Este artículo está destinado a diseñadores de plantillas de formulario que desean comprender perfectamente el proceso de diseño de los formularios en Microsoft Office InfoPath. Describe las distintas fases de creación e implementación de una plantilla de formulario y proporciona vínculos a información adicional sobre tareas clave. Aunque puede experimentar y trabajar de la forma que mejor se adapte a sus necesidades, si sigue este proceso de diseño recomendado, le ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo a largo plazo.
En este artículo
Fase 1: Planear
El tiempo dedicado a la planeación depende de la complejidad de la plantilla de formulario, de su función en la organización y de los procesos y requisitos de la organización.
Si la plantilla de formulario sólo la van a usar miembros de su equipo inmediato, la fase de planeación puede ser muy informal. Si la plantilla de formulario es más compleja, probablemente la fase de planeación sea un proceso más formal e implicado, y es posible que necesite consultar con varios participantes. Por ejemplo, si la plantilla de formulario va a formar parte de un sistema empresarial mayor para toda la empresa, como un sistema de planeación de recursos empresariales o de creación de informes de gastos, probablemente en este caso necesite crear documentos más formales, como especificaciones funcionales.
En cualquier caso, antes de comenzar a diseñar la plantilla de formulario, debe considerar lo siguiente:
- Objetivos de los usuarios ¿Qué necesitan realizar los usuarios con la plantilla de formulario? ¿Qué escenarios tiene que admitir? ¿Cómo medirá el grado de cumplimiento con los objetivos de los usuarios?
- Consideraciones de compatibilidad ¿La plantilla de formulario tiene que ser accesible a usuarios que están fuera de la organización, ya sea ahora o en el futuro? Por ejemplo, ¿desea que la plantilla de formulario esté disponible en el sitio Web externo de la organización, para aquellos clientes que no tengan instalado InfoPath en su equipo? Si es así, puede diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador (plantilla de formulario compatible con el explorador: plantilla de formulario diseñada en InfoPath mediante un modo de compatibilidad específico. Una plantilla de formulario compatible con el explorador puede estar habilitada para el explorador cuando se publica en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services.) en lugar de una plantilla de formulario estándar sólo para InfoPath. ¿Algunos usuarios de la organización deben rellenar el formulario en InfoPath 2003? Si es así, es posible que desee diseñar una plantilla de formulario compatible con versiones anteriores. ¿Desea que los usuarios puedan rellenar formularios cuando no estén en la oficina o estén sin conexión? Si es así, puede agregar características a la plantilla de formulario que les permita trabajar eficazmente en modo sin conexión (modo sin conexión: estado en el que los usuarios rellenan los formularios cuando trabajan sin conexión. Los diseñadores de formularios pueden especificar si un formulario se puede abrir en el modo sin conexión y, si se puede, especifican a qué orígenes de datos se puede obtener acceso en ese modo.).
- Formularios de usuarios existentes ¿Utiliza actualmente documentos de Microsoft Office Word o libros de Microsoft Office Excel para recopilar datos de usuarios? Si es así, puede convertir fácilmente dichos archivos en plantillas de formulario de InfoPath. ¿Tiene plantillas de formulario de InfoPath 2003 existentes? Si es así, puede que desee que dichas plantillas sean compatibles con versiones anteriores o actualizarlas a formato de Office InfoPath 2007.
- Requisitos de integración ¿Con qué otros productos o tecnologías trabajarán la plantilla de formulario? Por ejemplo, es posible que tenga que almacenar los datos en la plantilla de formulario de una base de datos de Microsoft SQL Server, o puede decidir basar el diseño de la plantilla de formulario en un servicio Web para que pueda enviar los datos a una base de datos que no sea directamente compatible con InfoPath.
- Requisitos de la interfaz de usuario ¿Tiene que cumplir las directrices de marca corporativas? ¿A qué desea que se parezca la plantilla de formulario? ¿Qué tipo de controles usará y cómo los organizará?
- Requisitos del proceso ¿Formará parte la plantilla de formulario de un proceso empresarial mayor, como un proceso de aprobación de un informe de gastos? Si es así, ¿qué clase de vistas (vista: configuración de pantalla específica para un formulario que se puede guardar como una plantilla de formulario y aplicarse a los datos del formulario cuando éste se rellena. Los usuarios pueden cambiar de vistas para elegir la cantidad de datos que se muestran en el formulario.) necesita, y cómo implementará las reglas que dirigen el desplazamiento de los datos por la organización y si están procesados por gente o sistemas empresariales diferentes? ¿Se aprovechará de las características de flujo de trabajo de otros programas, como Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿La plantilla de formulario requerirá código administrado o secuencia de comandos? En este caso, ¿utilizará los programadores internamente o subcontratará este trabajo?
