Cómo agregar, editar o eliminar registros

La información de una base de datos se almacena en tablas, que contienen datos sobre un tema concreto, como activos o contactos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado contacto. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar filas y los campos se suelen denominar columnas. Microsoft Office Access 2007 permite agregar, editar o eliminar registros de una tabla directamente en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Si ha diseñado y creado una consulta de selección (consulta de selección: consulta que formula una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en forma de una hoja de datos sin modificar los datos de las tablas.), podrá ver y, a menudo, editar los registros directamente en la hoja de datos resultante de la ejecución de la consulta. Asimismo, puede crear un formulario que esté basado en cualquier tabla o consulta y, a continuación, usar el formulario para agregar o editar registros.

En este artículo


Información general

Al crear una base de datos basada en una plantilla, los formularios, tablas y consultas iniciales se crean automáticamente. En este artículo se explica cómo agregar, editar y eliminar registros cuando se usa una base de datos creada a partir de una de las plantillas incluidas en Access.

Para obtener información sobre cómo agregar, editar y eliminar registros de una base de datos que no se creó a partir de una de las plantillas de Access, vea los siguientes artículos:

Para obtener información sobre cómo usar la característica Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico, vea el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.

Para obtener información sobre cómo importar datos a Access, vea estos artículos:

Para obtener información sobre cómo agregar un nuevo campo o una nueva columna a una tabla, vea el artículo Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla.

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Agregar un nuevo registro

Se agrega un nuevo registro a una base de datos cuando se dispone de un nuevo elemento del que se desea realizar un seguimiento. Por ejemplo, puede que desee agregar un nuevo contacto a la tabla Contactos cuando desea registrar la información de un nuevo amigo o compañero. Cuando se agrega un nuevo registro, Office Access 2007 lo anexa al final de la tabla.

Para agregar un registro, abra primero una tabla o un formulario. A veces se abre automáticamente un formulario cuando se abre una base de datos. Por ejemplo, cuando abre una base de datos creada a partir de la plantilla Contactos, se abre automáticamente el formulario Lista de contactos. Este formulario es el formulario de inicio de la base de datos Contactos.

Formulario Lista de contactos

En las siguientes secciones se describen varias formas de agregar un nuevo registro mediante la vista Hoja de datos o Formulario.

Usar el formulario de inicio de una plantilla

Cuando se crea una nueva base de datos basada en una plantilla de Access, normalmente se carga un formulario de inicio cuando se abre esa base de datos por primera vez. Por ejemplo, si crea una base de datos a partir de la plantilla Contactos, se carga el formulario de inicio Lista de contactos. El formulario de inicio pretende ser un punto de inicio para usar y desplazarse por la base de datos. Muchas de estas plantillas, pero no todas, permiten hacer clic en un botón ubicado en el formulario de inicio para agregar nuevos registros. Por ejemplo, el formulario Lista de contactos dispone del botón Nuevo contacto y el formulario Lista de problemas dispone del botón Nuevo problema.

Formulario Lista de contactos con un círculo alrededor del botón Nuevo contacto

Cuando se hace clic en ese botón, se abre un formulario en el que se puede incluir la información apropiada. Por ejemplo, cuando se hace clic en el botón Nuevo contacto, se abre el formulario Detalles de contactos.

Agregar un registro mediante el botón Nuevo

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. Cuando aparezca el formulario de inicio, haga clic en el botón que sirve para agregar un nuevo registro.

Por ejemplo, en el formulario Lista de contactos, haga clic en Nuevo contacto. Se abrirá el formulario Detalles de contactos.

  1. Rellene el formulario. Escriba la información en cada campo. Presione TAB para ir al siguiente campo o presione MAYÚS+TAB para ir al anterior campo.

 Nota   Para comenzar una nueva línea en un campo que admita más de una línea de texto, como un campo de texto o un campo Memo, presione CTRL+ENTRAR. Puede abrir el cuadro Zoom si desea disponer de más espacio de edición. Para abrir el cuadro Zoom, haga clic en el campo que desee editar de modo que el cursor se encuentre en el campo y el campo esté seleccionado. A continuación, presione MAYÚS+F2.

