Novedades de Microsoft Office Access 2007

Comience a realizar un seguimiento de la información y a compartirla con rapidez

Microsoft Office Access 2007 incluye un eficaz conjunto de herramientas que ayudan a comenzar a realizar un seguimiento de la información, a elaborar informes basados en la misma y a compartirla con rapidez. Además, permiten crear rápidamente atractivas y funcionales aplicaciones de seguimiento mediante la personalización de una de las muchas plantillas predefinidas, la conversión de una base de datos existente o la creación de una nueva, y todo ello sin necesidad de contar con amplios conocimientos sobre bases de datos. Gracias a Office Access 2007, resulta sencillo adaptar aplicaciones e informes de base de datos a las cambiantes necesidades empresariales. La compatibilidad mejorada con Windows SharePoint Services 3.0 en Office Access 2007 ayuda a compartir, administrar, realizar auditorías y copias de seguridad de los datos.

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En este artículo


Formas más rápidas de comenzar

Office Access 2007 incluye plantillas que permiten crear bases de datos, tablas y campos con facilidad. Además, cuenta con nuevas vistas y herramientas de diseño para ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con los datos.

Plantillas de bases de datos para crear aplicaciones completas

Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de los contactos, las tareas, los eventos, los estudiantes y los activos, entre otros tipos de datos. Se pueden utilizar tal cual o mejorarse y perfeccionarse de modo que el seguimiento de la información se realice exactamente de la manera deseada por el usuario. Use la página Introducción a Microsoft Office Access, que aparece cada vez que se inicia Office Access 2007, y comience a crear su propia base de datos de inmediato al abrir una de las plantillas.

Panel del archivo de plantilla Activos con un nombre de archivo sugerido

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario, podrá usarla para crear más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

Formulario Detalles de activos

Además de las plantillas incluidas en Office Access 2007, es posible conectarse a Microsoft Office Online y descargar más.

Plantillas de campos y tablas

¿Dedica mucho tiempo al diseño de campos? En lugar de ello, use las nuevas plantillas de campos, que son campos predefinidos, cada uno con un nombre, un tipo de datos, una longitud y unas propiedades preestablecidas. Puede arrastrar los campos que necesite directamente desde el panel Plantillas de campos a una hoja de datos. Las plantillas de campos están basadas en archivos de definición de esquema XML (.xsd), así que es posible establecer definiciones estándar propias para emplearlas en un departamento o un grupo de trabajo.

Panel Plantillas de campos

Además, Office Access 2007 incluye plantillas de tablas para las tablas que se suelen utilizar con frecuencia en las bases de datos. Por ejemplo, puede usar la plantilla de tabla Contactos para agregar una tabla Contactos a su base de datos. La tabla ya incluye campos utilizados con frecuencia, como Apellido, Nombre y Dirección. Las propiedades de los campos ya están establecidas, así que se puede comenzar a usar la tabla de inmediato. Hay otras plantillas de tablas disponibles: Tareas, Problemas, Eventos y Activos, que incluyen campos especializados diseñados para el tipo de datos cuyo seguimiento se desea realizar y que se desea almacenar.

Vista Hoja de datos mejorada

A partir de ahora, crear tablas le resultará más fácil: basta con hacer clic en Tabla en la ficha Crear y empezar a escribir los datos. Office Access 2007 determina automáticamente el mejor tipo de datos para cada campo, por lo que se puede comenzar a trabajar enseguida. La columna Agregar nuevo campo muestra exactamente dónde agregar un nuevo campo, y si necesita modificar el tipo de datos o el formato de visualización de un campo nuevo o existente, resulta sencillo hacerlo gracias a los comandos de la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. También es posible pegar datos de tablas de Microsoft Office Excel en una nueva hoja de datos: Office Access 2007 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.

Hoja de datos con la columna Agregar nuevo campo

Llamada 1 Columna Agregar nuevo campo

Imagine que necesita agregar un campo existente en otra tabla a la suya. Simplemente arrastre el campo desde el panel Lista de campos a la hoja de datos. Access crea de forma automática cualquier relación necesaria o le guía a lo largo del proceso.

La nueva vista Presentación contribuye a acelerar el diseño de formularios e informes

Use la vista Presentación para realizar modificaciones de diseño mientras ve los datos de un formulario o informe.