- Requisitos del almacenamiento de datos ¿Qué desea hacer con los datos de los formularios de usuarios? Por ejemplo, si los usuarios tienen que poder enviar y recibir rápidamente los datos del formulario y no necesita reutilizar los datos, es posible que desee usar mensajes de correo electrónico para almacenar los datos. Si los usuarios deben poder tener acceso y compartir los datos del formulario, es posible que desee almacenar colecciones de formularios de InfoPath relacionados en bibliotecas de un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. Si los usuarios deben tener acceso a los datos del formulario en otras aplicaciones o sistemas empresariales, como aplicaciones de contabilidad o de creación de informes de gastos, es posible que desee almacenar los datos en bases de datos corporativas. Esto se suele llevar a cabo conectando la plantilla de formulario a un servicio Web, que sirve como intermediario entre la plantilla y la base de datos o servicio empresarial.
- Requisitos de seguridad ¿A qué tipos de desafíos y vulnerabilidades de seguridad se enfrenta? ¿Debe la plantilla de formulario estar instalada en los equipos de los usuarios o los usuarios pueden tener acceso a ella desde un recurso de red? ¿Desea que los usuarios firmen digitalmente los formularios o ciertos conjuntos de datos de los formularios? ¿Conectará la plantilla de formulario directamente a una base de datos o usará los archivos de conexión de datos (archivo de conexión de datos: archivo que almacena información sobre una conexión en un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto y que facilita la administración del origen de datos.) de bibliotecas de conexión de datos (biblioteca de conexión de datos: biblioteca de documentos, ubicada en un sitio que ejecuta Microsoft Office SharePoint Server 2007, que incluye una colección de archivos de conexión de datos universal (.udcx) y de conexión de datos de Office (.odc).), que normalmente están administradas por un administrador?
- Requisitos de prueba ¿Qué proceso utilizará para comprobar el aspecto y el comportamiento de su plantilla de formulario? ¿Necesita crear un plan formal de comprobación?
- Requisitos de implementación ¿Cómo piensa compartir la plantilla de formulario con otras personas? ¿Publicará la plantilla de formulario? Si planea publicarla en un servidor que está ejecutando InfoPath Forms Services, ¿desea publicarla en una biblioteca o como un tipo de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y se utilizan en listas y bibliotecas.) del sitio? ¿Cómo notificará a los usuarios de la disponibilidad de la plantilla de formulario? ¿Cuál es su plan para publicar nuevas versiones de plantillas de formulario?
- Requisitos de mantenimiento ¿Desea archivar plantillas de formulario, formularios de usuario o ambos? ¿Durante cuánto tiempo necesita mantener los datos? ¿Qué tipo de directivas de archivado y de retención de datos se requieren en la organización?
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Fase 2: Diseñar
Una vez completada la fase de planeación, puede comenzar el proceso de diseño. Se recomienda que siga el orden de las tareas mostradas a continuación al diseñar la plantilla de formulario. Sin embargo, si lo cree necesario, puede cambiar el orden. Por ejemplo, puede preferir definir la validación de datos, el formato condicional y las reglas para los controles mientras agrega dichos controles a la plantilla de formulario, en lugar de hacerlo posteriormente en el proceso de diseño.
Paso 1: Cree la plantilla de formulario
Cuando crea la plantilla de formulario, es posible que tenga que importar un formulario existente, como un documento de Word o un libro de Excel, en InfoPath o bien especificar una configuración de compatibilidad para la plantilla de formulario para que los formularios resultantes se puedan rellenar en InfoPath 2003 o en un explorador Web. La mayoría de estas funciones están disponibles en el cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario. Por ejemplo, si desea diseñar una plantilla de formulario que se pueda abrir o rellenar en Microsoft Office InfoPath o en un explorador, puede activar la casilla de verificación Habilitar solamente características compatibles con el explorador en el cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario.
Los recursos siguientes proporcionan detalles adicionales sobre el proceso de creación de una plantilla de formulario.
Paso 2: Cree o especifique el origen de datos principal
Todas las plantillas de formulario están basadas en un origen de datos, que almacena los datos recopilados de un formulario. Este origen de datos puede ser una base de datos corporativa, un servicio Web o un archivo XML existente que se usa en toda la organización para normalizar los datos, como un archivo de esquema XML (esquema XML: especificación formal escrita en XML que define la estructura de un documento XML, incluidos los nombres de elementos y tipos de datos enriquecidos, los elementos que pueden aparecer combinados y los atributos que están disponibles para cada elemento.) (.xsd). Si no tiene un origen de datos existente, InfoPath puede crear uno por usted cuando agrega controles a la plantilla de formulario.