  1. Cuando termine de proporcionar registros, haga clic en Aceptar para guardar la información o, si desea agregar más registros, haga clic en Guardar y nuevo si está disponible esta opción.

Si usa el formulario Lista de contactos, puede agregar un nuevo registro haciendo clic en Agregar desde Outlook y, a continuación, seleccionando el registro en la Libreta de direcciones de Microsoft Office Outlook 2007.

Agregar un registro mediante el botón Agregar desde Outlook

Algunas plantillas incluyen un botón Agregar desde Outlook que le permite agregar un registro de su libreta de direcciones de Office Outlook 2007. Observe que este botón es una característica de algunas plantillas y que no aparece de forma predeterminada cuando se crea un nuevo formulario o tabla.

  1. Haga clic en Agregar desde Outlook.
  2. Si aparece el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione un nombre de perfil en el cuadro Nombre del perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Puede que aparezca el siguiente cuadro de diálogo Un programa está intentando obtener acceso a direcciones de correo electrónico almacenadas en Outlook. ¿Desea permitirlo? Si esto es inesperado, puede que sea un virus y debería elegir "No". Este cuadro de diálogo suele aparecer después de hacerse clic en Agregar desde Outlook, por lo que no debe hacer clic en No. Si va a seleccionar más de un contacto, quizás desee activar la casilla de verificación Permitir acceso a y, a continuación, elegir un breve período de tiempo, como pueden ser 5 minutos. De este modo, se permite el acceso a las direcciones de correo electrónico almacenadas en Outlook sólo por el período de tiempo especificado. Cuando termine, haga clic en .

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, haga doble clic en los nombres que desee agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Los nombres se agregan al formulario.

Guardar un registro de contacto en su libreta de direcciones de Outlook

Algunas plantillas incluyen un botón Crear contacto de Outlook que le permite guardar un registro de contacto en su libreta de direcciones de Outlook. Observe que este botón es una característica de algunas plantillas y que no aparece de forma predeterminada cuando se crea un nuevo formulario o tabla.

  1. Haga clic en Crear contacto de Outlook.
  2. Si aparece el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione un nombre de perfil en el cuadro Nombre del perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Outlook abre un nuevo formulario de contacto que contiene datos del registro seleccionado. Compruebe los datos en el nuevo formulario de contacto y cambie o agregue los elementos necesarios.
  4. En la ficha Contacto del nuevo formulario de contacto, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Algunas plantillas presentan un comando Guardar como contacto de Outlook en la cinta de opciones, componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, que le permite guardar un registro de contacto en su libreta de direcciones de Outlook. Observe que este comando es una característica de algunas plantillas y que está disponible sólo cuando utiliza una tabla en la que se guardan direcciones de correo electrónico o cuando usa una consulta o formulario, basado en dicha tabla, en una base de datos basada en determinadas plantillas.

  1. Seleccione el registro que desea guardar como contacto de Outlook.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Más y, a continuación, en Guardar como contacto de Outlook.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Elegir perfil, seleccione un nombre de perfil en el cuadro Nombre del perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Outlook abre un nuevo formulario de contacto que contiene datos del registro seleccionado. Compruebe los datos en el nuevo formulario de contacto y cambie o agregue los elementos necesarios.
  5. En la ficha Contacto del nuevo formulario de contacto, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Agregar un registro al formulario de inicio

