En este artículo
Introducción
Después de publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos para que los usuarios la rellenen, puede que sea necesario mover la plantilla a otra biblioteca de documentos. Por ejemplo, puede tener que mover la plantilla de formulario a un servidor con más capacidad, de forma que más usuarios puedan rellenar formularios al mismo tiempo. Algunos usuarios pueden haber rellenado ya formularios basados en la plantilla que estaba almacenada en la biblioteca de documentos original. Al mover la plantilla de formulario a una nueva biblioteca de documentos, deberá mover también los formularios existentes. Además, deberá asegurarse de que los formularios existentes funcionarán en la nueva biblioteca de documentos antes de archivar o eliminar la biblioteca de documentos antigua.
Sugerencia Antes de mover plantillas de formulario publicadas a una nueva biblioteca de documentos, cree un plan que incluya informar a los usuarios de que sus formularios se han movido a una nueva biblioteca de documentos. Los usuarios deben utilizar la nueva biblioteca de documentos para almacenar nuevos formularios o modificar los existentes. El plan debe incluir también un proceso para archivar o eliminar la biblioteca de documentos original.
Para mover una plantilla de formulario y los formularios existentes basados en ella a una nueva biblioteca de documentos, primero debe publicar la copia de trabajo de la plantilla en la nueva biblioteca de documentos. La copia de trabajo es la versión que se almacena en el equipo o en un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe.
Sugerencia Si no dispone de una copia de trabajo de la plantilla de formulario, puede guardar en el equipo una copia de la plantilla de la biblioteca de documentos original para utilizarla como copia de trabajo.
Después de publicar la copia de trabajo en la nueva biblioteca de documentos, debe copiar los formularios de la biblioteca de documentos antigua en la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, volver a vincular los formularios de la nueva biblioteca de documentos a la plantilla de formulario recién publicada.
Si necesita realizar cambios como resultado de mover la plantilla de formulario, realice los cambios antes de publicar la plantilla de formulario. Por ejemplo, la ubicación de los orígenes de datos externos que se utilizan en los formularios basados en esta plantilla también pueden cambiar como consecuencia de mover la plantilla de formulario. En este caso, es necesario cambiar la conexión de datos de la plantilla de formulario a la nueva ubicación de los orígenes de datos externos antes de publicar la plantilla. En la sección Vea también, encontrará vínculos para obtener más información acerca de cómo cambiar las conexiones de datos.
Nota La publicación de una plantilla de formulario no equivale a guardar la plantilla de formulario. Cuando se publica una plantilla de formulario, el Asistente para publicación agrega la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento a la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrir los formularios basados en esa plantilla de formulario. Cuando se guarda una plantilla de formulario, en realidad se está guardando una copia de la misma, igual que cuando se guarda un archivo en un equipo. El Asistente para publicación siempre debe utilizarse cuando desee que la plantilla de formulario esté disponible para que los usuarios puedan rellenarla.
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Antes de empezar
Antes de mover la plantilla de formulario y los formularios existentes basados en ella a una nueva biblioteca de documentos, necesitará los siguientes elementos:
- La copia de trabajo de la plantilla de formulario Es una copia de la plantilla de formulario que se modificará y, a continuación, se volverá a publicar en la nueva biblioteca de documentos. La copia de trabajo puede estar almacenada en el equipo o en un programa de control de versiones, por ejemplo Visual SourceSafe.
- Las ubicaciones de los nuevos orígenes de datos externos Si los formularios basados en la plantilla de formulario utilizan orígenes de datos externos que han cambiado, necesitará las nuevas ubicaciones de los orígenes de datos externos. Compruebe con el administrador que usted y sus usuarios tienen los permisos apropiados para usar los orígenes de datos externos. Si la plantilla de formulario utiliza la configuración de un archivo de conexión de datos para conectarse a un origen de datos externo, compruebe que el archivo de conexión de datos se ha actualizado con la nueva ubicación del origen de datos externo.
- Los derechos correspondientes en el servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0 Necesitará los derechos apropiados en el servidor para publicar una plantilla de formulario y copiar los formularios existentes de la biblioteca de documentos antigua en la nueva biblioteca de documentos. Consulte al administrador del servidor para asegurarse de que tiene estos derechos.
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Obtener una copia de trabajo de la plantilla de formulario
Si desea modificar una plantilla de formulario publicada en una biblioteca de documentos o en una ubicación de red compartida, y no dispone de una copia de trabajo de la plantilla, puede guardar en el equipo una copia de trabajo de la plantilla de formulario desde la ubicación de publicación.
Sugerencia Considere la posibilidad de utilizar un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe, para administrar las copias de trabajo de las plantillas de formulario.