Formulario en vista Presentación con datos actualizados

Por ejemplo, puede agregar un campo a la cuadrícula de diseño si lo arrastra desde el panel Lista de campos o modificar las propiedades mediante la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se pueden mover y cambiar de tamaño como una unidad, de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. Asimismo, en la vista Presentación se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los formatos apilado y de tabla también se ha mejorado.

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Interfaz de usuario orientada a los resultados

La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados: Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent  , facilita el trabajo en Office Access 2007. Los comandos y las características que solían estar escondidos en complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en fichas orientadas a las tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo se han sustituido por galerías que muestran las opciones disponibles; además, se ofrece información sobre herramientas o vistas previas de ejemplo a fin de ayudar a seleccionar la opción adecuada. No importa la actividad que esté realizando en la nueva interfaz de usuario, ya sea elaborar un informe o escribir datos,  Access presenta las herramientas más útiles para realizar esa tarea correctamente.

Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent    La nueva interfaz Interfaz de usuario de Office Fluent incluye un área estándar que se denomina cinta de opciones y que contiene grupos de comandos organizados por característica y funcionalidad. La cinta de opciones sustituye a las capas de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.

Cinta de opciones de Access

Use la cinta de opciones de Office Fluent para buscar grupos de comandos relacionados con mayor rapidez. Por ejemplo, si necesita crear un formulario o informe, use uno de los comandos de la ficha Crear. El nuevo diseño facilita la búsqueda de los comandos necesarios y permite descubrir características que de otra forma pasarían inadvertidas. Los comandos están situados más cerca de la superficie, lo que significa que no es necesario buscarlos en menús ni memorizar su ubicación.

Las principales características de Interfaz de usuario de Office Fluent incluyen:

  • Fichas de comandos: fichas que muestran comandos que se suelen utilizar en combinación, de modo que se encuentren los comandos necesarios cuando se necesitan.
  • Fichas de comandos contextuales: fichas de comandos que aparecen según el contexto, es decir, según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a cabo. Una ficha de comandos contextuales contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a lo que se esté haciendo.
  • Galerías: nuevos controles que muestran una vista previa de un estilo u opción para ver los resultados antes de realizar una selección. Las galerías se utilizan en la interfaz de 2007 Microsoft Office System.
  • Barra de herramientas de acceso rápido: una sola barra de herramientas estándar que aparece en la cinta de opciones y que permite el acceso instantáneo con un solo clic a los comandos más utilizados, como Guardar y Deshacer.

Página Introducción a Microsoft Office Access    Esta página ofrece acceso inmediato a una biblioteca de plantillas de bases de datos de diseño profesional, además de bases de datos que se hayan abierto recientemente y (si se está conectado a Internet) vínculos a artículos populares de Office Online.

Página Introducción a Microsoft Office Access

Panel de exploración    este panel muestra todos los objetos de la base de datos abierta en ese momento y facilita el acceso a los mismos. Use el panel de exploración para organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según las dependencias) o en grupos personalizados que cree. ¿Necesita más espacio para trabajar en el diseño de un formulario? Puede contraer el panel de exploración con facilidad de modo que ocupe poco espacio pero siga estando disponible. El panel de exploración sustituye a la ventana Base de datos que se utilizaba en versiones de Access anteriores a Access 2007.

Objetos del panel de exploración

Objetos con fichas    Las tablas, consultas, formularios, informes y macros aparecen como objetos con fichas en la ventana de Access.

Objeto con ficha en Access 2007

Al hacer clic en las fichas de los objetos, es posible pasar con facilidad de uno a otro.

Barra de estado    Barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información de estado e incluye botones para cambiar de vista.

Minibarra de herramientas    Elemento, similar a una barra de herramientas, que aparece en formato transparente sobre el texto seleccionado para facilitar la aplicación de formato, como negrita o cursiva, o cambiar la fuente.

Ventana Ayuda    A diferencia de versiones anteriores de Access, Office Access 2007 ofrece un acceso simplificado al contenido de la Ayuda de Access y de Referencia del programador desde la misma ventana Ayuda. Por ejemplo, eso posibilita modificar el ámbito de una búsqueda al contenido de Referencia del programador únicamente. Independientemente de la configuración de la ventana Ayuda, todo el contenido de la Ayuda de Access y de Referencia del programador está siempre disponible en Office Online.

