Introducción a Microsoft Office InfoPath 2007

Al igual que la mayoría de los usuarios, probablemente deberá rellenar formularios regularmente, como informes de gastos, tarjetas de empleado, encuestas o formularios de seguro. Incluso puede ser responsable de diseñar, distribuir y mantener esos formularios en la organización. Puede usar Microsoft Office InfoPath 2007, que forma parte de 2007 Microsoft Office System, para diseñar y rellenar formularios electrónicos.

En este artículo


¿Qué es InfoPath?

En InfoPath, puede hacer lo siguiente:

InfoPath se basa en el lenguaje de marcado extensible (XML) (Lenguaje de marcado extensible (XML): forma abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.). Cuando se diseña un formulario, InfoPath crea un archivo .xsn, que es simplemente un archivo contenedor (.cab) que incluye los archivos necesarios para que funcione el formulario, como archivos de esquema XML (XSD) (esquema XML: especificación formal escrita en XML que define la estructura de un documento XML, incluidos los nombres de elementos y tipos de datos enriquecidos, los elementos que pueden aparecer combinados y los atributos que están disponibles para cada elemento.) y de transformación XSL (XSLT) (transformación XSL (Lenguaje de transformación basado en hojas de estilo): lenguaje que se utiliza para transformar documentos XML en otros tipos de documentos, como HTML o XML. Está diseñado para su uso como parte de XSL.). Cuando un usuario rellena un formulario en InfoPath, los datos de ese formulario se guardan o se envían en el lenguaje estándar XML. Sin embargo, no es necesario tener conocimientos de XML para poder diseñar una plantilla de formulario o rellenar un formulario. Lo importante es que el formato XML puede facilitar mucho a la organización la tarea de volver a organizar los datos que recopila usando los formularios. Por ejemplo, se puede utilizar una única plantilla de formulario de informe de viaje de InfoPath para proporcionar datos XML a un sistema de administración de las relaciones con los clientes (CRM), un sistema para gastos menores y un sistema de planeación de viajes.

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¿Por qué usar InfoPath?

Puede usar InfoPath para recopilar datos empresariales de aquellos empleados que trabajan con usted, incluidos compañeros de trabajo, socios, proveedores y clientes. Por ejemplo, puede usar InfoPath para crear una plantilla de formulario de un informe de gastos para los empleados de la organización.

Formulario de InfoPath

Las plantillas de formulario de InfoPath pueden ser formularios muy sencillos que usan algunas personas en un pequeño grupo de trabajo. Por ejemplo, un equipo de ventas de 10 personas podría utilizar un formulario de InfoPath para cumplimentar y compartir información acerca de las llamadas de ventas. Los datos de estos formularios podrían combinarse en un único informe de resumen que se envíe al departamento de administración cada mes.

O bien, las organizaciones pueden diseñar plantillas de formulario más complejas que se conecten a bases de datos ya existentes o integradas en sistemas corporativos ya existentes. Por ejemplo, los programadores del departamento de tecnología de información (IT) pueden diseñar una plantilla de formulario de InfoPath para administrar el proceso de elaboración de informes de gastos de la organización. La plantilla de formulario puede incluir vistas (vista: configuración de pantalla específica para un formulario que se puede guardar como una plantilla de formulario y aplicarse a los datos del formulario cuando éste se rellena. Los usuarios pueden cambiar de vistas para elegir la cantidad de datos que se muestran en el formulario.) y características de lógica empresarial que permiten a las diferentes categorías de usuarios enviar el informe de gastos, revisarlo, aprobarlo y devolverlo al remitente.

La siguiente lista recoge algunas de las ventajas de utilizar InfoPath:

Mayor acceso a los formularios    Si usa InfoPath y un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services, puede diseñar plantillas de formulario compatibles con el explorador en InfoPath y permitir que se usen en sitios Web internos o externos. De esta forma puede compartir formularios empresariales con una variedad de usuarios, como empleados, clientes, proveedores y socios. No se requiere que los usuarios tengan InfoPath instalado en sus equipos para rellenar un formulario, ni que descarguen ningún elemento adicional Web. Todo lo que necesitan es un explorador, como Windows Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox. Si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo, pueden mostrar y rellenar el formulario en InfoPath en lugar de en un explorador. Incluso puede diseñar la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrirla y rellenarla usando un dispositivo móvil.

