Al crear una base de datos nueva con Microsoft Office Access 2007 o abrir una base de datos creada con una versión anterior de Access, no aparece la ventana Base de datos. En Office Access 2007, la ventana Base de datos se ha reemplazado con una nueva característica denominada panel de exploración. En este tema se explica por qué se ha desarrollado el panel de exploración y se proporciona información sobre cómo utilizar la nueva característica.
En este artículo
Descripción del panel de exploración
En Office Access 2007, se utiliza el panel para realizar la mayoría de las tareas que antes se llevaban a cabo con la ventana Base de datos. Por ejemplo, se utiliza el panel para abrir componentes de la base de datos (denominados objetos en Access) para utilizarlos o cambiar el diseño. Una de las formas más sencillas de comprobar lo que se puede hacer con un objeto es hacer clic con el botón secundario en el mismo y explorar el menú emergente.
La ventana Base de datos se ha reemplazado con el panel de exploración porque el panel funciona con el nuevo modelo de interfaz de usuario de 2007 Microsoft Office System. Ese modelo (denominado modelo de interfaz de un único documento) coloca los objetos abiertos de la base de datos (formularios, informes, etc.) en una sola ventana. Si se abre más de un objeto, Access los separa con fichas, las cuales se utilizan para pasar de un objeto a otro. En la siguiente figura se muestra un conjunto de fichas típico:
A diferencia de la ventana Base de datos, no se puede ocultar el panel de exploración detrás de otras ventanas. El panel permanece visible, a menos que se presione F11, se utilice el Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel
para cerrarlo temporalmente. También puede configurar una opción de programa para ocultarlo. En las siguientes secciones se explican los conceptos básicos del uso del panel de exploración.
Para toda la información sobre el uso del panel, vea el artículo Guía del panel de exploración.
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Abrir y cerrar el panel de exploración
De forma predeterminada, el panel de exploración aparece cuando se abre una base de datos en Office Access 2007, incluidas las bases de datos creadas en versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada, es preciso configurar una opción de programa global. A continuación, se explica cómo llevar a cabo cada una de las acciones.
Mostrar u ocultar el panel de exploración
- Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel en el panel de exploración .
Método abreviado de teclado Presione F11.
Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada
- Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Opciones de Access..
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.
- Haga clic en Base de datos actual y bajo Exploración, active o desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración. De forma predeterminada, la opción está activada.
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Abrir un formulario, un informe u otro objeto de la base de datos
Cuando desea abrir un objeto individual de la base de datos, como un formulario o un informe, o desea cambiar el diseño de un objeto, abra ese objeto directamente desde el panel de exploración.
Nota Si ejecuta una macro o un bloque de código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) desde el panel de exploración en lugar de hacerlo desde otro objeto, puede que no vea ningún resultado y se produzca un error. En Access, las macros y el código de VBA (normalmente) están diseñados para que se ejecuten desde otros objetos. Por ejemplo, se puede crear una macro que cierre un formulario y, a continuación, colocar un botón en ese formulario para ejecutar la macro. Si se ejecuta esa macro cuando el formulario no está abierto, parece que no sucede nada.
Abrir un formulario, un informe u otro objeto de la base de datos
- En el panel de exploración, busque y haga doble clic en la tabla, la consulta, el informe u otro elemento que desee utilizar.
O bien,
Arrastre el objeto o los objetos hasta el área de trabajo de Access.
Abrir un objeto de la base de datos en la vista Diseño
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el objeto de la base de datos que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño
..
O bien,
Coloque el foco en uno o varios objetos y presione CTRL+ENTRAR.
Notas
El diseño de tablas, formularios, informes y demás componentes de una base de datos puede ser una tarea compleja. Para obtener más información sobre cómo cambiar el diseño de un objeto de base de datos, vea uno de los siguientes temas:
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Mostrar u ocultar objetos y grupos de objetos de la base de datos
De forma predeterminada, el panel de exploración coloca los objetos de la base de datos en categorías y después los divide en grupos. Por ejemplo, la categoría Tablas y vistas relacionadas agrupan los objetos de la base de datos según las tablas a las que están vinculados o relacionados de cualquier otra manera. Si tiene una tabla Clientes y hay un formulario y un informe que utilizan los datos de esa tabla, entonces la tabla, el formulario y el informe aparecen en un grupo llamado "Clientes". Access proporciona conjuntos de grupos predefinidos y permite crear grupos personalizados, lo cual puede ser útil cuando, por ejemplo, se desea evitar que otros usuarios abran un formulario determinado o vean los datos de una tabla concreta.
Según sea necesario, se pueden ocultar los grupos en categorías predefinidas y personalizadas, y se pueden ocultar algunos o todos los objetos en un grupo determinado. Recuerde los siguientes puntos:
- Puede hacer que los grupos y objetos ocultos sean totalmente invisibles o puede mostrarlos en el panel de exploración como iconos no disponibles y semitransparentes. Para ello, active o desactive la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. La configuración se aplica a los grupos y a los objetos. Asimismo, la única manera de mostrar o restaurar un objeto oculto es configurar esta opción. Por lo general, la opción Mostrar objetos ocultos permite mostrar o restaurar un grupo u objeto oculto con mucha más facilidad.
- Puede ocultar un objeto sólo de su grupo u ocultarlo de todos los grupos. Para ello, configure su propiedad Oculto.