Ventana Ayuda

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Herramientas de creación de objetos más eficaces

Office Access 2007 proporciona un entorno intuitivo para la creación de formularios e informes que permite crear formularios e informes que muestran información ordenada, filtrada y agrupada con rapidez.

Ficha Crear

Use la ficha Crear para crear nuevos formularios, informes, tablas, listas de Windows SharePoint Services, consultas, macros y módulos con rapidez. Si ha seleccionado una tabla o consulta en el panel de exploración, puede crear un nuevo formulario o informe basado en ese objeto con un solo clic mediante el comando Formulario o Informe. Los nuevos formularios e informes creados mediante este proceso de un solo clic tienen un aspecto más atractivo y resultan de utilidad de inmediato, dado que su diseño ha sido actualizado. Los formularios e informes generados automáticamente tienen un diseño profesional con encabezados que incluyen un logotipo y un título. Además, un informe generado automáticamente también incluye información de fecha y hora así como pies de página informativos y totales.

Vista parcial de la ficha Crear de la cinta de opciones

Comprobará que los objetos creados con la nueva característica de creación rápida le harán avanzar más con menos esfuerzo.

Nuevas vistas: Informe y Presentación

Estas dos nuevas vistas permiten trabajar de manera interactiva con formularios e informes. Mediante la vista Informe, puede explorar una representación precisa de su informe sin tener que imprimirlo o visualizarlo en Vista preliminar. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una operación de búsqueda para buscar el texto coincidente. Puede usar el comando Copiar para copiar texto en el Portapapeles, o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en el informe para abrir un vínculo en el explorador.

La vista Informe permite explorar y la vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras se explora. Puede utilizar la vista Presentación para realizar muchas modificaciones de diseño comunes mientras ve datos en un formulario o informe. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrando su nombre desde el nuevo panel Lista de campos o cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se manipulan como un solo control de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. Asimismo, se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente en la vista Presentación. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños también se ha mejorado.

Informe en la vista Presentación

Operaciones de agrupación y ordenación simplificadas en los informes

Office Access 2007 ofrece una forma mejor y más accesible de agrupar y ordenar en los informes así como de sumar los totales. La nueva interfaz de usuario es más fácil de explorar y comprender y, cuando se usa con la nueva vista Presentación, se ve instantáneamente qué efecto tienen los cambios.

Panel Agrupación, orden y total

Imagine que necesita ver el total de ventas por región en un informe. Use la vista Presentación y el nuevo panel Agrupación, orden y total para agregar un nivel de grupo, solicitar un total y ver los cambios realizados. Con la nueva fila Total es fácil agregar una suma, un promedio, una cuenta, un máximo o un mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la creación manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con elegir y hacer clic.

Creación de total en un informe

Nuevos diseños de controles para ayudar a crear formularios e informes de aspecto profesional

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene nombres de cliente o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Se puede usar Office Access 2007 para agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuese una unidad, inclusive la etiqueta.

Comandos del grupo Diseño de controles en la ficha Organizar

Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la etiqueta en el encabezado o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fácilmente las siguientes acciones:

  • Mover o cambiar el tamaño de un diseño. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la derecha.
  • Aplicar formato a un diseño. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente para que resalte.
  • Agregar una columna o un campo de columna a un diseño.
  • Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño.

Movimiento de una columna en la vista Presentación

Los formatos se guardan junto con el diseño, por lo que permanecen disponibles.

Nuevos formularios divididos para examinar los datos rápidamente

Use el nuevo formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista Formulario. Puede establecer una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la parte superior, la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

Formulario dividido

Macros incrustadas en formularios e informes

Use las nuevas macros incrustadas de confianza para evitar tener que escribir código. Una macro incrustada está almacenada en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede modificar su diseño sin tener que preocuparse del resto de controles que la utilicen: cada macro incrustada es independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque no pueden llevar a cabo determinadas operaciones posiblemente inseguras.

Asignación de macro incrustada al evento Al hacer doble clic

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Nuevos tipos de datos y controles

Office Access 2007 incluye tipos de datos y controles nuevos y mejorados que permiten almacenar más tipos de datos, así como especificarlos con más facilidad.