Dependiendo de la plantilla que se use, a veces se puede especificar la información directamente en el formulario de inicio. En la mayoría de los casos, Access muestra la información existente en una hoja de datos. Directamente debajo de la última fila de datos hay un nuevo registro en blanco con el signo de asterisco (*) en el selector de registro. Escriba la información en el registro que vaya precedido del asterisco. Observe que si hay valores predeterminados asignados a algunos campos, el nuevo registro aparecerá con algunos valores predeterminados ya asignados. Para ir rápidamente al nuevo registro al final de la tabla, puede hacer clic en el botón de desplazamiento Nuevo registro (vacío) o en Nuevo registro en el grupo Registros de la ficha Inicio.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. Cuando aparezca el formulario de inicio, si no hay datos existentes, escriba la información en el nuevo registro en blanco. Si hay información existente, siga uno de estos procedimientos:
    • En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Nuevo.
  • Haga clic en Nuevo registro (vacío) si está disponible este botón.
  • Busque el registro que tenga un asterisco en el selector de registro y escriba la información en ese registro.
  1. Rellene el registro. Escriba la información en cada campo. Presione TAB para ir al siguiente campo o presione MAYÚS+TAB para ir al anterior campo.

 Nota   Para comenzar una nueva línea en un campo que admita más de una línea, como un campo de texto o un campo Memo, presione CTRL+ENTRAR. Puede abrir el cuadro Zoom si desea disponer de más espacio de edición. Para ello, con el cursor en el campo que desee editar, presione MAYÚS+F2.

  1. Tras rellenar todos los campos, presione TAB para ir a un nuevo registro en blanco.

Cuando vea otro registro o cierre el formulario, Access guardará el nuevo registro agregado.

Usar una tabla o un formulario desde el panel de exploración

Además de proporcionar un nuevo registro mediante el formulario de inicio de una plantilla, se puede abrir una tabla o un formulario desde el panel de exploración y, a continuación, introducir un nuevo registro.

Abrir una tabla o un formulario

  • En el panel de exploración, haga doble clic en el elemento que desee abrir (o bien, haga clic una sola vez si ha cambiado la opción Abrir objetos con en el cuadro de diálogo Opciones de exploración).

La tabla o el formulario se abre en su vista predeterminada.

Se mostrará toda la información existente, la mayoría de las veces en filas en una hoja de datos. Debajo de esas filas, se mostrará un nuevo registro en blanco con un asterisco en el selector de registro. Escriba la información nueva en esa fila.

Agregar un registro a una tabla o un formulario    

Cuando aparezca la hoja de datos o el formulario, si no hay datos existentes, escriba la información en el nuevo registro en blanco. Si hay información existente, siga uno de estos procedimientos:

  • En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Nuevo.
  • Haga clic en Nuevo registro (vacío) si está disponible este botón.
  • Busque el registro con asterisco en el selector de registro y escriba la nueva información en esa fila.

Tras rellenar todos los campos, presione TAB para ir a un nuevo registro en blanco.

Cuando vea otro registro o cierre la tabla o el formulario, Access guardará el nuevo registro agregado.

Por qué a veces los números de Id. parecen saltarse un número

Cuando se crea un campo con el tipo de datos Autonumérico, Access genera automáticamente un valor para ese campo en cada nuevo registro. El valor se incrementa de manera predeterminada, de modo que cada nuevo registro obtiene el siguiente número secuencial disponible. El tipo de datos Autonumérico tiene como finalidad proporcionar un valor que se pueda usar como clave principal.

Para obtener más información sobre las claves principales, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal.

Cuando se elimina una fila de una tabla que contiene un campo con el tipo de datos establecido en Autonumérico, no siempre se vuelve a usar automáticamente el valor del campo Autonumérico para esa fila. Por ese motivo, el número generado por Access puede no ser el número que se espera ver y puede que la secuencia de números de Id. presente vacíos ya que lo impone el diseño. Se recomienda basarse sólo en el carácter único de los valores de un campo Autonumérico y no en su secuencia.

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Buscar un registro para editarlo o eliminarlo

Primero hay que buscar un registro para poder editarlo o eliminarlo. En una tabla con sólo un número reducido de registros, se pueden usar los botones de desplazamiento para desplazarse por los registros hasta que se encuentre el registro deseado. En una tabla de mayor tamaño, sin embargo, se han de usar otras técnicas para buscar los registros deseados.

