Connie Miller

La combinación de correspondencia parece funcionar perfectamente, pero de pronto se da cuenta de que los precios, las fechas y otros números no aparecen correctamente en los documentos combinados. Siga leyendo para obtener instrucciones sobre cómo evitar este problema especialmente costoso.

Una pregunta de sus comentarios

Mis datos están en una hoja de cálculo de Excel. Al realizar una combinación de correspondencia, los precios indicados en la columna Precio no conservan el formato de moneda que tienen. ¡Ayuda!

Consejos del Cofre de las respuestas

Pequeñas cosas frustrantes como que los números no se combinen correctamente pueden estropear todo un proyecto de combinación de correspondencia.

Afortunadamente, puede usar distintos enfoques para que cualquier tipo de número, moneda, porcentaje, fecha, códigos postales con ceros al principio tengan el aspecto deseado. En la tabla siguiente encontrará mis consejos sobre cuándo utilizar cada uno. A partir de la tabla podrá ver más detalles sobre cómo funciona exactamente cada procedimiento.

Usar intercambio dinámico de datos (DDE)

El intercambio dinámico de datos (DDE - Dynamic Data Exchange) es un método disponible en el sistema operativo Microsoft Windows® para transferir datos entre aplicaciones. Utiliza memoria compartida para intercambiar los datos. Si usted utiliza otros métodos de transferencia, encontrará un problema: la información contenida en la hoja de cálculo se transfiere con el formato original de Excel para guardar los datos en lugar de con el formato aplicado a las celdas de la hoja de cálculo.

Para elegir el método de transferencia de datos DDE cuando conecte con una hoja de cálculo de Excel durante una combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es activar una casilla de verificación en Word:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha General.
2. Haga clic en Confirmar conversiones al abrir.

En el paso del proceso de combinación de correspondencia en el que se establece la conexión al archivo de datos, una vez localizada la hoja de cálculo con la que desea conectar, se abre el Cuadro de diálogo Confirmar origen de datos. Haga clic en Hojas de cálculo (*.xls) con DDE y, después, en Aceptar. En el Cuadro de diálogo Microsoft Excel, seleccione en el cuadro Nombre o intervalo de celdas, seleccione el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Los números de la hoja de cálculo de Excel tendrán entonces exactamente el mismo aspecto en los documentos combinados que en las celdas de la hoja de cálculo.

 Nota    Quizás sea una buena idea desactivar la opción Confirmar conversiones al abrir una vez finalizada la combinación de correspondencia. De lo contrario, puede que se le pida confirmación del origen de datos en los casos en los que eso es lo último de lo que desea ocuparse.

Juguetear con los códigos de campo de Word.

Puesto que la estrategia de DDE es tan sencilla, puede verse tentado a dejar de leer aquí. Sin embargo, merece la pena continuar porque saber algo más sobre los códigos de campo puede darle mucho más control sobre los resultados de la combinación de correspondencia.

Dar formato a los datos de moneda u otros datos numéricos usando códigos de campo

Comencemos con un ejemplo. Supongamos que inserta un campo Precio en una carta modelo que está preparando para realizar una combinación de correspondencia. En el documento principal tendrá un aspecto parecido a éste, siendo «Precio» el campo:

El artículo pedido tiene un costo de «Precio».

Presione ALT+F9 y podrá ver el código que subyace tras el campo. Dicho código tendrá este aspecto:

El artículo pedido tiene un costo de { MERGEFIELD "Precio" }.

Puede controlar el formato de los precios de ese campo con sólo escribir unos cuantos caracteres más (es decir, agregando un modificador de formato) dentro de las llaves del código.

Para incluir:

• un símbolo de dólar
• cuatro dígitos de forma predeterminada, y un espacio si el número que va a combinar sólo tiene tres dígitos
• dos decimales
• y un punto entre el primer y segundo números

debería escribir (resaltado en negrita) en el código de campo:

{ MERGEFIELD "Precio" \# $#.###,00 }

Cuando haya terminado de escribirlo, presione ALT+F9 para ocultar los códigos de campo. Ahora, cuando realice la combinación, todos los precios tendrán exactamente el formato que desea. (Este procedimiento puede utilizarse con otras cifras que no sean precios.)

