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Corresponde a: Microsoft Office Access 2003
Con frecuencia, necesita información que no está disponible directamente en un campo de una base de datos. Por ejemplo, podría tener que calcular los impuestos de las ventas de un pedido o el total del propio pedido. Otras veces, tendrá que suministrar una consulta o un filtro con diversos criterios (información que determina los registros con los que está trabajando). También podría necesitar establecer un valor predeterminado para un campo o control, o una regla de validación para un campo o una tabla. En todos estos casos se usa una expresión. En este artículo se introducen las expresiones. Aprenderá lo que son y por qué y dónde usarlas. También conocerá el Generador de expresiones, una herramienta de Access que puede utilizar como ayuda para crear expresiones. Finalmente, aprenderá a crear una expresión, ya sea con el Generador de expresiones o partiendo de cero. En este artículo¿Por qué se usan las expresiones? Usar el Generador de expresiones Usar expresiones con fines prácticos ¿Qué es una expresión?En Access, una expresión es equivalente a una fórmula de Excel. Una expresión consta de varios elementos posibles que se usan, solos o en combinación, para producir un resultado. Los elementos pueden ser identificadores (los nombres de campos, controles o propiedades), operadores como + (más) o - (menos), funciones, constantes y valores. Una expresión se usa para realizar un cálculo, recuperar el valor de un control, suministrar los criterios de una consulta, definir reglas, crear controles calculados y campos calculados, y definir un nivel de agrupamiento para un informe. Aquí se muestran algunos ejemplos de expresiones.
Como puede ver si examina las expresiones de ejemplo anteriores, una expresión en Access no es sólo un cálculo. Las expresiones se usan para muchos fines diferentes. También observará que las expresiones de ejemplo difieren entre sí de varias formas. Por ejemplo, algunas comienzan con el operador =. Cuando se calcula el valor de un control en un formulario o informe, se usa el operador = para comenzar la expresión. En otros casos no se usa el operador =. Por ejemplo, cuando se escribe una expresión en una consulta o en una propiedad ValorPredeterminado o ReglaDeValidación de un campo o control, no se usa el operador =. IdentificadoresUn identificador es el nombre de un campo, propiedad o control. Un identificador se usa en una expresión para hacer referencia al valor asociado a un campo, propiedad o control. Por ejemplo, considere la expresión =[FechaDeEntrega]-[FechaDeEnvío]. Esta expresión resta el valor del campo o control FechaDeEnvío del valor del campo o control FechaDeEntrega. En esta expresión, tanto FechaDeEntrega como FechaDeEnvío son identificadores. OperadoresAccess admite diversos operadores, incluidos los esperados operadores aritméticos como +, -, * (multiplicación) o / (división), además de los operadores de comparación para comparar valores, los operadores de texto para concatenar texto, los operadores lógicos para determinar los valores verdadero o falso, y otros operadores específicos de Access. Para obtener más detalles acerca de los operadores, vea la sección Tabla de operadores de este artículo. FuncionesLas funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Se emplean para realizar cálculos, tratar texto y fechas, resumir datos y efectuar una gran variedad de operaciones. Por ejemplo, una de las funciones que más se usa es Fecha. La función Fecha devuelve la fecha actual. Se podría usar en una expresión que estableciera el valor predeterminado de un campo de una tabla. De ese modo, siempre que se agregara un registro nuevo, el campo tendría de forma predeterminada el valor de la fecha actual. Algunas funciones requieren argumentos. Un argumento es un valor que sirve como entrada de la función. Si una función requiere más de un argumento, se separan con una coma. Por ejemplo, considere la función Formato de la siguiente expresión de ejemplo: En este ejemplo se suministran dos argumentos. El primero es la función Fecha. Con frecuencia se puede suministrar el valor que una función devuelve como argumento incluso de otra función. En este caso, proporcionamos la fecha actual que devuelve la función Fecha. El segundo argumento, separado del primero por una coma, es una cadena de texto que indica a la función Formato el formato de la fecha. Observe que la cadena de texto está encerrada entre comillas. Como regla general, cuando haya que proporcionar texto, se debe colocar entre comillas. ConstantesUna constante es un elemento con nombre