Usar los botones de desplazamiento por los registros

Para desplazarse por los registros, puede usar los botones de desplazamiento. Haga clic en estos botones de flecha para desplazarse al primer, último, siguiente o anterior registro, o bien, para agregar un nuevo registro.


Botones de desplazamiento

Llamada 1 Primer registro
Llamada 2 Registro anterior
Llamada 3 Registro activo
Llamada 4 Siguiente registro
Llamada 5 Último registro
Llamada 6 Nuevo registro (vacío)
Llamada 7 Indicador de filtro
Llamada 8 Cuadro Buscar

Cuando haga clic en el cuadro Registro activo, podrá escribir un número de registro y, a continuación, presionar ENTRAR para ir a ese registro. El número de registro se cuenta secuencialmente desde el inicio del formulario o de la hoja de datos; no se corresponde con ningún valor de campo.

El botón del indicador de filtro muestra si se ha aplicado algún filtro. Para quitar el filtro, puede hacer clic en este botón si muestra Filtrado. De manera similar, si muestra Sin filtrar, podrá hacer clic en este botón para aplicar el último filtro usado.

Si escribe texto en el cuadro Buscar, se resaltará el primer valor coincidente en tiempo real a medida que vaya escribiendo cada carácter. Puede usar esta característica para buscar rápidamente un registro cuyo valor coincida con el valor especificado en el cuadro Buscar.

Usar la característica Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

Puede usar la característica Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar un registro coincidente. Cuando encuentre uno, ese registro se convertirá en el registro activo y, a continuación, podrá editarlo o eliminarlo.

Buscar un registro coincidente

  1. Haga clic en el campo en el que desee buscar.
  2. En el grupo Buscar de la ficha Inicio, haga clic en Buscar o presione CTRL+F.

Método abreviado de teclado  Presione CTRL+B.

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

  1. Haga clic en la ficha Buscar.
  2. En el cuadro Buscar, escriba el valor que desee buscar.
  3. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desee buscar, o bien, para buscar en toda la tabla subyacente.
  4. De manera opcional, en la lista Coincidir, seleccione Cualquier parte del campo. Si selecciona esta opción, se realizará la búsqueda más exhaustiva posible.
  5. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.

Para obtener más información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

Aplicar un filtro

Puede aplicar un filtro para limitar los registros mostrados a los que cumplen los criterios. Al aplicar un filtro, será más fácil buscar el registro que desee editar o eliminar. Por ejemplo, para limitar rápidamente los registros mostrados, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo cuyo valor desee hacer coincidir y, a continuación, haga clic en Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual.

Aplicar un filtro por selección

  1. Abra una tabla o un formulario.
  2. Para asegurarse de que la tabla o el formulario aún no está filtrado, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzado y, a continuación, en Borrar todos los filtros (si este comando está disponible).
  3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic en el campo. Para filtrar por una selección parcial, seleccione únicamente los caracteres que desee.
  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y, a continuación, haga clic en Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual.

  1. Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los pasos 3 y 4.

Para explorar otras formas de filtrar, use los comandos que aparecen en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Para obtener más información sobre cómo aplicar un filtro, vea el artículo Filtrar: limitar el número de registros en una vista.

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Editar un registro existente

A veces, puede que desee realizar cambios en un registro existente, por ejemplo, para cambiar una dirección. Para editar un registro existente, abra un formulario o una tabla, vaya al registro que desee cambiar y, a continuación, realice los cambios.

Abrir una tabla o un formulario

  • En el panel de exploración, haga doble clic en el elemento que desee abrir (o bien, haga clic una sola vez si ha cambiado la opción Abrir objetos con en el cuadro de diálogo Opciones de exploración).

La tabla o el formulario se abre en su vista predeterminada.

Al abrirse un formulario o una tabla, se muestra toda la información existente y, normalmente, está seleccionado (resaltado) el primer campo del primer registro. Si comienza a escribir mientras hay datos seleccionados, los caracteres que escriba reemplazarán los datos seleccionados.