- Puede ocultar grupos y objetos sin que se interrumpa la funcionalidad de una base de datos.
En las secciones siguientes se explica cómo mostrar los objetos ocultos como no disponibles, y cómo ocultar y mostrar los grupos y objetos.
Nota La información de esta sección forma parte de un artículo más exhaustivo llamado Introducción al panel de exploración. Si necesita más información sobre los pasos aquí descritos, vea ese artículo.
Mostrar los grupos y objetos como semitransparentes y no disponibles
- Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y seleccione Opciones de exploración.
- Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.
Ocultar un grupo en una categoría
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la barra de título del grupo que desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ocultar.
Restaurar un grupo oculto en una categoría
- Si optó por mostrar los grupos ocultos como iconos no disponibles y semitransparentes, haga clic con el botón secundario en el grupo oculto y haga clic en Mostrar.
O bien,
Si optó por hacer totalmente invisibles los grupos ocultos, siga estos pasos:
- Haga clic con el botón secundario situado en la parte superior del panel de exploración y haga clic en Opciones de exploración.
- En la lista Categorías, seleccione la categoría que contiene el grupo oculto.
- En la lista Grupos de, active la casilla de verificación situada junto al grupo oculto.
- Haga clic en Aceptar.
Ocultar uno o varios objetos sólo de un grupo primario
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en uno o varios objetos y haga clic en Ocultar en este grupo.
Restaurar (mostrar) uno o varios objetos ocultos sólo de un grupo primario
- Haga clic con el botón secundario del mouse en uno o varios objetos ocultos y haga clic en Mostrar en este grupo.
Nota Si optó por hacer totalmente invisibles los objetos ocultos, siga los pasos anteriores para mostrar los objetos como semitransparentes y, a continuación, haga clic con el botón secundario en los objetos.
Ocultar un objeto de todos los grupos y categorías
- Hace clic con el botón secundario en el objeto que desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ver propiedades. Aparece un cuadro de diálogo con las propiedades del objeto.
- Active la casilla de verificación Oculto.
Restaurar un objeto oculto de todos los grupos y categorías
- Haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Ver propiedades y desactive la casilla de verificación Oculto.
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Cambiar de nombre o eliminar objetos de la base de datos
Puede cambiar de nombre o eliminar cualquiera de los objetos de una base de datos. Sin embargo, observe que esto puede interrumpir la funcionalidad de una base de datos. Una base de datos relacional no es un mero "archivo", a diferencia de un documento de Microsoft Office Word 2007 o un libro de Microsoft Office Excel 2007. Las bases de datos son conjuntos de componentes que funcionan conjuntamente. Por ejemplo, una tabla puede proporcionar datos para un formulario, un informe y una consulta. Esa consulta, a su vez, puede proporcionar datos para otro formulario e informe. Si cambia de nombre o elimina un objeto de ese conjunto de componentes, puede que se interrumpa parcial o totalmente la funcionalidad de la base de datos.
De forma predeterminada, al cambiar el nombre de un objeto, Access intenta propagar ese cambio a los demás objetos de base de datos dependientes. Sin embargo, Access no puede propagar los cambios de nombre a través de módulos de código de VBA. Es preciso hacerlo manualmente. De lo contrario, se interrumpirá el código. Además, para que Access propague los cambios de nombre, es preciso habilitar la autocorrección de nombres.
¿Cómo se activa la corrección automática de nombres?
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.
- Haga clic en Base de datos activa.
- Bajo Autocorrección de nombres, active las casillas de verificación Registrar información de Autocorrección de nombres y Realizar Autocorrección de nombres.
Cambiar el nombre de un objeto de base de datos
- En el panel de exploración, busque y haga clic con el botón secundario en el objeto cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.
O bien,
Coloque el enfoque en el objeto y presione F2 para que el nombre del objeto esté disponible para su modificación: 
.
- Escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.
Eliminar un objeto de base de datos
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el objeto que desee eliminar y haga clic en Eliminar.
O bien,
Establezca el foco en uno o varios objetos y presione SUPRIMIR.
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Cortar, copiar y pegar objetos de la base de datos
Las reglas para eliminar un objeto de la base de datos también se aplican al cortar un objeto. Si se corta incorrectamente, puede que se interrumpa parcial o totalmente la funcionalidad de la base de datos. Copiar y pegar se utiliza para:
- Mover un objeto entre grupos personalizados, especialmente cuando no se dispone de un mouse.
- Agregar un objeto a otra base de datos.
- Insertar un objeto en otro archivo, como un documento de Word o una diapositiva de Microsoft Office PowerPoint 2007.
Cortar un objeto
- Si está abierto el objeto que desea cortar, ciérrelo.
- En el panel de exploración, seleccione el objeto que desee cortar.
- En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Cortar.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee cortar y haga clic en Cortar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+X.
Copiar un objeto
- En el panel de exploración, seleccione el objeto que desee copiar.
- En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee copiar y haga clic en Copiar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.
Pegar un objeto
- En el panel de exploración, seleccione la ubicación para el objeto cortado o copiado. Puede tratarse de otra ubicación en el mismo panel de exploración o del panel de exploración de otra base de datos abierta en otra instancia de Access.
- En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegar.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en un grupo del panel de exploración y haga clic en Pegar.
O bien,
Coloque el foco en un grupo y presione CTRL+V.
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