cuyo valor permanece constante mientras se ejecute Access. Las constantes que usará con más frecuencia en las expresiones son True, False y Null. También puede definir sus propias constantes en Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que puede usar en procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programación que usa Access. Nota No puede utilizar constantes de Microsoft Visual Basic en las funciones personalizadas que usa en las expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los días de la semana: vbSunday representa el domingo, vbMonday representa el lunes y así sucesivamente. Cada constante tiene un valor numérico correspondiente: el de vbSunday es 1, el de vbMonday es 2 y así sucesivamente. No puede usar estas constantes en una función personalizada que se llame desde una expresión. En su lugar debe usar los valores numéricos. ValoresPuede emplear valores literales en las expresiones. Los valores numéricos pueden ser una serie de dígitos e incluir un signo y un separador decimal, si es necesario. Si no se incluye un signo, Access supone un valor positivo. Para identificar un valor negativo, incluya el signo menos (-). También puede usar la notación científica. Para ello, incluya E o e y el signo del exponente (por ejemplo, 1.0E-6). Los valores de las cadenas de texto se deben colocar entre comillas. En algunas circunstancias, Access las pondrá en su lugar. Por ejemplo, cuando escribe texto en una expresión de una regla de validación o en los criterios de una consulta. Por ejemplo, si escribe el texto París, Access muestra "París" en la expresión. Si desea que una expresión dé como resultado una cadena que en realidad esté incluida entre comillas, puede encerrar la cadena anidada entre comillas sencillas (') o dentro de tres conjuntos de comillas dobles ("). Por ejemplo, las expresiones siguientes son equivalentes:
Los valores Fecha/Hora se deberían incluir entre caracteres #. Por ejemplo, #3-7-05#, #7-Mar-05# y #Mar-7-2005# son todos valores Fecha/Hora válidos. Cuando Access ve un valor Fecha/Hora válido rodeado de caracteres #, lo trata automáticamente como un tipo de datos Fecha/Hora válido. ¿Por qué se usan las expresiones?En Access, las expresiones se usan con frecuencia y por diversas razones. Por ejemplo, cuando desea calcular el valor de un campo o formulario. Supongamos que desea calcular la cantidad total de un elemento de una línea en una factura. Generalmente, no almacenará el total en la base de datos. Por el contrario, lo calculará a medida que lo necesite a partir de dos elementos que debe almacenar en la base de datos: cantidad y precio. Esta expresión multiplica la cantidad por el precio y luego usa la función CMoneda (convertir a moneda) para convertir el resultado al tipo de datos Moneda. Normalmente, usará un control de cuadro de texto para contener un valor calculado, pero puede usar cualquier control que tenga una propiedad OrigenDelControl. Un control que tenga una expresión como origen se denomina control calculado. Si el control es un cuadro de texto, puede escribir la expresión directamente en el cuadro de texto. También puede escribirla en la propiedad OrigenDelControl en la hoja de propiedades.  Además de usar una expresión para calcular un valor necesario que no esté almacenado en la base de datos, con frecuencia la utilizará para suministrar información a una consulta. Por ejemplo, suponga que desea ver las ventas de productos que se enviaron dentro de un cierto período. Puede escribir una expresión con criterios que use el operador Entre para definir el intervalo de fechas. Access sólo devolverá las filas que cumplan los criterios y tengan una fecha de envío comprendida dentro del intervalo de fechas especificado: También podría decidir que un buen lugar donde calcular el total de un elemento de línea es en la consulta que proporciona el formulario o informe con sus datos. Una columna de una consulta que se obtenga de dicho cálculo se denomina campo calculado. Por ejemplo, la expresión siguiente de una consulta calcula los totales de elementos de línea a los que se ha aplicado un descuento: La expresión da a la columna resultante el nombre PrecioConDescuento. Otro uso apropiado de una expresión es para proporcionar un valor predeterminado para un campo de una tabla o para un control. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha que desea que sea igual a la fecha actual de forma predeterminada, puede escribir Fecha() en el cuadro de propiedad Valor predeterminado de ese campo. También puede usar una expresión para establecer una regla de validación. Por ejemplo, podría usar una regla que obligue a que la fecha que se escribe sea mayor o igual que la fecha actual. En ese caso, establecería el valor del cuadro de propiedad Regla de validación en >= Fecha(). Dónde y cómo usar expresionesPuede usar una expresión en muchos lugares. Por ejemplo, en tablas, consultas, formularios, informes y macros. Además, cuadro escriba código de VBA para el procedimiento de un evento o para un módulo, con frecuencia usará expresiones similares a las que usa en un objeto de Access, como una tabla o una consulta. En las expresiones, los nombres de campos y de controles se deben incluir entre corchetes; por ejemplo, [Precio por Unidad]. Si escribe un nombre que no incluya espacios o caracteres especiales, Access automáticamente lo incluye entre corchetes. Si el nombre contiene espacios o caracteres especiales, debe escribir también los corchetes. Puede dar un nombre a un control calculado estableciendo la propiedad Nombre. El nombre debe ser único entre todos los nombres de controles del formulario o informe. También debe ser diferente de cualquier nombre de campo o control que se use en la expresión para ese control, y debe ser diferente de cualquier nombre de campo de la tabla o consulta subyacente. Puede usar este nombre cuando desee hacer referencia al valor del control en otras expresiones del formulario o informe. Los lugares más habituales donde se usan las expresiones son:
Usar el Generador de expresionesPuede usar el Generador de expresiones como ayuda para crear expresiones. El Generador de expresiones es una herramienta que puede iniciar desde la mayor parte de los lugares donde se escriben expresiones. Ofrece un acceso fácil a los nombres de los campos y controles que se usan en la base de datos, así como a numerosas funciones integradas que están disponibles cuando escribe expresiones. Puede usarlo para crear una expresión desde el principio o puede seleccionar las expresiones generadas de antemano para mostrar números de página, la fecha actual y la fecha y la hora actuales. 
Para construir una expresión, se escribe el texto en el cuadro de expresión y se pegan los elementos de otras áreas dentro del generador. Por ejemplo, puede hacer clic en la columna inferior izquierda para ver cualquiera de los objetos de la base de datos, así como las funciones, constantes, operadores y expresiones comunes. Cuando hace clic en un elemento de la columna izquierda, las otras columnas cambian en consecuencia. Por ejemplo, al hacer clic en el nombre de una tabla en la columna izquierda, la columna central muestra los campos de esa tabla. Al hacer doble clic en Funciones y después en Funciones integradas, la columna central muestra todas las categorías de función y la columna derecha muestra las funciones de dichas categorías. Al hacer doble clic para insertar una función en la expresión, la función y el texto que indica los argumentos necesarios para la misma aparecen como marcadores de posición en el cuadro de expresión. Entonces puede reemplazar ese texto con los valores de los argumentos. Al pegar un identificador en la expresión, el Generador de expresiones sólo inserta las partes del identificador necesarias en el contexto actual. Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades del formulario Clientes y después pega un identificador para la propiedad Visible del formulario en la expresión, el Generador de expresiones sólo pega el nombre de propiedad Visible. Si usa esta expresión fuera del contexto del formulario, debe incluir el identificador completo: Formularios![Clientes].Visible. Para iniciar el Generador de expresiones en una tabla, formulario o informe
Para iniciar el Generador de expresiones en una consulta
Puede considerar el Generador de expresiones como un modo de buscar e insertar elementos que podría resultar difícil recordar, como los nombres de identificadores (campos, tablas, formularios o consultas) y los nombres y argumentos de función. Usar expresiones con fines prácticosEn esa sección se introducen algunas formas en que puede usar las expresiones para resolver problemas y calcular la información necesaria en formularios, informes y tablas. Marcar un registro nuevo con la fecha y la hora actualesEn algunas tablas es importante realizar el seguimiento ("marcar") de la fecha o de la fecha y la hora en que se agregó un registro. Para hacer que Access rellene automáticamente ese valor en su lugar, puede crear un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y establecer la propiedad ValorPredeterminado del campo en Fecha() o Ahora(). La función Fecha() devuelve la fecha actual, tal como esté almacenada en el reloj del sistema del equipo. La función Ahora devuelve la fecha y la hora actuales. Para agregar un campo de marca de fecha y hora