Campos multivalor para datos complejos

Es posible crear un campo que contenga varios valores, lo que también se conoce como datos complejos. Supongamos que necesita asignar una tarea a uno de sus empleados o contratistas, pero desea asignarla a más de una persona. En la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos y en las versiones anteriores de Access, era preciso crear una relación varios a varios para que esto se realizara correctamente. En Office Access 2007, la parte complicada se realiza automáticamente al seleccionar un campo configurado para aceptar varios valores. Los campos multivalor son especialmente apropiados cuando se usa Office Access 2007 para trabajar con una lista de SharePoint que contiene uno de los tipos de campos multivalor usados en Windows SharePoint Services. Office Access 2007 es compatible con estos tipos de datos.

Campo multivalor

Campos de datos adjuntos de archivos

El nuevo tipo de datos Datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios de la base de datos sin necesidad de aumentar el tamaño de la misma. Office Access 2007 comprime de forma automática los datos adjuntos, cuando resulta posible, a fin de minimizar el uso de espacio. ¿Necesita adjuntar un documento de Microsoft Office Word 2007 a un registro o guardar una serie de imágenes digitales en la base de datos? El uso de datos adjuntos facilita aún más estas tareas. Puede incluso agregar varios datos adjuntos a un único registro.

Cuadro de diálogo Datos adjuntos

Los campos memo ahora almacenan texto enriquecido y son compatibles con el historial de revisiones

Gracias a la nueva compatibilidad con texto enriquecido de Office Access 2007, ya no existe la limitación de utilizar texto sin formato en los registros. Puede aplicar formato al texto con opciones (como negrita, cursiva, así como por medio de diferentes fuentes y colores y otras opciones de formato comunes) y almacenar el texto en la base de datos. El texto con formato enriquecido se almacena en un campo memo con un formato basado en HTML y compatible con el tipo de datos de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establezca la nueva propiedad FormatoDeTexto en TextoEnriquecido o TextoSinFormato para que la información tenga un formato correcto en los controles de cuadro de texto y la vista Hoja de datos.

Los campos memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. Con Office Access 2007, puede establecer la propiedad Sólo anexar de modo que conserve un historial de todos los cambios realizados en un campo memo. A continuación, puede ver un historial de dichos cambios. Esta característica también es compatible con la característica de seguimiento de Windows SharePoint Services, por lo que también se puede utilizar Access para ver el historial de contenido de las listas de SharePoint.

Calendario para seleccionar fechas

Los campos y controles que usan el tipo de datos de fecha y hora tienen una nueva característica: un calendario interactivo integrado de selección de fecha. El botón de calendario aparece automáticamente a la derecha de la fecha. ¿Desea saber la fecha del próximo viernes? Haga clic en el botón y el calendario aparecerá automáticamente para seleccionar la fecha. De manera opcional, puede desactivar el calendario para un campo o control mediante una propiedad.

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Herramientas de diseño y análisis mejoradas

Las nuevas herramientas de Office Access 2007 ayudan a crear objetos de base de datos con más rapidez y a analizar los datos con más facilidad.

Panel Lista de campos mejorado

El nuevo panel Lista de campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de Access, ya que incluye los campos de otras tablas. Puede arrastrar los campos desde la tabla del origen de registros, desde tablas relacionadas o desde tablas no relacionadas de la base de datos. Office Access 2007 está preparado para crear la infraestructura necesaria, de modo que si se requiere una relación entre las tablas, ésta se crea automáticamente o la aplicación le guía a lo largo del proceso.

Panel Lista de campos

Herramientas mejoradas de ordenación y filtrado

Imagine que necesita buscar rápidamente un valor coincidente u ordenar una columna de datos. La nueva característica Autofiltro de Office Access 2007 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite concentrarse en los datos importantes. Es fácil seleccionar entre los valores únicos de una columna, algo muy útil en situaciones en las que no se recuerda algún nombre, o bien ordenar los valores mediante opciones del menú contextual en un lenguaje sencillo, como Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de menor a mayor.

Autofiltro

Las opciones de filtro más comunes se encuentran en los comandos de menú y también se pueden usar filtros rápidos para limitar la información según los datos especificados. Las opciones de los filtros rápidos cambian automáticamente según el tipo de datos para mostrar opciones de aplicación a la información numérica, de texto y de fecha.

Menú Filtros de fechas

Estas nuevas características de filtrado y ordenación se han diseñado para que su uso sea coherente, independientemente de que se use Office Access 2007 o Microsoft Office Excel 2007.

