Mostrar tendencias y prever ventas mediante gráficos

Crear una previsión de ventas para el año próximo puede ser una ardua tarea, especialmente si está ocupado intentando alcanzar sus cifras de ventas actuales. Afortunadamente, si tiene los datos de sus ventas pasadas, podrá usar las herramientas especiales de Microsoft Office Excel 2003 para predecir sus ventas futuras. Lo mejor es que no tiene que ser un mago de las matemáticas para hacer la previsión, ¡Excel lo hace por usted!

En este artículo aprenderá a:

• Crear un gráfico en Excel mediante el Asistente para gráficos.
• Entender las líneas de tendencia y cómo pueden ayudar en la previsión de ventas.
• Usar datos de venta de muestra para crear una línea de tendencia en un gráfico y prever las ventas de los futuros cuatro trimestres.
• Encontrar la línea de tendencia adecuada para los datos.
• Asignar un nombre a la línea de tendencia.

Prever el futuro

¿No ha querido alguna vez una bola de cristal para adivinar el futuro y ver como serán sus ventas pasado un año? Realmente no es magia (son sólo matemáticas), y las Líneas de tendencia de Microsoft Excel le ayudan a ello. Por ejemplo, digamos que tiene los siguientes datos de sus ventas pasadas:

Datos de ventas

Puede representar estos datos fácilmente en un gráfico mediante el Asistente para gráficos de Excel, cuyo uso se explicará más adelante en este artículo.

Gráfico de tabla dinámica

 Nota   Este ejemplo es un gráfico de líneas. Al crear un gráfico, puede seleccionar una vista diferente de los datos, como un gráfico de barras, de columnas, de dispersión, circular o de otro tipo.

Si usa líneas de tendencia, puede proyectar sus ventas futuras basadas en los cuatro últimos trimestres.

Gráfico de tabla dinámica con línea de tendencia

¿Qué son realmente las líneas de tendencia?

Las líneas de tendencia son representaciones gráficas de las tendencias de los datos que puede usar para analizar problemas de predicción. Dicho análisis también se denomina análisis de regresión. Mediante el análisis de regresión, puede ampliar el significado de una línea de tendencia de un gráfico más allá de los datos reales para predecir valores futuros. Por ejemplo, el gráfico anterior usa una simple línea de tendencia logarítmica prevista para los próximos cuatro trimestres a fin de mostrar claramente una tendencia hacia un aumento de los beneficios.

R² (R al cuadrado)

Puede que se pregunte: ¿son fiables estas líneas de tendencia? La respuesta tiene que ver con algo denominado R al cuadrado,  o, específicamente, el valor R al cuadrado de la línea de tendencia (aquí es cuando vienen las matemáticas). Piense en el valor R al cuadrado como un número mágico, en este caso un número entre el 0 y el 1.

Una línea de tendencia es más fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o está cerca de 1. Cuando ajusta una línea de tendencia a sus datos, Excel calcula automáticamente su valor R al cuadrado basado en una fórmula. Si lo desea, puede mostrar ese valor en su gráfico. Observe que existen ciertos tipos de líneas de tendencia para ciertos tipos de datos. Para obtener la predicción más exacta, es importante elegir la mejor línea de tendencia para sus datos.

Calcular su propia línea de tendencia

Antes de calcular una línea de tendencia, deberá incorporar los datos a un gráfico.

1. Abra Excel, y escriba la muestra Datos de ventas que se enumera al principio de este artículo.
2. Resalte los datos que desee representar en un gráfico (en este ejemplo, de A1 a B5).
3. En el menú Insertar, haga clic en Gráfico.
4. En la ficha Tipos estándar, en Tipo de gráfico, haga clic en Línea.
5. Haga clic en Finalizar.

Ahora, calcule una línea de tendencia:

1. Haga clic en Área del gráfico para seleccionar el gráfico.
2. En el menú Gráfico, haga clic en Agregar línea de tendencia.
3. En el cuadro de diálogo Agregar línea de tendencia, en la ficha Tipo, haga clic en Lineal en Tipo de tendencia o regresión (no se preocupe lo que significa en este momento, lo que le debe importar es el valor R al cuadrado).
4. Haga clic en la ficha Opciones.
5. En Extrapolar, en el cuadro Hacia delante, escriba 4.
6. Active la casilla de verificación Presentar el valor R cuadrado en el gráfico .
7. Haga clic en Aceptar.

Acaba de crear su primera línea de tendencia

El valor de R al cuadrado aparece en su gráfico. Para el tipo de tendencia Lineal, el valor es .966, que es bastante cercano a 1. Pero quizá pueda acercarse más. Puede probar una línea de tendencia diferente para ver si el valor R al cuadrado está más cerca de 1.

Para cambiar el tipo de tendencia a Logarítmica

1. Haga clic en la línea de tendencia que desee cambiar.
2. En el menú Formato, haga clic en Línea de tendencia seleccionada.
3. En la ficha Opciones, en Extrapolar, escriba 4 en el cuadro Extrapolar.
4. Active la casilla de verificación Presentar el valor R cuadrado en el gráfico.
5. En la ficha Tipo, en Tipo de tendencia o regresión, seleccione Logarítmica.
6. Haga clic en Aceptar.

Observe que el valor de R al cuadrado es .9893, que es incluso más cercano a 1. Esto le indica que el tipo de regresión Logarítmica, que usa una fórmula diferente que el tipo Lineal para computar la línea de tendencia de los datos, resulta más adecuado para sus datos que el tipo de regresión Lineal.

Si sigue los mismos tipos con tipos de tendencia o regresión diferentes, obtendrá los siguientes resultados.

De modo que parece que el tipo de tendencia o regresión Potencial le ofrece el cálculo más adecuado de las ventas futuras.

Gráfico con línea de tendencia Potencial

La línea de tendencia adecuada para los datos

Una elección adecuada de la línea de tendencia para los datos resulta muy importante. Por ejemplo, una línea de tendencia lineal es una línea recta con el mejor ajuste que se usa con conjuntos de datos lineales simples. Los datos son lineales si el patrón de sus puntos asemeja una línea. Una línea de tendencia lineal normalmente indica que algo aumenta o disminuye con una frecuencia continua.

Una línea de tendencia logarítmica es una línea curva con el mejor ajuste que resulta más adecuada cuando la frecuencia de cambio de los datos aumenta o disminuye rápidamente y al final los niveles se estabilizan. Una línea de tendencia logarítmica puede usar valores negativos, positivos, o ambos.

Para obtener más información sobre los diferentes tipos de líneas de tendencia, consulte el artículo Elegir la línea de tendencia adecuada para los datos en la sección Vea también.

Asignar un nombre a la línea de tendencia

Para que los lectores entiendan mejor la línea de tendencia, conviene asignarle un nombre. Para asignar un nombre a la línea de tendencia:

1. Haga clic en la línea de tendencia a la que desee asignar un nombre.
2. En el menú Formato, haga clic en Línea de tendencia seleccionada.
3. En la ficha Opciones, en Nombre de la línea de tendencia, haga clic en Personalizada y, a continuación, escriba Pronóstico para los cuatro trimestres próximos en el cuadro de texto.
4. Haga clic en Aceptar.