Puede ver una representación del origen de datos para la plantilla de formulario en el panel de tareas Origen de datos:
Cuando crea por primera vez la plantilla de formulario, debe decidir cuál de los siguientes métodos va a utilizar:
- Dejar que InfoPath cree el origen de datos Si crea una plantilla de formulario en blanco, InfoPath crea el origen de datos por usted cuando agrega controles a la plantilla de formulario. Este método resulta útil si está diseñando una plantilla de formulario que se usará informalmente por los miembros de un equipo pequeño, si no tiene acceso a un origen de datos existente en la organización o si no necesita almacenar los datos que recopila fuera del formulario. Esto también resulta útil cuando comparte formularios en una biblioteca de SharePoint o en un mensaje de correo electrónico de Microsoft Office Outlook 2007 y desea mostrar información del formulario en columnas en la biblioteca o en una carpeta de formularios de InfoPath (carpeta de formularios de InfoPath: carpeta de Outlook 2007 que almacena una colección de formularios relacionados con InfoPath 12. En la carpeta de formularios de InfoPath, puede utilizar columnas para agrupar, filtrar y ordenar datos de varios formularios.) en lugar de almacenarla en una base de datos o e otra ubicación externa.
- Usar un origen de datos existente Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un origen de datos existente, como una base de datos o servicio Web, InfoPath establece una conexión de datos (conexión de datos: conexión entre un formulario de InfoPath y un origen de datos externo, como una base de datos, un servicio Web, una biblioteca de SharePoint o un archivo XML. Las conexiones de datos se utilizan para consultar y enviar datos.) principal a dicho origen de datos. Sólo puede haber una conexión de datos principal en una plantilla de formulario. Posteriormente, en el proceso de diseño, puede crear las conexiones de datos a orígenes de datos secundarios (origen de datos secundario: archivo de datos XML, base de datos o servicio web que utiliza un formulario para las entradas en un cuadro de lista o para acciones de script.) para rellenar los cuadros de lista con datos externos o para enviar datos del formulario a más de un origen de datos. Para obtener más información sobre orígenes de datos secundarios, vea el Paso 5 "Agregue conexiones de datos", más adelante en este artículo.
Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales que le pueden ayudar a determinar qué tipo de origen de datos usar y si debería agregar conexiones de datos adicionales a la plantilla de formulario.
Paso 3: Defina el diseño
La mayoría de las plantillas de formulario incluyen al menos una tabla de diseño, que es un marco para organizar y disponer el contenido del formulario, incluyendo controles, secciones de un formulario, logotipos y otros tipos de imágenes.
Puede encontrar tablas de diseño previamente diseñadas en el panel de tareas Diseño:
Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las opciones de diseño visual para la plantilla de formulario.
Paso 4: Agregue controles
Los controles permiten a los usuarios introducir y seleccionar datos en la plantilla de formulario. También se pueden usar para mostrar datos de orígenes de datos existentes, como bases de datos o servicios Web. Después de crear el diseño de la plantilla de formulario, puede insertar cualquier control que necesite en la plantilla. El panel de tareas Controles proporciona acceso a todos los controles disponibles en InfoPath, incluyendo controles personalizados que se hayan agregado al panel de tareas, como controles ActiveX (control ActiveX: control personalizado. Los diseñadores de formularios pueden agregar o quitar controles ActiveX en el panel de tareas Controles.) o elementos de plantilla (elemento de plantilla: parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para su uso en múltiples plantillas de formularios. Un elemento de plantilla típico consiste en controles y un origen de datos y puede incluir también características tales como conexiones de datos, validación de datos y reglas.).
Puede agregar un control a la plantilla de formulario haciendo clic en su nombre en la lista Insertar controles o arrastrándolo del panel de tareas al área de trabajo de la plantilla de formulario. Dependiendo del tipo de controles que agregue en la plantilla de formulario, los usuarios que rellenan el formulario pueden escribir texto en los campos de texto, ver datos en controles extensibles, realizar selecciones con botones de opción y casillas de verificación, seleccionar entradas en listas y hacer clic en botones de comandos para ejecutar comandos. Los datos introducidos por el usuario en un control se almacenan en el origen de datos del formulario.
Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales acerca del uso de controles en InfoPath.
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Para |
| Introducción a los controles |
Obtener más información sobre los diferentes tipos de controles disponibles en InfoPath. |
| Diseñar un elemento de plantilla para volverlo a utilizar en varias plantillas de formulario |
Obtener información acerca de cómo insertar y actualizar elementos de plantilla. Los elementos de plantilla le ayudan a conseguir un diseño coherente en una colección de plantillas de formulario. Por ejemplo, puede crear elementos de plantilla para secciones de firma. Además de volver a utilizar controles y diseño, puede volver a utilizar reglas, formato condicional y validación de datos. |
Paso 5: Agregue conexiones de datos
Todas las plantillas de formulario tienen un origen de datos principal. Si diseña una plantilla de formulario basada en un origen de datos externo, como una base de datos o servicio Web, InfoPath crea el origen de datos principal basado en dicho origen de datos externo. Además, si diseña una plantilla de formulario en blanco, InfoPath crea el origen de datos principal cuando se agregan controles a la plantilla de formularios.
