Crear una lista desplegable de un rango de celdas

Ejemplo de lista desplegable de validación de datos Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.

Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

  1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:
  A
1 Ventas
2 Finanzas
3 I+D
4 MIS
  1.  Nota   Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en la lista desplegable.

  2. Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para la lista.

MostrarCómo definir un nombre

  1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes (selección no adyacente: selección de dos o más celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones no adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones combinadas constituyen una forma rectangular.) a los que desee asignar un nombre.
  2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).

Cuadro Nombre

  1. Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, DptosVálidos.
  2. Presione ENTRAR.

 Nota   No puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma.

  1. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
  2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de cinta de opciones de Excel

Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

  1. Haga clic en la ficha Configuración.
  2. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
  3. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:
  • Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.
  • Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.

En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba =DptosVálidos.

  1. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
  2. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
  3. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarCómo mostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarCómo especificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic en Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic en Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, haga clic en Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

 Notas 

  • El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.
  • El número máximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32.767.
  • Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.
 
 
Corresponde a:
Excel 2007