Integración de Office system    InfoPath funciona con otros muchos programas y servidores de Microsoft Office system, como Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Access. Por ejemplo, puede diseñar y rellenar formularios de InfoPath en mensajes de correo electrónico, exportar datos del formulario a hojas de cálculo, enviar datos del formulario a una base de datos o consultar datos desde una lista de SharePoint. Además, los programadores pueden incrustar formularios de InfoPath, es decir, sin menús, barras de herramienta ni otros elementos de la interfaz de usuario, en aplicaciones personalizadas. Para obtener más información, vea la sección Cómo funciona InfoPath con otros programas y tecnologías más adelante en este artículo.  

Datos reutilizables    Los datos que especifican los usuarios en un formulario de InfoPath no tienen que permanecer bloqueados siempre en el formulario. Se les puede aplicar un nuevo formato o volver a utilizarse de muchas formas. Esta flexibilidad permite a los programadores de la organización integrar los datos del formulario en procesos empresariales existentes. Por ejemplo, los datos recopilados en los formularios de informes de ventas se pueden usar para actualizar los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) y de administración de relaciones con el cliente (CRM). De esta forma, los empleados de la compañía pueden tener acceso a los datos dónde y cuándo los necesiten, para que puedan tomar decisiones más razonadas. Con actualizaciones más puntuales sobre las cifras de ventas, le resulta más sencillo a otros grupos, como operaciones y finanzas, realizar previsiones exactas sobre la producción y el costo.

Datos exactos y coherentes    InfoPath incluye un número de características que ayudan a los usuarios a evitar errores al escribir los datos y a rellenar formularios con más rapidez. Por ejemplo, puede usar fórmulas para calcular automáticamente valores matemáticos para los usuarios, usar el formato condicional (formato condicional: proceso de cambiar el aspecto de un control, incluida su visibilidad y estado de lectura y escritura, de acuerdo con los valores especificados en el formulario.) para atraer la atención del usuario a los datos o habilitar el corrector ortográfico para que los usuarios puedan corregir la ortografía antes de enviar los formularios. Además, cuando los usuarios rellenan un formulario, en los datos especificados se puede ejecutar la validación de datos. (validación de datos: proceso de comprobar la precisión de los datos; conjunto de reglas que se pueden aplicar a un control para especificar el tipo y el intervalo de datos que los usuarios pueden especificar.) Si la plantilla de formulario está conectada a una base de datos o un servicio Web, los usuarios no podrán enviar los datos hasta que corrijan estos errores. De este modo, se asegura de que los datos recopilados son exactos y correctos, además de cumplir los estándares especificados. En la siguiente ilustración se muestra cómo ve un error de validación de datos la persona que está rellenando el formulario.

Error de validación de datos

Gastos generales reducidos    A diferencia de los formularios de papel que deben volver a imprimirse cuando se realiza un cambio, las plantillas de formulario de InfoPath pueden modificarse fácilmente y, a continuación, pueden volver a publicarse. Además, InfoPath detecta automáticamente las actualizaciones de una plantilla de formulario, por lo que los usuarios siempre disponen de la versión más actualizada.

Trabajar sin conexión    Los formularios de InfoPath no tienen que rellenarse mientras un usuario está conectado a una red. Los usuarios pueden guardar los formularios en sus equipos, trabajar con ellos sin conexión y después enviarlos a la red corporativa cuando se vuelven a conectar. Esto es especialmente útil para aquellos empleados que dispongan de un acceso intermitente o limitado a los recursos de red, como los empleados que viajan frecuentemente.

Menos formularios    En lugar de distribuir y mantener varios formularios en papel para el mismo proceso empresarial, puede crear una única plantilla de formulario en InfoPath que incluya varias vistas. Por ejemplo, en una plantilla de formulario para informes de gastos, puede crear una vista para aquellos empleados que especifican los gastos, una segunda para los administradores que aprueben los gastos y una tercera para los empleados que procesan las devoluciones. De forma predeterminada, los usuarios pueden cambiar las vistas haciendo clic en los comandos del menú Ver. También puede crear reglas que cambien las vistas automáticamente cuando los usuarios abran el formulario, lo envíen o hagan clic en un botón que haya en él.

