¿Qué formato de archivo se debe usar en Access 2010?

De manera predeterminada, Microsoft Access 2010 emplea el formato de archivo con extensión .accdb introducido en Access 2007. Access continúa proporcionando cierta compatibilidad para el formato de archivo usado en versiones anteriores de Access. En este artículo se explica por qué se debe usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible y por qué en ocasiones deberá usar el formato de archivo de la versión anterior. También aprenderá a convertir una base de datos al nuevo formato de archivo.

En este artículo


El nuevo formato de archivo (.accdb)

Access 2010 emplea un formato de archivo que admite diversas mejoras de producto. Cuando se crea una nueva base de datos, ésta usa el nuevo formato de archivo de manera predeterminada y recibe la extensión de archivo .accdb.

Debe usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible porque admite nuevas características, como datos adjuntos y campos multivalor. Además, si desea convertir la base de datos de escritorio en una base de datos web mediante Access Services, el archivo de base de datos de escritorio debe estar en formato .accdb.

Sin embargo, el nuevo formato de archivo no se puede abrir o vincular con versiones anteriores de Access, no admite la replicación de compatibilidad ni la seguridad a nivel de usuario. Si necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access, o si necesita usar replicación o seguridad a nivel de usuario, debe usar un formato de archivo de una versión anterior.

Características proporcionadas por el formato de archivo .accdb

  • Publicación en Web con Access Services    

Si tiene un servidor que ejecuta Access Services, un componente de SharePoint Server, puede publicar un formato de archivo .accdb en Web sujeto a ciertas restricciones de compatibilidad. Algunas características de diseño y paradigmas son diferentes para las bases de datos web y para las bases de datos de escritorio: algunas bases de datos de escritorio no pueden publicarse en Web sin antes hacer cambios en el diseño.

Después de publicar una base de datos en Web, aún podrá abrir el archivo .accdb para realizar cambios de diseño y también podrá, a continuación, sincronizar los cambios con la versión publicada. Mediante un explorador, se puede usar la base de datos web publicada sin tener Access instalado.

  • Campos multivalor    

Suponga que necesita asignar una tarea a uno de sus empleados, pero decide que debe asignársela a más de una persona. En Access 2010, puede crear un campo multivalor donde los nombres de los empleados se pueden seleccionar de un cuadro o escribirse directamente en él.

Al hacer clic en el cuadro, las casillas de verificación seleccionadas indican sus opciones elegidas. Los empleados seleccionados se almacenan en el campo multivalor y se separan con comas (de manera predeterminada) cuando se muestran.

La idea detrás de los campos multivalor es hacer más fácil seleccionar y almacenar más de una opción, sin tener que crear un diseño de base de datos más avanzado. Los campos multivalor son también importantes para la integración con Microsoft SharePoint Foundation, porque las listas de SharePoint también admiten campos multivalor.

  • Tipo de datos adjuntos    

El nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios de su base de datos sin un aumento excesivo del tamaño físico de ésta. Los datos adjuntos se comprimen automáticamente, cuando procede, para minimizar el espacio usado. Puede adjuntar un documento de Word a un registro o guardar una serie de fotografías digitales. Puede incluso adjuntar varios datos adjuntos a un mismo registro.

  • Integración mejorada con SharePoint y Outlook    

En el pasado, los archivos de Access con formato .mdb eran bloqueados por SharePoint u Outlook debido a que se puede incluir código poco seguro en una base de datos de Access. Access 2010 permite verificar el código como seguro o deshabilitarlo. Esto permite integrar aún más las bases de datos de Access con SharePoint u Outlook.

  • Seguimiento del historial del campo Memo    

Los campos Memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. A partir de Access 2007, puede establecer una propiedad (SóloAnexar) que fuerce a Access a conservar un historial de todos los cambios de un campo Memo. A continuación puede ver un historial con dichos cambios. Esta característica admite también la característica de uso de versiones en Windows SharePoint Services 3.0, de manera que pueda usar Access para realizar el seguimiento de los cambios en varias líneas de un campo de texto almacenado en una lista de SharePoint (suponiendo que el campo tenga la opción Anexar cambios al texto existente establecida en ).

  • Cifrado mejorado    

Puede elegir establecer una contraseña de base de datos y cifrar el contenido de su base de datos. Cuando emplee para ello Access 2007 y un archivo que use el nuevo formato de archivo, Access usará Windows Crypto API para cifrar los datos. También pueden emplearse herramientas de cifrado de terceros.

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El formato de archivo de la versión anterior (.mdb)

Las versiones de Access anteriores a Office Access 2007 admiten formatos de archivo que usan la extensión de archivo .mdb. En Access 2010 aún puede abrir archivos .mdb. Si el archivo se almacena con el formato de archivo de Access 2002-2003 o Access 2000, puede abrirlo y usarlo en Access 2010 como haría normalmente. Sin embargo, no podrá disfrutar de las nuevas características que requieren el formato de archivo .accdb.

Si el archivo se almacena con el formato de archivo de Access 95 o Access 97, al abrirlo primero en Access 2010, Access ofrece actualizar la base de datos al formato de archivo definido actualmente como el predeterminado (generalmente el archivo .accdb, a menos que usted o un administrador hayan cambiado el valor). Si no piensa usar la base de datos con versiones de Access anteriores a Access 2007, no va a compartir la base de datos con otros usuarios que usen versiones de Access anteriores a Access 2007, y no usa la replicación o la seguridad a nivel de usuario, debe actualizar el archivo de base de datos al nuevo formato .accdb. Después de actualizar la base de datos al formato de archivo .accdb, ya no podrá abrir la base de datos con una versión de Access anterior a Access 2007.

Si el archivo está almacenado con el formato de Access 95 o Access 97 y decide no actualizar al formato .accdb, no podrá realizar cambios de diseño. Podrá ver objetos y realizar cambios en sus datos a través de Access 2010, pero no podrá realizar cambios de diseño.

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Convertir al nuevo formato de archivo

Para convertir explícitamente una base de datos de Access en el nuevo formato de archivo .accdb, primero tiene que abrir la base de datos y, a continuación, guardarla en el formato de archivo .accdb.

 Importante   El procedimiento siguiente es para los archivos creados en Access 97, Access 2000, Access 2002 o Access 2003.

En primer lugar, abra su base de datos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  1. A la izquierda, haga clic en Abrir.
  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que desea convertir.

Ahora, convierta su base de datos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  1. A la izquierda, haga clic en Compartir.
  2. En Guardar base de datos completa, haga clic en Guardar base de datos como.
  3. A la derecha, en Tipos de archivos de base de datos, haga clic en Base de datos de Access.
  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre suministrado.
  5. Haga clic en Guardar.

Se creará una copia de la base de datos en el formato de archivo .accdb.

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