A medida que diseña la plantilla de formulario, también puede agregar conexiones de datos a uno o más orígenes de datos secundarios. Un origen de datos secundario es un archivo de datos XML, base de datos o servicio Web que utiliza un formulario para las entradas de un cuadro de lista o para acciones de secuencias de comandos. Esto le permite rellenar cuadros de lista y otros controles con datos externos en la plantilla de formulario, como datos que residen en una base de datos SQL Server o en una lista de SharePoint.También puede agregar conexiones de datos a orígenes de datos secundarios cuando necesite que los usuarios envíen datos a más de un origen de datos externo.
Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las conexiones de datos secundarias y su usan en InfoPath.
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Para |
| Introducción a las conexiones de datos |
Obtener información sobre qué es la conexión de datos y cómo usar una para recuperar y enviar datos desde una base de datos, servicio Web o cualquier otro origen de datos. Por ejemplo, si los proyectos del equipo se muestran en un sitio de SharePoint, puede crear una conexión de datos a dicha lista para que los nombres de los proyectos aparezcan dentro de un control de cuadro de lista en el formulario. |
| Agregar una conexión de datos a una biblioteca de documentos o lista de SharePoint |
Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario para poder consultar los datos desde una biblioteca o lista o bien enviar datos a una biblioteca en un servidor que esté ejecutando Windows SharePoint Services. |
| Agregar una conexión a una base de datos de Microsoft SQL Server |
Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que consulte una base de datos de SQL Server. |
| Agregar una conexión de datos a un servicio Web |
Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que pueda consultar o enviar datos a un servicio Web. |
| Agregar una conexión de datos usando la configuración de una biblioteca de conexiones |
Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario usando un archivo de conexión de datos almacenado en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Este archivo almacena información sobre las conexiones a un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto. |
| Usar valores de un servicio Web para rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado |
Rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado con datos de una conexión de datos secundaria a un servicio Web. |
| Usar valores de una base de datos SQL Server para rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado |
Rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado con datos de una conexión de datos de consulta a una base de datos de Microsoft SQL Server. |
| Configurar una conexión de datos secundaria para su uso sin conexión |
Configurar la plantilla de formulario para que los formularios basados en la plantilla de formulario puedan almacenar datos en la memoria caché (caché: subsistema de memoria especial en el que se duplican los valores de datos que se usan con frecuencia, como archivos disponibles para usarlos sin conexión, para un acceso rápido. Los cambios realizados en la copia almacenada en caché de un archivo no se reflejan en la copia original del mismo.) desde una conexión de datos secundaria cuando los usuarios rellenan el formulario. Esto resulta útil cuando los usuarios no tienen conectividad de red o cuando el origen de datos externo del formulario no está disponible. En estos casos, InfoPath muestra los datos en caché en el formulario y éste continúa trabajando de la forma esperada por el usuario. |
Paso 6: Agregue validación de datos, reglas y otras características de lógica empresarial
Siempre que sea posible, es importante reducir costos y aumentar la eficacia en la empresa. Puede usar las características de lógica empresarial en la plantilla de formulario para evitar los costosos errores de introducción de datos y para automatizar acciones en el formulario del usuario. Cuando usa funciones de InfoPath tales como validación de datos (validación de datos: proceso de comprobar la precisión de los datos; conjunto de reglas que se pueden aplicar a un control para especificar el tipo y el intervalo de datos que los usuarios pueden especificar.), formato condicional (formato condicional: proceso de cambiar el aspecto de un control, incluida su visibilidad y estado de lectura y escritura, de acuerdo con los valores especificados en el formulario.) y reglas (regla: condición o acción, o conjunto de condiciones o acciones, que realiza automáticamente las tareas basadas en los eventos y valores del formulario.), puede definir condiciones y acciones que ejecuten automáticamente tareas basadas en eventos,como abrir o cerrar un formulario o en valores que se introducen en la plantilla de formulario.
Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales que ilustran la variedad de características de lógica empresarial de InfoPath.
