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Si tiene acceso a Excel Services, que es un servidor con Microsoft Office SharePoint Server 2007 capaz de ejecutar Excel Calculation Services, puede publicar un libro en ese servidor para que los demás usuarios puedan tener acceso a todos los datos que contiene en un explorador (explorador: software que interpreta archivos HTML, les da formato de páginas Web y los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede seguir hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que estén incrustados en páginas Web.) utilizando Microsoft Office Excel Web Access.

Aunque al publicar un libro en Excel Services, se publica el libro completo en el servidor, puede definir las partes del libro (como hojas de cálculo individuales, rangos con nombre o gráficos) que deberá mostrar Excel Services en Office Excel Web Access. Mostrando únicamente partes concretas del libro y utilizando los permisos de Office SharePoint Server 2007 para ayudar a proteger el libro contra accesos no autorizados, puede mantener la confidencialidad de la información contenida en el libro al tiempo que permite a los usuarios autorizados actualizar o volver a calcular los datos visibles, así como interaccionar con ellos.

También puede definir parámetros. Los parámetros son celdas individuales cuyos valores pueden definir los usuarios de Office Excel Web Access. Los parámetros se pueden utilizar para exponer celdas que puedan activar el cálculo del libro, como los análisis condicionales que utilizan los valores que especifican los usuarios en las celdas especificadas como parámetros.

 Importante   La capacidad de publicar un libro de Excel en los Servicios de Excel sólo está disponible en Microsoft Office Ultimate 2007, Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 y Microsoft Office Excel 2007.

 Nota   No todas las características de Microsoft Office Excel son compatibles con Excel Services. Para obtener información sobre las características no admitidas, vea Características de Excel no admitidas por Excel Services.

1. Cree un nuevo libro y escriba los datos que desee proporcionar, o abra un libro ya existente que desee publicar en Excel Services.
2. Si tiene previsto definir parámetros, asigne nombre a las celdas que desea que sean editables.

    Nota   Sólo puede definir parámetros si ha asignado nombres a celdas individuales de la hoja de cálculo que contienen valores. No se puede definir parámetros para los rangos con nombre de más de una celda.

   Para asignar nombres a las celdas, haga lo siguiente:

   1. En la hoja de cálculo, seleccione la celda que desea que se pueda editar en el explorador y en Office Excel Web Access.
   2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Definir nombre.

      

   3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea usar para el parámetro.
   4. Haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Publicar y, a continuación, haga clic en Servicios de Excel bajo Distribuir el documento a otras personas.

    Nota   Si la opción Servicios de Excel no está disponible, la versión de Office Excel 2007 no admite la publicación de un libro en Servicios de Excel. Busque vínculos para obtener más información acerca de cómo compartir libros en la sección Vea también.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ruta de acceso al servidor y acepte el nombre sugerido para el libro o escriba otro nombre si es necesario.

    Sugerencia   Si es necesario, busque el destino. En un equipo con Windows Vista, busque o escriba la ruta de acceso al servidor en la barra de direcciones. En un equipo con Microsoft Windows XP, ubique el servidor en la lista Guardar en o escriba la ruta de acceso al servidor antes del nombre del archivo. Por ejemplo, escriba http:// servidor / sitio / nombre de archivo

    Nota   Excel sólo puede publicar libros en el servidor en el formato de archivo basado en XML (.xlsx) de Microsoft Office Excel 2007 o en el formato de archivo binario (.xlsb) de Office Excel 2007.

5. Haga clic en Opciones de Excel Services.
6. En la ficha Mostrar, haga lo siguiente:
   • Para mostrar todo el libro en Excel Services, seleccione Todo el libro en el cuadro de lista.
   • Para mostrar sólo algunas hojas de cálculo concretas en Excel Services, seleccione Hojas en el cuadro de lista y, a continuación, desactive las casillas de verificación correspondientes a las hojas que no desea que estén visibles.

      Nota   De forma predeterminada, todas las hojas están seleccionadas. Para hacer que todas las hojas vuelvan a estar visibles rápidamente después de desactivar algunas de las casillas de verificación, puede activar la casilla de verificación Todas las hojas.

   • Para mostrar sólo elementos concretos (como rangos con nombre, gráficos, tablas o tablas dinámicas) en Excel Services, seleccione Elementos en el libro y después active las casillas de verificación de los elementos que desee mostrar.

      Nota   Si selecciona elementos que tienen el mismo nombre, sólo uno de estos elementos estará disponible en Excel Services. Para mostrar todos los elementos en Excel Services, debe cambiar el nombre de los elementos para que cada uno tenga un nombre único. Puede cambiar el nombre de las tablas en la ficha Diseño en el grupo Propiedades; cambiar el nombre de las tablas dinámicas en la ficha Opciones en el grupo tabla dinámica y cambiar el nombre de los gráficos o gráficos dinámicos en la ficha Presentación en el grupo Propiedades. Se puede cambiar el nombre de los elementos duplicados, como los rangos con nombre, en la ficha Fórmulas en el grupo Nombres definidos.

7. Para definir parámetros, haga clic en la ficha Parámetros.

    Nota   Sólo puede definir parámetros si ha asignado nombres a celdas individuales de la hoja de cálculo que contienen valores. No se puede definir parámetros para los rangos con nombre que contienen más de una celda.

8. Haga clic en Agregar y, a continuación, active la casilla de verificación correspondiente al parámetro que desea agregar.
9. Haga clic en Aceptar.
10. Haga clic en Guardar.
11. Para comprobar que las áreas visibles del libro se muestran correctamente en el explorador, active la casilla de verificación Abrir este libro en mi explorador después de guardarlo.

  Notas  

• Al abrirlo en Excel, se muestra todo el libro y puede efectuar los cambios de contenido que considere necesarios. Una vez actualizado el contenido y guardado el libro, los cambios se reflejan automáticamente en el servidor.
• Con Office Excel Web Access en sus exploradores, los demás usuarios podrán ver y analizar los datos de la hoja de cálculo mostrados. Además, podrán interaccionar con ella utilizando algunas funcionalidades de Excel, como ordenar y filtrar datos, o utilizando las características de análisis detallado de tablas dinámicas. Si establece parámetros para celdas con nombre del libro, los usuarios también podrán editar dichas celdas y definir valores.
• Una vez publicado el libro en Excel Services, puede utilizar la funcionalidad de Office SharePoint Server 2007 para administrar y configurar Excel Services o para establecer permisos que impidan el acceso no autorizado al libro. Para obtener más información, vea la Ayuda de Office SharePoint Server 2007.
• Si los usuarios de Office Excel Web Access no tienen permiso para abrir el libro en Excel, pueden crear una instantánea del libro con los valores que pueden ver en Office Excel Web Access. Para obtener más información sobre cómo crear instantáneas de libros, vea la Ayuda de Office Excel Web Access.

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