Ahora siempre que agregue un nuevo registro a la tabla, Access inserta automáticamente la fecha, o la fecha y la hora en el campo AgregFecha. Combinar valores de textoCuando desee combinar los valores de dos o más campos de texto, puede usar el operador "y comercial" (&). Por ejemplo, podría tener un formulario Empleados donde desee mostrar el nombre completo del empleado en el encabezado del formulario. Puede escribir el nombre y apellidos del empleado en los cuadros de texto de la sección de detalles. Puede usar esta expresión para mostrar el nombre completo del empleado: Para combinar los valores de texto de dos o más controles se usa el operador &. Lo que desee insertar entre los valores — un espacio en blanco, un signo de puntuación o texto sin cambiar — se debe incluir entre comillas. En este ejemplo, la cadena " " inserta un espacio en blanco entre el nombre y el apellido. Para agregar un cuadro de texto con una expresión para un nombre completo
Algunos registros podrían no tener un valor en uno de los campos que esté combinando. El valor ausente se denomina valor Nulo. Cuando usa el operador & y un campo no tiene valor, Access devuelve una cadena de longitud cero para dicho campo. Por ejemplo, si el registro de un empleado sólo tiene un apellido, la expresión del ejemplo anterior devuelve una cadena de longitud cero para el campo Nombre, un carácter de espacio y el valor del campo Apellidos. Cuando combina valores, podría desear incluir un valor, por ejemplo una coma, sólo cuando exista un valor en un campo en particular. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y desea combinar los valores de los campos Ciudad, Región y Código postal para un informe. Algunos registros podrían no tener un valor en el campo Región. En ese caso, terminaría con una coma que no desea antes del código postal si usa el operador &. Para eliminar la coma que no desea, puede usar el operador más (+), como se muestra en la siguiente expresión de ejemplo: El operador + combina el texto del mismo modo que el operador &. Sin embargo, el operador + también permite lo que se conoce como propagación de valores nulos. Esto significa que si algún componente de una expresión es nulo, toda la expresión lo es también. En el ejemplo anterior, considere la sección que contiene (", " + [Región]). Puesto que se usa el operador +, la expresión dentro de los paréntesis incluye una coma sólo si existe un valor en el campo Región. Si no existe, se aplica la propagación de valores nulos y toda la expresión dentro de los paréntesis da como resultado un valor nulo. Crear controles calculados para realizar cálculos aritméticosPuede usar expresiones para agregar, restar, multiplicar y dividir los valores de dos o más campos o controles. Por ejemplo, suponga que registra la fecha en que un cliente necesita recibir un pedido y la fecha en que el pedido se envía. Puede averiguar cuántos días antes (o después) se envió el pedido restando el valor del campo FechaDeEnvío del valor del campo FechaDeEntrega. Esto es posible porque Access puede realizar cálculos aritméticos con las fechas. El resultado de un cálculo de fecha se conoce como intervalo. Este valor contiene un componente correspondiente a los días a la izquierda del separador decimal y un componente correspondiente a la hora a la derecha. Si el valor devuelto es un número positivo, sabe cuántos días antes se entregó el pedido. Si es negativo, sabe cuántos días se entregó tarde. Si el valor es 0, sabe que el pedido se entregó a tiempo. Para agregar un cuadro de texto con una expresión para calcular el número de días antes o después
Cuando use el operador +, –, *, / o \ para realizar un cálculo con dos valores y uno de los valores es nulo (es decir, no se ha introducido ningún valor), el valor de la expresión también es nulo. Por ejemplo, si una de las fechas de la expresión anterior es nula, el valor de la expresión entera también es nulo. En un informe esto da como resultado un espacio en blanco. Si desea reemplazar el valor nulo con 0, puede usar la función Nz para convertir el valor nulo en cero. Por ejemplo: Nota Puede diseñar los campos de la tabla de modo que los usuarios no puedan escribir valores nulos. Cuando diseñe la tabla, establezca la propiedad Necesario para ese campo en Sí. También debería establecer la propiedad ValorPredeterminado para ese campo en un valor que no sea nulo. Sumar los valores de dos controlesCon frecuencia, puede desear sumar los valores de dos controles. Por ejemplo, para calcular el costo total de un pedido, sume los valores de los controles Subtotal y Cargo, según se muestra en la ilustración siguiente. Para calcular el total del pedido, crea un cuadro de texto en la sección de detalles del formulario Pedidos. Para agregar un cuadro de texto con una expresión que calcule un total
