Agregar, editar, buscar y eliminar filas usando un formulario de datos

Cuando una fila de datos es muy ancha y es necesario desplazarse horizontalmente varias veces para verla en su totalidad, considere usar un formulario de datos para agregar, editar, buscar y eliminar filas.

¿Qué desea hacer?



Más información acerca de los formularios de datos

Un formulario de datos es un medio conveniente para escribir o mostrar una fila completa de información en un rango o tabla sin tener que desplazarse por ella horizontalmente. El uso de un formulario de datos puede facilitar la escritura de datos ya que no es necesario pasar de una columna a otra cuando hay varias columnas de datos para ver. Use un formulario de datos cuando un simple formulario de cuadros de texto que contienen los encabezados de las columnas como etiquetas es suficiente y no necesita características avanzadas ni personalizadas de formulario, como un cuadro de lista o un control de número.

Ejemplo de un formulario de datos típico

Microsoft Office Excel puede generar automáticamente un formulario de datos (formulario de datos: cuadro de diálogo que muestra un registro completo cada vez. Puede utilizar formularios para agregar, cambiar y eliminar registros.) integrado para un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) o una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).). El formulario de datos muestra los encabezados de todas las columnas como etiquetas en un solo cuadro de diálogo. Cada etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco junto a ella en el que se pueden escribir datos para cada columna, hasta un máximo de 32 columnas. En un formulario de datos, se pueden insertar nuevas filas, buscar filas navegando por él o (según el contenido de las celdas) actualizar y eliminar filas. Si una celda contiene una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).), el resultado de la fórmula aparece en el formulario de datos, pero no es posible modificar la fórmula usando el formulario de datos.

 Nota   No es posible imprimir un formulario de datos. Además, puesto que se trata de un cuadro de diálogo modal, tampoco es posible usar el comando Imprimir de Excel ni el botón Imprimir hasta cerrar el formulario de datos. Como alternativa, puede usar la tecla Impr Pant de Windows para crear una imagen del formulario y después copiarla en Microsoft Paint o en otro programa. Para obtener más información, vea el tema de ayuda Copiar el contenido de la ventana o pantalla activa.

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Crear un formulario de datos

  1. Si es necesario, agregue un encabezado a cada columna del rango o de la tabla. Excel usa estos encabezados de columna para crear etiquetas para cada campo del formulario.

 Importante   Asegúrese de que no hay líneas en blanco en el rango de datos.

  1. Haga clic en una celda del rango o de la tabla en la que desee agregar el formulario.
  2. Para agregar el botón Formulario Botón de control de formulario a la Barra de herramientas de acceso rápido, haga lo siguiente:
    1. Haga clic en la flecha que aparece junto a la Barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, haga clic en Más comandos.
    2. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos y, a continuación, seleccione el botón Formulario Botón de control de formulario de la lista.
    3. Haga clic en Agregar y, después, haga clic en Aceptar.
  3. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Formulario Botón de control de formulario.

MostrarAparece un mensaje que indica "Hay demasiados campos en el formulario de datos"

Puede crear un formulario de datos sólo para un rango o una tabla con 32 columnas como máximo. Si es posible, reduzca la cantidad de columnas.

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Usar un formulario de datos

Puede usar un formulario de datos para agregar, buscar, cambiar y eliminar filas en un rango o en una tabla.

Agregar una nueva fila de datos

  1. En el formulario de datos, haga clic en Nueva.
  2. Escriba los datos para la nueva fila.

Para pasar al siguiente campo de la fila, presione la tecla TAB. Para volver al campo anterior, presione MAYÚS+TAB.

  1. Cuando haya terminado de escribir los datos, presione INTRO para agregar la fila al pie del rango o de la tabla.

MostrarAparece un mensaje que indica "No se puede extender la lista o la base de datos"

Si se agrega una fila a una tabla o un rango usando un formulario de datos, Excel expande la tabla hacia abajo. Si expandir la tabla implica sobrescribir datos existentes, Excel muestra el mensaje No se puede extender la lista ni la base de datos. Redistribuya los datos en su hoja de cálculo para que el rango o la tabla puedan expandirse hacia abajo desde la última fila.

 Nota   Antes de presionar INTRO, puede deshacer cualquier cambio haciendo clic en Restaurar. Los datos que escribió en los campos se eliminarán.

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Buscar una fila navegando por el formulario

Siga alguno de estos procedimientos:

  • Para desplazarse por las filas de una en una, use las flechas de la barra de desplazamiento del formulario de datos.
  • Para desplazarse 10 filas a la vez, haga clic en la barra de desplazamiento en el espacio entre las flechas.
  • Para pasar a la siguiente fila del rango o de la tabla, haga clic en Buscar siguiente.
  • Para volver a la fila anterior del rango o de la tabla, haga clic en Buscar anterior.

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Buscar una fila especificando criterios de búsqueda

  1. Haga clic en Criterios y, a continuación, especifique los criterios de comparación (criterios de comparación: conjunto de condiciones de búsqueda que se utiliza para encontrar datos. Los criterios de comparación pueden ser una serie de caracteres que se desea que coincidan (por ejemplo, "Importadores Neptuno") o una expresión (por ejemplo, ">300.".) en el formulario de datos.

Todos los elementos que comiencen con los criterios de comparación se filtrarán. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel buscará "Davidovski" y "Davis". Para buscar valores de texto que compartan ciertos caracteres y no otros, use un carácter comodín como criterio.

Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios de comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar contenido.

Usar Para buscar
? (signo de interrogación) Cualquier carácter simple
Por ejemplo, b?te buscará “bote” y “bate”
* (asterisco) Cualquier número de caracteres
Por ejemplo, *este busca "“Noroeste” y “Sudoeste”
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.
Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
  1. Para buscar filas que coincidan con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o en Buscar anterior.
  2. Para volver al formulario de datos para agregar, cambiar o eliminar filas, haga clic en Formulario.

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Cambiar los datos de una fila

  1. Busque la fila que desee cambiar.

Para obtener más información, vea las secciones Buscar una fila navegando por el formulario y Buscar una fila especificando criterios de búsqueda.

  1. Cambie los datos de la fila.

Para pasar al siguiente campo de la fila, presione la tecla TAB. Para volver al campo anterior, presione MAYÚS+TAB.

  1. Cuando haya terminado de cambiar los datos, presione INTRO para actualizar la fila.

Excel pasará automáticamente a la siguiente fila.

 Nota   Antes de presionar INTRO, puede deshacer cualquier cambio haciendo clic en Restaurar.

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Eliminar una fila

  1. En el formulario de datos, busque la fila que desee eliminar.

Para obtener más información, vea las secciones Buscar una fila navegando por el formulario y Buscar una fila especificando criterios de búsqueda.

  1. Haga clic en Eliminar.

 Advertencia   Excel le pedirá que confirme la operación. No se puede deshacer la eliminación de una fila una vez confirmada.

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Cerrar un formulario de datos

Para cerrar el formulario de datos y volver a la hoja de cálculo, haga clic en Cerrar.

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Corresponde a:
Excel 2007