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Para |
| Agregar, cambiar o quitar validación de datos |
Detectar automáticamente errores cuando el usuario rellena el formulario. Al agregar validación de datos a los controles en la plantilla de formulario, garantiza que los datos que recopila son exactos y coherentes y que cumplen con los estándares utilizados por la compañía. |
| Aplicar formato condicional a una plantilla de formulario |
Ocultar o aplicar formato a un control, basado en las condiciones que tienen lugar en el formulario. Puede usar el formato condicional para aplicar automáticamente a los controles negritas, subrayados, cursivas, tachados, color de fuente o color de fondo. También puede usar el formato condicional para determinar si un control está visible en el formulario cuando los usuarios lo rellenan, si el control está deshabilitado o si se va a habilitar a los usuarios para que agreguen o quiten determinados controles, como secciones opcionales. |
| Agregar una regla |
Agregar reglas que muestran un cuadro de diálogo, establecen un valor de campo, consultan o envían a una conexión de datos, cambian vistas o abren o cierra un formulario en respuesta a determinados eventos y condiciones que tienen lugar en el formulario. |
| Agregar una fórmula a un control |
Agregar fórmulas que calculan datos, muestran fechas y horas específicas en un control o muestran los valores que especifican los usuarios en un control de otro control. |
| Ver la lógica empresarial en una plantilla de formulario |
Usar el cuadro de diálogo Inspector de lógica para revisar toda la configuración de la validación de datos, valores predeterminados calculados, reglas y características de programación asociadas a la plantilla de formulario. De esta forma evita el proceso que requiere tanto tiempo de abrir cada control individualmente para revisar la configuración. |
Las características de lógica empresarial de InfoPath son todo lo que se necesita para la mayoría de las plantillas de formulario. Sin embargo, si la plantilla de formulario requiere características adicionales que no están disponibles en InfoPath, puede usar código para crear características personalizadas. Si desea escribir secuencias de comandos, puede usar el Editor de secuencias de comandos de Microsoft (MSE) (Microsoft Script Editor (MSE): entorno de programación utilizado para crear, editar y depurar código de Microsoft JScript o Microsoft VBScript en un formulario de InfoPath.) para crear, modificar o depurar código de Microsoft JScript (JScript: lenguaje interpretado de scripting basado en objetos que toma prestado de C, C++ y Java. Se trata de la implementación de Microsoft de la especificación del lenguaje ECMA 262.) o Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) (Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript): lenguaje interpretado de scripting basado en objetos que es un subconjunto del lenguaje de programación de Microsoft Visual Basic.). Si desea escribir código administrador, puede usar Microsoft Visual Studio 2005 Tools para aplicaciones (VSTA) (Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA): un entorno de programación de código administrado que se utiliza para crear, editar y depurar código de Visual Basic o Visual C# incluido en una plantilla de formulario de InfoPath.) para crear, modificar y depurar código de Visual Basic o Visual C#. Además, si dispone de Microsoft Visual Studio 2005, puede integrar características de modo de diseño de InfoPath en el entorno de desarrollo de Visual Studio 2005 descargando e instalando Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office system en el equipo. También puede abrir Visual Studio 2005, crear un proyecto de plantilla de formulario de InfoPath y usar características de modo de diseño para diseñar la plantilla de formulario. Para obtener más información acerca de la descarga de Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office system, vea el portal del programador de InfoPath en el sitio Web Microsoft Developer Network (MSDN).
Paso 7: Cree vistas personalizadas
Cada plantilla de formulario de InfoPath tiene una vista predeterminada, que se muestra cuándo el usuario abre por primera vez un formulario basado en su plantilla.
Puede usar el panel de tareas Vistas para diseñar vistas adicionales en la plantilla de formulario:
Cuando diseña una nueva vista, normalmente repite el proceso de diseñar el formulario, de agregarle controles y de agregar validación de datos y otras características.
Al crear distintas vistas de la plantilla de formulario, permite a los usuarios ver los datos del formulario de distintas formas. Esto evita que tenga que diseñar varas plantillas de formulario para el mismo proceso empresarial. Por ejemplo, en una plantilla de formulario que se usa para procesar reclamaciones de seguros, puede crear una vista para los asegurados, una segunda vista para los agentes de seguros y una tercera para los tasadores. Cada una de estas vistas está personalizada para acomodar el tipo de usuario que está introduciendo datos en él. También puede diseñar vistas de impresión personalizadas que se usan únicamente con fines de impresión del formulario.
Las vistas deben ser sencillas y relativamente autoexplicativas. Sin embargo, si desea comunicar instrucciones especiales a los usuarios, es posible que deba crear ayuda en la vista. Por ejemplo, puede crear una vista de Ayuda dedicada para la plantilla de formulario y, a continuación, agregar un botón a la vista predeterminada en el que pueden hacer clic los usuarios para tener acceso a la vista Ayuda.
Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las vistas.
| Haga clic en |
Para |
| Agregar o eliminar una vista |
Obtener información sobre cómo agregar, administrar y eliminar vistas. |
| Crear una vista sólo para InfoPath de una plantilla de formulario compatible con el explorador |
Obtener información acerca de la creación de dos vistas de una plantilla de formulario compatible con el explorador para dos tipos de usuario. Una vista puede ser para aquellos usuarios que abren la plantilla de formulario en un explorador Web. La otra vista la usarán exclusivamente aquellos usuarios que tengan InfoPath instalado en el equipo. Esta vista exclusiva para InfoPath nunca se mostrará en un explorador Web. Por tanto, puede usar características de InfoPath en esta vista que no sean compatibles con las plantillas de formulario compatibles con el explorador, como funciones de usuario o controles maestro/detalles. |
| Diseñar una vista optimizada para impresión |
Obtener información sobre el diseño de una vista de impresión para la plantilla de formulario y otras técnicas para crear plantillas para impresión. |
| Agregar texto de Ayuda personalizado a una plantilla de formulario |
Obtener información acerca de cómo diseñar una vista de Ayuda para la plantilla de formulario y otras técnicas para mostrar texto informativo personalizado a los usuarios. |
Paso 8: Habilite el comportamiento de envío
Cuando diseña plantillas de formulario para recopilar datos como parte de un proceso empresarial mayor, dichos datos no suelen permanecer en los formularios que rellenan los usuarios. Por el contrario, los datos del formulario se desplazan del formulario a la siguiente etapa del proceso empresarial — por lo general a un origen de datos externo como una base de datos o servicio Web. Por ejemplo, un empleado puede usar InfoPath para rellenar un formulario de informe de gastos y, a continuación, enviarlo a un servicio Web donde se puede procesar el formulario.