Multiplicar dos valores para calcular el impuesto de ventasSuponga que tiene que calcular el impuesto de ventas para un pedido y la tasa de impuesto se almacena en el control ImpuestoDeVentas. Tome el valor del control Subtotal y multiplíquelo por el valor del control ImpuestoDeVentas para calcular el impuesto. Para calcular el impuesto de ventas, crea un cuadro de texto en la sección de detalles del formulario Pedidos. Para agregar un cuadro de texto con una expresión que calcule el impuesto de ventas
Sumar y contarCon frecuencia, tiene que calcular la suma de los valores almacenados en un grupo de registros. Por ejemplo, puede que tenga que calcular el total de grupo para el pie de grupo de un informe, o un subtotal de pedidos para los elementos de línea de un formulario. Otras veces, puede que tenga que contar el número de elementos en lugar de sumarlos. Para calcular la suma de un grupo de registros, use la función Suma y para contar un grupo de registros, use la función Cuenta. Por ejemplo, para contar el número de pedidos de un informe que muestre los pedidos agrupados por cliente, puede usar la expresión siguiente: Puede usar los nombres de campo de la expresión del argumento para las funciones Suma y Cuenta, pero no los nombres del control. Los nombres de los campos pueden provenir de una tabla o de una consulta. Puede incluso usar el nombre de un campo calculado a partir de una consulta. Sin embargo, cuando desee calcular los valores totales en un control calculado, debe repetir la expresión usada en el control calculado en la función. Cuando desee hacer referencia a la misma expresión más de una vez en un formulario, o si va a usar una función, por ejemplo Suma, debería considerar si puede incluir la expresión en la consulta subyacente del formulario. De ese modo, el cálculo se puede realizar en la consulta en lugar de en el formulario. Con frecuencia, es más rápido realizar un cálculo en una consulta. Calcular el subtotal de un pedido en un subformularioCuando crea un formulario de pedidos, con frecuencia usa un formulario principal y un subformulario. El formulario principal y el subformulario están vinculados por un campo común, como IdPedido. El formulario principal contiene los detalles del pedido, como la información de a quién facturar y la fecha de envío, y el subformulario contiene detalles sobre los elementos que se pidieron, como el producto, la cantidad y el precio por unidad. La información del formulario principal viene de una consulta que incluye la tabla Pedidos. La información del subformulario viene de una consulta que incluye la tabla Detalles del pedido. Si basa el subformulario en una consulta que incluye un campo calculado para calcular el precio con descuento, puede sumar los valores del campo PrecioConDescuento para calcular el subtotal. Para calcular el subtotal del pedido, crea un cuadro de texto en la sección de detalles del formulario Pedidos. Para agregar un cuadro de texto con una expresión que calcule el subtotal del pedido en un subformulario
Aunque el cuadro de texto del subformulario calcula el subtotal del pedido, muestra el valor sólo en el formulario principal. Para ocultar el cuadro de texto en el subformulario, colóquelo en el pie del formulario del subformulario y establezca la propiedad PresentaciónPredeterminada del subformulario en Vista Hoja de datos. Access no muestra un encabezado o un pie de formulario cuando se usa un formulario en la Vista Hoja de datos. Finalmente, inserte el subformulario en el formulario principal. Un subformulario no suele funcionar correctamente como formulario independiente. Los subformularios suelen estar diseñados para depender de un valor del formulario principal. Access limita el subformulario a los registros apropiados únicamente después de insertar el subformulario en el formulario principal y establecer el campo que vincula los dos formularios (como IdPedido). Por ejemplo, cuando usa un formulario Pedidos con un subformulario, el identificador de pedido del formulario principal limita los registros del subformulario a los que tienen el mismo número de IdPedido. Hacer referencia al subtotal del pedido en un formulario principalLos controles de un formulario principal y un subformulario pueden hacerse referencia entre sí. Para hacer referencia a un valor de un subformulario, use una expresión. Esto se muestra en la ilustración siguiente.