Veamos una explicación de los elementos usados en el modificador:

1. Nombre del campo insertado en el documento principal. Corresponde a una columna de la hoja de cálculo de Excel.
2. Barra inversa, que marca el comienzo del modificador de formato.
3. Definición del modificador, en este caso, para aplicar formato a los datos numéricos.
4. Caracteres que desea incluir; por ejemplo, un símbolo $ que aparece antes de cada precio.
5. Número máximo de dígitos. Si un número contiene menos dígitos, Word deja un espacio en blanco. Escriba los puntos donde desee que aparezcan en el número.
6. Coma decimal, que debe escribir donde desea que aparezca. Los ceros especifican el número máximo de dígitos que se deben incluir después de la coma decimal. Si hay menos dígitos, Word inserta un cero.

En el cuadro Vea también encontrará un vínculo (denominado Modificador de campo Imagen numérica) donde podrá obtener más información sobre cómo aplicar formato a los números usando un modificador.

Aplicar formato a las fechas usando códigos de campo

También puede utilizar un modificador de formato para que las fechas incluidas en una columna Fecha de su hoja de cálculo tengan exactamente el aspecto deseado en los documentos combinados. Si inserta un campo Fecha en el documento principal y luego presiona ALT+F9, verá lo siguiente:

{ MERGEFIELD "Fecha" }

Para que todas las fechas de los documentos combinados tengan el formato 18 febrero 2008 (independientemente del formato que tengan las fechas de las celda de la hoja de cálculo), debe agregar el siguiente modificador de formato (resaltado en negrita) al código de campo:

{ MERGEFIELD "Fecha" \@ "d MMMM yyyy" }

En el cuadro Vea también encontrará un vínculo (llamado modificador de campo Fecha- Hora) para obtener más información sobre cómo especificar el formato de las fechas usando un modificador.

Aplicar formato a las celdas de una hoja de cálculo de Excel

Este procedimiento podría ser lo que necesita si está creando una nueva hoja de cálculo para usarla en un proyecto de combinación de correspondencia. En cierto modo, es el procedimiento más directo porque puede configurar las fechas, porcentajes y otros números de la hoja de cálculo para que después de la combinación aparezcan en Word exactamente igual. Cada vez que realice una combinación, tendrán ese mismo aspecto.

Los problemas de formato de los números se producen cuando las celdas que los contienen en la hoja de cálculo de Excel tienen los formatos Número, Moneda, Fecha, Porcentaje, etc. La solución para que los números tengan el comportamiento adecuado al realizar combinaciones de correspondencia consiste en aplicar a las celdas que contienen los números el formato Texto. Cuando dichas celdas tienen el formato Texto, puede escribir los números en las celdas exactamente tal y como desea que aparezcan (con símbolos de moneda, ceros, etc.). De esa manera, se combinarán tal y como los escribió.

1. Para ajustar el formato de celdas en Excel, seleccione la columna que contiene las celdas que desea configurar.
2. En el menú Formato, haga clic en Celdas y, a continuación, haga clic en la ficha Número.
3. Bajo Categoría, haga clic en Texto.

Una buena sugerencia sobre los ceros iniciales de los códigos postales

En realidad no es necesario aplicar el formato Texto a las celdas que contienen códigos postales para que los ceros iniciales se combinen correctamente. Cuando escriba el código postal en la celda, es suficiente con escribir un apóstrofo delante del cero inicial. El apóstrofo no aparece en la celda, sólo hace que los ceros sigan visibles.

Le deseamos felices combinaciones,

Connie, monitora del Cofre de las respuestas

Acerca de la autora

Connie Miller, redactora del equipo de asistencia al usuario de Microsoft Office, recopila y responde a los problemas y preguntas recibidos en el Cofre de las respuestas de Word. Para enviarnos sus propias preguntas detalladas con el fin de que las podamos responder, envíe comentarios.