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¿Busca formas de hacer su trabajo con más rapidez cuando usa su base de datos de Microsoft Office Access 2007? Considere algunas de estas sugerencias.

• Sugerencias para un comienzo rápido

• Navegar con facilidad

• Trabajar con sus datos

• Medidas sencillas para garantizar la seguridad de los datos

Sugerencias para un comienzo rápido

• Agilice la creación de una base de datos usando plantillas de la página Introducción a Microsoft Office Access que aparece cuando inicia Microsoft Office Access. Puede seleccionar una plantilla ya instalada en su equipo o descargar una plantilla de Microsoft Office Online. Estas plantillas contienen tablas, formularios e informes previamente creados que puede personalizar.
• Para crear una base de datos nueva, presione CTRL+N.
• Use campos previamente creados para agregar campos fácilmente. En las plantillas de campo, abra la tabla en la que desee agregar un campo nuevo y, a continuación, en la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo. Seleccione uno o más campos del panel de plantillas de campo y coloque el campo en la posición que desee.

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Navegar con facilidad

• Para volver a abrir con rapidez una base de datos recientemente abierta, en la página Introducción a Microsoft Office Access, en la lista Abrir base de datos reciente, haga clic en el nombre de archivo de dicha base de datos.
• Para abrir una base de datos existente, presione CTRL+O.
• Si desea conocer la ruta de la base de datos actual, haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic en Administrar y , a continuación, en Propiedades de la base de datos. La ruta completa de la ubicación de la base de datos actual se muestra en la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades de la base de datos.
• Para minimizar o restaurar la cinta, presione CTRL+F1.
• Mientras está trabajando con vistas de formulario, puede cambiar rápidamente de la vista Diseño a la vista Formulario presionando F5.
• Cuando esté viendo un objeto en la vista Presentación o Diseño, simplemente haga clic en F4 para abrir o cerrar el panel de tareas Hoja de propiedades para ver las propiedades del objeto.
• Para ver una lista de los campos de una tabla, presione ALT+F8 para mostrar el panel Lista de campos.
• Para enviar un objeto de una base de datos activa como archivo adjunto en un mensaje de correo electrónico, seleccione el objeto en el panel de navegación y, a continuación, presione ALT+F+E.
• Para cerrar Access, presione ALT+F4.

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Trabajar con datos

• Tenga en cuenta que los datos pueden parecer ser de un determinado tipo y en realidad ser de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores numéricos, cuando en realidad se trata de valores de texto, como números de habitaciones.
• Al aplicar un filtro (filtro: conjunto de criterios aplicados a los datos con el fin de mostrar un subconjunto de dichos datos u ordenarlos. En Access, puede usar técnicas de filtro, como Filtro por selección y Filtro por formulario, para filtrar los datos.), algunos caracteres como *, % y ? tienen un significado especial cuando se usan en el cuadro de texto de un filtro. Para omitir el significado especial de un carácter, colóquelo entre corchetes angulares [], como en este caso: a[*].
• Para cambiar un cuadro combinado (cuadro combinado: control usado en un formulario que proporciona la funcionalidad combinada de un cuadro de lista y un cuadro de texto. Puede escribir un valor en un cuadro combinado o hacer clic en el control para mostrar una lista y seleccionar un elemento de ella.) a un cuadro de lista, y viceversa, haga clic con el botón secundario en el control, haga clic en Cambiar a y, a continuación, haga clic en el tipo de control que desee.
• Una vez obtenida la vista previa del informe (informe: objeto de base de datos de Access que puede imprimir, el cual contiene información a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo con sus especificaciones. Ejemplos de informes: resúmenes de ventas, listas de teléfonos y etiquetas postales.) en Access, puede exportar los resultados a Word 2007, Excel 2007 o a otros muchos programas de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos, haga clic en el botón del formato que desee y siga las instrucciones del asistente.
• Después de abrir la hoja de propiedades para una tabla, consulta, formulario o informe, el panel de hoja de propiedades permanece abierto para todos los objetos en la vista Diseño hasta que lo cierre. Del mismo modo, si cierra la hoja de propiedades en la vista Diseño, el panel se cierra para todos los demás objetos de la vista Diseño hasta que lo vuelva a abrir.

• Para alinear a la izquierda el texto en el control seleccionado, presione CTRL+L.
• Para alinear a la derecha el texto en el control seleccionado, presione CTRL+R.
• Para centrar el texto en el control seleccionado, presione CTRL+E.

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Medidas sencillas para garantizar la seguridad de los datos

• Haga una copia de seguridad de la base de datos antes de editar o eliminar registros para proteger la base de datos ante errores del sistema y otros errores que el comando Deshacer no puede arreglar. También es una buena práctica realizar una copia de seguridad de la base de datos inmediatamente antes de ejecutar cualquier consulta de acción, especialmente si va a cambiar o eliminar muchos datos. Para iniciar una copia de seguridad, haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Hacer una copia de seguridad de la base de datos.
• Al realizar una copia de seguridad, recomendamos usar el nombre de archivo predeterminado. De esa forma, al restablecer los datos u objetos de una copia de seguridad, es más fácil determinar de qué base de datos provienen y cuándo se realizó la copia de seguridad.
• Dividir una base de datos es otra forma de evitar que se dañen los archivos de la base de datos y de reducir la pérdida de datos ya que los datos se mantienen en un archivo independiente al que los usuarios no tienen acceso directamente.

  Para obtener más información sobre cómo dividir una base de datos, vea el artículo Dividir una base de datos.

• No confíe en un protector de pantalla para proteger su equipo contra el acceso no autorizado cuando esté lejos de su escritorio. Presione la tecla con el logotipo de Windows+L para bloquear su equipo.
• Cuando firme digitalmente un proyecto de Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), es importante que obtenga una marca de hora para que otros usuarios puedan comprobar la firma incluso después de que haya caducado el certificado de ésta. Para obtener más información sobre la seguridad y marcas de hora de VBA, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.
• Si está seguro de que una aplicación de Access que contiene código o macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.) proviene de una ubicación de confianza (lista de destinatarios seguros: lista de las listas de distribución u otros nombres de dominio y direcciones de correo electrónico a los que pertenece y de los cuales desea recibir mensajes. Los mensajes enviados a estas direcciones no se tratarán como correo electrónico no deseado.) y no desea que el sistema le vuelva a notificar al respecto, en lugar de cambiar la configuración predeterminada del Centro de confianza a una configuración de seguridad de macros menos segura, puede hacer clic en Confiar en todos los documentos de este editor en el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office. De esta forma, el editor se agregará a la lista de editores de confianza (editor de confianza: programador de una macro en la que confía para usarla en su propio equipo. Los editores de confianza se identifican mediante el certificado que utilizaron para firmar digitalmente la macro. También se conocen como fuentes de confianza.) del Centro de confianza.

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