Para mostrar el subtotal del pedido, cree un cuadro de texto en la sección de detalles del formulario Pedidos. Para mostrar el subtotal de un subformulario en un cuadro de texto en la sección de detalles del formulario Pedidos
Buscar un valor en una tablaCuando diseñe un formulario, puede que desee mostrar un valor de una tabla o consulta que no sea aquel al que está enlazado el formulario. Por ejemplo, puede tener un formulario Productos enlazado a la tabla Productos. Sin embargo, después de diseñar el formulario, decide que desea mostrar el nombre del contacto proveedor. Este nombre viene en la tabla Proveedores. Puede buscar y mostrar un valor de otra tabla o consulta con la función DBúsq. Tiene que proporcionar tres argumentos a la función DBúsq:
Para agregar el contacto proveedor, abra el formulario Productos en la vista Diseño y agregue un cuadro de texto con la etiqueta Nombre del contacto. La expresión que hay que usar para este cuadro de texto es: Para agregar el cuadro de texto del contacto proveedor
Esta expresión busca en la tabla Proveedores y devuelve el nombre del contacto del proveedor cuyo identificador coincide con el valor del control IdProveedor del formulario Productos. Observe cómo se usa el operador & para construir el tercer argumento. Un error habitual que debe evitar es colocar comillas alrededor de todo el argumento en lugar de sólo alrededor del texto antes del operador &. Nota Como alternativa al uso de la función DBúsq, puede alterar la consulta subyacente para incluir la información que necesita. Usar una consulta suele ser más eficiente. Imprimir la fecha que se imprime en un informeEn muchos informes puede que desee imprimir la fecha en que se generaron. Para que Access rellene la fecha en su lugar, use la función Ahora o la función Fecha. La función Ahora devuelve la fecha y la hora actual tal como estén almacenadas en el reloj del equipo. La función Fecha sólo devuelve la fecha actual. Puede dar formato al resultado de estas funciones con cualquiera de los formatos de fecha y hora disponibles. Suponga que desea imprimir el informe de una factura y que la fecha de impresión de la factura aparezca en el formato de fecha mediana (por ejemplo, 31-Dic-04). Escriba la expresión =Fecha() en la propiedad OrigenDelControl del cuadro de texto o en el propio cuadro de texto. Para agregar la fecha de impresión a un informe
Imprimir el número de página en un informeSi diseña un informe que tiene más de una página, probablemente deseará agregar números de página. Puede agregar números de página con la propiedad Página, que numera automáticamente las páginas cuando se obtiene una vista previa o se imprime el informe. La propiedad Página sólo está disponible cuando se obtiene una vista previa o se imprime un informe, de modo que no aparece en la hoja de propiedades. Use la propiedad Página de la propiedad OrigenDelControl de un cuadro de texto igual que una función, como Ahora o Fecha. Coloque el cuadro de texto en el encabezado o el pie de página del informe. (Observe que no se incluyen los paréntesis después de la propiedad Página). Puede crear una expresión que use tanto la propiedad Página como la propiedad Páginas. La propiedad Páginas devuelve el número total de páginas del informe. Por ejemplo, la expresión siguiente hace que se numeren las páginas con el formato Página 1 de 10. Para agregar el estilo anterior a la numeración de páginas a un informe
Nota En el Generador de expresiones, Access incluye algunas expresiones comunes que puede usar para numerar las páginas. Imprimir parte de un valor en un informeSi los primeros o los últimos caracteres de un campo tienen un significado especial, puede organizar un informe en torno a ellos. Por ejemplo, si los dos primeros caracteres del código de identificación de un producto indican el tipo de producto, puede agrupar los productos por los dos caracteres e identificar entonces cada grupo imprimiendo los caracteres en un encabezado de grupo. Use la función Izquierda para extraer los primeros n caracteres de un valor de un campo Texto y la función Derecha para extraer los últimos n caracteres. En ambos casos, el primer argumento es el nombre del campo o la expresión de texto, y el segundo argumento es el número de caracteres que desee extraer. La tabla siguiente muestra expresiones que emplean estas funciones.
Usar separadores de letras en una lista alfabéticaPara agilizar la identificación en una lista de productos, puede agruparlos por la primera letra del nombre e imprimir la letra en un encabezado de grupo, según se muestra en la ilustración siguiente. Para comenzar un grupo nuevo cada vez que la primera letra del nombre del producto cambie y ordenar los productos dentro de cada grupo alfabéticamente, establezca las propiedades del cuadro Ordenar y agrupar según se muestra en la tabla siguiente.
Para mostrar el cuadro Ordenar y agrupar
Para imprimir únicamente la primera letra del nombre al principio de un grupo nuevo, use esta expresión en el cuadro de texto del encabezado NombreProducto: Imprimir el equivalente numérico de una fechaPuede organizar los registros en un informe por los valores numéricos de un período (un año, trimestre, mes o semana. Por ejemplo, un año se divide en 53 semanas naturales. (La primera y la última semanas del año suelen ser semanas parciales). Por ejemplo, el valor numérico de la semana del 18-Dic-94 al 24-Dic-94 es 52. Con estos valores numéricos puede agrupar los pedidos que se enviaron según la semana del año. Para buscar el valor numérico de una fecha, use la función ParcFecha. El formato de esta función es: ParcFecha(intervalo, fecha) El argumento intervalo es la abreviatura de la parte de la fecha que desee que se devuelva. Algunos ejemplos de abreviaturas válidas son "aaaa" para un año de cuatro dígitos, "q" para un trimestre natural y "m" para un mes. El argumento fecha es un nombre de campo o una fecha literal, como "1-Jul-94". Nota Si lo desea, puede agregar dos argumentos a la función ParcFecha: uno para el primer día de la semana y el otro para la primera semana del año. En estos argumentos puede aceptar los valores que establecen las opciones de presentación PrimerDíaSemana y PrimeraSemana, o puede especificar sus propios valores. En la tabla siguiente se muestran ejemplos de los resultados que se devuelven para un campo denominado "Días libres". El campo Días libres puede almacenar las vacaciones que se celebran en los países donde su compañía trabaja.
