Es mejor usar las opciones predeterminadas para las reuniones en línea en las llamadas de conferencia pequeñas o en las sesiones de colaboración o compartidas con las personas de la organización. Si programa una reunión en línea con personas que no pertenecen a la organización o planea invitar a más de 40 personas, use el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea para determinar lo siguiente:
También puede configurar las opciones de audio, teléfono e idioma.
¿Qué desea hacer?
Establecer las opciones de acceso y moderadores
Para establecer las opciones de acceso y moderadores, siga este procedimiento:
- Cree una convocatoria de reunión en línea en Microsoft Outlook. Para obtener detalles, consulte Crear una solicitud de llamada de conferencia o reunión.
- En la convocatoria de reunión, en el grupo Reunión en línea, haga clic en Opciones de reunión.
- En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, active la casilla Personalizar el acceso y los moderadores de esta reunión.
- En Acceso y Moderador, elija las opciones adecuadas para la envergadura y el tipo de reunión que programa. Para obtener detalles, consulte la tablas presentadas al final de este procedimiento.
- Haga clic en Audio y teléfono, establezca las opciones según se requiera, establezca las opciones de Idioma y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener detalles, vea Establecer las opciones de audio y teléfono y Establecer las opciones de idioma, presentadas más adelante en este artículo.
Gracias a las opciones de acceso, puede controlar los participantes que deben aguardar en la sala de espera La sala de espera, nueva en Lync 2010, es un área de espera en línea. Puede controlar el acceso a la reunión o admitir a una persona que no dispone de los credenciales de reunión correctas. Puede admitir a las personas de la sala de espera por separado o todas a la vez. antes de que el moderador les admita. En la siguiente tabla, se describe detalladamente cada opción.
| Opción de acceso |
¿Quién aguarda en la sala de espera? |
¿Cuándo hay que elegir esta opción? |
| Solo el organizador (bloqueado) |
Todos |
No desea que las demás personas vean sus documentos o las diapositivas de Microsoft PowerPoint antes de la reunión |
| Personas de mi compañía a quien invito |
Personas que no tienen cuenta en su red y personas a las que no invitó |
Tiene una conversación sobre un tema confidencial |
| Personas de mi compañía |
Personas que no tienen una cuenta en su red |
Todos los participantes tienen una cuenta en la red de la organización |
| Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía (no hay ninguna restricción) |
Nadie |
Invita a participantes de fuera |
| Las personas que llaman por teléfono no pasan por la sala de espera |
Nadie que llame por teléfono |
La opción de acceso es Personas de mi compañía o Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía. (Esta casilla no está disponible para las reuniones de Solo el organizador (bloqueado) y no se recomienda para las reuniones de Personas de mi compañía a quien invito) |
Gracias a las opciones del moderador, puede controlar qué participantes reciben automáticamente privilegios de moderador Los moderadores pueden compartir o cargar contenido de reunión, solicitar permiso para modificar el contenido compartido por los otros usuarios, establecer las opciones de la reunión, desactivar o activar el audio de los demás y admitir a los usuarios que aguardan en la sala de espera. El organizador de la reunión es automáticamente moderador. cuando programa una reunión. En la siguiente tabla se describe detalladamente cada una de estas opciones.
| Opciones del moderador |
¿Quién es el moderador? |
¿Cuándo hay que elegir esta opción? |
| Solo el organizador |
Solo la persona que programa las reuniones |
Para las presentaciones donde los participantes no tienen que interactuar con el contenido de la reunión. (Puede designar más moderadores durante la reunión). |
| Personas de mi compañía |
Todas las personas invitadas que tienen una cuenta en su red |
Para las sesiones de trabajo en grupo, donde los participantes trabajan en la organización y pueden compartir y modificar el contenido de la organización. |
| Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía (no hay ninguna restricción) |
Todas las personas invitadas |
Para las sesiones de trabajo en grupo con personas que no tienen una cuenta en su red |
| Las personas que yo elija |
Usted y los participantes que elija |
Para las presentaciones con más de un moderador |
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Establecer las opciones de audio y teléfono
Use las opciones de Audio y teléfono para cambiar el número de acceso telefónico local en la convocatoria de reunión y controlar los anuncios de entrada o salida de los participantes.
Si planea dirigir la reunión por teléfono, también puede establecer o cambiar el PIN de acceso telefónico.
Cambiar el número local de la convocatoria de reunión
- En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, haga clic en Audio y teléfono y, en la lista Ubicación de donde llamarán la mayoría de las personas, haga clic en la ubicación que desee. Si sólo aparece una ubicación, la organización no ha configurado los números locales adicionales.
Activar los anuncios de salida o entrada
- En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, haga clic en Audio y teléfono y active la casilla Activar los anuncios de entrada y salida para esta reunión. Cada vez que un participante de acceso telefónico entra o sale de la reunión, se reproduce un anuncio grabado.
Acceder a la página web de administración de PIN y configuración de conferencia de acceso telefónico local
- En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, haga clic en Audio y teléfono y, en Su PIN de acceso telefónico, haga clic en el vínculo Obtenga ya su PIN.
Si planea dirigir una reunión por teléfono, necesita tanto el Id. de conferencia como el PIN de acceso telefónico de la reunión que programa.
Cuando abra la página web sobre la administración de PIN y configuración de conferencia de acceso telefónico local, también podrá consultar una lista de controles de tono de marcado de frecuencia múltiple (DTMF) o comandos de marcación por tonos disponibles. Los controles DTMF permiten administrar el audio, la sala de espera y otras opciones durante la llamada. Para obtener detalles, consulte Procedimientos recomendados del organizador.
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Establecer las opciones de idioma
Si el idioma predeterminado no es el inglés, puede cambiar el idioma de la convocatoria de reunión a inglés.
- En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, haga clic en Idioma y, a continuación, active la casilla Enviar la invitación de reunión en inglés.
Al activar esta opción, todos recibirán la convocatoria en inglés, incluso si trabajan en idiomas diferentes.
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