Agregar, modificar y eliminar datos

Cuando desee agregar datos o realizar cambios en los datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2003, gran parte del trabajo se puede hacer en formularios (formulario: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos.) y hojas de datos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.). Después de diseñar las tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.), utilice un formulario o una hoja de datos para mostrar los datos. También se puede utilizar una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o una intranet. Sus datos suelen estar almacenados en una base de datos de Access.) para agregar o modificar datos de una base de datos ubicada en una intranet (intranet: red de una organización que utiliza tecnologías de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervínculos, puede explorar objetos, documentos, páginas y otros destinos en Internet.) o en Internet (Internet: red mundial con miles de pequeñas redes de equipos y millones de equipos empresariales, educativos, estatales y personales. Internet es como una ciudad electrónica con bibliotecas, almacenes, galerías de arte virtuales, etc.).

Este tema explica cómo utilizar los formularios, hojas de datos y páginas de acceso a datos para agregar y modificar los datos. También proporciona ejemplos de cada método, para los que se utiliza la base de datos de ejemplo Neptuno.

MostrarNo se encuentra la base de datos Neptuno

La carpeta predeterminada de la base de datos de ejemplo Neptuno es la siguiente para estas versiones de Access:

  • Access 2003    \Archivos de programa\Microsoft Office\Office11\Samples
  • Access 2002    \Archivos de programa\Microsoft Office\Office10\Samples
  • Access 97 y 2000    \Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Samples

Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de datos

Access proporciona una vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.) de cada tabla y consulta. Esta vista se puede usar para agregar, modificar o eliminar datos. Al abrir una tabla en la vista Hoja de datos, Access guarda los cambios directamente en la tabla. Cuando se abre una consulta en la vista Hoja de datos, los cambios se guardan en las tablas subyacentes de la consulta.

Tabla Categorías de la vista Hoja de datos

Abrir un formulario en la vista Formulario

Se puede crear un formulario basado en una o más tablas y consultas, y después usar el formulario para agregar o modificar datos de las tablas subyacentes. Los formularios permiten personalizar la interfaz de usuario para la entrada de datos y, además, el uso formularios está considerado como la mejor manera de trabajar con los datos.

Formulario Categorías de la vista Formulario

Si un formulario incluye algún subformulario (subformulario: formulario contenido dentro de otro formulario o informe.), se puede agregar, modificar o eliminar sus datos si las propiedades del subformulario permiten realizar estas operaciones.

Para obtener más información sobre cómo crear formularios y subformularios y trabajar con ellos, vea los temas siguientes:

Información sobre los formularios

Crear un formulario

Crear un subformulario

Abrir una página de acceso a datos en el explorador Web o en la vista Página

Las páginas de acceso a datos se crean utilizando Access, pero se pueden ver en Access o en un explorador Web, como por ejemplo Microsoft Internet Explorer. Cree una página de acceso a datos si desea permitir a los usuarios que no tienen Access instalado agregar, modificar o eliminar datos en una base de datos de Access situada en una intranet o en Internet.

Página de acceso a datos Categorías en la vista Página

También puede abrir una página de acceso a datos en la vista Página para agregar, modificar o eliminar datos en las tablas subyacentes.

Para obtener más información sobre cómo crear páginas de acceso a datos y trabajar con ellos, vea estos temas:

Páginas de acceso a datos

Crear una página de acceso a datos

Actualizar varios registros al mismo tiempo

También se puede actualizar o eliminar registros masivamente de una tabla utilizando consultas.

Para obtener más información sobre el uso de consultas para modificar datos, vea estos temas:

Crear una consulta de actualización (MDB)

Buscar, eliminar u ocultar registros duplicados en Access

Actualizar una tabla basada en otra tabla (MDB)

Ejemplo: cambiar la dirección de un cliente

Un cliente le notifica que ha cambiado de dirección, por lo que debe actualizar los datos de la base de datos Neptuno.

  1. Abra el formulario Clientes en la base de datos Neptuno.
  2. Haga clic en Siguiente hasta que vea el registro correspondiente al cliente.