La especificación de a dónde se desean enviar los datos en la plantilla de formulario puede aumentar la exactitud y eficacia de los procesos empresariales, porque le permite ejercer más control sobre dichos procesos. Antes que los usuarios puedan enviar los datos del formulario, InfoPath se asegura que los datos de los formularios son válidos y permite a los usuarios corregir los datos no válidos. Esta características garantiza que sólo se envían datos válidos al origen de datos externo.
Los siguientes recursos explican cómo diseñar la plantilla de formulario para que los datos del formulario se envíen a una ubicación de su elección.
Paso 9: Habilite las características de seguridad
Debe usar las directivas de seguridad existentes de la organización como base para cualquier opción que realice sobre la seguridad de las plantillas de formulario y sus formularios relacionados.
Si está creando plantillas de formulario compatibles con el explorador, tenga en cuenta que varios factores pueden afectar a la seguridad de la información almacenada en los servidores en los que se ejecuta InfoPath Forms Services. Algunos los controla el usuario pero otros están controlados por el administrador, que es la persona que configura y administra las cuentas de usuario, asigna permisos y ayuda a los usuarios en caso de problemas con la red o acceso al servidor. Debe coordinarse con el administrador para establecer las opciones apropiadas para la plantilla de formulario.
Los siguientes recursos explican cómo diseñar la plantilla de formulario teniendo presente la seguridad.
| Haga clic en |
Para |
| Consideraciones de seguridad para formularios y plantillas de formulario |
Obtener información sobre algunas de las prácticas recomendadas para proteger los formularios y plantillas de formulario, así como consideraciones sobre seguridad del servidor. |
| Niveles de seguridad de formularios InfoPath |
Obtener información sobre los tres niveles de seguridad para los formularios: Restringido, Dominio y Plena confianza. Los niveles de seguridad determinan si un formulario puede tener acceso a los datos en otros dominios, o tener acceso a archivos y configuración del equipo del usuario. |
| Establecer el nivel de seguridad requerido de una plantilla de formulario |
Reemplazar la configuración de seguridad predeterminada, que selecciona automáticamente InfoPath en función de las características de la plantilla de formulario. |
| Introducción a las firmas digitales |
Obtener información sobre las firmas digitales en InfoPath así como sobre consideraciones sobre usarlas en plantillas de formulario habilitadas para exploradores. La firma de un formulario ayuda a autenticar a un usuario como la persona que ha rellenado el formulario y garantiza que el contenido del formulario no se ha modificado. |
Paso 10: Pruebe el aspecto y el comportamiento
El plan de prueba depende de la complejidad de la plantilla de formulario y de las directivas existentes dentro de la organización para implementar plantillas de formulario. El plan de prueba puede ser tan sencillo como obtener una vista previa de la plantilla de formulario para probar el comportamiento y el aspecto de los formularios basados en la plantilla. Al implementar una plantilla de formulario a mayor escala, puede ser necesario una prueba más detallada y formal. Por ejemplo, suponga que desea realizar una prueba de posibilidades de uso o programar implementaciones piloto con una muestra de usuarios.
La prueba más básica implica la obtención de una vista previa de la plantilla de formulario en la ventana Vista previa de InfoPath. Esta ventana permite ver el formulario tal como lo verán los usuarios e introducir datos en los controles para probar su funcionalidad. Esto le permite comprobar la alineación y el formato de los controles. También puede probar la funcionalidad de los controles en el formulario. Por ejemplo, puede introducir datos en los controles para asegurarse de que la validación de datos, fórmulas, reglas y conexiones de datos funcionan como esperaba. En la ventana Vista previa, también debe asegurar que la plantilla de formulario carece de errores ortográficos e inconsistencias de redacción y comprobar que se ve bien desde un punto de vista visual.
Sugerencia También puede usar la ventana Vista previa para una prueba sencilla y repetitiva de los controles y del comportamiento del formulario al diseñar la plantilla de formulario.
