Crear un calendario escolar dinámico para el personal docente con FrontPage 2002

Septiembre de 2002

Por Amber Mitchell

Se aplica a
Microsoft FrontPage® 2002

Esta columna le indica cómo configurar un calendario de actividades que el personal del centro educativo puede actualizar y consultar en el sitio Web del mismo.

Introducción

¿Cómo se mantiene el personal del centro informado sobre reuniones y actividades? ¿Hay algún lugar donde puedan encontrar un plan de actividades actualizado y preciso? Con la herramienta de creación y administración de sitios Web de Microsoft FrontPage 2002 podrá crear un calendario dinámico que esté siempre disponible (y actualizado) en el sitio Web de su centro educativo.

Estas son algunas de las ventajas de crear un calendario en línea con FrontPage:

  • El calendario en línea es un lugar común donde el personal del centro pueda obtener información precisa.
  • Los calendarios en línea son fáciles de mantener actualizados en comparación con los calendarios tradicionales impresos, que deben distribuirse periódicamente y aún así normalmente quedan desfasados.
  • Si no está seguro de necesitar un complejo sistema de calendario, FrontPage facilita el comienzo con un plan de actividades sencillo que puede usar como base para posteriores ampliaciones.

Antes de comenzar

Puede verse tentado a iniciar FrontPage directamente, pero es conveniente tomar algunas decisiones antes de hacerlo.

En primer lugar, determine qué información de actividades desea controlar. Esta información se almacenará en una base de datos de Microsoft Access, por lo que tendrá que pensar en términos de campos de datos. Una lista preliminar de campos podría incluir los siguientes:

  • Título de la actividad
  • Fecha de comienzo (dd/mm/aaaa en tres campos independientes)
  • Hora de comienzo
  • Fecha de finalización (tres campos, como en el campo anterior)
  • Hora de finalización
  • Descripción
  • Ubicación
  • Persona responsable
  • Direcciones de correo electrónico del personal (para vincularlas)
  • Estado (por ejemplo: activa, inactiva, pasada)

A continuación, decida quién será la persona encargada de actualizar las actividades. Una sola persona puede encargarse de todo, o bien, cada director de departamento puede actualizar su sección. Para actualizar la base de datos deberá dar a los usuarios el nombre de usuario para iniciar la sesión y la contraseña.

El Asistente lo hace como por arte de magia

Una vez terminada la programación, estará listo para empezar a utilizar FrontPage. Comience por usar el Asistente para interfaz de bases de datos para crear la base de datos, el formulario de envío de información, el editor de la base de datos y la página de resultados.

Para crear una programación de actividades usando el Asistente para interfaz de bases de datos

  1. Estando en la vista Página, en el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Página o Web.
  2. En el panel de tareas, bajo Nuevo a partir de una plantilla, haga clic en Plantillas de sitio Web.
  3. Haga clic en la plantilla Asistente para interfaz de bases de datos y, a continuación, en Aceptar.
  4. En el cuadro de diálogo Asistente para interfaz de bases de datos, haga clic en Siguiente para crear una base de datos de Access nueva y escriba el nombre de la base de datos y los campos de datos que desea utilizar.
  5. Cuando el asistente haya terminado de crear la base de datos, haga clic en Siguiente.
  6. Cuando se le pregunte qué Páginas de interfaz de base de datos crear, seleccione las tres y haga clic en Siguiente.
  7. Escriba un nombre de usuario y una contraseña para el editor de la base de datos (esta configuración puede cambiarse más adelante).
  8. Siga las indicaciones que aparecerán en pantalla para terminar.

Ahora ya dispone de un formulario para agregar actividades, una página de edición para modificarlas, una base de datos para almacenarlas y una página para mostrarlas. ¡Ya está lista la mayor parte del trabajo más duro!

La página de resultados generada por el asistente será una lista que incluirá todos los para gelementos. Éste es un buen punto de partida, pero puede que desee refinarla un poco más.