Totales y colores de fondo alternativos en hojas de datos

La vista Hoja de datos incluye ahora una fila Total en la que se puede visualizar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, una desviación estándar o una varianza. Una vez agregada la fila Total, se elige la flecha de la celda de la columna y se selecciona el cálculo deseado.

Fila Total en hoja de datos

Los informes, hojas de datos y formularios continuos admiten una color de fondo alternativo para las filas que se puede configurar de manera independiente del color de fondo predeterminado. Es fácil sombrear las filas alternas con cualquier color que se elija.

Hoja de datos con color de filas alternativo

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Seguridad mejorada

Las características de seguridad mejoradas de Office Access 2007 y su eficaz interacción con Windows SharePoint Services ayudan a administrar de una forma más eficaz y permiten aumentar la seguridad de las aplicaciones de seguimiento de información. Al almacenar los datos de las aplicaciones de seguimiento en listas de Windows SharePoint Services, es posible realizar auditorías del historial de revisiones, recuperar información eliminada y establecer permisos de acceso a los datos.

Para ayudar a que Office Access 2007 sea una aplicación más segura y mantener la coherencia con los demás productos de Versión de Office 2007, Office Access 2007 incluye características de seguridad nuevas y mejoradas. Las decisiones de confianza unificadas están integradas con el Centro de confianza de Microsoft Office. Las ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en carpetas seguras. Se puede cargar una aplicación de Office Access 2007 con el código o las macros deshabilitados para ofrecer una experiencia más segura en modo de recinto de seguridad (es decir, los comandos no seguros no se pueden ejecutar). Las macros de confianza se ejecutan en modo de recinto de seguridad.

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Nuevas formas de compartir datos y colaborar con otros usuarios

Mediante las nuevas características de colaboración de Office Access 2007, ahora es posible recopilar información de otros usuarios de una forma más eficaz y compartirla en un entorno de seguridad mejorada en Internet.

Integración con Windows SharePoint Services

Office Access 2007 se integra con Windows SharePoint Services de varias maneras, lo que ayuda a sacar partido a las diversas características de colaboración de Windows SharePoint Services.

Seguimiento de revisión de datos    Es posible ver el historial de revisiones en los registros con ayuda de Windows SharePoint Services. Imagine que necesita saber quién o cuándo se cambió una fila. Para saberlo, use el historial de revisiones.

Configuración de permisos    Es posible establecer permisos de acceso a las listas de SharePoint con ayuda de Windows SharePoint Services. Puede permitir o denegar de manera selectiva el acceso a determinados usuarios. Puede asignar permisos de lectura limitados o permisos de edición totales.

Recuperación desde la papelera de reciclaje    Es posible utilizar la nueva papelera de reciclaje de Windows SharePoint Services para ver registros eliminados y recuperar información eliminada por error con facilidad.

Apertura de formularios e informes de Access en Windows SharePoint Services    Los usuarios de Windows SharePoint Services pueden abrir listas en vistas enriquecidas de Access directamente desde un sitio de SharePoint. Los formularios, informes y hojas de datos de Office Access 2007 pueden aparecer junto con otras vistas en un sitio de SharePoint. Cuando selecciona una vista de Access, Office Access 2007 inicia y abre el formulario, la hoja de datos o el informe solicitado. De este modo es fácil ejecutar un informe enriquecido de Office Access 2007 en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar primero Office Access 2007. Asimismo, puede optar por abrir una lista en Access y, si una base de datos no existe, se crea automáticamente y se rellena con formularios e informes basándose en la lista.

Posibilidad de mover la base de datos a un sitio de SharePoint    Es posible trasladar con facilidad la base de datos independiente a una solución compartida de Windows SharePoint Services que almacena datos en listas vinculadas de SharePoint. El Asistente para mover a SharePoint está bien preparado y migra automáticamente claves y relaciones principales de maneras lógicas.

Las ventajas inmediatas de una solución compartida de Windows SharePoint Services incluyen el acceso compartido basado en el explorador, la copia de seguridad centralizada, la implementación de bases de datos basada en un sitio de SharePoint y todas las ventajas del uso de un cliente enriquecido basado en Access en una solución basada en servidor. Los departamentos de TI consiguen una medida de predictabilidad y control al localizarse el acceso a las bases de datos en un sitio de SharePoint. Los usuarios pueden suscribirse a avisos por correo electrónico que se recibirán cuando se agreguen, eliminen o modifiquen registros en una lista de SharePoint.