Aunque puede realizar gran parte de la prueba usted mismo, antes de publicar y distribuir la plantilla de formulario, deberá probarla con usuarios para asegurarse de que cumple todas sus expectativas. Lo recomendable sería publicar una plantilla de formulario piloto y distribuirla a una pequeña muestra de usuarios. De esta forma, puede solicitar comentarios de auténticos usuarios sobre la posibilidad de uso general de la plantilla de formulario. Después puede realizar los cambios necesarios antes de publicar la plantilla de formulario para un grupo más amplio de destinatarios.
El recurso siguiente explica cómo se utiliza el panel de tareas Verificador de diseño para probar la plantilla de formulario.
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Fase 3: Implementar
El proceso de implementar una plantilla de formulario implica la publicación de la plantilla, habilitándola para su uso en el Web (sólo para plantillas de formulario compatibles con el explorador) y poniendo en conocimiento de los usuarios la disponibilidad de la plantilla. Si piensa instalar la plantilla de formulario propia en los equipos de los usuarios, el proceso de publicación también puede implicar la creación de un archivo de instalación. Puede publicar las plantillas de formulario en varias ubicaciones, incluyendo listas de distribución de correo electrónico y servidores en los que se ejecuta InfoPath Forms Services o Windows SharePoint Services.
Si está planeando publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services, debe habilitar para el explorador la plantilla de formulario además de publicarla. En muchos casos puede realizar este paso durante el proceso de publicación activando una casilla de verificación en el Asistente para publicación. Sin embargo, si la plantilla de formulario incluye ciertas características, como código administrado, no podrá habilitar para el explorador la misma plantilla. En su lugar, debe guardar la plantilla en una ubicación compartida y, a continuación, poner en conocimiento del administrador del conjunto de servidores que está disponible para revisión. El administrador del conjunto de servidores puede entonces comprobar que la plantilla de formulario está libre de errores y advertencias, cargarla en una ubicación del conjunto de servidores Web y activarla después en una colección de sitios (colección de sitios: conjunto de sitios Web hospedados en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten valores de administración. Todas las colecciones de sitios contienen un sitio web de nivel superior y pueden contener uno o más subsitios.) en el servidor.
Los siguientes recursos describen el proceso de publicación y lo que implica.
| Haga clic en |
Para |
| Introducción a la publicación de una plantilla de formulario |
Determinar cómo y dónde publicar la plantilla de formulario. |
| Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services |
Publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador que se puede rellenar en InfoPath o en el Web. Con la lectura de este artículo, podrá también determinar si puede habilitar para el explorador una plantilla de formulario o si necesita que realice este paso un administrador del conjunto de servidores. |
| Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services |
Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca que está en una ubicación de un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. También puede publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido del sitio, que le permite asignar varias plantillas de formulario a una única biblioteca o asignar la plantilla a varias bibliotecas en una colección de sitios. |
| Publicar una plantilla de formulario para una lista de destinatarios de correo electrónico |
Distribuir la plantilla de formulario en un mensaje de correo electrónico a los usuarios. El Asistente para publicación crea un mensaje de correo electrónico que incluye una copia de la plantilla de formulario y del formulario que está basado en la plantilla. Cuando los usuarios abren el mensaje de correo electrónico, pueden rellenar directamente el formulario en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. |
| Publicar una plantilla de formulario con plena confianza |
Usar el Asistente para publicación para crear archivos de instalación, para que pueda instalar plantillas de formulario de plena confianza en los equipos de los usuarios. El formulario sólo puede ejecutarse con plena confianza si su plantilla asociada está firmada digitalmente con un certificado raíz de confianza o si la plantilla de formulario está instalada en el equipo del usuario usando un programa de instalación como Microsoft Windows Installer (archivo .msi). |
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Fase 4: Mantener
El mantenimiento de la plantilla de formulario implica la actualización de la plantilla cuando sea necesario y la publicación de nuevas versiones. También es recomendable solicitar periódicamente los comentarios de los usuarios sobre la posibilidad de uso del diseño. ¿La plantilla de formulario sigue cumpliendo sus necesidades o han cambiado esas necesidades?
Cuando publica una plantilla de formulario que ha modificado, InfoPath puede actualizar tanto la plantilla (archivo .xsn) como cualquier formulario existente (archivos .xml) basados en dicha plantilla de formulario. Cuando los usuarios abren un formulario existente, descargan automáticamente la última copia de la plantilla de formulario, y sus datos del formulario se descargan para que coincidan con dicha versión. De manera predeterminada, InfoPath reemplaza automáticamente la versión más antigua de la plantilla de formulario con la última versión. Puede elegir el método de actualización que prefiera para actualizar los formularios de usuario existentes.
Si es administrador de un conjunto de servidores para un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services y necesita cargar una nueva versión de una plantilla de formulario aprobada por el administrador (plantilla de formulario aprobada por administrador: plantilla de formulario compatible con el explorador cargada por un administrador en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. Una plantilla de formulario aprobada por el administrador puede incluir código.), puede determinar cómo tendrá lugar la transición entre la versión existente y la actualizada. Por ejemplo, puede optar por reemplazar la plantilla de formulario por la última versión sin causar pérdida de datos para los usuarios que actualmente están rellenando el formulario en un explorador. Además, si tiene una razón imperiosa, como una revisión de seguridad, puede optar por sobrescribir inmediatamente la plantilla de formulario.