Controles flexibles    Además de los controles estándar, como los cuadros de texto y los cuadros de lista, InfoPath incluye una serie de controles, tales como tablas extensibles (tabla de repetición: control de un formulario que contiene otros controles en formato de tabla y que se repite cuando es necesario. Los usuarios pueden insertar varias filas al rellenar el formulario.), grupos de opciones (grupo de opciones: control que se utiliza para mostrar un conjunto de opciones mutuamente excluyentes. De forma predeterminada, un grupo de opciones contiene dos secciones de opciones, apareciendo una de ellas como la opción predeterminada del formulario.) y secciones opcionales (sección opcional: control de un formulario que contiene otros controles y que normalmente no aparece de forma predeterminada. Los usuarios pueden insertar y quitar secciones opcionales al rellenar el formulario.). Estos tipos de controles permiten diseñar una plantilla de formulario flexible que se adapte a los usuarios. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de gastos, puede utilizar una tabla extensible para permitir que los usuarios especifiquen sólo los elementos de gastos que necesiten.

Tabla extensible

También puede crear elementos de plantilla, que son las partes de una plantilla de formulario que se pueden guardar y volver a utilizar en varias plantillas de formulario. Un elemento de plantilla típico está formado por controles y un origen de datos (origen de datos: colección de campos y grupos que definen y almacenan los datos de un formulario de InfoPath. Los controles del formulario están enlazados a estos campos y a estos grupos en el origen de datos.) y, además, puede incluir características como conexiones de datos (conexión de datos: conexión entre un formulario de InfoPath y un origen de datos externo, como una base de datos, un servicio Web, una biblioteca de SharePoint o un archivo XML. Las conexiones de datos se utilizan para consultar y enviar datos.), validación de datos y reglas (regla: condición o acción, o conjunto de condiciones o acciones, que realiza automáticamente las tareas basadas en los eventos y valores del formulario.). El uso de los elementos de plantilla pueden ahorrarle tiempo al mismo tiempo que le garantizan que las plantillas de formulario de la organización son coherentes en tono, estructura y funcionamiento.

Compatibilidad con Tablet PC    Si los usuarios disponen de un Tablet PC, pueden usar un lápiz de Tablet PC (lápiz de Tablet PC: lápiz que viene con Tablet PC y que se utiliza para interactuar con la pantalla de este equipo.) para escribir directamente en los campos de un formulario. InfoPath convierte esa imagen en texto. También puede proporcionar a los usuarios de Tablet PC un campo dedicado del formulario en el que pueden escribir o dibujar. Esto puede ser útil si desea que los usuarios puedan esbozar algo que sea bastante complicado o muy técnico, como una fórmula matemática o un diagrama de un proceso empresarial concreto. En este caso, InfoPath guarda la imagen junto con el formulario en lugar de convertirlo en texto.

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Cómo funciona InfoPath con otros programas y tecnologías

Para sacar el máximo partido a InfoPath, es probable que desee utilizarlo con otros programas, servidores y tecnologías, incluidos los que aparecen en la siguiente tabla.

Programa o tecnología Funcionamiento con InfoPath
InfoPath Forms Services Puede diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador y publicarla en un servidor en el que se ejecute InfoPath Forms Services. A continuación, los usuarios pueden rellenar los formularios que estén basados en su plantilla de formulario en un explorador Web o en un dispositivo móvil. Además, InfoPath Forms Services proporciona una ubicación central para almacenar y administrar las plantillas de formulario de la organización. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información sobre InfoPath Forms Services.
Microsoft Office Excel

Los usuarios pueden exportar datos de uno o más formularios a una hoja de cálculo de Excel nueva.

Además, algunas organizaciones usan hojas de cálculo de Excel como formularios para recopilar datos. Estas hojas de cálculo suelen incluir celdas en blanco para que los usuarios especifiquen datos. Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath mediante el Asistente para importación de InfoPath.

Microsoft Office Outlook

Puede distribuir las plantillas de formulario a los usuarios publicándolas en una lista de destinatarios de mensajes de correo electrónico. De manera similar, puede diseñar una plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar formularios cumplimentados como archivos de datos adjuntos en mensajes de correo electrónico.

En Office Outlook 2007, los usuarios también pueden abrir, rellenar y enviar formularios de InfoPath como mensajes de correo electrónico. Además, pueden responder al formulario en un mensaje de correo electrónico o reenviarlo, como lo harían con cualquier otro mensaje de correo electrónico. En la Bandeja de entrada, los usuarios pueden almacenar recopilaciones de formularios relacionados en una carpeta de formularios de InfoPath (carpeta de formularios de InfoPath: carpeta de Outlook 2007 que almacena una colección de formularios relacionados con InfoPath 12. En la carpeta de formularios de InfoPath, puede utilizar columnas para agrupar, filtrar y ordenar datos de varios formularios.) dedicada. Al mostrar los datos de cada formulario en columnas en la carpeta, los usuarios pueden agrupar, filtrar y ordenar rápidamente los datos de varios formularios.

