, haga clic en Aceptar.

         Sugerencia   Si la función requiere parámetros, seleccione la función en el cuadro de diálogo Insertar función, haga clic en Aceptar y, a continuación, en el cuadro Fórmula del cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga doble clic en la función que agregó y haga clic en un campo o grupo. Encontrará vínculos para obtener más información acerca de las funciones en la sección Vea también.

      • Para insertar un valor u operador matemático en la fórmula, escriba el valor o el símbolo de la operación matemática en el cuadro Fórmula.

        Operación	Símbolo
        Sumar	+
        Restar	-
        Multiplicar	*
        Dividir	/

         Nota   Si la fórmula utiliza el operador de división (/), asegúrese de que hay un espacio delante y detrás del operador. Si el operador de división no tiene un espacio delante y otro detrás, InfoPath puede interpretar "/" como un separador de pasos de ubicación de XPath en lugar de un operador de división.

   3. Para comprobar si la fórmula tiene la sintaxis correcta, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga clic en Comprobar fórmula.

   Encontrará vínculos para obtener más información acerca de las fórmulas en la sección Vea también.

7. Para sobrescribir formularios existentes con el mismo nombre en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir sobrescribir si existe el archivo.
8. Haga clic en Siguiente.
9. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre descriptivo para la conexión de los datos de envío en el cuadro Escribir un nombre para esta conexión de datos.
10. Compruebe que la información es correcta en la sección Resumen y, después, haga clic en Finalizar.
11. Para cambiar el nombre del botón Enviar que aparece en la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar que aparece en el menú Archivo cuando los usuarios rellenan el formulario, escriba el nuevo nombre en el cuadro Título en el cuadro de diálogo Opciones de envío.

     Sugerencia   Si desea asignar un método abreviado de teclado a este botón y comando, escriba un signo Y comercial (&) delante del carácter que desee usar como método abreviado de teclado. Por ejemplo, para asignar el método abreviado de teclado a la letra V del botón y comando Enviar, escriba En&viar.

12. Si no desea que los usuarios utilicen un comando Enviar ni el botón Enviar de la barra de herramientas Normal cuando rellenan el formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar el elemento de menú Enviar y el botón de barra de herramientas Enviar.
13. De forma predeterminada, cuando los usuarios han enviado un formulario, InfoPath mantiene el formulario abierto y muestra un mensaje que indica si el formulario se ha enviado correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Opciones avanzadas y realice una de las siguientes acciones:
    • Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco cuando un usuario ha enviado un formulario rellenado, haga clic en la opción que desee en la lista Después del envío.
    • Para crear un mensaje personalizado que indique si el formulario se ha enviado correctamente, seleccione la casilla de verificación Usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros Si es correcto y Si no es correcto.

       Sugerencia   Incluya un mensaje en el cuadro Si no es correcto para indicar a los usuarios qué pueden hacer si no han podido enviar el formulario. Por ejemplo, puede sugerir que guarden el formulario y soliciten instrucciones adicionales.

    • Si no desea que aparezca un mensaje después de enviar un formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar mensajes correctos y no correctos.

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