Vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel

Cuando desee crear un vínculo dinámico entre el contenido del documento y el contenido de un libro de Microsoft Office Excel, inserte el contenido como objeto. A diferencia de cuando pega contenido (por ejemplo, si presiona CTRL+V), cuando lo inserta como objeto vinculado o incrustado, puede trabajar en él en el programa original.

Si inserta las celdas en el documento como objeto de Excel, Microsoft Office Word ejecuta Excel cuando haga doble clic en las celdas y puede usar los comandos de Excel para trabajar en el contenido de la hoja de cálculo.

Cuando inserta un libro completo de Excel como objeto, el documento muestra sólo una hoja de cálculo. Para mostrar las distintas hojas de cálculo, haga doble clic en el objeto de Excel y, a continuación, haga clic en la hoja de cálculo que desee.

¿Qué desea hacer?


Comprender las diferencias entre objetos vinculados y objetos incrustados

Las diferencias principales entre objetos vinculados e incrustados son dónde se almacenan los datos y cómo se actualizan después de colocarlos en el archivo de Word.

Coloque un vínculo al objeto o una copia de éste en el documento. Puede insertar objetos de esta forma desde cualquier programa que sea compatible con la tecnología de vinculación e incrustación de objetos (OLE, object linking and embedding).

Por ejemplo, un informe de estado mensual puede contener información que se mantiene de manera independiente en una hoja de cálculo de Excel. Si vincula el informe a la hoja de cálculo, los datos del informe se pueden actualizar cada vez que se actualice el archivo de origen. Si incrusta la hoja de cálculo en el informe, éste contiene una copia estática de los datos.


Objetos vinculados e incrustados en un documento

Llamada 1 Objeto incrustado
Llamada 2 Objeto vinculado
Llamada 3 Archivo de origen

Objetos vinculados

En el caso de los objetos vinculados, la información se puede actualizar si se modifica el archivo de origen. Los datos vinculados se almacenan en este archivo. En el archivo de Word solamente se almacena la ubicación del archivo de origen y se muestra una representación de los datos vinculados. Utilice objetos vinculados si debe tener en cuenta el tamaño del archivo.

Vincular también es útil para incluir información cuyo mantenimiento se realice independientemente, como los datos obtenidos por un departamento distinto, y cuando se deba mantener esa información actualizada en un documento de Word.

Objetos incrustados

En el caso de incrustar un objeto de Excel, la información del archivo de Word no cambia si se modifica el archivo de Excel de origen. Los objetos incrustados se convierten en parte del archivo de Word y, una vez insertados, ya no forman parte del archivo de origen.

Puesto que la información está contenida en su totalidad en un documento de Word, la incrustación es útil cuando no desee que la información refleje los cambios del archivo de origen ni que los destinatarios del documento se preocupen por actualizar la información vinculada.

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Actualizar objetos vinculados

De manera predeterminada, los objetos vinculados se actualizan automáticamente. Es decir, Word actualiza la información vinculada cada vez que se abre el archivo de Word o siempre que el archivo Excel de origen cambie mientras esté abierto el archivo de Word. Sin embargo, puede cambiar la configuración de objetos vinculados individuales de tal forma que el objeto vinculado no se actualice o se actualice sólo cuando el lector del documento elija actualizarlo manualmente.

También puede evitar que Word actualice automáticamente los vínculos de todos los documentos que abra. Puede hacerlo así como medida de seguridad, para evitar actualizar documentos con archivos que probablemente tengan un origen que no sea confiable.

 Importante   Cuando abre un documento que contenga objetos vinculados, Word le indica que lo actualice con los datos de los archivos vinculados. Si sospecha que estos archivos pueden tener un origen que no sea confiable, haga clic en No en este mensaje.

Además, puede anular permanentemente la conexión entre un objeto vinculado y su archivo de Excel de origen. Cuando se anula la conexión, ya no puede modificar el objeto en el documento de Word; se convierte en una imagen del contenido de Excel.

Actualizar manualmente un objeto vinculado

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón, seleccione Preparar y, a continuación, haga clic en Editar vínculos a archivos.
  1. Haga clic en el vínculo que desee actualizar manualmente y, a continuación, en Método de actualización para el vínculo seleccionado, haga clic en Bloqueado. O bien, presione CTRL+MAYÚS+F7.

Evitar que se actualice un objeto vinculado

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón, seleccione Preparar y, a continuación, haga clic en Editar vínculos a archivos.
  1. Haga clic en el vínculo que desee evitar que se actualice manualmente y, a continuación, en Método de actualización para el vínculo seleccionado, active la casilla de verificación Bloqueado. O bien, presione F11.

 Nota   Para desbloquear el vínculo, haga clic en el objeto vinculado y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+F11.

Evitar que Word actualice automáticamente los vínculos de los documentos

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
  1. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, vaya a la sección General.
  2. Desactive la casilla de verificación Actualizar vínculos automáticos al abrir.

Anular la conexión entre un objeto vinculado y su origen

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón, seleccione Preparar y, a continuación, haga clic en Editar vínculos a archivos.
  1. Haga clic en el vínculo que desee desconectar y, a continuación, haga clic en Romper vínculo. O bien, presione CTRL+MAYÚS+F9.

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Cambiar objetos vinculados o incrustados

  • Haga doble clic en el objeto y, a continuación, efectúe los cambios que desee.

Si el objeto está incrustado, los cambios se realizan sólo en la copia que está en el documento. Si el objeto está vinculado, los cambios se efectúan en el archivo de origen.

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Insertar un objeto vinculado o incrustado desde un archivo de Excel

  1. Abra el documento de Word y la hoja de cálculo de Excel que contiene los datos a partir de los que desee crear un objeto vinculado o incrustado.
  2. Cambie a Excel y, a continuación, seleccione toda la hoja de cálculo, un rango de celdas o el gráfico que desee.
  3. Presione CTRL+C.
  4. Cambie al documento de Word y, a continuación, haga clic en el lugar donde desee que aparezca la información.
  5. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y, a continuación, en Pegado especial.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. En la lista Como, seleccione el objeto de Microsoft Office Excel.
  2. Haga clic en Pegar para insertar un objeto incrustado o en Pegar vínculo para insertar un vínculo al objeto.

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Crear una nueva hoja de cálculo en un documento

Cuando cree una nueva hoja de cálculo en un documento, la hoja se inserta en el documento como objeto incrustado.

  1. Coloque el punto de inserción en el lugar en que desee crear la hoja de cálculo.
  2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Hoja de cálculo Excel.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Rellene la hoja de cálculo con la información que desee.

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Corresponde a:
Word 2007