Microsoft Office Access

Puede conectar la plantilla de formulario a una base de datos Access existente. En este caso, los usuarios pueden enviar datos a dicha base de datos y consultarla. De forma similar, puede rellenar los cuadros de lista con valores de la base de datos o enlazar (enlazar: conectar un control con un campo o grupo en el origen de datos para que se guarden los datos escritos en el control. Cuando un control no está enlazado, no está conectado con un campo o un grupo, por lo que no se guardan los datos escritos en el control.) controles a los campos y grupos asociados a la base de datos.

En Office Access 2007, puede crear adicionalmente una plantilla de formulario de InfoPath basada en una base de datos de Access y después publicar la plantilla de formulario en una lista de destinatarios como mensaje de correo electrónico.

Microsoft Office Word Aunque puede usar Word para crear un documento que tenga el mismo aspecto que un formulario, Word trabaja mejor como programa de procesamiento de textos, no como un programa de diseño de formularios. Y, a la inversa, InfoPath se ha creado específicamente para diseñar y rellenar formularios electrónicos. Si desea convertir documentos Word existentes en plantillas de formulario de InfoPath, puede usar el Asistente para importación de InfoPath para hacerlo.
Microsoft SQL Server

InfoPath trabaja con las bases de datos de SQL Server en cualquiera de los siguientes formatos: Microsoft SQL Server 2000 a Microsoft SQL Server 2005.

Puede diseñar una plantilla de formulario que está conectada a una base de datos SQL Server. En este caso, los usuarios pueden usar el formulario para enviar datos a la base de datos y consultarla. Del mismo modo, puede rellenar los cuadros de lista con valores extraídos de la base de datos o enlazar controles a los campos y grupos asociados a la base de datos.

Microsoft Windows SharePoint Services

Puede publicar plantillas de formulario directamente en una biblioteca de un servidor que esté ejecutando Windows SharePoint Services. De esta forma, los formularios relacionados se pueden almacenar en una única ubicación, lo que es más cómodo. Por ejemplo, un equipo de ventas puede usar un sitio de SharePoint como lugar para rellenar, guardar y ver datos de los formularios de informes de ventas. En la biblioteca, los usuarios pueden rellenar los formularios basados en su plantilla de formulario, exportar los datos de formularios completados a Excel o combinar los datos de varios formularios en un solo formulario. También puede configurar una conexión de datos de la plantilla de formulario para que reciba datos de una lista o biblioteca de SharePoint o para que envíe los datos a una biblioteca.

Además, puede publicar una plantilla de formulario como tipo de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y se utilizan en listas y bibliotecas.) del sitio en un servidor en el que se esté ejecutando Windows SharePoint Services 3.0. De esta forma, puede asignar varias plantillas de formulario a una única biblioteca o asignar una única plantilla de formulario a varias bibliotecas de una colección de sitios (colección de sitios: conjunto de sitios Web hospedados en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten valores de administración. Todas las colecciones de sitios contienen un sitio web de nivel superior y pueden contener uno o más subsitios.).

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 es un conjunto de programas integrados de aplicaciones de servidor que amplían la funcionalidad central de Microsoft Windows SharePoint Services.

Puede publicar plantillas de formulario directamente en una biblioteca de Office SharePoint Server 2007 y después habilitarlas para su uso en el Web. Además, puede sacar el máximo partido de las siguientes características:

  • Bibliotecas de conexiones de datos    Si varias plantillas de formulario van a usar las mismas conexiones de datos o similares, puede almacenar la configuración de la conexión de datos en un archivo de conexión de datos (archivo de conexión de datos: archivo que almacena información sobre una conexión en un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto y que facilita la administración del origen de datos.) de una biblioteca de conexiones de datos (biblioteca de conexión de datos: biblioteca de documentos, ubicada en un sitio que ejecuta Microsoft Office SharePoint Server 2007, que incluye una colección de archivos de conexión de datos universal (.udcx) y de conexión de datos de Office (.odc).) en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Cuando el usuario abre un formulario que se conecta a un archivo de conexión de datos, InfoPath usa la configuración de dicho archivo para conectarse al origen de datos externo. De esta forma, varias plantillas de formulario pueden usar el mismo archivo de conexión de datos, por tanto no hay necesidad alguna de crear la misma conexión de datos desde el principio para cada plantilla de formulario. Es más, si cambia la configuración de la ubicación o conexión del origen de datos externo, debe actualizar únicamente el archivo de conexión de datos, no cada plantilla de formulario.
  • Flujos de trabajo    Si utiliza InfoPath junto con Office SharePoint Server 2007, puede participar en los flujos de trabajo de los documentos basados en servidor directamente en InfoPath. Puede comenzar un flujo de trabajo en una plantilla de formulario, realizar el seguimiento del estado de un flujo de trabajo en curso o terminar una tarea de flujo de trabajo. Office SharePoint Server 2007 incluye varios flujos de trabajo predefinidos que están diseñados para administrar los procesos empresariales habituales, como la aprobación y revisión de documentos o la recopilación de firmas.
  • Paneles de información del documento    En muchos programas del sistema Microsoft Office puede actualizar las propiedades de un documento del servidor en un panel de información del documento que aparece como un conjunto de campos editables en la parte superior de un documento. Por ejemplo, en un documento de Microsoft Office Word 2007, es posible que tenga que editar las propiedades del nombre del autor, fecha de creación y tipo de documento. En última instancia, esto hace más fácil encontrar lo que está buscando en el servidor. Por ejemplo, puede buscar rápidamente todos los comunicados de prensa cuyas propiedades del cliente coincidan con el nombre de un cliente concreto. Puede utilizar InfoPath para crear o editar un panel de información del documento personalizado para utilizarlo con un sitio o tipo de contenido de lista. Esto permite controlar el aspecto y el estilo del panel o utilizar funciones de InfoPath, como la validación de datos y el formato condicional, para personalizar el comportamiento de los campos de formulario en el panel.
Editor de secuencias de comandos de Microsoft No necesita ser un experto en programación para diseñar una plantilla de formulario eficaz. No obstante, podrá utilizar Microsoft JScript (JScript: lenguaje interpretado de scripting basado en objetos que toma prestado de C, C++ y Java. Se trata de la implementación de Microsoft de la especificación del lenguaje ECMA 262.) o Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) (Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript): subconjunto del sistema de programación de Microsoft Visual Basic. Microsoft Internet Explorer 3.0 o posterior, junto con el resto de exploradores Web, puede leer programas VBScript que se incrusten en páginas HTML.) en la plantilla de formulario mediante el acceso al Editor de secuencias de comandos de Microsoft (MSE) (Microsoft Script Editor (MSE): entorno de programación utilizado para crear, editar y depurar código de Microsoft JScript o Microsoft VBScript en un formulario de InfoPath.) en el modo de diseño.
Microsoft Visual Studio 2005 Tools para aplicaciones (VSTA) Si sabe escribir código administrado, puede tener acceso a VSTA (Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA): un entorno de programación de código administrado que se utiliza para crear, editar y depurar código de Visual Basic o Visual C# incluido en una plantilla de formulario de InfoPath.) desde el modo de diseño para crear, editar y depurar código de Microsoft Visual Basic o Microsoft Visual C#.
Microsoft Visual Studio 2005

Puede integrar funciones del modo de diseño de InfoPath en el entorno de desarrollo de Microsoft Visual Studio 2005 si descarga e instala Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office system en el equipo. A continuación, puede abrir Visual Studio 2005, crear un proyecto de plantilla de formulario de InfoPath y utilizar las funciones del modo de diseño para diseñar esta plantilla. Para obtener información acerca de cómo descargar Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office system, visite el Portal para programadores de InfoPath en el sitio web de Microsoft Developer Network (MSDN).

Servicios Web Las plantillas de formularios se pueden conectar a un servicio Web para intercambiar los datos XML con otros programas o sistemas. Por ejemplo, podría utilizar un servicio Web para recibir datos de una base de datos de Oracle o enviarlos a ella, que no es compatible directamente con InfoPath. También puede rellenar los cuadros de lista con valores que procedan del servicio Web o enlazar controles con los campos y grupos asociados al servicio Web.
Esquemas XML Para asegurarse de que los datos que se recopilan en los formularios son exactos y coherentes, puede basar el diseño de la plantilla de formulario en un esquema XML (.xsd) que ya está utilizando la organización. Por ejemplo, si la organización utiliza un archivo .xsd específico para los informes de gastos, podrá basar el diseño de una plantilla de formulario para informes de gastos en ese archivo .xsd. Si no tiene ningún esquema, InfoPath crea uno al agregar controles a la plantilla de formulario.

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