Si dedica mucho tiempo a la colaboración en documentos realizados en grupo, Microsoft Office XP puede facilitar el trabajo en gran medida. Con las herramientas Enviar a y Enviar para revisión de Office XP, podrá recibir correo electrónico con datos adjuntos para revisión. Además, los documentos se prepararán automáticamente para permitir la colaboración.

Por ejemplo, su pequeña compañía de consultoría, que cuenta con seis empleados, depende de contratos y propuestas; su grupo ha pasado varias semanas reuniéndose para discutir la última propuesta. Se han recopilado ideas y opiniones para la propuesta y uno de los integrantes del grupo ha recibido el encargo de preparar un borrador. Este integrante del grupo acaba de terminar el primer borrador de la propuesta y le acaba de enviar un mensaje de correo electrónico con datos adjuntos para revisión.

Recibir un mensaje de correo electrónico para revisión

El mensaje de correo electrónico que acaba de recibir se creó cuando uno de los integrantes del grupo seleccionó Destinatario de correo (para revisión) en el menú Archivo. Mediante Destinatario de correo (para revisión) se crea automáticamente un mensaje de correo electrónico con datos adjuntos para revisión. Además, un mensaje generado mediante Destinatario de correo (para revisión) colocará automáticamente la frase “Revisar (nombre del documento)” en la línea de asunto, así como el mensaje “Revisar los datos adjuntos” en el cuerpo del mensaje.

Cuando lea este mensaje, haga doble clic en los datos adjuntos para abrirlos. Al abrir el adjunto, las herramientas de revisión ya estarán activadas, con lo que podrá empezar a modificar la propuesta.

Trabajar con las herramientas de revisión

La barra de herramientas Revisión le ofrece una serie de herramientas para ayudarle a modificar el documento. A medida que trabaja en la propuesta, puede que desee eliminar, revisar o realizar comentarios sobre el formato o las secciones del texto. Para ayudarle con estas tareas dispone de las herramientas de la barra de herramientas Revisión.

La primera vez que reciba un documento para revisar, aparecerá automáticamente la opción Marcas mostradas finales en el primer cuadro desplegable de la barra de herramientas Revisión. Esta opción le permite ver cualquier texto nuevo que sugiera subrayado en rojo y aquellas partes del texto que haya eliminado aparecerán en globos en el margen lateral. Para ver el aspecto final del documento, incluidas las sugerencias, haga clic en Final en este cuadro desplegable. La opción Marcas mostradas originales aparecerá tachada con una línea roja y el nuevo texto sugerido se mostrará en globos en el margen lateral. Para ver el documento original recibido, haga clic en Original en este menú.

Responder a las preguntas de los colaboradores dentro del documento

Si tiene preguntas acerca del documento en el que se encuentra trabajando, con Word 2002 podrá responderlas dentro del propio documento.

Imagine que en su compañía hay un debate sobre las tarifas que se deben aplicar a la organización para la que están preparando la propuesta. Puesto que el plan de tarifas es parte de la propuesta, el integrante del grupo que preparó el borrador incluyó una pregunta sobre las mismas en un globo de comentario. En respuesta a esta pregunta puede insertar su propio comentario.

Para responder a un comentario

1. Seleccione el comentario al que desea responder.

2. En la barra de herramientas Revisión, haga clic en Nuevo comentario.
3. Escriba el texto del comentario en el globo.

También puede escribir los comentarios en el Panel de revisiones situado en la parte inferior de la pantalla.

Puede utilizar los comentarios para plantear sus propias preguntas o para llamar la atención sobre los cambios realizados y las razones de los mismos.

Sugerir cambios en el documento

Con Word 2002 se pueden sugerir cambios tanto en el contenido como en el formato de un documento.

Para cambiar el texto, simplemente edite el documento como de costumbre. Los cambios realizados se mostrarán en color; las notas que los describen se generarán automáticamente y aparecerán en globos de comentario en el margen.

Para sugerir cambios en el formato, realice también los cambios como de costumbre. Se pueden sugerir cambios en la fuente, el tamaño y el estilo del texto, así como ajustar los márgenes, agregar números o viñetas o cualquier otro cambio de formato. Cualquier cambio que realice se describirá en globos de comentario.

Si desea ver los cambios sin globos de comentario o echar un vistazo al aspecto del documento final con todas las sugerencias y los cambios, haga clic en Final en el primer cuadro desplegable de la barra de herramientas Revisión.

Realice los cambios y sugerencias con tranquilidad, el texto y formato originales no se pierden. Para comparar las revisiones realizadas en el documento original, haga clic en Marcas mostradas originales en el primer cuadro desplegable de la barra de herramientas Revisión. El autor del documento original tiene el control de edición final una vez que usted y todos los integrantes del grupo han terminado las revisiones y devuelto el documento.

Enviar el documento para realizar más revisiones

Una vez que haya terminado de revisar el documento, agregar comentarios y sugerir cambios, puede devolver el documento al remitente original; para ello, haga clic en Responder con cambios en la barra de herramientas Revisión.