Instrucciones para organizar y dar formato a los datos de una hoja de cálculo

Microsoft Office Excel tiene una serie de funciones que facilitan la administración y el análisis de datos. Para aprovechar al máximo de estas funciones, es importante organizar y dar formato a los datos en una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) de acuerdo con las siguientes instrucciones.

En este artículo


Instrucciones para organizar datos

Colocar los elementos similares en la misma columna    Acomode los datos para que todas las columnas tengan elementos parecidos en la misma columna.

Mantener un rango de datos por separado    Deje al menos una columna en blanco y una fila en blanco entre un rango de datos relacionados y otros datos de la hoja de cálculo. Excel puede detectar y seleccionar más fácilmente el rango cuando ordena, filtra o inserta subtotales automáticos.

Colocar los datos importantes por encima o debajo del rango    Evite colocar los datos importantes a la izquierda o a la derecha del rango, ya que podría ocultar los datos cuando filtra el rango.

Evitar columnas y filas en blanco en un rango    Evite colocar columnas o filas en blanco en un rango de datos. Hágalo para asegurarse de que Excel pueda detectar y seleccionar más fácilmente los rangos de datos relacionados.

Mostrar todas las columnas y filas en un rango    Asegúrese de que se muestren las columnas o filas ocultas antes de realizar cambios en el rango de datos. Cuando las filas o columnas de un rango no se muestran, se podrían eliminar los datos involuntariamente. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo ocultar o mostrar filas y columnas.

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Instrucciones para dar formato a los datos

Usar etiquetas de columnas para identificar los datos    Cree etiquetas en la primera columna del rango de datos y aplíquele un formato diferente al de los datos. Luego, Excel podrá usar estas etiquetas para crear informes y buscar y organizar los datos. Use un estilo de fuente, alineación, formato, patrón, borde o uso de mayúsculas y minúsculas para las etiquetas de columna distinto del formato que asigna a los datos en el rango. Dé formato de texto a las celdas antes de escribir las etiquetas de columna. Para obtener más información, vea el artículo sobre formas de dar formato a una hoja de cálculo .

Usar los bordes de la celda para distinguir los datos    Si desea distinguir las etiquetas de los datos, use los bordes de las celdas (no use filas en blanco ni líneas con guiones) para insertar las líneas debajo de las etiquetas. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo aplicar o eliminar bordes de celdas en una hoja de cálculo.

No insertar espacios iniciales ni finales para evitar errores    Evite insertar espacios al principio o final de una celda para aplicar sangría a los datos. Los espacios adicionales pueden modificar el orden, búsqueda y formato aplicado a la celda. Por el contrario, puede usar el comando Aumentar sangría dentro de la celda. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo cambiar la posición de los datos en una celda (temporalmente en inglés).

Extender los formatos y fórmulas de los datos    Cuando agrega nuevas filas de datos al final de un rango de datos, Excel extiende los formatos y fórmulas coincidentes. Tres de las cinco celdas precedentes deben tener el mismo formato para que dicho formato sea extendido. Todas las fórmulas precedentes deben coincidir para que se extienda la fórmula. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo completar los datos automáticamente en las celdas de una hoja de cálculo.

Usar un formato de tabla de Excel para trabajar con datos relacionados    Puede convertir un rango de celdas contiguas de su hoja de cálculo en una tabla de Excel. Puede manipular los datos definidos por la tabla independientemente de los datos fuera de la tabla y puede usar funciones específicas de la tabla para ordenar, filtrar, sumar o calcular rápidamente los datos de la tabla. También puede usar la función de la tabla para dividir en compartimentos conjuntos de datos relacionados si organiza los datos en varias tablas en una sola hoja de cálculo. Para obtener más información, vea el artículo sobre información general sobre tablas de Excel.

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Corresponde a:
Excel 2007