Crear un formulario de entrada de datos con el Asistente para plantillas de Excel

Se aplica a
Microsoft Excel 2002

El Asistente para plantillas de Excel 2002 es un complemento descargable que configura una base de datos para guardar los datos especificados desde un formulario de Microsoft Excel. Puede descargar el complemento Asistente para plantillas de Excel 2002 desde el sitio de descargas de Microsoft Office Online. Siga las instrucciones de la página de descargas para descargar correctamente el complemento tmplwiz.exe y cargarlo en Excel.

Tras cargar el programa de complementos, el comando Asistente para plantillas se agrega al menú Datos en Excel. Puede utilizar este Asistente con cualquier hoja de cálculo que contenga celdas diseñadas entrada de datos.

Desde el libro que cree, el Asistente crea una plantilla, que puede utilizar como base para otros libros similares y que vincula las celdas que haya especificado con campos de una base de datos que crea por usted. Cuando cree un nuevo libro desde la plantilla, introduzca datos en las celdas vinculadas a la base de datos y guarde el libro, Excel creará un nuevo registro en la base de datos que contiene los datos introducidos en el formulario.

Por ejemplo, supongamos que desea controlar las lesiones laborales de varias plantas de fabricación. En primer lugar, crearía un formulario de informe de lesiones en una hoja de cálculo. A continuación, utilizaría el Asistente para plantillas para crear una plantilla a partir de este formulario y lo vincularía a una base de datos. Así, cuando los trabajadores rellenaran un nuevo informe de lesiones basado en la plantilla y lo guardaran, se crearía una copia imprimible del informe y su registro correspondiente en la base de datos.

MostrarCrear la base de datos y agregar datos a la misma

Cuando utiliza el Asistente para plantillas, éste crea una plantilla (*.xlt) y una base de datos a partir de un libro de Excel. Cada vez que introduzca datos en la plantilla, éstos se copiarán en la base de datos. Si desea introducir datos de otros libros en la base de datos, el Asistente para plantillas puede agregar estos datos automáticamente, siempre que el libro tenga la misma organización que la plantilla vinculada ala base de datos.

Por ejemplo, si indica en el Asistente para plantillas que los datos de la celda D4 de la hoja Datos_personales están vinculados al campo Id. de empleado de la base de datos, todos los libros existentes que tengan datos que desee agregar a la base de datos también deberán tener el número de empleado en la celda D4 de la hoja Datos_personales.

Tipos de bases de datos

La base de datos que crea el asistente puede ser un libro de Excel. También puede ser una base de datos de Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE, o Paradox para la que deberá haber instalado el controlador ODBC necesario. Guarde la base de datos en una ubicación de red a la que todos los usuarios del formulario tengan acceso.

Crear un formulario de entrada de datos para agregar registros a una base de datos

  1. Abra el libro en que desee escribir los datos que luego se deberán copiar en la base de datos.
  2. Escriba texto que sirva como etiquetas en las celdas situadas por encima o a la izquierda de cada una de las celdas en que desee especificar datos en la hoja de cálculo. Las etiquetas se utilizarán como nombres de campos en la base de datos.
  3. En el menú Datos, haga clic en Asistente para plantillas.
  4. Siga los pasos del asistente. Para obtener ayuda con uno de los pasos, haga clic en el botón Ayuda de la pantalla del asistente.

 Notas 

  • Si incluye registros de libros existentes al crear la base de datos en el paso 4 del Asistente para plantillas, las ubicaciones de los datos de los libros existentes deberán ser las mismas que las de los campos de datos de la plantilla. Por ejemplo, si indica que los datos de la celda D4 de la hoja Datos_personales están vinculados al campo Id. de empleado de la base de datos, todos los libros deberán tener el número de empleado en la celda D4 de la hoja Datos_personales.
  • Si las ubicaciones de los datos no coinciden, el asistente podría agregar registros incompletos o en blanco a la base de datos.
  • Si selecciona dBASE o Microsoft FoxPro como tipo de base de datos en el paso 2 del Asistente para plantillas, seleccione únicamente la carpeta que contiene la base de datos. No incluya un nombre de archivo en el cuadro Escriba la ubicación y el nombre de la base de datos. De lo contrario, aparecerá un mensaje de error inesperado cuando seleccione la base de datos.
  • Para que la plantilla esté disponible para todos los usuarios, guárdela en una ubicación de red a la que tengan acceso. A continuación, cree un acceso directo a la plantilla y haga que los usuarios copien este acceso directo en sus respectivas carpetas Plantillas.

MostrarActualizar registros de una base de datos y crear informes

Puede usar el programa de bases de datos como cualquier otra base de datos y crear informes a partir de los datos guardados. Para cambiar los datos de un registro, puede volver a abrir y modificar la copia guardada del formulario asociado con dicho registro. Si elimina la copia del formulario, el registro correspondiente se conserva en la base de datos, y las futuras actualizaciones del registro se podrán hacer desde el propio programa de bases de datos. Puede eliminar el registro igual que cualquier registro de ese tipo de base de datos.

Cambiar un registro en una base de datos creada con el Asistente para plantillas

  1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
  2. En el cuadro Buscar en, haga clic en la carpeta que contenga la copia guardada del formulario que esté asociado al registro de la base de datos que desee cambiar.
  3. Haga clic en el libro que contiene el formulario y, a continuación, haga clic en Abrir.
  4. Cambie los datos que desee del formulario.
  5. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
  6. Seleccione si desea actualizar el registro existente o crear un nuevo registro, y haga clic en Aceptar. También puede dejar los registros sin actualizar.

 Notas 

  • Si no tiene la copia guardada del formulario correspondiente al registro que desee cambiar, o no está seguro de cuál es el libro asociado con este registro, utilice el programa de la base de datos para cambiar el registro desde la propia base de datos.
  • Si la base de datos aún no contiene ningún registro, la opción de actualizar los registros existentes no estará disponible.