Formulario Clientes

El símbolo indicador de registro, situado en el margen izquierdo de un formulario o una página de acceso a datos, indica el estado del registro actual. Si no está a la vista el indicador de registro, asegúrese de que la propiedad SelectoresDeRegistro del formulario está establecido en Verdadero o que la propiedad SelectoresDeRegistro de un grupo de una página está establecido en .

Los tres símbolos indicadores de registro usados más frecuentemente se indican a continuación.

Símbolo  Significado
Símbolo de registro actual Registro actual, no hay cambios sin guardar
Símbolo de lápiz de edición Registro actual, en modo de edición
Símbolo de registro bloqueado Registro actual, bloqueado por otro usuario y no disponible para edición
  1. Haga clic dentro del campo Dirección y reemplace el texto actual con la nueva dirección.

El símbolo indicador de registro actual se transforma en el símbolo indicador de edición para indicar que el registro tiene cambios sin guardar.

 Nota   En un entorno multiusuario, cuando otro usuario bloquea un registro, el indicador de registro actual se transforma en el símbolo indicador de registro bloqueado para indicar que el registro no se puede modificar.

  1. Haga clic en Anterior y, a continuación, haga clic en Siguiente para ver de nuevo el registro modificado. Al salir de un registro modificado, Access valida su contenido y lo guarda. La siguiente vez que se vea el registro, los cambios efectuados estarán visibles.

A continuación se ofrece una lista de los temas que quizás desee leer antes de agregar, editar o eliminar datos. Estos temas están dedicados a tareas que se realizan frecuentemente al agregar o modificar datos:

Buscar el registro deseado

Desplazarse por los registros o campos

Deshacer los cambios

Repetir el valor del registro anterior

Insertar un valor predeterminado en un campo

Agregar o modificar un valor de hipervínculo

Utilizar imágenes en los formularios, informes y controles de Access

Copiar o mover datos

Métodos abreviados de teclado para trabajar con los datos

Impedir que un formulario o página de entrada de datos muestre los registros existentes

Especificar si un usuario puede agregar, editar o eliminar datos

Calcular un valor usando una fórmula

Validar o restringir la entrada de datos en tablas (MDB)

Agregar un registro

  1. Para agregar un registro, siga uno de estos procedimientos:
    • Si está trabajando con un formulario, abra el formulario correspondiente en la vista Formulario.
    • Si está trabajando con una página de acceso a datos, abra la página correspondiente en la vista Página. Si en el equipo no está instalado Access, abra la página en el explorador Web.
    • Si está trabajando con una tabla, abra la tabla correspondiente en la vista Hoja de datos.
  2. En la vista Hoja de datos o Formulario, haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas de exploración. Para agregar un registro a un subformulario, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de exploración del subformulario. Si no ve dicha barra dentro del subformulario o si el botón está deshabilitado, no podrá agregar registros al subformulario. En una página de acceso a datos, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de exploración de registros

 Nota   Si el botón Nuevo aparece deshabilitado en una página, significa que no dispone de permisos para agregar nuevos registros. Póngase en contacto con el propietario de la base de datos. Si no ve el botón Nuevo en una página de acceso a datos, significa que la página es de sólo lectura o que el diseñador de la página ha personalizado el aspecto del botón. Busque instrucciones personalizadas sobre cómo usar la página o póngase en contacto con el diseñador de la misma.

  1. Escriba los datos y presione TAB para desplazarse al siguiente campo.

Sugerencias    

  • Para iniciar una nueva línea en un campo que permita usar varias líneas de texto, presione CTRL+ENTRAR.
  • Para impedir que Access finalice automáticamente el valor mientras escribe en un cuadro combinado, establezca la propiedad ExpansiónAutomática del control en No.

Cuando intente salir de un campo después de escribir datos, Access valida los datos para asegurarse de que el valor escrito está permitido para ese campo. Si el valor usado no está permitido, Access mostrará un aviso con un mensaje de validación.

Para obtener más información, vea Solución de problemas al editar datos en un campo.

