¿Su escritorio está enterrado bajo 3 toneladas de papel, de forma que ya no puede encontrar el equipo? ¿Desearía trasladar de algún modo todo este papel al equipo? Bien, con Microsoft® Office Document Imaging y un escáner, existe realmente una manera de hacerlo
Con el componente de digitalización de Microsoft Office Document Imaging, puede digitalizar varias páginas (con o sin un alimentador automático de documentos (ADA) (ADF: sistema adjunto a algunos escáneres que permite la digitalización automática de varias páginas.)), organizarlas en la pantalla en archivos con páginas individuales o múltiples, y guardarlas como TIFF (Tagged Image File Format) (Tagged Image File Format (TIFF): formato de gráficos de alta resolución basado en etiquetas. El formato TIFF se utiliza para el intercambio universal de gráficos digitales.) o en el Formato de Microsoft Document Imaging (MDI) (Formato Microsoft Office Document Imaging (MDI): formato de gráficos de alta resolución basado en etiquetas que se basa en el formato TIFF (Tagged Image File Format) utilizado en los gráficos digitales.), (y reciclar esas 3 toneladas de papel para volver a recordar el color que tenía el escritorio). Microsoft Office Document Imaging también realiza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) (OCR: convierte imágenes de texto, como documentos digitalizados, en caracteres de texto real. También se le denomina reconocimiento de texto.) en los documentos digitalizados. Esto hace posible utilizar el texto del documento digitalizado, por ejemplo, puede copiar texto de un documento digitalizado en un documento de Word o en un mensaje de correo electrónico.
Primeros pasos
Primero, recopile el papel que desee digitalizar. Si el escáner tiene un ADA, puede cargar una pila de páginas cada vez. La primera vez que digitalice, Document Imaging detectará el ADA por usted. Para obtener más información sobre el ADA y para saber si su escáner dispone de uno, consulte la documentación que se incluye con el escáner.
También conviene ordenar los papeles; si tiene páginas en color que desea digitalizar en color, clasifíquelas en una pila diferente a las páginas en blanco y negro. Cargue la primera página, o la primera pila de páginas (con un ADA) en el escáner.
A continuación, inicie Microsoft Office Document Scanning (el componente de digitalización del programa Microsoft Office Document Imaging).
- En el menú Inicio de Windows seleccione Todos los programas (Programas en Windows 2000), elija Microsoft Office, Herramientas de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Microsoft Office Document Scanning.
Sugerencia Si Microsoft Office Document Imaging ya está en ejecución, puede iniciar el componente de digitalización haciendo clic en Digitalizar documento nuevo en el menú Archivo.
Configure las opciones de digitalización
En el cuadro de diálogo Digitalizar documento nuevo, realice uno de los siguientes procedimientos:
- Para ver el archivo o archivos digitalizados en Document Imaging una vez digitalizados (se recomienda), active la casilla de verificación Ver archivo después de digitalizarlo.
- Si su escáner está equipado con un ADA, haga clic en Escáner y active la casilla de verificación Utilizar el alimentador automático de documentos.
- Si su escáner está equipado con un ADA y tiene originales de doble cara, active la casilla de verificación El original tiene dos caras para digitalizar el anverso y el reverso de varias páginas. Coloque las páginas en el alimentador de modo que los anversos se digitalicen primero.
El cuadro de diálogo Microsoft Office Document Scanning aparecerá después de cada digitalización, permitiendo dar la vuelta a las páginas para digitalizar su reverso. Document Imaging intercala automáticamente las páginas en el orden correcto una vez acabada la digitalización.
- Si dispone de un ADA dúplex real (que digitaliza automáticamente ambas caras de la página), no active la casilla de verificación El original tiene dos caras. En su lugar, en el cuadro de diálogo Digitalizar documento nuevo , haga clic en Escáner y, a continuación, active la casilla de verificación Mostrar cuadro de diálogo del controlador del escáner antes de la digitalización. Cuando aparezca el cuadro de diálogo del controlador del escáner durante la digitalización, seleccione la configuración dúplex adecuada.
- Si digitaliza las páginas manualmente, active la casilla de verificación Preguntar si hay páginas adicionales. Office Document Imaging se detendrá después de digitalizar cada página, permitiendo colocar la página siguiente en el escáner.
- De forma predeterminada, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se realiza en el documento durante el proceso de digitalización. Aunque con el OCR el proceso de digitalización tarda más tiempo, también tiene las siguientes ventajas:
- Al abrir el documento digitalizado en Microsoft Office Document Imaging, puede buscar texto reconocido en el documento, copiar dicho texto a otro documento o programa y enviarlo a Microsoft Word, sin realizar el OCR manualmente.
- Puede guardar los archivos digitalizados con un nombre de archivo automático basado en las primeras palabras de la página (este es el valor predeterminado).
Para desactivar el OCR durante el proceso de digitalización (puede realizar el OCR manualmente en el documento con Document Imaging después de la digitalización), realice el siguiente procedimiento:
- En el cuadro de diálogo Digitalizar documento nuevo, seleccione la configuración preestablecida que desee usar, por ejemplo Blanco y negro.
- Haga clic en Opciones de configuración preestablecida y, a continuación, haga clic en Crear nueva configuración preestablecida (y escriba un nombre para la configuración preestablecida) o en Editar la configuración preestablecida seleccionada.