Integración con flujos de trabajo de Windows SharePoint Services    Office Access 2007 admite los flujos de trabajo mediante los Servicios de flujo de trabajo de Windows de Windows SharePoint Services. Puede crear soluciones que usen la distribución y aprobación de flujos de trabajo, que asignen automáticamente tareas a otros usuarios, que notifiquen el estado de los proyectos y que aseguren, por ejemplo, que las tareas finalizan puntualmente.

Mejor rendimiento de las tablas vinculadas a listas de SharePoint    Las optimizaciones realizadas en el procesamiento interno de las tablas vinculadas a listas de SharePoint ofrecen una experiencia más rápida y sencilla.

Todos los tipos de datos de Windows SharePoint Services ahora se asignan a tipos de datos de Access    Gracias a la nueva compatibilidad con los campos multivalor y de datos adjuntos, Office Access 2007 ahora es compatible con todos los tipos de datos de Windows SharePoint Services, lo que simplifica el diseño y la creación de aplicaciones compartidas de Windows SharePoint Services.

Posibilidad de trabajar en listas de SharePoint en Access sin conexión    Si necesita llevarse trabajo a casa, puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic. Trabaje con los datos en Access y, después, sincronice los cambios, o bien, vuelva a conectarse más adelante con el sitio de SharePoint.

Recopilación de datos mediante formularios de InfoPath y Outlook

Gracias a la nueva característica de recopilación de datos, Office Access 2007 puede crear automáticamente un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 o un formulario HTML e incrustarlo en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. A continuación, ese formulario se puede enviar a destinatarios seleccionados de los contactos de Outlook o a los nombres de destinatario almacenados en un campo de la base de datos de Access.

Uso de un mensaje de correo electrónico para recopilar datos

El usuario decide si desea recopilar nueva información o actualizar información existente. A continuación, los destinatarios rellenan el formulario y lo devuelven. Office Outlook 2007 reconoce los formularios entrantes y guarda automáticamente los datos en la base de datos de Office Access 2007, sin necesidad de volver a escribirlos.

Exportar a PDF y XPS

A partir de ahora, puede exportar datos a un formato de archivo PDF (Formato de documento portátil) o XPS (XML Paper Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuir correos electrónicos, siempre y cuando instale primero el complemento Publicar como PDF o XPS. Cuando se exporta un formulario, informe u hoja de datos a un archivo .pdf o .xps, se puede capturar la información en un formulario de fácil distribución que conserva todas las características de formato, pero que no exige que los demás usuarios instalen Access en sus equipos para imprimir o revisarlo.

  • Formato de documento portátil    PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y ayuda a compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad. El formato PDF es también adecuado para documentos que se vayan a reproducir usando métodos de impresión comerciales.
  • XML Paper Specification    XPS es un formato de archivo electrónico que conserva el formato del documento y ayuda a compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad.

Se pueden exportar datos al formato de archivo .pdf o .xps desde Office Access 2007 únicamente si se ha instalado el complemento. Para obtener más información, vea Habilitación de la compatibilidad para otros formatos de archivo como PDF y XPS.

Más sencillez del trabajo con datos externos

Office Access 2007 incluye nuevas características que permiten importar y exportar datos con mayor facilidad. Puede guardar una operación de importación o exportación y volver a usarla la próxima vez que tenga que llevar a cabo la misma tarea. El Asistente para importación de hojas de cálculo permite reemplazar el tipo de datos elegido por Access, por lo que puede importar, exportar y vincular a los nuevos formatos de archivo de Office Excel 2007.

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Formas más eficaces de solucionar problemas

Diagnósticos de Microsoft Office incluye una serie de pruebas de diagnóstico que ayudan a descubrir por qué se bloquea el equipo. Estas pruebas de diagnóstico pueden solucionar directamente algunos problemas, así como identificar las maneras en que puede solucionar otros. Diagnósticos de Microsoft Office reemplaza a las siguientes características de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar y Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office.

Para obtener más información, consulte Diagnosticar y reparar programas de Office mediante los diagnósticos de Office.

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Herramientas de corrección mejoradas

Éstas son algunas de las nuevas características del corrector ortográfico.

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