Horas de Office: cinco preguntas sobre la toma de notas

Michael Bernstein 30 de abril de 2007

Michael Bernstein

Tomar notas en un Tablet PC debería ser pan comido. No hay nada más sencillo. Tengo un lápiz, una superficie plana e incluso un programa que se asemeja a un papel para encuadernar. No existe software más intuitivo que éste.



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Al menos eso fue lo que pensé cuando empecé a utilizar el Tablet PC, pero pronto me percaté de que hay mucho más por descubrir. He trabajado como desarrollador en el equipo de Tablet PC durante los últimos cinco años e incluso hoy en día sigo aprendiendo el modo de tomar notas que sean verdaderamente eficaces. Hay mucha diferencia entre anotar algunas ideas y escribir notas que sean realmente útiles cuando se necesiten. Las cinco preguntas que planteo a continuación le permitirán averiguar si es un verdadero escriba o un simple aspirante.

¿Quién va a leer sus notas?

Antes de ponerse delante del papel (o del ePaper), tendrá que saber cuál va a ser su audiencia. Antes pensaba que la respuesta era muy simple: las notas son para mí, ¿no?, pero la cosa no es tan sencilla. Tal vez tome apuntes en una clase de historia para poder consultarlos al final del semestre cuando me prepare para el examen final. Estos apuntes no se van a pasar a máquina, pero deben ser legibles y lo bastante completos para que tengan sentido dentro de tres meses. Quizás registre las actas de una reunión de trabajo que posteriormente tendré que mecanografiar. En esta ocasión, si escribo con suficiente claridad, el reconocedor de texto manuscrito puede ahorrarme trabajo de mecanografía, por lo que merece la pena escribir de forma que se entienda. Algunas veces, suelo escribir notas simplemente para concentrarme mejor en lo que escucho y después me deshago de ellas. En este caso, se puede usar papel digital (los árboles de su comunidad se lo agradecerán) y no importa la claridad. En definitiva, plantéese para quién escribe las notas.

¿Dónde toma las notas?

No hay nada más grosero que encorvarse sobre el portátil y empezar a escribir en medio de una conversación. "Ya, fíate, dice que está tomando notas, pero yo sé que está con el Messenger. Además, no soporto el ruido continuo de las teclas". Pásese a un lápiz de un Tablet PC y verá como de repente se convierte en un modelo de educación, buenos modos y elegancia. El lugar y las personas que lo rodean influyen enormemente en la toma de notas. Los lugares pequeños se prestan a las notas manuscritas, ya que puede tomar notas mientras participa en la conversación. Sin embargo, si trabaja en un documento en medio del aeropuerto, no hay ningún problema en teclear. No es posible hacer más ruido que la retransmisión ininterrumpida de noticias. Por tanto, sepa dónde va a escribir.

¿Sobre qué va a escribir?

Una imagen vale más que mil palabras, incluso cuando toma notas. Algunos tipos de notas se pueden escribir igual de bien con un lápiz o con el teclado, como la lista de la compra o un resumen de sus memorias. Otras notas resultan más naturales en forma gráfica, como un organigrama, un esbozo del árbol genealógico o el diseño de la cocina de sus sueños. Aunque soy un acérrimo defensor del texto manuscrito, tengo que reconocer que en ocasiones es mejor teclear, por ejemplo, cuando intentas seguir la clase del locuaz profesor de psicología. No tenga miedo en cambiar la forma de tomar notas a la mitad si ha elegido el modo incorrecto: muchos Tablet PC se convierten fácilmente del formato de pizarra al formato de portátil, y viceversa, y la mayoría del software de toma de notas admite tanto la tinta como la entrada de texto. Así pues, sepa lo que escribe.

¿Cuándo va a mecanografiar las notas?

Esta pregunta, queridos amigos, tiene truco. Los cinco años de experiencia en la toma de notas digitales me demuestran que rara vez necesito mecanografiar mis notas. Uno de los lemas del Tablet PC es "Piensa en tinta": suele ser mejor dejar las notas en su forma manuscrita que pasarlas a texto. Para las notas de reuniones, los apuntes de clase, las notas esquemáticas y las listas de tareas, el texto manuscrito funciona bien. Si es necesario mecanografiarlas, recomiendo esperar a que termine la sesión de toma de notas. Si intenta convertir la tinta en texto mientras toma notas, acabará distrayéndose, por lo que puede aplazar esta tarea para más tarde. En la misma línea, no utilice el panel de entrada del Tablet PC u otra utilidad de entrada manuscrita para tomar notas; se verá obligado a convertir cada línea de tinta en texto sobre la marcha y, créame, no estará dispuesto a dejar pasar las erratas sin corregirlas. Escriba las notas solamente en tinta. Cuando esté listo para convertirlas, utilice la función de su software de toma de notas denominada "Convertir escritura a mano en texto" (OneNote, Diario) o algo por el estilo. Cuando disponga de un borrador generado por el reconocedor, podrá corregirlo; es el momento adecuado para usar el panel de entrada o el teclado. Como siempre, usar la herramienta correcta para la tarea adecuada en el momento oportuno facilita mucho las cosas. Entonces, sepa cuándo necesita texto mecanografiado y cuándo no.

¿Por qué está leyendo esto?

Espero haber proporcionado algunas ideas que inviten a la reflexión. Si se plantea a sí mismo algunas preguntas sobre la audiencia, el lugar en el que va a tomar notas, el contenido de las mismas y si va a necesitar mecanografiar sus notas, se convertirá en un escriba más satisfecho y productivo. La próxima vez hablaré con más detalle sobre lo que convierte a Microsoft OneNote y Tablet PC en una combinación perfecta. Hasta entonces, tomemos algunas notas.

Acerca del autor

Michael Bernstein es ingeniero jefe de diseño de software en la división de Windows. En los últimos siete años, ha trabajado en programas para Tablet PC, en el medidor de batería de Windows Vista, en el Centro de movilidad de Windows y en la tecnología de reconocimiento de texto manuscrito de Microsoft. Cuando no escribe código, se dedica a cuidar el jardín, a cocinar al aire libre, a leer filosofía y a tomar notas.



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Corresponde a:
OneNote 2007