Para obtener más información acerca de cómo crear informes agrupados, vea el artículo Crear informes agrupados o de resumen. Comparar los resultados de varios añosCuando desee analizar los resultados de ventas de más de un año, es conveniente agrupar los resultados por un período, como un trimestre o un mes. De ese modo, puede ver rápidamente el rendimiento para un período en un año en comparación con el mismo período de otro año. Por ejemplo, suponga que desea ver un informe Resumen de ventas por trimestre que muestre el número de pedidos que se enviaron y los totales de ventas. Para crear los encabezados y pies de grupo, y especificar el orden de este informe, establezca las propiedades en el cuadro Orden y agrupamiento según se muestra en la tabla siguiente. Observe que se usa una expresión para agrupar por el trimestre en que los pedidos se enviaron.
Para mostrar el cuadro Ordenar y agrupar
Para imprimir el número de trimestre al principio de un grupo nuevo, coloque un cuadro de texto en el encabezado de grupo con la misma expresión que usó en el cuadro Ordenar y agrupar: Calcular los totales por elemento de líneaSuponga que desea un informe de factura que muestre información acerca de un pedido. Tiene que calcular el precio con descuento (las ventas totales de cada producto) para los elementos de línea. Cree primero una consulta que proporcione los datos del informe. Incluya en esa consulta todos los campos que necesite de todas las tablas, como la tabla Pedidos, Detalles de pedido y Clientes. Puede crear un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la consulta que calcule el precio con descuento de cada producto de la factura. Para crear un campo calculado
Identificar los pedidos que se enviaron tardeEn las mejores circunstancias, los pedidos se envían a tiempo. De vez en cuando, algunos pedidos pueden retrasarse de la fecha de entrega y deseará identificarlos en un informe. Para marcar todos los pedidos que se enviaron tarde en un informe que realice el seguimiento de los envíos, puede imprimir una marca de verificación con la etiqueta Enviado tarde. Dado que la mayor parte de los pedidos se envían a tiempo, la marca de verificación es más fácil de apreciar que un texto que indique A tiempo o Tarde. La expresión de este informe compara el valor del campo Fecha de envío con el del campo Fecha de entrega. Si el valor del campo Fecha de envío es mayor (es decir, una fecha posterior) que el valor del campo Fecha de entrega, la expresión devuelve el valor True y el informe muestra una marca de verificación en la casilla de verificación. Si el valor es False, el informe deja vacía la casilla de verificación. Para agregar la casilla de verificación EntregadoTarde a un informe
Tabla de operadoresAccess admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos como +, -, * (multiplicación) o / (división), además de los operadores de comparación para comparar valores, los operadores de texto para concatenar texto, los operadores lógicos para determinar los valores verdadero o falso, y otros operadores específicos de Access. Para obtener más detalles acerca de cómo usar estos operadores, vea las secciones siguientes: Operadores aritméticos Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos números o más, o para cambiar el signo de un número de positivo a negativo.
Operadores de comparación Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devolver un resultado que sea true (verdadero), false (falso) o nulo.
En todos los casos, si el primer o el segundo valor son nulos, el resultado también lo es. Puesto que un valor nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con nulo también es desconocido. Operadores lógicos Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devolver un resultado true (verdadero), false (falso) o nulo. También podría observar que se hace referencia a los operadores lógicos como operadores booleanos.
Operadores de concatenación Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en uno.
Operadores especiales Los operadores especiales se usan según se describe en la tabla siguiente.
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a la derecha del cuadro de propiedad para crear una expresión con el 
de la barra de herramientas para crear una expresión con el 
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Botones de operadores
Elementos de expresión
en la barra de herramientas).
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