Personalizar los resultados

Es posible que desee presentar las actividades agrupadas por meses, o que sencillamente sólo desee mostrar las actividades del mes actual. O bien, sólo presentarlas si tienen la indicación de estado “activa”. FrontPage le permite personalizar completamente sus resultados creando consultas de la base de datos mediante el lenguaje de consulta estructurado SQL (Structured Query Language).

Utilice el Asistente para resultados de base de datos para escribir consultas personalizadas, así como para elegir qué campos mostrar, cambiar el formato de presentación y mucho más.

Para crear listas especializadas de actividades con el Asistente para resultados de base de datos

  1. Para crear una nueva área de resultados de la base de datos, en el menú Insertar, haga clic en Base de datos y, a continuación, en Resultados. Si va a utilizar una área de base de datos existente, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en dicha área y, después, haga clic en Propiedades de resultados de base de datos para iniciar el Asistente para resultados de base de datos.
  2. En el cuadro de diálogo Asistente para resultados de base de datos — Paso 1 de 5, haga clic en su base de datos y, a continuación, en Siguiente.

Asistente para resultados de base de datos — Paso 1 de 5

  1. En el Asistente para resultados de base de datos — Paso 2 de 5 , elija Consulta personalizada y haga clic en Modificar para crear una instrucción SQL para el área de la página en la que está trabajando. FrontPage le ayudará a generar una consulta en el siguiente paso, así que puede continuar y, si lo prefiere, volver a este paso más adelante. Haga clic en Siguiente.
  2. En el Asistente para resultados de base de datos — Paso 3 de 5, elija qué campos desea mostrar. Haga clic en Más opciones para obtener ayuda sobre la generación de consultas. Cuando haya terminado de personalizar los resultados, haga clic en Siguiente.
  3. En el cuadro de diálogo Asistente para resultados de base de datos — Paso 4 de 5, se ofrecen opciones de formato y, en Asistente para resultados de base de datos — Paso 5 de 5 los registros se dividen en grupos de un número determinado de ellos. Cuando haya terminado de personalizar, haga clic en Finalizar.

Visualizar

Por supuesto, cuando se piensa en calendarios, se piensa en una representación visual de las fechas, en lugar de en una mera lista de actividades.

Puede crear manualmente tablas HTML para cada mes; esto le daría el máximo control sobre el diseño. Sin embargo, si sólo desea modificar un calendario estándar, puede que prefiera exportar un calendario de Microsoft Outlook® 2002 a formato HTML e integrarlo con los resultados.

Para exportar un calendario de Outlook a formato HTML

  1. Vaya a la carpeta Calendario de Outlook. (Tenga en cuenta que deberá utilizar un calendario en blanco.)
  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web.

 Nota   Si recibe un mensaje que le indica que debe instalar el Asistente para publicación Web de Microsoft Internet Explorer, puede instalarlo como característica adicional desde su CD de Microsoft Office.

Después de guardar las páginas que desea, sólo tiene que abrirlas en FrontPage para modificarlas. Igual que en el procedimiento anterior, puede agregar consultas de base de datos al archivo HTML usando el Asistente para resultados de base de datos.

Preparación para el futuro

Una vez que esté en uso el calendario, puede agregarle las nuevas características que sean necesarias. Si tiene una gran cantidad de actividades, puede agregar un cuadro de lista desplegable para mostrar las actividades organizadas por departamentos. O bien, puede expandir el calendario para incluir otros elementos programados como salas de reuniones y recursos.

Puede agregar prácticamente cualquier característica a esta base para convertirla en una herramienta más útil para el personal. Imagine: ya no tendrán que consultar montones de papeles buscando un calendario antiguo.

Consideraciones de seguridad

Siempre que coloque información en el Web, debe tener en cuenta los aspectos de seguridad. Aquí le ofrecemos algunas ideas y recursos:

  • El Editor de bases de datos requiere el inicio de sesión; facilite la información de inicio de sesión sólo a los usuarios a los que encargue este tipo de trabajos.
  • Si el calendario va a contener información sensible, puede proteger su visualización con contraseña.