Si tiene que actualizar un elemento de plantilla existente, ábralo, realice los cambios necesarios, guarde el elemento de plantilla y, a continuación, redistribúyalo a los diseñadores de formulario. Cuando los diseñadores de formulario han agregado la última versión del elemento de plantilla al panel de tareas Controles, pueden usarlo en sus plantillas de formulario. Si abren una plantilla de formulario que contiene una versión anterior del elemento de plantilla, InfoPath les indicará que actualicen dicho elemento con la versión más reciente.
Los siguientes recursos describen detalladamente cómo modificar y actualizar plantillas de formulario y elementos de plantilla.
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Fase 5: Archivar
Las organizaciones con frecuencia archivan plantillas de formulario como el último paso del ciclo de vida del diseño de formularios. Si ya no va a necesitar una plantilla de formulario determinada, es posible que desee retirarla de su uso y conservar una copia digital de la plantilla en sus registros. Además, puede desear conservar los datos recopilados en formularios basados en dicha plantilla de formulario.
Muchas organizaciones siguen directrices estrictas en relación con el almacenamiento y conservación a largo plazo de los datos en los archivos. Por ejemplo, una organización puede requerir conservar los registros de transacciones de clientes en un archivo durante un número determinado de años. Las directrices de archivado en la organización pueden estar dirigidas por directivas internas, conformidad normativa, o ambas.
Archivar la plantilla de formulario.
Si es administrador de un conjunto de servidores para un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services, puede retirar las plantillas de formulario habilitadas para explorador cuando están obsoletas. Por ejemplo, puede desear retirar una plantilla de formulario de encuestas cuando la encuesta ha finalizado. Para mantener las bibliotecas actualizadas y organizadas, asegúrese de que se retiran las plantillas de formulario que ya no se van a usar y que dispone de una directiva vigente para la auditoría y actualización de plantillas de formulario existentes.
Si piensa retirar una plantilla de formulario habilitada para explorador que todavía se está usando, debe planear realizar una actualización gradual o poner en modo de inactividad (poner en modo inactivo: poner fuera de línea gradualmente un conjunto de servidores, un servicio o una plantilla de formulario no aceptando nuevas sesiones de usuario y permitiendo que finalicen las sesiones existentes.) la plantilla de formulario para evitar que finalicen las sesiones actuales, que darían como resultado la pérdida de datos y una interrupción abrupta para aquellos usuarios que están rellenando el formulario.
También se recomienda archivar el archivo de código fuente de la plantilla de formulario (el archivo .xsn) en un programa de control de versiones o cualquier otro tipo de solución de administración de archivos que use la organización. De esta forma se asegura que tanto usted como la organización disponen de un registro de la plantilla de formulario que puede usar cuando haga referencia a archivos de formularios o datos del formulario, y en el caso que desee restaurar o actualizar la plantilla de formulario.
Archivar formularios y datos del formulario
Si su organización utiliza Office SharePoint Server 2007, puede archivar formularios basados en servidor completados (archivos .xml) convirtiéndolos en páginas Web. El formulario archivado se puede almacenar en la misma biblioteca donde está ubicado el formulario original o se puede mover a otra ubicación de acuerdo con las directrices de la organización.
Nota Cuando convierte un formulario en una página Web, el archivo resultante puede ser algo diferente del archivo original. Debe comprobar los resultados de la conversión para asegurarse de que se satisfacen sus necesidades. Por ejemplo, si una conexión de datos a un origen de datos secundario se ha utilizado para rellenar un cuadro de lista en el formulario, no verá todos los valores de dicho cuadro de lista en el formulario archivado, sino que sólo verá el valor que el usuario especificó cuando rellenó el formulario.
En InfoPath, puede archivar un formulario abriéndolo y exportándolo a uno de los formatos siguientes:
- Portable Document Format (PDF) PDF es un formato electrónico de archivos de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato PDF asegura que cuando un archivo se ve en línea o se imprime, conserva el formato exacto pretendido y que los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente.
- XML Paper Specification (XPS) XPS es un formato electrónico de archivos que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato XPS asegura que cuando un archivo se ve en línea o se imprime, conserva el formato exacto pretendido y que los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente.
Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.
También puede exportar un formulario completado como página Web, en formato de Página Web de un solo archivo (MHTML) (Página web de un solo archivo (MHTML): documento HTML guardado en formato MHTML que integra gráficos incorporados, applets, documentos vinculados y otros elementos de apoyo a los que se hace referencia en el documento.). Este tipo de archivo permite a las personas leer (pero no modificar) el contenido de un formulario en un explorador.
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