Para salir de un campo después de haber recibido un mensaje de validación, debe cambiar los datos por un valor aceptable o deshacer los cambios presionando la tecla ESC. Esto se conoce como validación al nivel de campo.

  1. Cuando haya terminado de escribir los datos en los campos del registro, haga clic en Nuevo para agregar otro registro o para pasar a un registro distinto.

 Nota   No se pueden insertar registros nuevos entre dos registros existentes. Sin embargo, se puede organizar el orden de los registros ordenándolos.

Cuando pase a un registro distinto, Access primero comprueba si se puede guardar todo el registro (validación al nivel de registro) y después guarda los cambios. Si el registro no se puede guardar, debe realizar todas las correcciones necesarias o deshacer los cambios.

Modificar un registro

Los datos contenidos en uno o más campos de un registro se pueden modificar. Por ejemplo, si desea corregir el nombre de un cliente, puede abrir el formulario Clientes en la vista Formulario, desplazarse hasta el registro correspondiente a ese cliente y editar el campo Nombre en el formulario. Cuando vaya a otro registro, Access actualizará automáticamente el campo en la tabla subyacente.

  1. Abra el formulario (en la vista Formulario), página (en el explorador Web o la vista Página) o tabla (en la vista Hoja de datos) que contenga el registro que desea modificar.
  2. Vaya al registro utilizando los botones de la barra de herramientas de exploración.
  3. Utilice el mouse (ratón), la tecla TAB o las teclas de flecha para desplazarse hasta el campo que desea modificar.

Para reemplazar todo el contenido de un campo en una hoja de datos, haga clic junto al borde izquierdo del campo cuando el puntero se convierta en un signo más, como se puede ver en el ejemplo siguiente. En un formulario, haga clic en la etiqueta del campo.

Seleccionar un campo en la vista Hoja de datos

Para agregar datos al contenido existente de un campo, coloque el punto de inserción en el lugar en que desea escribir los nuevos caracteres. El punto de inserción se puede mover utilizando las teclas de flecha. En el ejemplo siguiente, el punto de inserción se encuentra al final del contenido actual del campo, por lo que cualquier texto que escriba se anexará a la cadena "Alfreds FutterKiste".

Punto de inserción en el formulario Clientes

  1. Escriba el texto en el campo. Si el texto que contenía el campo estaba seleccionado antes de comenzar a escribir, los caracteres que escriba reemplazarán ese texto.

 Nota   Si se equivoca al escribir, presione la tecla RETROCESO. Si desea cancelar todos los cambios efectuados en un campo, presione la tecla ESC.

Cuando intente salir de un campo después de escribir datos, Access valida los datos para asegurarse de que el valor escrito está permitido para ese campo. Si el valor usado no está permitido, Access mostrará un aviso con un mensaje de validación. Para obtener más información, vea Solución de problemas al editar datos en un campo

Para salir del campo, debe cambiar los datos por un valor aceptable o deshacer los cambios presionando la tecla ESC.

Al pasar de un registro a otro, Access realiza una validación al nivel de registro y después guarda los cambios. Si el registro no se puede guardar, debe realizar todas las correcciones necesarias o deshacer los cambios.

Eliminar el contenido de un campo o de todo un registro

El texto de un campo se puede eliminar para dejarlo en blanco (si el campo admite valores nulos) o para reemplazar el texto con otro valor. También se puede eliminar permanentemente uno o más registros de una tabla:

  • Para eliminar el texto de un campo, seleccione el texto y presione la tecla SUPR.

Para obtener información sobre cómo seleccionar un campo, vea Seleccionar campos y registros.

  • Para eliminar uno o varios registros en una hoja de datos o un formulario, seleccione los registros y presione la tecla SUPR.
  • Para eliminar un registro de una página de acceso a datos, haga clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas de exploración de registros.

 Nota   Para ocultar temporalmente uno o varios registros de una vista, aplique uno o varios filtros.

Para obtener más información sobre el filtrado de datos, vea Crear un filtro (MDB).

 
 
Corresponde a:
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