Reemplazar el valor de un campo

  1. Seleccione el contenido del campo que desee reemplazar.

 Sugerencia   En la vista Hoja de datos, puede seleccionar un campo haciendo clic junto al borde izquierdo del campo cuando el puntero del mouse se convierte en un signo más (+). En la vista Formulario, puede hacer clic en la etiqueta de un campo para seleccionar el campo.

  1. Escriba o seleccione el nuevo valor del campo.

Los caracteres que escriba o el valor que seleccione reemplazará el valor del campo. Cuando se desplace a otro registro o cierre el formulario o la tabla, se guardarán los cambios realizados.

Para escribir información en un campo, haga clic en el campo y, a continuación, coloque el cursor en el lugar donde desee insertar la información. Cuando el cursor está en el campo, puede moverlo mediante las teclas de dirección.

 Nota   Para insertar la fecha actual en un campo, presione CTRL+PUNTO Y COMA (;). Para insertar la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+DOS PUNTOS (:).

Insertar nueva información en un campo

  1. Haga clic en el campo, o bien, desplácese al campo usando la tecla TAB o las teclas de dirección y, a continuación, presione F2.
  2. Coloque el cursor en el lugar donde desee insertar la información.
  3. Escriba el texto que desee insertar. Si comete un error al escribir, presione RETROCESO.

Cuando se desplace a otro registro o cierre el formulario o la tabla, Access guardará los cambios realizados.

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Eliminar un registro

Al eliminarse un registro, la información se elimina de manera permanente de la tabla. Por ello, debe estar seguro de que desea eliminar un registro antes de eliminarlo. Si necesita eliminar únicamente parte de la información y no todo el registro, seleccione sólo los datos que desee eliminar y, a continuación, presione SUPRIMIR.

Eliminar un registro

  1. Seleccione el registro o los registros que desee eliminar.

Para seleccionar un registro, haga clic en el selector de registros junto al registro, si dicho selector está disponible.

Para ampliar o reducir la selección, arrastre el selector de registro (si está disponible), o bien, presione MAYÚS+FLECHA ABAJO o MAYÚS+FLECHA ARRIBA.

  1. Presione SUPRIMIR.

O bien,

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

Para obtener más información sobre cómo eliminar registros, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.

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Cuándo se guardan los datos

Cuando se modifican los datos de un formulario o una tabla, los cambios se guardan automáticamente al desplazarse el usuario a otro registro o al cerrarse el formulario o la tabla. Durante la edición de un registro, Access muestra el símbolo de lápiz en el selector de registro situado a la izquierda del registro activo. Al moverse el usuario a otro registro, el símbolo de lápiz desaparece, lo cual significa que se han guardado los cambios.

En la siguiente tabla se muestran algunos de los símbolos de selector de registro que pueden aparecer.

Símbolo Significado
Indicador de registro activo Indica el registro activo; el registro se ha guardado tal y como aparece. El registro activo se indica mediante un cambio de color en el selector de registro.
Indicador de registro modificado Se está modificando este registro; aún no se han guardado los cambios realizados en el registro.
Indicador de registro bloqueado Otro usuario ha bloqueado este registro, por lo que no se puede modificarlo.
Indicador de nuevo registro Es un registro nuevo en el que se puede insertar información.
Indicador de clave principal Indica el campo de clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y contiene un valor que identifica el registro de manera única.

 Nota   Si desea guardar los cambios realizados en un registro sin moverse a otro registro, en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Guardar registro.

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Cómo deshacer los cambios

Si escribe datos incorrectos, en muchos casos podrá deshacer los cambios. Por ejemplo, cuando modifica los datos de un campo, puede hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido, o bien, presionar ESC para deshacer los cambios. Para deshacer todos los cambios realizados en un registro, vuelva a presionar ESC. Incluso después de guardar los cambios o moverse a otro registro, puede deshacer los cambios realizados en el registro anteriormente modificado haciendo clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Sin embargo, en cuanto comienza a modificar otro registro, aplica o quita un filtro, o bien, cambia a otra ventana o ficha de documentos, los cambios se vuelven permanentes.

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Corresponde a:
Access 2007