Guardar en el equipo una copia de la plantilla de formulario de una biblioteca de documentos
- En un explorador web, abra la biblioteca de documentos en la que se publicó la plantilla de formulario.
- En el menú Configuración, haga clic en Configuración y a continuación en Configuración de biblioteca de formularios.
- En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.
- En la sección Plantilla de documento, haga clic en Editar plantilla.
La plantilla de formulario se abrirá en Microsoft Office InfoPath.
- En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath, haga clic en Sí.
- En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
- En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath, haga clic en Aceptar.
- En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación donde desee guardar una copia de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Guardar.
Guardar en el equipo una copia de la plantilla de formulario de la carpeta de red compartida
- En el menú Archivo, haga clic en Diseñar una plantilla de formulario.
- En Abrir una plantilla de formulario, haga clic en En mi equipo.
- Vaya a la carpeta de red compartida de la plantilla de formulario publicada, haga clic en la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Abrir.
- En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
- En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath, haga clic en Aceptar.
- En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione una ubicación, que no sea la ubicación de publicación original, donde desee guardar una copia de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Guardar.
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Paso 1: Publicar la plantilla de formulario en la nueva biblioteca de documentos
- Abra la copia de trabajo de la plantilla de formulario en modo de diseño.
- En el menú Archivo, haga clic en Publicar.
- En el Asistente para publicación, haga clic en A un servidor SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- En el cuadro Especifique la ubicación del sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint que contiene la nueva biblioteca de documentos a la que desea mover la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, en Siguiente.
- Haga clic en Crear una biblioteca de documentos y, a continuación, en Siguiente.
- En la siguiente página del asistente, escriba un nombre y una descripción para la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Elija los campos de la plantilla de formulario que desee que aparezcan como columnas en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.
¿Cómo?
- Haga clic en Agregar.
- Seleccione el campo que desee agregar como una columna en la biblioteca de documentos y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:
- Escriba un nombre para la columna en el cuadro Nombre de columna.
- Seleccione la columna de sitios en la lista Grupo de columnas de sitios, seleccione un nombre en la lista Nombre de columna y haga clic en Aceptar.
Nota Si ha seleccionado un campo repetido para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo se mostrará el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor de la lista Función. Puede elegir entre mostrar el primer valor del campo, el último valor del campo o un recuento de todas las apariciones del campo, o bien, combinar todos los valores entre sí.
En la sección Vea también, encontrará vínculos para obtener más información acerca de cómo mostrar los datos en columnas en una biblioteca de documentos.
- Haga clic en Siguiente.
- En la siguiente página del asistente, compruebe que la información que se muestra es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.
- Para abrir la biblioteca de documentos y probar el proceso de rellenar un formulario basado en esta plantilla, active la casilla de verificación Abrir esta biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La biblioteca de documentos se abrirá en una ventana del explorador. Al hacer clic en Nuevo en la barra de herramientas de lista, se abrirá un formulario basado en esta plantilla en Microsoft Office InfoPath.
Después de publicar la plantilla de formulario en una nueva biblioteca de documentos, puede copiar en la nueva biblioteca de documentos los formularios existentes basados en la versión anterior de la plantilla de la biblioteca de documentos antigua. Después de copiar los formularios existentes, puede volver a vincularlos a la nueva versión de la plantilla. Si no vincula los formularios existentes, es posible que los usuarios no puedan abrirlos.
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Paso 2: Copiar y volver a vincular los formularios existentes
En este procedimiento, se supone que ambas bibliotecas de documentos se encuentran en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0.
- Abra la biblioteca de documentos antigua en un explorador Web.
- En el menú Ver, haga clic en Vista del explorador.
- Mantenga presionada la tecla CTRL, seleccione cada formulario que desee mover y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en uno de los formularios.
- En el cuadro de diálogo Internet Explorer, haga clic en Sí y, a continuación, en Copiar en el menú contextual.
- Abra la nueva biblioteca de documentos.
- En Seleccione una vista, haga clic en Vista del explorador.
- Haga clic con el botón secundario del mouse en el área en blanco de la ventana de la carpeta.
- En el cuadro de diálogo Internet Explorer, haga clic en Sí y, a continuación, en Pegar en el menú contextual.
- En el menú Ver, haga clic en Volver a vincular documentos.
- En la columna Volver a vincular, active la casilla de verificación de cada formulario que desee vincular a la nueva plantilla de formulario.
- En la barra de herramientas de lista, haga clic en Volver a vincular elementos seleccionados.
Después de volver a vincular los formularios existentes a la nueva plantilla de formulario, los usuarios pueden modificar los formularios existentes que copió en la nueva biblioteca de documentos o rellenar formularios nuevos basados en la nueva plantilla de formulario publicada.
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