- En la ficha Procesamiento del cuadro de diálogo Opciones de configuración preestablecida, desactive la casilla de verificación Utilizar OCR para reconocer el texto de la imagen digitalizada.
Seleccione la ubicación, el nombre o el tipo de archivo de los archivos digitalizados
Parte del proceso de digitalización consiste en guardar una página digitalizada en un archivo. De forma predeterminada, al digitalizar varias páginas, éstas se guardan en un archivo. Si desea guardar cada página digitalizada como un archivo independiente, seleccionar la convención de asignación de nombre de los archivos digitalizados, o cambiar la ubicación o el formato de archivo de los archivos digitalizados, realice el siguiente procedimiento:
- En el cuadro de diálogo Digitalizar documento nuevo, seleccione la configuración preestablecida que desee usar, por ejemplo Blanco y negro.
- Haga clic en Opciones de configuración preestablecida y, a continuación, haga clic en Crear nueva configuración preestablecida (y escriba un nombre para la configuración preestablecida) o en Editar la configuración preestablecida seleccionada.
- Siga uno o varios de estos procedimientos:
- Para guardar cada página digitalizada como un archivo independiente, active la casilla de verificación Guardar cada página como un documento diferente de la ficha Página.
- Para cambiar la ubicación de los archivos guardados, haga clic en el botón Cambiar de la ficha Salida y seleccione una ubicación.
- Para seleccionar la forma en que se asigna nombre a los archivos individuales de forma automática, haga clic en una de las opciones Nombre de archivo en la ficha Salida. (Si ha desactivado el OCR durante la digitalización, no podrá utilizar la opción Nombre automático basado en las primeras palabras de la página).
- Para seleccionar el formato de archivo con el que se guardarán las páginas digitalizadas, haga clic en el botón Avanzadas de la ficha General, y seleccione las opciones que desee.
- Haga clic en Aceptar.
Digitalice las páginas
- En el cuadro de diálogo Digitalizar documento nuevo , compruebe que está seleccionada la configuración preestablecida que desea usar y, a continuación, haga clic en Digitalizar.
Si activó la casilla de verificación El original tiene dos caras o Preguntar si hay páginas adicionales, el cuadro de diálogo Microsoft Office Document Scanning aparecerá periódicamente para informarle de que el escáner ha terminado. Entonces, tendrá la opción de continuar digitalizando (coloque otra página en un escáner que no tenga ADA) o dé la vuelta a la página o páginas para digitalizar la otra cara. Coloque la página o páginas como desee, y seleccione una opción para continuar digitalizando.
- Cuando se hayan digitalizado todas las páginas y todas las caras, haga clic en Listo en el cuadro de diálogo Microsoft Office Document Scanning.
- Para digitalizar más páginas, revise la sección Primeros pasos anterior y, a continuación, repita las instrucciones de esta sección (Digitalizar las páginas).
Organice las páginas en los archivos guardados
Ahora que ya ha terminado de digitalizar, es hora de ver los resultados. Si las páginas digitalizadas no se abren en Document Imaging, realice el siguiente procedimiento:
- En el menú Inicio, seleccione Todos los programas (Programas en Windows 2000), elija Microsoft Office, Herramientas de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Microsoft Office Document Imaging para iniciar Document Imaging.
- En Document Imaging, haga clic en Abrir en el menú Archivo.
- Localice el archivo que desee abrir (de forma predeterminada, la página o páginas digitalizadas se guardan en la carpeta Mis documentos con un nombre de archivo automático basado en las primeras palabras de la página, por ejemplo Página1de.tif) y haga clic en Abrir.
- Repita los pasos 2 y 3 hasta que todos los archivos que necesite estén abiertos.
Ahora ya tienen una versión en línea de la pila de papel. A continuación se incluyen algunas sugerencias para empezar a organizar las páginas.
- Reorganizar las páginas dentro de un documento En el panel de miniaturas (panel de miniaturas: presenta el documento digitalizado como una o más imágenes pequeñas.), seleccione una o varias páginas que desee mover. Haga clic en la miniatura seleccionada y arrastre la selección a la nueva ubicación en el panel de miniaturas.
- Copiar una página a un nuevo documento En el panel de miniaturas, seleccione la página que desee copiar. En el menú Página, haga clic en Copiar página. Pase al documento de Document Imaging en el que desee insertar la página copiada. En el panel de miniaturas, seleccione la página que se encuentre justo antes del lugar en el que desee pegar la página copiada. En el menú Página, haga clic en Pegar página.
- Eliminar una página En el panel de páginas o en el de miniaturas, haga clic en la página que desee eliminar. En el menú Página, haga clic en Eliminar página.
Para obtener más información sobre cómo digitalizar u organizar las páginas, consulte la Ayuda de Microsoft Office Document Imaging.
Los papeles que antes llenaban el escritorio ahora se han transformado en documentos electrónicos. Dentro de estos documentos, puede organizar páginas, trasladarlas a documentos diferentes, eliminar páginas, imprimirlas, agregar anotaciones, copiar texto a otros programas de Office, o enviar una página a alguien en un correo electrónico. Y aún tendrá espacio en el escritorio para una taza de café.
