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Para combinar información exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.

Conectarse al archivo de datos

En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.

Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.

Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.

Nota  Si está creando mensajes de correo electrónico o faxes combinados, asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en este proceso.

Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

Siga uno de estos procedimientos:

• Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic en el encabezado de columna.
• Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no contienen información o en (Sin espacios) para que sólo se muestren los registros que contienen información.

  Sugerencia

  Después de filtrar la lista, puede mostrar todos los registros otra vez haciendo clic en la flecha y, a continuación, en (Todos).

• Desactive la casilla de verificación situada junto a un registro para excluirlo.
• Utilice los botones para seleccionar o excluir todos los registros o para buscar registros concretos.

  Sugerencia

  Si ha creado el archivo de datos como parte del proceso de combinar correspondencia, el botón Modificar estará disponible en este cuadro de diálogo. Puede efectuar cambios a los registros si desea actualizar el archivo.

Puede pasar al siguiente paso una vez elegidos lo registros que desea.

Siguiente paso

Paso 3: agregar campos al documento principal